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Six façons d'encourager la collaboration à un projet

Synchronisation et victoire en équipe

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Personnages sur un vélo complexe

Imaginez que vous ayez des ballons à la main. Chaque ballon représente un membre d'une équipe. Si vous lâchez simplement les ballons, les vents des attentes et des délais transporteront chacun de ces ballons dans des directions différentes, ou les feront atterrir dans un arbre désespérément inaccessible.

Une autre solution consiste à attacher ces ballons ensemble et à les tenir fermement. Même des vents de la force d'un ouragan auront du mal à les arracher de votre emprise. Vous ne pouvez pas contrôler le vent, mais vous pouvez vous assurer que l'équipe reste proche, quelle que soit la météo.

Qu'est-ce que la collaboration à un projet ?

Voici comment nous voyons la collaboration de projet : c'est l'énergie qui soude une équipe, qui la guide vers l'objectif et lui permet de suivre les hauts, les bas et les détours du projet en restant unie. La collaboration de projet permet à tous les membres des équipes de travailler ensemble tout au long du processus. Elle leur permet d'être plus productifs et plus conscients des perspectives, des besoins et des délais de chacun. Même si un membre de l'équipe se trouve à l'autre bout du monde, il peut rester dans la boucle de collaboration et y contribuer.

Dans le vaste domaine de la gestion de projet, la collaboration de projet peut vouloir dire simplement le travail d'équipe. Mais les entreprises sont de plus en plus globales, avec des équipes dispersées partout dans le monde et plus d'employés travaillant à distance. Les méthodes et les lieux de travail en équipe changent donc constamment.

La collaboration de projet repose sur trois éléments : une communication efficace, des processus homogènes et des outils de collaboration efficaces. Les modes de travail et les technologies évoluent rapidement, les outils et méthodes de collaboration doivent donc évoluer aussi.

Gestion de projet et collaboration à un projet : des sœurs, pas des jumelles

Blueprint

Lorsque vous entendez « collaboration de projet » et « gestion de projet », vous avez l'impression qu'il y a de l'écho ? Même si les deux notions se chevauchent, il y a de grandes différences entre les deux.

La gestion de projet consiste, pour les équipes, à établir des workflows et à atteindre les objectifs du projet tout en prenant en compte les contraintes de temps ou de ressources. Il s'agit du processus global consistant à décider comment amener les ballons gonflables à destination, puis à assurer leur livraison.

La collaboration de projet porte sur la façon dont les personnes collaborent pour réaliser la mission. C'est la façon dont vous avez attaché les ballons pour ne pas les perdre. La collaboration de projet cible le « nous ».

Lorsque les équipes travaillent à l'unisson avec la conviction d'œuvrer au bien commun, elles se régalent à exploiter les gains d'efficacité qu'elles ont créés. Voici quelques avantages géniaux provenant de la collaboration.

Je vous vois

Hors de vue ne signifie plus hors de votre esprit. Avec la quantité de travail considérable qui se fait en ligne, une bonne collaboration est plus nécessaire que jamais. Les équipes qui respirent la collaboration sont plus à même de communiquer sur des fuseaux horaires différents et de se synchroniser face aux changements qui surviennent inévitablement lors des projets.

Écoutez tout le monde

Pour les personnes qui craquent lorsqu'elles sont au centre de l'attention, le travail au sein d'un groupe peut être un filet de sécurité et une opportunité de développement. Les personnes qui travaillent au sein d'équipes hautement collaboratives ont plus d'occasions de partager librement leur expertise et de recevoir du feedback.

Boostez l'efficacité de l'équipe

Les équipes qui savent communiquer peuvent facilement suivre les projets et rester en contact avec les acteurs clés. Elles savent aussi quand elles doivent appeler des renforts.

Six indices que la collaboration est au point mort

Vous avez sans doute dans votre organisation des équipes motivées et accomplies qui ne cessent de faire échouer des projets. Et puis il y en a d'autres qui pourraient avoir besoin de plus de cohésion. Vous trouverez ci-dessous quelques signes révélateurs qui montrent que certaines équipes de votre entreprise devraient resserrer leurs liens.

Trop de murs

Certaines équipes ont plus de mal à se réunir dans des espaces de travail où certains membres sont à distance, à des étages ou dans des bâtiments différents, surtout si la collaboration n'est pas dans leurs blueprints.

Mais des obstacles se créent même sans contraintes physiques. Certains groupes communiquent ou échangent rarement avec d'autres services de l'organisation, et retiennent souvent des informations qui pourraient être utiles à d'autres équipes. Séparer les unités de travail isolées est une étape importante pour créer un environnement pleinement collaboratif.

Certaines entreprises ont opté pour des environnements de travail complètement ouverts afin de contourner ce problème (l'impact sur la collaboration et la productivité varie ), mais le meilleur moyen est d'intégrer la notion de collaboration dans votre culture. Voici comment nous procédons chez Atlassian.

Pas nous, seulement moi

Il existe une différence entre foncer la tête baissée et faire de ses tâches une priorité, et utiliser toute cette énergie à la réussite d'une équipe. Toutes les équipes ont besoin d'exécutants. Mais si vous avez trop de solistes dans vos équipes, la collaboration sur un projet est difficile à faire accepter.

Objectifs contradictoires

Un trop grand nombre d'échéances explique souvent la mentalité individualiste. Si les objectifs d'une personne sont différents et/ou en conflit avec ceux de l'équipe, il va de soi qu'un travail important ne sera pas pris en compte. Sans objectifs clairs et communs, un projet peut rapidement prendre la mauvaise direction. Il s'agit là d'un signe évident que l'équipe n'est pas prête pour une collaboration fructueuse sur un projet.

