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Ler este artigo sobre tomada de decisão é a melhor decisão que você vai tomar hoje

Adquira as habilidades necessárias para continuar escolhendo o caminho certo

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Pessoas se comunicando como uma equipe

Seu dia normal é uma série de escolhas.

Que caminho você deve seguir para o trabalho? Qual tarefa você deve fazer primeiro da sua lista de afazeres? Você deve trabalhar em sua mesa ou na área comum? O que você deve escolher para a festa de aniversário do seu colega?

E há aquelas grandes decisões que criam carreiras e direcionam os negócios que o deixam acordado à noite, como definir o preço de seu produto ou quais recursos lançar a seguir.

Você toma decisão após decisão o tempo todo, o que pode começar a te cansar de verdade. (É algo conhecido formalmente como fadiga da decisão, caso você queira impressionar seus conhecidos.)

Não tenha medo, a gente tem boas notícias: a tomada de decisões não precisa ser tão exaustiva e causar ansiedade. Refinar o processo de tomada de decisão pode ajudar a fazer julgamentos eficazes sem um pingo de estresse.

A gente despertou seu interesse? Acho que sim. A gente está abordando tudo o que você precisa saber para fazer escolhas positivas e sem esforço.

O que exatamente é tomada de decisão?

A gente não precisa nem dizer o que é a tomada de decisão, mas a gente vai dizer mesmo assim. É o processo mental pelo qual você passa para fazer uma escolha ou escolher um curso de ação. É algo que se aplica a pequenas escolhas (como qual banda ouvir em seu trajeto) e grandes também (como se você deve ou não trocar de trabalho). É também um processo pelo qual você vai passar, quer esteja fazendo escolhas individuais ou para toda a sua equipe.

Vamos ficar com um exemplo simples para maior clareza: você não sabe se quer uma salada ou um burrito no almoço.

Você vai pensar rápido em algumas atividades diferentes para fazer sua escolha. Talvez você deva pensar em alguns critérios — como o que é mais barato ou o que você comeu há menos tempo. Ou talvez você pergunte a opinião de membros da equipe que também podem querer pedir algo.

Essas coisas (além de muitas mais!) fazem parte do seu processo de tomada de decisão – a série de passos que você segue para fazer sua escolha final.

É muito simples para aquelas escolhas menores que parecem não ter importância. Afinal, mesmo que seja o burrito mais delicioso do mundo, ele provavelmente não vai mudar sua vida.

Mas decisões mais complexas, no geral, exigem um processo mais complexo. É por esse motivo que existem toneladas de estruturas e modelos diversos para a tomada de decisão, desde uma boa e antiquada lista de prós e contras até uma matriz que vai te ajudar a avaliar suas escolhas. A gente vai se aprofundar em algumas das estruturas mais comuns em detalhes um pouco mais adiante.

Os benefícios: por que uma boa tomada de decisão é algo bom

Quando você já estiver com dificuldade de fazer uma escolha, avaliar e refinar o processo de tomada de decisão não é prioridade.

A gente entende. No entanto, há muitos benefícios em garantir que você tenha um processo de tomada de decisão sólido implementado, incluindo:

Analisar melhor

A tomada de decisão não é natural para muitos de nós. Pode ser difícil (e é exatamente por esse motivo que este guia existe). Fazer uma escolha requer que você confie em suas habilidades de pensamento crítico, pois é preciso reunir e analisar informações para decidir que caminho seguir.

Fazer mais

Quanto tempo você economizaria se não tivesse que revisar cada escolha? Aprimorar suas habilidades de tomada de decisão dá um grande impulso à sua produtividade; você pode se sentir bem com a direção que está tomando em menos tempo e com muito menos estresse.

Maior confiança e segurança

A capacidade de tomar uma decisão rápida e bem-informada, em vez de hesitar sobre como avançar, inspira confiança na equipe. Afinal, quanto você confiaria em um líder que não consegue fazer uma escolha e orientar você em um cenário complicado? Nem um pouco, certo? Deve ser por essa razão que 63% dos funcionários dizem que não confiam ou confiam pouco nos líderes.

