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Leitfäden mit Best Practices

Wissensmanagement mit Confluence

Es ist frustrierend: Man arbeitet an einem Projekt und sucht Unternehmensinformationen, und am Ende verbringt man mehr Zeit damit, Kollegen zu fragen oder nach Infos zu suchen, als am eigentlichen Projekt zu arbeiten. Oder noch schlimmer, man muss sogar mehr Zeit damit verbringen, die Informationen wiederherzustellen!

Das passiert, wenn nicht das passende Wissensmanagement-System vorhanden ist. Dieses unbeabsichtigte Informations-Gatekeeping führt zu Produktionsengpässen, die Zeit und Mühe verschwenden. Im Zeitalter von Remote-Arbeit und verteilten Belegschaften wird Wissensmanagement immer wichtiger – Teams müssen überall und jederzeit auf Informationen zugreifen können.

So hilft Wissensmanagement

Wissensmanagement ist der Prozess, bei dem alle von deinem Unternehmen erstellten Informationen (d. h. Daten und Inhalte) zentral gespeichert und leicht zugänglich gemacht werden. Es ist die Lösung, um wichtige Informationen freizugeben, die in einzelnen Teams oder auf den Computern einzelner Kollegen isoliert sind. Ohne ein gut strukturiertes System wird unsere Arbeit viel schwieriger. Ein durchschnittlicher neuer Mitarbeiter wird 200 Stunden damit verbringen, verlorene Informationen aufzuspüren oder wiederherzustellen.

Dieser Leitfaden hilft dir bei der Einrichtung von Confluence, um wichtiges Unternehmenswissen zu verwalten und zu teilen. Wir haben unsere besten Tipps für die Einrichtung deiner Bereiche und Seiten gesammelt, damit du problemlos loslegen kannst.


Schritt 1: Eine auf Wissensaustausch basierende Kultur fördern

In einer auf Wissensaustausch basierenden Kultur sind die für deine Arbeit nötigen Informationen leicht abrufbar, im Gegensatz zu einer Kultur des Wissenshortens, in der Informationen geschützt oder zurückgehalten werden. Es ist dir vielleicht nicht bewusst, aber das Vorenthalten von Informationen kann die Leistung aller gefährden und dich sogar daran hindern, bei der Arbeit erfolgreich zu sein. Heute dreht sich alles um frei fließende Informationen.

Wenn sich alle zusammenschließen und Informationen frei ausgetauscht werden, lässt sich in kürzerer Zeit mehr erreichen und das Gemeinschaftsgefühl wird gestärkt. Der offene Informationsaustausch schafft Transparenz und steigert das Vertrauen, was zu höheren Leistungen führt.

So förderst du mit Confluence den Austausch von Wissen

Confluence löst die größten Herausforderungen des Wissensmanagements, indem es dir hilft, die bereits in deinem Unternehmen vorhandenen Erkenntnisse zu nutzen. Unsere Bereiche und Seiten sind effizienter als Datei- und Ordnersysteme wie Google Docs oder Microsoft Sharepoint, da standardmäßig alles offen ist. Alle Informationen befinden sich an einem Ort und so hat dein Team schnellen Zugriff auf Unternehmenswissen. Auch die Organisation, die Verwaltung und das Durchsuchen von Dokumenten werden vereinfacht.

Mit Confluence ist es einfach, Wissen zu teilen und zu verwalten, da Informationen teamübergreifend sichtbar sind. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, deine Website, Bereiche und Seiten einzurichten, um den offenen Zugriff auf Informationen zu erleichtern:

  • Fördere den offenen und transparenten Umgang mit Berechtigungen – Minimiere automatische Berechtigungseinstellungen, die den Zugriff vor anderen internen Teams verbergen, indem du proaktiv Bereiche und Seiten mit offenen Berechtigungen einrichtest. Wird der Zugriff auf Seiten und Bereiche entzogen, schränkt das die gemeinsame Nutzung ein und kann Hindernisse für andere schaffen.
  • Wenn du ein Confluence- oder Bereichs-Administrator bist, gruppiere deine Nutzer und weise ihnen Berechtigungen nach Gruppe zu, anstatt einzeln. Dadurch entfällt der Aufwand, Berechtigungen einzeln erteilen zu müssen.
  • Ermutige andere, Informationen teamübergreifend zugänglich zu machen – Wenn du Informationen von jemandem benötigst, nimm dir die Zeit und frage, wo sich die Informationen befinden und ermutige die Person dazu, sei freizugeben. Somit sind die Informationen zugänglich, wenn du oder jemand anderes sie das nächste Mal benötigen.
  • Schaffe einen zentralen Ort für das gesamte Wissen deines Teams – Auf diese Weise wird eine einzige Informationsquelle geschaffen, die Zeit spart und sicherstellt, dass jeder im Unternehmen Zugriff auf dieselben Informationen hat.

Seitenstruktur

Wenn du Seiten für mehrere Projekte erstellst, solltest du sie mithilfe der Seitenhierarchie organisieren. Durch eine Seitenhierarchie erhält jeder einen groben Überblick darüber, woran das Team arbeitet, und kann sich bei Bedarf näher informieren.

Füge Bereichsverknüpfungen hinzu

Verwende Bereichsverknüpfungen, um Inhalte hervorzuheben, die Teammitglieder häufig aufrufen müssen.

