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A produtividade em local de trabalho não é o que você pensa

Como parar de andar em círculos e entregar mais produtividade

Óculos entre ferramentas e lápis

Seu local de trabalho é bem movimentado. Ninguém pode contestar esse fato. Basta olhar para a sua caixa de entrada transbordando. E todas as reuniões no seu calendário. E todas as pessoas estressadas correndo pelo escritório.

Mas nessa enxurrada de atividade, o que a equipe está de fato realizando? Você está fazendo progresso em metas importantes ou apenas passando o dia todo em trabalho ocupado?

A produtividade no local de trabalho não significa tentar espremer mais tarefas em cada momento livre. Tudo o que essa mentalidade faz é deixar todos esgotados. Em vez disso, a verdadeira produtividade no local de trabalho significa que todos consigam usar toda sua criatividade, visão e estilo único para o trabalho importante de verdade.

Os hábitos pessoais dos funcionários representam grande parte da produtividade no local de trabalho, é claro, mas eles são apenas parte da equação. A outra parte é o desenvolvimento da cultura de equipe que apoie a produtividade.

Seja você gerente ou colaborador individual, pode ter um papel na construção deste tipo de cultura. Este guia vai oferecer algumas ideias sobre como contribuir.

A motivação aumenta a produtividade. A produtividade aumenta a motivação.

O que é produtividade no local de trabalho?

Antes de chegar aos detalhes, a gente vai deixar claro o que é a produtividade no local de trabalho e o que não é.

O sinal mais importante de que a equipe é produtiva é bastante simples: as tarefas estão sendo concluídas. E não é qualquer tarefa. As metas mais importantes estão sendo alcançadas.

Outro aspecto da produtividade é realizar essas coisas importantes com eficiência. Você se livrou dos maus hábitos organizacionais que desaceleram o progresso.

Agora, essa definição de produtividade no local de trabalho pode parecer evidente, mas pense em quantas vezes o cenário oposto já aconteceu. Algumas equipes têm dificuldades para concluir as tarefas grandes porque estão sobrecarregadas com as pequenas, como todos os e-mails e reuniões que a gente citou. Elas estão ocupadas, sem dúvida, mas a produtividade é baixa.

Porque a produtividade no local de trabalho importa

A criação de locais de trabalho produtivos não garante apenas que a empresa cumpra as metas de negócios. Promover a produtividade também ajuda a criar uma cultura saudável e de motivação no local de trabalho, mantendo a empresa viável a longo prazo.

A maioria das pessoas sabe que a motivação aumenta a produtividade. A produtividade aumenta a motivação. É importante lembrar que a gente está definindo a produtividade no ambiente de trabalho como a conquista de objetivos significativos. O que, ao que tudo indica, é fundamental para o bem-estar. Pesquisadores afirmam que quando as pessoas realizam trabalhos que estão de acordo com os valores delas e com o melhor que têm a oferecer, elas ficam mais satisfeitas com a vida. Na verdade, nove em cada 10 pessoas afirmaram que estariam dispostas a receber menos, se pudessem realizar trabalhos mais significativos.

A gente quer significado, e melhorar a produtividade ajuda todos a realizar trabalhos mais significativos — o que, por sua vez, incentiva as pessoas a permanecer no trabalho. Quando os funcionários sentem que são proprietários do trabalho que realizam e têm oportunidades de crescer, a retenção de funcionários é melhor.

As tarefas estão sendo realizadas. E não é qualquer tarefa. As metas mais importantes estão sendo alcançadas.

O oposto também é verdade. Muitos funcionários estão exaustos e frustrados com tarefas não essenciais e adjacentes ao trabalho, que são as partes menos inspiradoras do cotidiano.

O problema não é que eles estão trabalhando muito. É que nenhum dos trabalhos parece ter resultado. Eles começam ficar em dúvida sobre qual o sentido do que fazem.

É uma sensação perigosa de vivenciar. O cinismo compõe grande parte da definição do esgotamento no trabalho. O esgotamento prejudica a retenção dos funcionários, e os trabalhadores esgotados que ficam prejudicam a empresa espalhando negatividade.

O que torna os funcionários ineficientes?

Então, por que tantas equipes são improdutivas? O que está deixando os funcionários ineficientes, exaustos e por último tão esgotados no trabalho?

Distração

A gente enfrenta muitas interrupções no trabalho. Algumas estimativas afirmam que a gente perde metade do tempo no trabalho com distrações improdutivas.

Como você poderia esperar, muitas distrações no trabalho são trazidas pela tecnologia. Um estudo descobriu que o trabalhador intelectual médio verifica ferramentas de comunicação como e-mail a cada seis minutos.

No entanto, a tecnologia não é a única culpada por distrações. Hoje em dia, a maioria das pessoas trabalha em escritórios abertos. E 99% das pessoas que trabalham neste ambiente acham que há muitas distrações. Destes, 40% disseram que estão sempre ou com bastante frequência distraídos.

Seja qual for a fonte, mesmo pequenas distrações drenam mais tempo do que as pessoas imaginam. Quando as pessoas são interrompidas, costumam levar mais de 23 minutos para voltar ao que estavam fazendo.