Modelos de tomada de decisão para agilizar seu processo de pensamento

Balanceamento de itens de pesagem

Certo. Você entende que a tomada de decisão eficaz é importante. Mas não significa que seja fácil.

Fique feliz por não ter de improvisar. Veja aqui alguns dos modelos de tomada de decisão mais comuns, um breve resumo do que eles são e alguns desafios possíveis que você vai querer ficar de olho.

Modelo de decisão Vroom-Yetton-Jago

De fato, este modelo não direciona você para uma escolha final, mas é um ótimo primeiro passo para ajudar a resolver o que fazer a seguir, levando você a um dos cinco processos de tomada de decisão possíveis que podem atingir o objetivo final.

Este modelo é útil quando você precisa tomar uma decisão para toda a equipe. Você vai começar este exercício respondendo a uma série de sete perguntas com "sim" ou "não". Depois de trabalhar em uma árvore de decisão, você vai chegar a um código que identifica o caminho ideal para a tomada de decisão para você e a equipe. O MindTools, um site que oferece recursos de liderança e gestão, explica que podem ser:

  • Autocrático (A1): você confia nas informações (e não na contribuição adicional da equipe) para tomar a decisão.
  • Autocrático (A2): você dialoga com a equipe para obter informações mais específicas e fazer a escolha final.
  • Consultivo (C1): você pede opiniões a cada membro da equipe sem reunir o grupo. Você então usa as informações para tomar a decisão final.
  • Consultivo (C2): você reúne toda a equipe para uma conversa em grupo sobre a decisão e usa as informações para tomar uma decisão por conta própria.
  • Colaborativo (G2): você trabalha com a equipe para chegar a um consenso em grupo sobre o melhor caminho a seguir. Seu trabalho é facilitar a discussão, em vez de fazer a escolha final você mesmo.

Esse modelo alivia a pressão de se sentir paralisado pela decisão, uma vez que ele vai apontar para algumas próximas etapas acionáveis. No entanto, alguns críticos dizem que o modelo pode ser um pouco rígido demais e não deixa muito espaço para você personalizar de acordo com sua situação ou opinião.

A escada da inferência

É fácil tirar conclusões ao tomar decisões, mas a Escada da Inferência mapeia um processo de pensamento que você deve passar para evitar confiar nas próprias tendências e suposições.

Usando essa estrutura, comece na parte inferior da escada e vá subindo sem pular degraus. Essas etapas incluem:

  • Observar os dados
  • Selecionar os dados
  • Adicionar significado aos dados
  • Fazer suposições com base nesses significados
  • Tirar conclusões
  • Adotar crenças com base nessas conclusões
  • Tomar medidas

Trabalhar em cada degrau ajuda a combater a vontade natural de tirar conclusões. Um desafio desse modelo é que você vai ficar tentado a selecionar dados que deem suporte às suposições existentes, conhecidas como ciclo recursivo.

Por exemplo, se você já tiver a impressão de que um dos membros da equipe é preguiçoso, você pode só enxergar todas as vezes que esse membro passar a responsabilidade para outra pessoa e ignorar as contribuições reais dele.

Modelo da Estrutura DACI

Nem sempre você vai tomar decisões sozinho. No local de trabalho, muitas das escolhas que você faz afetam outros membros da equipe e departamentos, o que significa que você vai lidar com muitas opiniões e ideias (muitas vezes diferentes) sobre qual caminho você deve seguir.

Aqui na Atlassian, a gente gosta de usar o Modelo da Estrutura DACI a fim de esclarecer funções para a tomada de decisão em grupo e evitar ter muita gente fazendo a mesma coisa.