Verknüpfungen

Als Bereichsadministrator kannst du Verknüpfungen zu Seiten oder Bereichen innerhalb von Confluence oder zu externen Websites hinzufügen.

Profitipp

Fasse dich kurz und bündig! Vielleicht denkst du, dass das Design bei Confluence-Seiten keine wichtige Rolle spielt. Das tut es aber sehr wohl! Stelle Benutzern eine übersichtliche Ansicht zur Verfügung, in der sie einfach navigieren können, damit sie von Anfang gern damit arbeiten. Wir bei Botron nutzen für alle Apps, für die es nicht viele, aber dennoch genügend Informationen anzuzeigen gibt, eine Homepage und bieten eine unkomplizierte Navigation. - Teodora V, Atlassian Community Leader


Schritt 2: Den persönlichen Bereich in Confluence optimal ausnutzen

Wissensaustausch beginnt mit der Schaffung eines informativen persönlichen Bereichs. Dein persönlicher Bereich gehört ganz dir. Er trägt deinen Namen als Titel und deine Kollegen können so die Seiten, die sich auf deine Arbeit beziehen, leicht in einer Dashboard-Ansicht sehen. In deinem persönlichen Bereich kannst du deine Dokumente und Entwürfe speichern, deine aktuellen Projekte auflisten, neue Confluence-Funktionen ausprobieren und mit Vorlagen experimentieren.

Dein persönlicher Bereich eignet sich auch hervorragend, um dich anderen vorzustellen. Du kannst zum Beispiel Informationen wie deine Arbeitszeiten, deine Zeitzone, dein Team und aktuelle Projekte hinzufügen. Das Teilen dieser Informationen fördert den offenen Wissensaustausch mit deinen Teamkollegen und kann helfen, Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Das wiederum kann dich tatsächlich glücklicher und gesünder machen.

Zugriff auf deinen persönlichen Bereich

Du kannst auf verschiedene Arten auf deinen persönlichen Bereich zugreifen:

  1. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf Spaces (Bereiche). Dein persönlicher Bereich wird für den einfachen Zugriff automatisch mit einem Stern versehen.
  2. Klicke oben rechts in der globalen Navigationsleiste auf dein Profilsymbol und dann auf Personal Space (Persönlicher Bereich).
  3. Klicke in der globalen Navigationsleiste auf Home. Alle mit Sternen markierten Bereiche erscheinen auf der rechten Seite.

Zwar empfehlen wir dir, aus Transparenzgründen deinen persönlichen Bereich für andere zugänglich zu halten. Wir verstehen aber, dass du ihn möglicherweise privat halten möchtest. Mit diesen Schritten machst du deinen persönlichen Bereich privat:

Einstellungen für den persönlichen Bereich
  1. Wähle in der linken Seitenleiste Space Settings (Bereichseinstellungen) aus.
  2. Wähle im Abschnitt Space Permissions (Bereichsberechtigungen) die Option General (Allgemein) aus.
  3. Wähle Edit Permissions (Berechtigungen bearbeiten) aus. Unter Groups (Gruppen) siehst du dann die Gruppe "Confluence-users".
  4. Entferne das Häkchen bei View (Ansicht) und scrolle zum Ende der Seite.
  5. Klicke auf Save all (Alles speichern).

Anpassen deines persönlichen Bereichs

Nach dem Öffnen deines persönlichen Bereichs siehst du die Seite Overview (Übersicht). Hier kannst du deinen Bereich anpassen.

Persönlichen Bereich anpassen

Einige Abschnitte wurden bereits hinzugefügt. Du kannst diesen Bereich weiter gestalten, indem du oben rechts auf der Seite auf das Symbol für Bearbeiten klickst und alles anpasst oder entfernst, wie es dir passt.

  • Deiner Übersicht-Seite kann eine Suchleiste oder eine Seitenstruktur hinzugefügt werden, indem du im Bearbeitungsmodus oben auf der Seite das Dropdown-Menü rechts neben der Schaltfläche + auswählst.
  • Füge Verknüpfungen hinzu, mit denen du schnell relevante Seiten oder Websites finden kannst.
  • Du kannst Seiten als persönlichen Erstellungsbereich hinzufügen. Wähle das Pluszeichen neben "Pages" (Seiten) und beginne mit einer Vorlage oder leeren Seite. Bei Bedarf können diese Seiten später in den Bereich eines Teams verschoben werden.
  • Zu viel Text wird schnell langweilig. Kombiniere verschiedene Arten von Inhalten und Designelementen, um deine Seite optisch ansprechender zu gestalten und wichtige Informationen hervorzuheben.
  • Füge farbigen Text, Emojis und ein benutzerdefiniertes Header-Bild hinzu und hübsche deine Seite auch mit Videos, Grafiken, Bildern und Tabellen auf. So lassen sich verschiedene Arten von Informationen effektiver teilen.

Wenn du alle Anpassungen vorgenommen hast, wähle Publish (Veröffentlichen) aus, um zu speichern. (Falls du vergisst, auf Publish (Veröffentlichen) zu klicken, keine Panik. Deine Arbeit ist immer noch da.) Du kannst jederzeit zu deiner Übersicht zurückkehren und weitere Änderungen vornehmen.