Balance pesant des éléments

Trop de cuisiniers dans la cuisine

Avez-vous déjà essayé de commander une pizza pour un déjeuner de groupe et de mourir de faim parce que personne n'arrive à se mettre d'accord sur les garnitures ? C'est frustrant, non ? Lorsque les décisionnaires sont trop nombreux, le chaos s'installe. Après avoir tourné en rond, soit l'équipe se retrouve bloquée, soit quelqu'un doit prendre une décision rapide et peu réfléchie qui, rétrospectivement, était peu judicieuse.

Cette pratique est-elle courante dans votre organisation ? Cherchez à élaborer des pratiques officielles de prise de décision pour aider vos équipes à mieux travailler ensemble.

Redondance

N'êtes-vous pas frustré de vous rendre compte que vous avez consacré des heures à un projet avant de découvrir que quelqu'un d'autre en a fait autant ? Les efforts redondants sont un signal d'alarme indiquant que votre équipe ne collabore pas autant qu'elle ne le devrait. Cette équipe perd du temps et gaspille des ressources et des compétences précieuses en faisant un travail en double. Ces situations réclament une meilleure coordination.

Que pouvons-nous faire ?

Même avec des objectifs clairement définis, il arrive que certaines équipes ne sachent pas comment les atteindre. Pour les plus grandes organisations qui comportent des équipes au sein d'autres équipes, les étapes importantes et le déroulement des opérations peuvent être très flous, même si les objectifs à l'échelle de l'entreprise sont extrêmement clairs. Si des unités de travail semblent tourner en rond au lieu d'avancer, elles peuvent avoir besoin d'aide pour leur coordination.

Votre guide de la collaboration dans le cadre d'un projet

Revenons à nos ballons d'anniversaire. Attacher ensemble un bouquet de ballons gonflables semble assez facile, mais en réalité il existe une technique pour être sûr de ne pas les lâcher. C'est la même chose pour la collaboration. Dans certaines équipes, informer l'équipe commerciale que vous lancez un nouveau design de marque passe pour de la collaboration, mais en réalité ce n'est qu'une conversation (à sens unique). Pour créer une vraie collaboration dans votre équipe, essayez les techniques ci-dessous.

Des objectifs soulignés, en italique et en gras

Dites-le, redites-le, puis redites-le encore. Si vous avez bien fait les choses, tous les membres de votre équipe doivent en avoir assez d'entendre vos objectifs. Si vos objectifs doivent être modifiés, faites en sorte que ce changement soit clair et répétez souvent les nouveaux objectifs.

Brainstorming

Quelle est la dernière fois où vous avez réuni votre équipe pour lui demander de résoudre un problème ? Des sessions de brainstorming peuvent aider à trouver des idées innovantes, à communiquer les objectifs et les plans de projet et à impliquer tout le monde dans la réussite du projet. Avec tout l'éventail des techniques de brainstorming disponibles, il y en a forcément une adaptée à chaque étape de votre projet.

Demandez des idées et des suggestions

À chaque étape d'un projet (brainstorming, planification, réunions), demandez à l'équipe ce qu'elle en pense et si elle a des commentaires à faire. Pensez à donner la parole aux solistes, mais aussi aux membres les plus discrets de l'équipe. Ils peuvent être plus enclins à partager lorsqu'ils savent qu'ils ne seront pas étouffés par leurs collègues les plus affirmés.

Pouvons-nous parler ?

Il est évident qu'une communication cohérente et articulée est primordiale dans le cadre de la collaboration à un projet. (Il s'agit de l'air dans le ballon.) Néanmoins, nous jonglons tous avec une multitude d'outils, des e-mails au chat, en passant par les messageries et les commentaires dans les documents. La manière de communiquer avec votre équipe est presque aussi précieuse que la communication en elle-même. Combien de fois un projet a-t-il été bloqué parce que vous ne saviez pas que l'approbation était noyée dans la paperasse ? Lors du lancement du projet ou, mieux encore, lors de la constitution de l'équipe, convenez de la manière et de la fréquence à laquelle vous partagerez les mises à jour et les commentaires.

À qui le tour ?

Décidez et consignez par écrit qui doit faire quoi, et consignez aussi la liste des choses à accomplir. (que vous pouvez aussi appeler le plan de projet). Cela permet à chacun de connaître son rôle dans le système et d'éviter les erreurs comme des tâches oubliées ou réalisées en doublon par deux personnes.

Partager, c'est se soucier

Lorsqu'une équipe collaborative tourne à plein régime, elle peut générer un volume d'idées considérable, les meilleures se retrouvant au milieu de la pile de post-its. Prendre des notes de réunion de façon formelle est toujours une bonne idée. Utiliser un outil de collaboration moderne et en ligne, avec fonction de recherche, est une meilleure idée encore. Vous pourrez y consigner les conclusions de réunion, les communiquer à tous, et recueillir les commentaires à un seul et même endroit.

C'est à vous de jouer

Fusée en lancement

Plus la collaboration est étroite sur un projet donné, meilleur est le résultat, pour les membres de l'équipe et pour toute l'organisation.

Les outils technologiques rendent cela beaucoup plus facile. Les équipes dispersées peuvent utiliser les logiciels de conférence et les tableaux blancs virtuels pour réfléchir ensemble, même si elles se trouvent aux extrémités du globe. Les apps de suivi de tickets et de projet permettent aux équipes de gérer leurs priorités, aux dirigeants de planifier et aux analystes RH d'exploiter de précieuses données.

Les équipes de tous types peuvent utiliser des bases de connaissances et des espaces de travail collaboratifs virtuels pour trouver des informations, envoyer des supports et faire avancer le projet. Mettez en favori ce guide de la collaboration pour exploiter au mieux ces outils et ressources annexes.

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