Com essa estrutura, você pode atribuir pessoas a funções diferentes:

  • Dirigente: a única pessoa encarregada de agrupar todos os interessados, reunir as informações necessárias e tomar uma decisão em cada marco.
  • Aprovador: a única pessoa a tomar a decisão final.
  • Colaboradores: essas pessoas têm voz, mas não votam. Podem passar conhecimento e experiência que possam influenciar a decisão.
  • Informados: essas pessoas não são participantes ativos no processo, mas são informados da escolha final.

É útil para garantir que todos saibam onde estão e quanta influência todos têm. Por outro lado, pode fazer com que as pessoas sejam cautelosas demais e, por consequência, deixem de se envolver no processo de tomada de decisão.

Matriz de decisão

Um dos aspectos mais difíceis de tomar decisões é fazer malabarismos com todas as variáveis. Por exemplo, se você estiver escolhendo entre dois freelancers para um projeto de copywriting, talvez seja necessário analisar a experiência, o custo e a disponibilidade futura deles.

Mas e se um freelancer parecer incrível para o projeto, mas não preencher todas as categorias? Como você pode escolher?

Uma Matriz de decisão requer que você atribua um peso (ou seja, uma importância) para cada um desses fatores e faça alguns cálculos para fazer uma escolha que melhor satisfaça todos os critérios.

É uma ótima maneira de pensar em todos os aspectos importantes que podem influenciar a escolha, mas ativa seu radar de polarização. Não é que você vai, mas é fácil pesar certos fatores mais do que outros sem perceber, o que pode afetar o resultado final.

Melhore suas habilidades de tomada de decisão

Capelo

Além de confiar em estruturas, de que outra maneira você pode se transformar em um tomador de decisões especializado?

Para começar, tenha uma referência sobre suas habilidades atuais de tomada de decisão. Faça esta breve avaliação para avaliar a trajetória existente e descobrir o que pode ser trabalhado.

Seja qual for a pontuação, é sempre útil ter algumas dicas. Então, veja alguns lembretes importantes para aprimorar as habilidades de tomada de decisão.

Cuidado com preconceitos

É bem provável que você tenha notado aqui termos como "tendências" ou "tirar conclusões" algumas vezes na abordagem aos diferentes modelos de tomada de decisão. É porque as suposições inoportunas que você já tem podem surgir e sabotar com rapidez sua capacidade de tomar decisões sólidas.

Tendências cognitivas são naturais, então, em outras palavras, são inevitáveis. Uma das melhores maneiras de manter o controle sobre elas é sempre questionar as informações que você está usando para orientar a escolha.

Por exemplo, se você já excluir um membro da equipe por achar que ele não vai conseguir contribuir em um projeto compartilhado, pergunte a si mesmo por quê. O membro da equipe mencionou que estava muito ocupado ou você está presumindo? Ele não tem a experiência de que você precisa ou você não investigou a fundo para saber tudo o que ele pode realizar?

Seja o mais objetivo possível. Também não dói expor suas ideias para outra pessoa para ouvir uma opinião imparcial.

Use os dados como seu guia

Quer saber outra dica de como evitar as tendências? Conte com dados para ter decisões informadas.

Você pode obter métricas sobre como um projeto semelhante foi realizado no passado? E quanto ao feedback sobre o que deu certo e o que não deu? Há algum tipo de informação que apoie ir em uma direção em vez de outra?

Quando os fatos são coletados, os dados não mentem, o que os tornam um recurso à prova de tendências em que você pode confiar para orientar as decisões.

Pense em efeitos de curto e longo prazo

Quando você está parado no meio do processo de tomada de decisão, a visão limitada é quase inevitável. Você fica tão focado em apenas escolher o caminho a seguir que não reflete sobre o efeito que ele vai causar.

Imagine que você esteja decidindo se deve ou não estender o cronograma para um projeto em que a equipe está trabalhando. Chegou a hora da verdade e você está preocupado se vai conseguir finalizar o projeto dentro do prazo.

Se você só pensar em efeitos a curto prazo, estender o prazo parece uma solução óbvia. Você vai eliminar o estresse da equipe, dar mais tempo para ela produzir um trabalho de qualidade e fazer com que a equipe se sinta apoiada.