Teilen von Inhalten mit anderen Bereichen

Du kannst Wissen auch teilen, indem du die relevante Person auf der Seite erwähnst, die sie sich ansehen soll. Gib hierzu im Editor "@" und die ersten Zeichen des Namens ein und wähle dann den Namen aus der Liste der Vorschläge aus. Du kannst den Seitenlink auch in Slack, Teams oder anderen Tools teilen, mit denen dein Team kommuniziert.

So verschiebst du eine Seite:

  1. Gehe zu der Seite, die du verschieben möchtest und wähle im Menü oben rechts Move (Verschieben).
  2. Das Dialogfeld Move Page (Seite verschieben) wird geöffnet. Du kannst die Registerkarte Browse (Durchsuchen) öffnen und in der Seitenstruktur den neuen Speicherort für die Seite auswählen.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Move (Verschieben).
Seite verschieben

Wenn du versehentlich etwas falsch platzierst, kannst du es mit denselben Schritten wieder zurücksetzen oder an einen anderen Ort verschieben. Beim Verschieben einer Seite musst du die URL nicht manuell aktualisieren – Confluence kümmert sich darum und leitet alles automatisch zum neuen Ort um.

Profitipp

"Ich nutze meinen persönlichen Bereich als (1) Profil, (2) Arbeitsbereich/Sandbox und (3) Aufbewahrungsort für lose Notizen, für die es noch keinen geeigneten Ort gibt.

  • Unsere interne Messaging-Lösung verfügt zwar über bestimmte Profilfelder, enthält aber eben nicht alles. Mit meinem persönlichen Bereich kann ich mein Profil erweitern und ein bisschen bunter gestalten. Wenn ich mit mehreren Kunden in Confluence-Instanzen arbeite, können sie mich dank der grundlegenden Informationen in meinen persönlichen Bereichen leichter finden.
  • Normalerweise schränke ich den Zugriff auf meine Sandbox nicht ein. Es kam schon vor, dass Teamkollegen über meinen persönlichen Bereich gestolpert sind und Inspiration für ihre eigenen Wiki-Bereiche gefunden haben."

Dave Liao, Atlassian Admin & Community Leader


Schritt 3: Deinen Teambereich optimieren, um Wissen zu teilen und weiterzugeben

Deine Kollegen verfügen über eine Fülle an Informationen, aber es hilft niemandem, wenn diese isoliert auf ihren Computern liegen. Confluence bietet Bereiche für den Austausch von Wissen, damit Teams vom Fachwissen anderer profitieren können. Mit einem Confluence-Bereich lassen sich verwandte Seiten und Dokumente in übergeordnete Inhaltskategorien organisieren. Stelle dir Confluence-Bereiche wie Regale in einer Bibliothek vor: In Bereichen werden Seiten und Dokumente für den einfachen Zugriff angezeigt.

Confluence-Struktur

Wir empfehlen, Bereiche für jedes Team oder jede Abteilung zu erstellen, sowie weitere Bereiche für größere, laufende Projekte. Diese Aufteilung von Bereichen verbessert den Wissensaustausch, da Teamkollegen relevante Informationen leichter finden können.

Einrichten eines leicht zu navigierenden Teambereichs

Der Teambereich dient als zentraler Ort, an dem das kollektive Wissen deines Teams gebündelt wird. Stelle sicher, dass auch andere von der Expertise deines Teams profitieren können, indem du den Bereich mit den richtigen Berechtigungen einrichtest und für alle zugänglich machst.

Ändern der Berechtigungen für den Teambereich

Mit den Bereichseinstellungen legst du fest, wer deine Informationen sehen und/oder bearbeiten kann. So stellst du die Berechtigungen ein:

  1. Öffne den Teambereich.
  2. Wähle in der linken Seitenleiste Space Settings (Bereichseinstellungen) aus.
  3. Wähle auf der Karte "Space permissions" (Bereichsberechtigungen) General (Allgemein) aus.
  4. Klicke auf eine der Edit Permissions-Schaltflächen (Berechtigungen bearbeiten): Groups (Gruppen), Individual Users (Einzelne Nutzer) oder Anonymous (Anonym).
  5. Suche den Benutzer oder die Gruppe, dem bzw. der du Berechtigungen erteilen möchtest, und aktiviere das Kästchen.
  6. Scrolle zum Ende der Seite und klicke Save all (Alles speichern).

Einrichten der Übersichtsseite deines Teams

Wenn du einen Teambereich erstellst, richtet Confluence automatisch eine Übersicht-Seite ein. Stell dir das als Landingpage vor: Sie ist die erste Seite, die angezeigt wird, und deshalb muss sie den Fokus deines Teams und das wichtige Wissen hervorheben, das geteilt werden soll.

Bancly-Übersichtsseite

Verwende Panels, um auf wichtige Details aufmerksam zu machen

Deine Übersicht eignet sich perfekt, um Teammitglieder vorzustellen und die Projekte und Ziele der Gruppe hervorzuheben. Auch wenn deine Übersicht von uns schon mit ein paar Vorschlägen gefüllt wird, solltest du dir die Zeit nehmen und den Bereich so anpassen, dass er Informationen enthält, die dein Team am häufigsten teilt.

So passt du deine Übersicht für den Austausch von Wissen an:

Füge Informationen über das Team hinzu, einschließlich Namen, Rollen und Fotos, damit andere dein Team auf persönlicher Ebene kennenlernen können. Füge das Element Benutzerprofil ein, um eine kurze Zusammenfassung eines bestimmten Confluence-Benutzers anzuzeigen, einschließlich seines Profilbilds und seiner Rolle. Gib unbedingt Kontaktinformationen an, wie @name, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Team-Slack-Channels und andere Wege, um mit dem Team in Kontakt zu treten.

