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L'importance de la documentation (parce que c'est bien plus qu'une formalité)

Mettez fin à l'accumulation d'informations et préparez le terrain pour une communication ouverte.

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Votre équipe démarre un projet qui est nouveau pour vous tous. Vous avez entendu dire que votre entreprise a réussi à gérer un projet similaire quelques années auparavant. Le seul problème ? À cette époque, aucun membre de votre équipe actuelle n'était là.

Depuis, ces personnes sont parties, et vous vous demandez maintenant comment combler ce manque de connaissances. C'est comme si vous fermiez les yeux et lanciez une fléchette vers une cible.

Maintenant, imaginez plutôt si vous disposiez de ressources vers lesquelles vous pourriez vous tourner. Et si l'équipe précédente avait gardé des dossiers détaillés tels que les calendriers et plans du projet, les résumés des réunions, les processus pas-à-pas, les esquisses, les feuilles de route et plus encore ?

Si c'était le cas, vous disposeriez de nombreuses informations précieuses dont vous pourriez tirer parti. Même si vous aviez fini par faire les choses différemment, vous auriez au moins eu l'impression d'avoir un point de départ informatif. Soudain, ce nouveau projet n'aurait plus semblé si fastidieux.

Ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres qui démontre l'importance de la documentation au sein de votre équipe. Néanmoins, malgré le fait que des situations stressantes comme celle-ci se produisent tout le temps, de nombreuses organisations considèrent toujours la documentation comme une simple formalité. Selon une enquête BPTrends, seuls 4 % des entreprises affirment documenter systématiquement leurs processus.

Seuls 4 % des entreprises documentent systématiquement leurs processus

Ce n'est pas étonnant, la documentation semble être un élément supplémentaire à ajouter à la liste de tâches à accomplir de votre équipe. Cependant, elle offre un grand nombre d'avantages qui valent le temps et les efforts investis.

Qu'est-ce que la documentation interne ?

La documentation interne fait référence aux archives que votre organisation garde et utilise pour éclairer des décisions internes. Presque tout peut être documenté, des plannings aux politiques importantes, ce qui signifie que la documentation peut prendre de nombreuses formes. Cependant, elle se classe généralement en trois types : la documentation d'équipe, la documentation de référence et la documentation de projet.

L'importance de la documentation (en d'autres termes, pourquoi vous devriez vous y intéresser)

Vous êtes occupé, et nous le savons pertinemment. Consigner des éléments tels que les décisions, les états et les étapes à suivre pour gérer des tâches répétitives ne se classe certainement pas en haut de votre liste de tâches à accomplir.

Une fois rentré dans le vif du sujet, la documentation sera l'un des éléments que vous serez heureux d'avoir mis en place. Qu'un membre de l'équipe soit absent de façon imprévue ou que vous ne sachiez pas comment avancer face à une initiative inconnue, ces documents seront une ressource indéniablement pratique.

Vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour convaincre votre équipe ? Voici quelques avantages clés que vous pouvez partager pour illustrer pourquoi la documentation devrait être une priorité pour avancer.

1. Une source de référence unique vous fait gagner du temps et de l'énergie

Selon des estimations, un travailleur du savoir moyen passe environ deux heures et demie par jour à rechercher les informations dont il a besoin. Une documentation efficace recueille toutes les informations incontournables relatives à une tâche, un projet ou une équipe (des connexions de compte aux instructions pas-à-pas) en un endroit centralisé et organisé. Plus besoin de fouiller dans les e-mails ou les fichiers téléchargés pour trouver les dernières informations.

Lorsque vous confiez une tâche à quelqu'un d'autre, planifiez un nouveau projet ou devez faire intervenir un autre membre de l'équipe sur quelque chose, la documentation vous permet de continuer à avancer sans perdre des heures à essayer de retrouver des détails, des identifiants, des indications et plus encore.

Noter vos processus est utile pour détecter les goulots d'étranglement et les workflows saturés. Vous pouvez alors simplifier davantage les méthodes de travail de votre équipe.

2. La documentation est essentielle aux contrôles de qualité et de processus

Vous pouvez faire les choses de différentes façons et vous souhaitez donner à votre équipe la flexibilité nécessaire pour aborder son travail de la manière qui lui convient le mieux.

