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So trägt die Ressourcenplanung zu einem reibungslosen Projektablauf bei

Der Geheimtipp, mit dem du Stress, Engpässe und Konflikte vermeidest

Bei der Ressourcenplanung ermittelst du, welche Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Software, Ausstattung und Budgetmittel) du für ein Projekt benötigst, und weist diese dann gezielt zu, um maximale Effizienz zu erreichen.

Dein Team möchte eine spontane Brainstorming-Sitzung abhalten. Ihr schnappt euch eure Laptops und geht zum großen Konferenzraum eures Büros. Hoppla! Scheinbar läuft dort bereits ein Meeting.

Ihr geht weiter zu einem kleineren Raum. Auch dieser ist von einem anderen Team belegt. Wie lange sitzen die Kollegen schon da? Sieht aus, als hätten sie sich häuslich eingerichtet.

Also gut. Dein ganzes Team spaziert zu den Tischen im Pausenraum, aber dort sind zu viele Leute, die ihr Mittagessen aufwärmen oder sich einen Kaffee machen. Eure Besichtigungstour durch jede Ecke des Büros geht weiter.

Wenn dir das bekannt vorkommt (und wir würden wetten, dass es so ist), hast du bereits Erfahrung damit, was passiert, wenn Ressourcen nicht geplant und entsprechend verwaltet werden. Es ist bestenfalls frustrierend. Im schlimmsten Fall bringt es deine Projekte komplett vom Kurs ab.

Lupe mit einem X

Was ist Ressourcenplanung?

Hier kommt die Ressourcenplanung als wichtiger Teil des Projektmanagements ins Spiel. Bei der Ressourcenplanung ermittelst du unter anderem, was du im Einzelnen für ein Projekt benötigst. Diese Elemente kannst du dann effizient bereitstellen und zuweisen.

Der Begriff "Ressourcen" klingt erst einmal nach physischen Materialien, aber auch Faktoren wie Teammitglieder und Geld werden als Projektressourcen betrachtet.

Generell lassen sich Ressourcen einer dieser drei Kategorien zuordnen:

  • Mitarbeiter
  • Budgetmittel
  • Tools und Software
  • Ausstattung und Platz

Bevor du ein Projekt beginnst, solltest du unbedingt genau klären, was du benötigst, um es erfolgreich zu Ende zu bringen. Dann musst du sicherstellen, dass du diese Ressourcen auch beschaffen kannst – und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem du sie benötigst.

So wichtig ist die Ressourcenplanung

Du musst jetzt ganz stark sein, denn wir kommen noch einmal auf unser nervenaufreibendes Beispiel mit der Suche nach einem Meetingraum zurück.

Als dein Team bereit war, sich spontan zusammenzufinden, fehlte euch eine entscheidende Ressource: Platz. Ihr wart bereit zu arbeiten, konntet aber keinen Ort dafür finden.

Dieser Ressourcenmangel hat einen eigentlich simplen Vorgang kompliziert gemacht. Sehen wir uns einmal an, was alles passieren kann, wenn du die Ressourcenplanung vernachlässigst (mal abgesehen von deinen passiv-aggressiven Blicken durchs Fenster auf die "Besetzer" des Meetingraums).

1. Erstellung exakter Projektpläne

Im Projektplan hältst du fest, welche Schritte bei einem Projekt durchgeführt werden müssen und wann diese stattfinden sollen. Du kannst diese Meilensteine nicht planen, wenn du nicht weißt, welche Ressourcen dir zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel: Was, wenn laut Projektplan die Grafiken für deine Präsentation bis Ende der Woche fertig sein müssen, du aber nicht wusstest, dass deine Grafikdesignerin bis Ende des kommenden Monats mit einem anderen Projekt ausgebucht ist?

Wenn du die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen außer Acht lässt, sind deine Projektpläne ungenau und die Fristen reine Vermutungen. Es führt zu unnötigem Stress, wenn du Dinge einfach "auswürfelst" und hoffst, dass schon alles passen wird.

2. Vermeidung von Engpässen

Die Ressourcenplanung trägt auch dazu bei, unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Wenn viele Mitarbeiter oder Projekte gleichzeitig dieselbe Ressource beanspruchen, kannst du dir nicht sicher sein, dass ausgerechnet du sie erhältst.

Vielleicht hast du Glück, vielleicht aber auch nicht. Wenn du dir die Ressource nicht sichern kannst, verschiebt sich der gesamte Projektzeitplan nach hinten.