So fügst du Elemente hinzu, damit Inhalte einfacher auffindbar sind

Das Hinzufügen von Schrägstrich-Befehlen macht es leichter, gesuchte Informationen zu finden. Um ein Element hinzuzufügen, gib "/" auf einer Seite ein, und die Optionen werden automatisch angezeigt.

Du kannst deinen Teamkollegen helfen, indem du die folgenden Elemente zu deinen Bereichen hinzufügst:

  • Nutze das Element Inhaltsberichttabelle, um eine Liste aller Seiten in deinem Bereich zu erstellen.
  • Wenn du ein Premium- oder Enterprise-Konto hast, kannst du einen Kalender einfügen, damit andere Nutzer Veranstaltungen wie Meetings oder Fälligkeitsdaten für Projekte verfolgen und verwalten können.
  • Füge ein Suchfeld hinzu. Verwende das Livesuche-Makro, um deiner Übersicht ein Suchfeld hinzuzufügen. Passe dann die Einstellungen so an, dass die Suche nur Ergebnisse aus deinem Teambereich liefert.
  • Teile Updates automatisch mit dem Element Kürzlich aktualisiert. Dieses zeigt eine Liste von Inhalten an, die zuletzt aktualisiert wurden. Du kannst die Einstellungen so anpassen, dass nur Inhalte aus einem Teambereich oder auch aus verwandten Bereichen angezeigt werden.
  • Zeige mit dem Element Jira-Vorgänge eine Liste von Vorgängen an, die dein Team gerade bearbeitet.
  • Platziere das Element Seitenstruktur auf einer Seite, um ein Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen, mit dem Benutzer durch die Seitenhierarchie eines Bereichs navigieren können.
  • Verwende das Element Create from Template (Aus Vorlage erstellen), um eine Schaltfläche auf einer Seite zu platzieren, die zu einer bestimmten Vorlage deiner Wahl verlinkt. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Editor, wobei die von dir ausgewählte Vorlage angezeigt wird.

So organisierst du deinen Bereich, damit andere ihn entdecken können

Der einfache Zugang zu Wissen ist ein grundlegender Bestandteil beim Einrichten eines neuen Bereichs. Confluence verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen du deinen Bereich organisieren kannst und die als Verknüpfungen zum Auffinden von Informationen dienen.

Stichwörter sind wie Schlüsselwörter oder Tags, die du Seiten und Anhängen hinzufügen kannst, um verwandte Inhalte zu organisieren und zu gruppieren. Du kannst einer Seite Stichwörter hinzufügen, während du sie bearbeitest oder nachdem sie veröffentlicht wurde. Fügst du Stichwörter einer Vorlage hinzu, werden diese automatisch auf neue Seiten angewendet, die du mit dieser Vorlage erstellst. Du kannst einer Seite beliebig viele Stichwörter hinzufügen.

So fügst du ein Stichwort hinzu:

  1. Gehe zu der Seite, die ein Stichwort erhalten soll, und wähle unten rechts auf der Seite (über dem Abschnitt mit Seitenkommentaren) das Stichwort-Symbol.
  2. Gib das Stichwort, das zu hinzufügen möchtest, in das Suchfeld ein. Es erscheint eine Dropdown-Liste bereits vorhandener Stichwörter als Vorschlag.
  3. Wähle in der Dropdown-Liste das Stichwort aus, das du verwenden möchtest, oder erstelle ein neues mit dem eingegebenen Text.
  4. Wenn du alle Stichwörter erstellt hast, klicke auf Add (Hinzufügen).
Label

Bereichsverknüpfungen befinden sich direkt über der Seitenstruktur. Dieser Ort eignet sich gut für Links zu häufig verwendeten Ressourcen, wie Seiten in Confluence oder externe Websites.

Das Hinzufügen von Links ist einfach: Klicke in der Seitenleiste auf Add shortcut (Verknüpfung hinzufügen), füge den Link in das Feld für die Webadresse ein und gib dem Link gegebenenfalls einen Namen. Klicke dann auf Add shortcut (Verknüpfung hinzufügen). Wenn du fertig bist, klicke auf Save (Speichern), und deine Links erscheinen in der Seitenleiste.

Um Bereichsverknüpfungen zu bearbeiten, bewege den Mauszeiger über "Space shortcuts" (Bereichsverknüpfungen) in der Seitenleiste und klicke auf das Symbol für Bearbeiten, wenn es erscheint.

Verknüpfungen

Mit untergeordnete Seiten kannst du deine Inhalte in Kategorien und Unterkategorien aufteilen. Diese untergeordneten Seiten sind unter übergeordneten Seiten verschachtelt, sodass jede Seite eigene untergeordnete Seiten haben kann.

Du kannst untergeordnete Seiten überall in Confluence erstellen. Klicke oben auf der Seite auf Create (Erstellen), klicke dann auf das Menü oben rechts und wähle im Dropdown-Menü die Seite, der du eine Seite unterordnen möchtest. Klicke am Ende auf Save (Speichern).