Mudança de contexto

A gente vai supor que você passou a manhã trabalhando em múltiplas tarefas. À tarde, o trabalho diminui e você decide trabalhar em um projeto importante. Mas agora que você tem tempo, já não tem mais energia mental. Toda essa troca entre tarefas pela manhã drenou seu combustível mental.

Comunicação ineficaz

É provável que estes dois tópicos sejam os que mais geram queixas dos trabalhadores intelectuais: e-mails e reuniões. Muitos locais de trabalho dependem de e-mails para a comunicação, mesmo quando outros canais seriam mais eficazes. Uma pesquisa descobriu que os trabalhadores passam excruciantes cinco horas por dia na caixa de entrada do e-mail.

Eles também precisam condensar os muitos e-mails trocados em muitas reuniões. Os trabalhadores intelectuais perdem um dia inteiro toda semana em reuniões e na preparação de reuniões. No caso de gerentes, a quantidade é ainda maior. Além disso, uma pesquisa feita com gerentes sênior descobriu reclamações generalizadas afirmando que a maioria das reuniões não é produtiva e tomam tempo que poderia ser usado para trabalhos mais importantes.

Cultivando um local de trabalho mais produtivo com trabalho focado

Todas essas informações abriram seus olhos para a improdutividade no seu local de trabalho? Você sabe que algo precisa mudar. Mas por onde começar?

Para responder a essa pergunta, a gente vai voltar à definição de produtividade já abordada: alcançar com eficiência as metas mais importantes da equipe.

O trabalho mais importante talvez seja também o trabalho mais desafiador (mas satisfatório). É preciso mais reflexão, foco e percepção.

Este conceito é conhecido como trabalho focado. É um termo cunhado pelo autor e professor de Georgetown, Cal Newport. Ele define o trabalho focado como "a capacidade de se concentrar sem distração em tarefas que exigem muito das funções cognitivas. É a habilidade que permite dominar com rapidez informações complicadas e produzir resultados melhores em menos tempo".

O trabalho focado permite que mais metas importantes sejam alcançadas e mais rápido.

Arranjando tempo para o trabalho focado

Melhorar a produtividade da equipe significa criar mais tempo para o trabalho focado. Aqui estão algumas estratégias para experimentar.

Imponha limites para o uso de tecnologia

Ajude os membros da equipe a escapar das distrações tecnológicas. Por exemplo, a equipe pode estabelecer horários em que ninguém vai acessar o e-mail (a primeira hora dos dias úteis, uma tarde por semana, etc.).

Escape das interações sociais de vez em quando

O próximo passo é minimizar todas as distrações humanas dos escritórios abertos. A especialista em produtividade e autora Maura Nevel Thomas recomenda:

  • Definir regras de equipe, como "usar fones de ouvido significa não perturbe"
  • Estabelecer zonas mais silenciosas e privativas no escritório
  • Permitir que os membros da equipe trabalhem em casa

Melhore o hábito de e-mail

Thomas recomenda definir diretrizes sobre quando usar (e não usar) Responder a todos, Cc e Cco. Essa definição deve reduzir a quantidade de e-mails recebidos por todos.

Você pode usar a ferramenta colaborativa do espaço de trabalho, o Confluence, para ajudar a reduzir o volume de e-mails. O Confluence permite manter o conteúdo organizado e no mesmo lugar, para que os membros da equipe não precisem continuar enviando atualizações de documentos uns para os outros. Ele também possibilita aos membros da equipe editar as páginas em conjunto, em vez de enviar revisões e comentários por e-mail.

Transforme as reuniões

O Confluence tem o poder de ajudar a deixar as reuniões mais produtivas. O template de atas de reunião, por exemplo, garante que todos estejam alinhados sobre a pauta antes da reunião e sobre os itens de ação depois que ela termina.

Outras estratégias para reuniões mais produtivas incluem:

Agora você está pronto para mergulhar

Quando a equipe passa mais tempo em trabalho focado, você aumenta a produtividade a curto prazo, além de preparar o terreno para o aumento de produtividade a longo prazo.

O trabalho focado permite que mais metas importantes sejam alcançadas e mais rápido. Pode parecer contraintuitivo, caso esteja acostumado a ambientes em que os funcionários se orgulham de serem multitarefa e estarem sempre disponíveis. Mas acredite. Remover os obstáculos e focar em uma tarefa de cada vez vai deixar a equipe mais eficiente.

Enfatizar o trabalho focado também vai trazer outros benefícios. Ele aproveita os recursos dos membros da equipe como os dias cheios de reuniões e e-mails não conseguem. Como resultado, os funcionários são capazes de desenvolver habilidades e conhecimentos. Eles sentem a realização proveniente da conquista de resultados significativos e do aprendizado e crescimento. Essa perspectiva aumenta a motivação e diminui o esgotamento e a rotatividade de funcionários.

As mudanças que a gente está abordando podem representar grandes guinadas para a equipe. Ela pode se sentir um pouco desconfortável no início. Mas os ganhos de produtividade do trabalho focado valem a pena mesmo com todas as dificuldades que a equipe possa enfrentar.

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