So betrachtet: Hättest du im Voraus einen Konferenzraum gebucht, hätte dein Team nicht durch das ganze Büro irren und alle Meetingräume abklappern müssen. Stattdessen hättet ihr gleich mit dem Brainstorming loslegen können.

3. Management der Kapazität

Deine Teamkollegen sind die größte und wertvollste Ressource für dein Projekt. Bei den meisten (und insbesondere bei funktionsübergreifenden) Projekten sind Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen und mit unterschiedlichen Kompetenzen gefragt.

Wie du aber aus eigener Erfahrung weißt, sitzen deine Kollegen nicht Däumchen drehend am Schreibtisch und warten nur auf neue Arbeit. Vielmehr sind sie meist sehr beschäftigt und mehr als ausgelastet.

52 % der Mitarbeiter geben an, bei der Arbeit täglich gestresst zu sein. Eine zu hohe Arbeitsbelastung spielt bei dieser Überforderung eine große Rolle. Mit der Ressourcenplanung kannst du die Zeit und Energie deiner Teammitglieder proaktiv verwalten, sodass niemand überlastet wird.

4. Erfolgreichere Projekte

Damit kommen wir zum größten Vorteil: mehr gewinnbringende Projekte.

In einem Bericht des Project Management Institute (PMI) wurden Ressourcenabhängigkeiten und überlastete Ressourcen als die zwei häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten genannt. Sie standen sogar noch vor anderen Problemen wie unerfahrenen Projektmanagern und Prokrastination seitens der Teammitglieder.

Wenn du vorab genau planst, was du benötigst, wann du es benötigst und wie du es beschaffen kannst, bist du mit deinem Team bestens gerüstet, um Projekte erfolgreich – und mit deutlich weniger Stress – abzuschließen.

Ressourcenplanung: So erhältst du alles Benötigte zum richtigen Zeitpunkt

Da niemand die Zukunft vorhersagen kann, ist die Ressourcenplanung eine große Herausforderung. Wie sollst du im Voraus wissen, was im Verlauf des Projekts nötig wird?

Wir reduzieren all dies auf eine einfache Formel, mit der du deine Ressourcen effektiv planen und verwalten kannst. Die erfolglose Suche nach einem leeren Meetingraum hat damit ein Ende.

Klemmbrett mit Unterschrift

Schritt 1: Die benötigten Ressourcen ermitteln

Notiere als Erstes in einer Liste alles, was du für das Projekt benötigst. Gerade bei sehr umfangreichen, funktionsübergreifenden Projekten kann dies schwierig sein. Schreibe daher erst einmal die naheliegenden Ressourcen auf.

Nachdem die leichteren Punkte abgehakt sind, solltest du die verschiedenen Phasen oder Abschnitte des Projekts näher betrachten. Wenn du beispielsweise ein Webinar erstellst, beginnst du mit einer Inhaltsgliederung, d. h. du benötigst einen Kollegen aus dem Content-Team und einen Experten für das entsprechende Thema. Gehe so alle Phasen des Projekts durch, und schreibe auf, welche Ressourcen jeweils erforderlich sind.

Hast du Bedenken, etwas vergessen zu haben? Bitte ein paar Teamkollegen, deine Liste zu überprüfen. Gerade wenn ihr bereits ähnliche Projekte im Team hattet, fällt ihnen wahrscheinlich auf, was noch fehlt.

Wenn deine umfassende Liste fertig ist, ordne die Punkte den zuvor erwähnten Kategorien zu: Mitarbeiter, Software, Ausstattung und Budgetmittel.

Schritt 2: Die Verfügbarkeit der Ressourcen klären

Auf deiner Liste steht nun alles, was du benötigst. Als Nächstes stellt sich die Frage: Welche Ressourcen hast du bereits?

Wir lösen das auf ganz einfache Weise – du brauchst nur Textmarker in zwei Farben. Nehmen wir Grün für alles, was dir bereits zur Verfügung steht, und Pink für die noch zu beschaffenden Elemente.

Fange mit den grünen Ressourcen an. Gehe deine Liste durch, und markiere alle Ressourcen, die du schon hast. Vielleicht ist bereits ein Abonnement für Videokonferenzsoftware vorhanden, mit der du dein Webinar abhalten kannst. Markiere diesen Punkt mit dem grünen Textmarker.

Danach geht es mit den noch nicht vorhandenen Ressourcen weiter, die pink markiert werden. Dir fehlt eine Grafikdesignerin, die deine Präsentationsfolien erstellt.

Gehe die Liste so lange immer wieder durch, bis alle Punkte entweder grün oder pink markiert sind.