Untergeordnete Seiten

Smart Links helfen dir bei der Erstellung wichtiger Wissensinhalte – wie Best Practices –, indem sie URLs in Seiten einfügen. Diese speziellen Links können Kontext hinzufügen und Links sichtbarer machen. Smart Links enthalten ein Symbol der Quelle des Links, damit Benutzer sofort mehr über die Art des Inhalts erfahren.

Smart Links

Smart-Link-Inhalte können auf vier Arten dargestellt werden: als URL, als Inline-Link, als Karte oder als Smart-Link-Einbettung in Confluence.

Um einen Smart Link zu erstellen, kopiere einfach die URL und füge sie auf einer Seite ein. Wenn du eine URL in einen Inline-Link, eine Karte oder eine Smart-Link-Einbettung in Confluence ändern möchtest, klicke auf den erstellten Link und wähle die gewünschte Option.

Einheitlicherer Wissensaustauch dank Vorlagen

Wenn du nicht so richtig weißt, was du einer neuen Seite hinzufügen sollst, kann dir eine Vorlage helfen. Es gibt über 70 Vorlagen, die dir den Einstieg erleichtern können. Auf dem Atlassian Marketplace findest du sogar noch mehr.

Weitere Informationen zu bestimmten Vorlagen für verschiedene Teamfunktionen findest du in den Vorschlägen im Anhang am Ende des Leitfadens.

So erstellst du deine eigene Vorlage in einem Bereich:

  1. Gehe zu dem Bereich, in dem die neue Vorlage verfügbar sein soll.
  2. Wähle in der Seitenleiste Space Settings (Bereichseinstellungen) aus.
  3. Wähle auf der Karte "Look and feel" (Gestaltung) Templates (Vorlagen) aus.
  4. Klicke auf Create new template (Neue Vorlage erstellen).

Beim Erstellen einer neuen Seite hast du die Möglichkeit, den Inhalt mit einer Seitenvorlage vorzuformatieren. Um eine Vorlage zu verwenden, öffne eine leere Seite über die Schaltfläche Create (Erstellen) im oberen Navigationsbereich. Auf der rechten Seite wird der Vorlagenbrowser angezeigt. Vorlagen können nach Bereich angezeigt, nach Kategorie gefiltert oder nach Namen oder Stichwort gesucht werden.

Um eine Vorschau einer Vorlage anzuzeigen, ohne sie auszuwählen, zeige mit der Maus auf die Vorlagenkarte. Wenn du darauf klickst, erscheint die Vorlage auf deiner Seite.

Eine Vorlage lässt sich ähnlich wie eine Seite bearbeiten. Zwar kannst du keine Bilder oder Anhänge einfügen, aber du kannst Stichwörter, Variablen und Platzhaltertext hinzufügen und Seiten so effizienter erstellen.

Wenn vorgefertigte Vorlagen deinen Anforderungen nicht entsprechen, kannst du auch eigene Vorlagen erstellen. Mit selbst erstellten Vorlagen kannst du deine Inhalte immer auf dieselbe Weise formatieren, was Prozesse und Konsistenz verbessern wird.

Profitipp

"Mit Stichwörtern kann ich verwandte Inhalte auf flexible Weise gruppieren und anzeigen. Nehmen wir an, ich arbeite mit meinem Team an einem Projekt namens 'Project Moon'. Ich habe Seiten erstellt, ebenso wie meine Teamkollegen. Diese Seiten sind in verschiedenen Bereichen oder an verschiedenen Stellen in der Seitenstrukturhierarchie verstreut. Wenn wir jeder verwandten Seite das Stichwort "project-moon" zuweisen, kann ich mit dem Makro für Inhalt nach Stichwort eine Liste aller Seiten mit diesem Stichwort generieren. So sehe ich die relevanten Seite an einem Ort und muss mir keine Gedanken darüber machen, wo sich eine Seite befindet. Außerdem wird das Makro aktualisiert, sodass alle neuen Seiten mit diesem Stichwort angezeigt werden."

– DJ Chung, Product Manager, Confluence


Schritt 4: Wissen aus dem gesamten Unternehmen finden

Nachdem wir nun gelernt haben, wie wichtig es ist, Bereiche und Inhalte zur Förderung des Wissensaustauschs einzurichten, wollen wir einen Blick darauf werfen, wie du Wissen und wichtige Inhalte aus dem gesamten Unternehmen findest. Confluence verfügt über verschiedene Tools, um die Relevanz deiner Suche zu verbessern, damit du wichtige Informationen schneller findest.

Zum Beispiel kannst du die Startseite in der rechten oberen Ecke deines persönlichen Bereichs verwenden. Halte dich über die Arbeit innerhalb und außerhalb deines Teams auf dem Laufenden, indem du die Aktivität von Leuten und Bereichen ansiehst, denen du folgst.

Du kannst eine Seite direkt im Feed mit einem Stern oder "Gefällt mir" kennzeichnen, ansehen oder teilen, ohne deine Startseite verlassen zu müssen. Außerdem werden dir Empfehlungen gezeigt, die deinen Feed verbessern können und mit denen du über die für dich relevantesten Personen und Bereiche auf dem Laufenden bleiben kannst.

Screenshot der Startseite

Entdecke mit dem Feed Popular (Beliebt) auf der Startseite, was in deinem Unternehmen passiert. Seien es Informationen über eine anstehende Veranstaltung oder die Erfahrungen eines Teammitglieds in der Freiwilligenarbeit – mit dem Feed "Popular" (Beliebt) hältst du dich über dein Unternehmen auf dem Laufenden.