Mais vous souhaitez également garantir des résultats cohérents, surtout lorsqu'il est question de productions régulières. Un certain niveau de cohésion est nécessaire pour ne pas que le travail ait l'air bâclé ou non éclairé.

La documentation encourage le partage de connaissances, ce qui permet à votre équipe de comprendre comment fonctionnent les processus et à quoi ressemblent généralement les projets terminés.

Grâce à ces ressources à leur disposition, les membres de votre équipe n'ont pas besoin de lire dans les pensées pour maintenir la cohérence entre les projets récurrents tels que les rapports mensuels ou les présentations trimestrielles. Ils ont toujours une marge de manœuvre pour être créatifs tout en s'assurant qu'ils vérifient tous les éléments incontournables.

3. La documentation réduit le travail en double

Combien de fois avez-vous démarré un nouveau projet pour finalement découvrir qu'il avait déjà été réalisé ? Les entreprises qui tirent parti de la documentation pour cataloguer des projets passés, collecter des recherches et partager des décisions réduisent le travail en double qui fait perdre un temps précieux pouvant être utilisé ailleurs.

Pourquoi se casser la tête lorsque vous pouvez simplement partir du travail déjà réalisé ? Une fois la documentation en place, vous pouvez vous référer au travail passé et en tirer des leçons, plutôt que de recommencer et d'obtenir les mêmes résultats.

4. Le recrutement et l'intégration sont grandement facilités

Il est difficile de penser aux personnes qui quittent l'entreprise, mais le monde des affaires est tel que votre équipe ne sera pas toujours la même. Certains membres partiront, et vous embaucherez d'autres personnes.

Lorsque vous accueillez de nouveaux membres dans l'équipe, cette période d'intégration peut être intimidante, tant pour votre équipe existante que pour ce nouvel employé. Et malheureusement, Gallup a constaté que seuls 12 % des employés sont tout à fait d'accord sur le fait que leur organisation excelle dans l'intégration de nouveaux travailleurs.

Vous souhaitez former les membres de l'équipe et leur offrir les moyens de donner le meilleur d'eux-mêmes, plutôt que de leur donner l'impression de les jeter dans la fosse aux lions.

Si vous priorisez la documentation, ils disposeront d'une multitude de guides, d'instructions et de notes utiles auxquels ils peuvent se référer tout en étant opérationnels dans leurs nouveaux rôles. De plus, ils peuvent utiliser ces ressources pour obtenir des réponses à leurs questions et commencer à comprendre les choses de manière autonome, plutôt que d'avoir l'impression de devoir contacter un membre de l'équipe à chaque question ou point de friction.

5. Une source de référence unique aiguise l'intelligence de chacun

Au travail, nous avons tendance à traiter nos connaissances comme une monnaie d'échange. Si nous sommes la personne qui a toutes les réponses, cela nous donne un sentiment de sécurité, comme si nous étions totalement irremplaçable dans notre équipe. Nous supposons que partager notre expertise nous rendra moins précieux.

C'est pourquoi il n'est pas surprenant qu'une enquête ait révélé que 60 % des employés ont eu du mal à ce que leurs collègues partagent avec eux des informations essentielles à leur travail.

La documentation augmente le savoir collectif de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsque le partage d'informations devient la norme dans votre équipe, vous profitez d'une transparence accrue et d'une culture plus collaborative et stratégique. Vous prendrez des décisions plus intelligentes, car les informations essentielles ne seront plus stockées sur le disque dur d'une seule personne, ou pire encore, dans sa tête.

La documentation devrait être votre meilleure amie

Que cela soit pour remplacer un employé dans le cadre d'un départ ou d'une absence inattendus ou pour gérer un projet inconnu, vous serez en mesure de surmonter ensemble de nombreux obstacles de taille.

Bien que cela puisse paraître rigide et formel, si vous priorisez la documentation, votre équipe et vous-même allez développer un ensemble d'informations sur lesquelles vous vous appuierez.

Partagez les avantages cités plus haut avec les membres de votre équipe, trouvez un moyen de les inciter à documenter ce qu'ils peuvent (une soirée pizza, quelqu'un est partant ?), et ayez l'esprit tranquille en sachant que les connaissances de votre équipe ne seront plus seulement cantonnées dans leurs esprits.

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