Schritt 3: Die benötigten Ressourcen beschaffen

Sehen wir uns die pinken Ressourcen einmal näher an. Dies sind die Punkte, die du zwar für dein Projekt benötigst, die dir aber noch nicht nur Verfügung stehen.

Selbst die engagiertesten Teams müssen Ressourcen von außen hinzuziehen, also solltest du überlegen, wie du diese beschaffen kannst.

Du weißt, dass intern keine Grafikdesigner vorhanden sind, die deine Folien für das Webinar erstellen könnten. Vergibst du diesen Auftrag an eine Agentur oder einen Freiberufler? Versuchst du selbst dein Glück mit einem Tool wie Canva? Triff für jede fehlende Ressource eine Entscheidung, und notiere diese in der Liste.

Schritt 4: Die Ressourcenabhängigkeiten erfassen

Nun kommen wir zu den grün markierten Ressourcen. Lass dich nicht dazu verleiten, zu denken: "Hier sind wir gut versorgt und müssen uns keine Gedanken mehr machen".

Ihr seid nicht das einzige Team, das an Projekten arbeitet. Darum solltest du klären, ob die grundsätzlich vorhandenen Ressourcen auch verfügbar sind. Erst dann kannst du sie realistisch für dein Projekt einplanen.

Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist nicht immer offensichtlich. Um sie zu ermitteln, solltest du wie folgt vorgehen:

  • Frage die entsprechenden Teammitglieder nach ihrer künftigen Verfügbarkeit. Vielleicht stellt sich heraus, dass das Content-Team erst nächsten Monat mit der Gliederung deines Webinars anfangen kann.
  • Sprich mit anderen Abteilungen, die dieselben Ressourcen nutzen, um zu klären, ob sie bereits Anspruch auf eine Ressource erhoben haben und wie lange sie diese benötigen. Möglicherweise nutzt das Vertriebsteam die Videokonferenzsoftware diesen Monat für Infovideos, braucht sie aber im kommenden Monat nicht.
  • Ermittle den Projektumfang, und prognostiziere künftige Ressourcenanforderungen, damit du einen Puffer einbauen kannst. Wenn beispielsweise das Web-Entwicklerteam für dich ganz am Ende des Projekts eine Landingpage für dein Webinar erstellen soll, lass dir diese Zeit schon jetzt reservieren.

Wie immer gilt auch hier: Übung macht den Meister. Ganz ohne Experimentieren und "Trial and Error" geht es nicht. Dennoch reduziert schon allein der Versuch, die Ressourcen zu planen, die Fallstricke für dich und dein Projekt.

Schritt 5: Den Projektplan erstellen

Du hast dir einen Überblick verschafft und alle Informationen zusammengetragen. Nun kannst du anhand einer realistischen Einschätzung der Ressourcenverfügbarkeit den Projektplan erstellen. Dabei ist es immer besser, sich mit dem Projektplan nach den Ressourcen zu richten, statt die Ressourcen krampfhaft in einem schon erstellten Plan unterbringen zu wollen.

Du wirst ein wenig mit den verschiedenen Elementen jonglieren müssen. Wenn du weißt, dass dir die Videokonferenzsoftware erst nächsten Monat zur Verfügung steht, ist klar, dass du dein Webinar auch frühestens nächsten Monat halten kannst.

Notiere unter den einzelnen Schritten des Projektplans immer, welche Ressourcen dafür benötigt werden. Es ist auch hilfreich anzugeben, wann du die Ressourcen nicht mehr brauchst. So wissen andere, wann sie sie wieder nutzen können.

Vorteile von Software für die Ressourcenplanung

Oben haben wir einen weitgehend manuellen Ansatz zur Ressourcenplanung beschrieben. Dieser funktioniert auch tadellos.

Du musst dich beim Ermitteln, Zuweisen und effizienten Nutzen von Ressourcen aber nicht auf die Arbeit mit Papier und Textmarkern beschränken. Software kann dir bei Folgendem helfen:

  • Visualisieren von Projekten im gesamten Unternehmen
  • Ermitteln von Überschneidungen bei Ressourcen
  • Anpassen von Projektplänen und Ressourcenanforderungen in Echtzeit
  • Verwalten des Arbeitsaufkommens und der Bandbreite von Teammitgliedern
  • Zugreifen auf Daten und Berichte als Anhaltspunkte für künftige Projektpläne und Ressourcenanforderungen

Es bleibt dir überlassen, ob du lieber eine Kalkulationstabelle, Software oder den guten alten Notizblock nutzt. Bedenke jedoch, dass Software zur Ressourcenplanung zahlreiche Vorteile bietet (und dir Schreibkrämpfe erspart).

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