Die Karten des Feeds "Popular" (Beliebt) geben dir einen Einblick in die Seiten, damit du entscheiden kannst, welche du ansehen möchtest. Und wenn du zur Ansicht auf den Feed "Popular" (Beliebt) klickst, merken wir uns die Auswahl, wenn du das nächste Mal die Startseite aufrufst.

Anzeigen anderer Teambereiche

Es gibt zwei Hauptmethoden, um Bereiche in Confluence anzuzeigen:

  • Navigationsmenü für Bereiche – Gehe zu Bereichen, die du kürzlich besucht und mit Sternen markiert hast.
  • Das Bereichsverzeichnis – Wähle in der Confluence-Navigation Spaces (Bereiche) aus und klicke View all (Alle ansehen), um eine Liste aller Bereiche aufzurufen, die du anzeigen kannst. Du kannst die Liste der Bereiche filtern, indem du etwas in das Feld Filter by title (Nach Titel filtern) eingibst oder aus den Kategorien links auswählst.
Bereichsverzeichnis

Mit dem Makro für Bereichslisten kannst du eine Liste von Bereichen auf einer Confluence-Seite anzeigen und sie nach Kategorie filtern.

Verwenden der Schnellsuche

Der Name ist Programm: Mit der Schnellsuche kannst du schnell nach Seiten, Dateien, Anhängen, Personen oder Bereichen suchen. Um eine schnelle globale Suche in Confluence durchzuführen, gib deine Anfrage in das Suchfeld in der oberen Navigationsleiste ein.

Tastenkürzel: Gib den umgekehrten Schrägstich (\) auf einer Seite oder in einem Bereich ein, um direkt zur Suchleiste zu gelangen.

Die Suchergebnisse werden während der Eingabe angezeigt und du musst nicht die Eingabetaste drücken. Klicke einfach auf das richtige Ergebnis. Solltest du nicht finden, wonach du suchst, drücke die Eingabetaste, um eine vollständige Suche zu starten.

Verwenden der erweiterten Suchfunktion

Mit der erweiterten Suchfunktion kannst du dich auf die Details konzentrieren und die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen finden.

So funktioniert die erweiterte Suche:

  1. Gehe zum Suchfeld in der oberen Navigationsleiste oder drücke den umgekehrten Schrägstrich (\) und drücke die Eingabetaste.
  2. Gib deinen Suchbegriff ein.
  3. Klicke auf Search (Suche). Nun kannst du deine Suche mit Filtern eingrenzen.

So filtert jedes Feld deine Suche:

  • Filter By Space (Nach Bereich filtern) gibt nur Ergebnisse der Bereiche zurück, die du in der Dropdown-Liste ausgewählt hast.
  • Contributors (Beitragende) filtert nach Inhalten, die von einer bestimmten Person oder Personen in einem beliebigen Bereich erstellt, bearbeitet oder kommentiert wurden. Verwende "OR" (ODER) zwischen den Namen, um nach mehr als einer Person zu filtern.
  • Mit Type (Art) kannst du die Ergebnisse nach der Art des Inhalts eingrenzen, z. B. Seiten, Blogposts, Bereiche, Kommentare, Kalender, Bereichskalender oder Analysen. Du kannst auch nur Anhänge in Word, Text, PowerPoint, Excel, PDF und HTML anzeigen lassen.
  • Mit Last modified (Zuletzt bearbeitet) erhältst du Ergebnisse basierend darauf, wann der Inhalt zuletzt geändert wurde. Du kannst aus mehreren Zeiträumen wählen oder einen beliebigen Datumsbereich eingeben.
  • Pages under (Seiten unter) zeigt Inhalte, die sich unter den Seiten befinden, die du in der Dropdown-Liste ausgewählt hast. Mit diesem Filter findest du Inhalte schneller, wenn du ungefähr weißt, wo sie sich in der Seitenstruktur befinden, jedoch den genauen Namen der Seite nicht weißt.
  • Archived content (Archivierte Inhalte) bietet dir die Wahl, archivierte Seiten oder Bereiche in deiner Suche zu berücksichtigen.
  • Search titles (Titel durchsuchen) zeigt nur Seiten an, deren Titel deine Suchbegriffe enthalten.

Mit dem Dropdown-Menü People (Personen) auf der Startseite kannst du nach Personen suchen. Klicke auf "Search people and teams" (Personen und Teams suchen) und gib den Namen der Person oder des Teams ein, je nach Berechtigung.

Finden von Wissen in deiner Seitenstruktur

Du kannst deine Seitenstrukturansicht auch filtern, indem du auf das horizontale Menü (dargestellt durch 3 Punkte) klickst und dann eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählst.

Seitenstruktur
  • My visits (Meine Besuche) zeigt an, was du zuletzt aufgerufen hast. Dies kann sehr nützlich sein, wenn du kürzlich auf einer Seite warst und nicht mehr genau weißt, wie du dorthin gelangst.
  • Last updated (Zuletzt aktualisiert) hilft dir, die aktuellsten Informationen zu finden, indem die Ergebnisse in der Reihenfolge ihrer Aktualisierung erscheinen.
  • Title - A to Z (Titel von A bis Z) sortiert Ergebnisse alphabetisch, was das Auffinden einer Seite beschleunigt, wenn du ihren Titel kennst.
Profitipp

Erscheint ein Confluence-Bereich zu klein für alle deine Inhalte, teile sie auf! Separate Bereiche für jedes Produkt oder jeden Service sind entscheidend für die richtige Nutzung deiner Wissensdatenbank. Wird die gleiche Struktur über Bereiche hinweg verwendet, können sich Benutzer schnell zurechtfinden und auch in verschiedenen Produktbereichen die richtigen Stellen ausmachen.