Se você olhar bem e analisar os efeitos a longo prazo, há muito mais a considerar. Atrasar o cronograma, sem dúvida, vai atrasar os projetos posteriores que você já agendou e você vai começar a criar a expectativa de que os prazos são sugestões em vez de regras.

Pensar a curto e a longo prazo adiciona alguma complexidade (a gente sabe, é a última coisa que você quer), mas vai ajudar você a tomar a melhor e mais lógica decisão.

Fale abertamente com sua equipe

Quando por fim você tomar uma decisão, vai adorar que a equipe se reúna e trabalhe com mais rapidez.

Mas é o seguinte: a equipe não vai estar pronta e animada para executar a decisão se não entender por completo o contexto em torno dela.

Então, depois de chegar à conclusão, informe a equipe como você chegou lá. Quais fatores você considerou? O que você espera alcançar ao longo desse caminho?

Envolver a equipe na decisão vai fazer com que ela se sinta parte do processo (em vez de destinatários de instruções unilaterais) e vai ajudar a equipe a fazer um trabalho melhor ao seguir essa escolha. Em uma pesquisa de 2015, 57% dos entrevistados disseram que teriam um desempenho melhor nos trabalhos se entendessem a direção da empresa.

Como funciona a tomada de decisão na gestão de projetos

Blueprint

Então, vamos resumir tudo em algumas etapas passos simples para você poder seguir.

Saiba que todas as estruturas e dicas que a gente já abordou podem ser integradas ao processo básico que a gente vai descrever a seguir. Pense nas etapas a seguir como um modelo que você pode ajustar e adicionar com base na escolha específica que vai fazer.

A gente vai supor que você tem um orçamento garantido para adicionar um funcionário novo à equipe. Você tem muitas necessidades, então precisa descobrir que tipo de cargo precisa ser preenchido com mais urgência. Veja aqui as sete etapas que você deve seguir:

  • Foque no objetivo da decisão: decida qual deve ser a próxima contratação.
  • Obtenha informações: quais projetos futuros estão na programação da equipe? Que experiência está faltando para a execução? Quais habilidades você está terceirizando no momento?
  • Identifique as opções: depois de pensar nessas informações, você limitou a designer gráfico, redator ou especialista em SEO.
  • Avalie suas escolhas: agora é hora de pesar as opções. Alguém já está sendo coberto por um membro da equipe existente sem muitos problemas? Existe uma necessidade em que a equipe sente bastante?
  • Faça a escolha: Com base em todas as evidências, você decidiu contratar o designer gráfico.
  • Parta para a ação: Faça a oferta e a integração do membro da equipe.
  • Analise a decisão: reúna alguns dados que você pode usar na próxima vez pedindo feedback à equipe sobre a escolha que foi feita.

Esse é o processo de tomada de decisão na gestão de projetos na forma mais simples. Mas, de novo, há espaço para adicionar outros elementos que a gente discutiu aqui.

Por exemplo, talvez você faça uso de uma Matriz de decisão na etapa em que deve avaliar as escolhas. Ou talvez você deixe de lado sua tendência contra adicionar outro redator e deixar como opção, porque você sabe que os redatores atuais estão sobrecarregados.

Tenha em mente que o que você viu acima é um processo de tomada de decisão bem básico. Você pode e até deve personalizar ou complementar o processo.

Elimine (a maior parte) o estresse de tomar decisões

Você precisa tomar decisões todo dia, de pequenas escolhas de curto prazo a escolhas significativas que afetam toda a equipe.

Entrou em pânico só de pensar no assunto? Não se preocupe, ainda mais depois que foi mostrado que o estresse muda a forma como as pessoas tomam decisões. Você precisa estar com a cabeça limpa!

Então, não entre em pânico e use o template abaixo como guia. Você vai estar no caminho certo para tomar decisões eficientes e eficazes (com o mínimo de estresse possível).

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