- Teodora V, Atlassian Community Leader

Informationssuche mit Stichwörtern

Mit Stichwörtern kannst du in deiner gesamten Organisation nach Informationen suchen. In den Ergebnissen tauchen nur die Inhalte auf, die mit diesen Stichwörtern versehen wurden. Willst du beispielsweise nach Notizen aus einem Meeting mit einem anderen Team suchen, filtere einfach nach einem Stichwort.

Stichwörter erleichtern die Suche nach verwandten Seiten. Befindest du dich auf einer Seite mit einem Stichwort, klicke einfach auf dieses, um andere Seiten anzuzeigen, die ebenfalls damit versehen wurden. Um alle in einem Bereich verwendeten Stichwörter anzuzeigen, verwende eine modifizierte Version dieser URL:

https://mysite.atlassian.net/wiki/labels/listlabels-alphaview.action?key=TCS

Um die URL für deine Seite anzupassen, ersetze mysite.atlassian.net mit den Domaindetails deiner Seite und TCS durch den Schlüssel des gewünschten Bereichs.

Stichwörter verwenden

Schritt 5: Die Effektivität deiner Inhalte messen, Ergebnisse teilen und skalieren

Liegen dir Daten über die Nutzung deiner Seiten und Bereiche vor, kannst du bezüglich der vorhandenen und zukünftigen Inhalte, die du erstellst, fundierte Entscheidungen treffen, zum Beispiel ob du Seiten aktualisieren oder hinzufügen musst. Diese Daten sind nicht nur für dein Team hilfreich. Teilst du die Erkenntnisse mit anderen Teams, können diese herausfinden, wo ihre Bereiche und Seiten noch Arbeit benötigen, und besser verstehen, wie sie das skalieren können, was funktioniert.

Wenn du dir die Zeit nimmst, dich mit der Analyse deiner Inhalte auseinanderzusetzen, erhältst du wertvolle Einblicke in die Art und Weise, wie dein Unternehmen Confluence nutzt. Dazu gehört auch ein Verständnis dafür, wie – und ob – Personen mit deinen Inhalten interagieren.

Ein Blick auf die Seitenanalyse

Jeder Benutzer von Confluence kann einen Blick auf seine Seitenanalyse werfen, um die Leistung seiner Seite einzuschätzen. Um zu sehen, ob Personen deine Seite aufrufen, öffne die Seite, klicke auf das horizontale Menü oben rechts und wähle dann im Dropdown Analytics (Analysen) aus. Dies ist eine Premium-Option.

Seitenanalysen

Zeige mit der Maus auf das Diagramm und es erscheint die Anzahl der Personen, die diese Seite im ausgewählten Zeitraum aufgerufen haben. Der Zeitraum kann geändert werden, um Daten aus einem anderen Zeitraum anzuzeigen.

Zeitraum für Seitenanalyse

Premium- und Enterprise-Confluence-Benutzer können detailliertere Seitenanalysen einsehen. Diese zeigen unter anderem, welche Teammitglieder eine Seite angesehen haben, welche Versionen der aufgerufenen Seite angezeigt wurden, wie lange eine Person eine Seite angesehen hat und wie oft jemand diese Seite insgesamt angesehen hat.

Analysen von Bereichen

Eine weitere Funktion für Benutzer mit Premium- oder Enterprise-Konten sind Analysen von Bereichen und Seiten, einschließlich Details zu den Aktivitäten anderer Teammitglieder.

Um Analysen für einen Bereich anzuzeigen, wähle in der Seitenleiste des Dashboards eines Bereichs Analytics (Analysen) aus. Dadurch gelangst du zur Übersicht, wo dir ein Diagramm der Aufrufe des Bereichs im Verlauf der Zeit angezeigt wird.

Analysen von Bereichen

Die Karten unter dem Diagramm zeigen die wichtigsten Erkenntnisse aus den Registerkarten "Pages" (Seiten) und "Users" (Benutzer) für den gewählten Zeitraum.

  • Popular content (Beliebte Inhalte) zeigt Seiten des Bereichs mit den meisten Ansichten.
  • Most active readers (Aktivste Leser) sind die Teammitglieder, die die meisten Seiten in diesem Bereich angesehen haben.
  • Most active contributors (Aktivste Beitragende) sind diejenigen, die Seiten in diesem Bereich am häufigsten aktualisiert haben.

Möchtest eine vollständige Liste der Rankings für jede Registerkarte sehen, klicke auf View all (Alle anzeigen).

Aufräumen

Früher oder später wirst du deine Confluence-Seite aufräumen und rationalisieren müssen. Es empfiehlt sich, Bereiche und Seite regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Du wirst sehen, dass es einfacher und weniger zeitaufwändig ist, Bereiche und Seiten regelmäßig aufzuräumen.

Eine der größten Herausforderungen beim Aufräumen deiner Bereiche besteht darin, einen Anfang zu finden und zu entscheiden, was entfernt werden soll. Hier sind einige Möglichkeiten, um loszulegen:

  • Identifiziere alle von dir und deinem Team erstellten Bereiche, die in den letzten zwei Jahren ungenutzt geblieben sind oder nicht aktualisiert wurden. Sieh dir den Inhalt dieser Bereiche an, verschiebe alles Relevante und lösche dann die Bereiche.
  • Suche nach persönlichen Bereichen von Benutzern, die deaktiviert wurden. Bevor du die Bereiche löschst, wirf einen Blick auf die Inhalte und archiviere oder verschiebe alles, was deine Teams in Zukunft benötigen könnte.
  • Suche nach großen Anhängen. Reduziere die Dateigröße oder ersetze sie nach Möglichkeit durch kleinere Dateien.
  • Achte auf mögliche Inhaltslücken, Seiten, die geändert werden müssen oder veraltete Informationen. Diese Details helfen dir bei der Entscheidung, was optimiert, verbessert und von was in Zukunft mehr erstellt werden muss.
  • Lösche nicht mehr benötigte Dateien.
  • Erstelle einen Archivbereich und verschiebe alte Dateien oder Bereiche dorthin, insbesondere wenn du keine Seiten löschen möchtest. Archivieren ist beim Aufräumen eine gute Option, da du dir keine Gedanken darüber machen musst, etwas wegzuwerfen, das später jemand brauchen könnte.

Sammelt und teilt Ideen

Wissen zu teilen ist eine Gewohnheit, die im Laufe der Zeit entsteht. Wenn du dich konsequent darum bemühst, dein Wissen zu teilen, wird es irgendwann Teil deiner täglichen Routine. Diese Vorgehensweise muss auch in der Kultur deines Unternehmens verankert sein, damit wichtige Informationen frei zugänglich bleiben und nicht verschwinden, wenn ein Projekt zu Ende geht oder jemand in ein anderes Team wechselt.

Werde zum Botschafter für den Austausch von Wissen und ermutige dein Unternehmen dazu, den Praktiken aus diesem Leitfaden zu folgen. Die aufgeführten Tipps werden es Leuten erleichtern, ihr Fachwissen zu teilen und genau jene ausschlaggebenden Informationen zu finden, durch die das nächste Projekt zum Erfolg wird.

Weitere Informationen über Wissensmanagement und Wissensaustausch findest du in diesen Ressourcen von Atlassian:

3 Möglichkeiten, um Geschäfte und die Moral durch Wissensaustausch zu fördern

Warum Wissensaustausch deine Unternehmenskultur verändert

Best Practices für den Wissensaustausch

Profitipp

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Ergebnisliste [der Suche] zu sortieren. Als Standard wird nach "Relevanz" sortiert. Hier wird ein komplexer Algorithmus wirksam, der automatisch das beste Suchergebnis für den Suchbegriff findet. Somit wird auch "altes" Wissen in Confluence wieder sichtbar gemacht – standardmäßig.

Robby Holtmann, Product Manager, IntraFind Software AG

Anhang: Vorlagen für den Wissensaustausch für funktionale Teams

Zwar kann jeder Inhalte mit Confluence-Vorlagen teilen. Wir haben aber einige spezielle Vorlagen für Teams mit verschiedenen Funktionen erstellt: Marketing, Software und Produkt, Finanzen, IT und HR sowie Personalverwaltung. Hier sind einige unserer besten Vorschläge.

Marketingteams sollten erwägen, redaktionelle Kalender und Strategiedokumente für die Markteinführung hinzuzufügen, wie Kundeninterviews, Personas und Roadmaps. Sie können einen Teil ihres Bereichs auch als Sammelpunkt für Vertriebsmaterialien nutzen, damit Vertriebsteams leichter finden, was sie benötigen.

Vorlagen für Marketingteams:

  • Besprechungsnotizen – Lege Tagesordnungen für Besprechungen fest, mache Notizen, teile Aktionspunkte mit deinem Team und gewinne neue Kunden mit effektiven Marketingeinsätzen
  • Inhaltsstrategie – Organisiere deinen redaktionellen Kalender und gib Autoren einen Ort, an dem sie kommende Themen finden können
  • Marketingplan – Schaffe ein Fundament und gib anderen Einblick in das Gesamtbild
  • Persona – Informiere andere Teams darüber, was Kunden antreibt

HR- und Personalteams können ihren Teambereich in ein Portal verwandeln, indem sie Links zu den am häufigsten nachgefragten Informationen zu Leistungen, Schulungen, Richtlinien und Informationen für neue Mitarbeiter wie Handbüchern und Onboarding-Materialien hinzufügen.

Vorlagen für HR- und Personalteams:

  • Einstellungsprozess – Organisiere den Einstellungsprozess und stelle den Teams für Vorstellungsgespräche Links zu hilfreichen Ressourcen zur Verfügung
  • 90-Tage-Plan – Erleichtere neuen Mitarbeitern den Einstieg und weise sie auf die richtigen Kollegen und Ressourcen hin
  • Stellenbeschreibung – Hilf anderen, die richtigen Leute zu finden, und zeige Kandidaten die einzigartigen Aspekte deines Arbeitsplatzes
  • Stellenangebot – Teile Gehaltsinformationen und nichtfinanzielle Leistungen mit neuen Mitarbeitern

Operations-Teams können in ihrem Teambereich einen Sammelpunkt zum Speichern und Teilen von Produktressourcen, Schulungsinformationen, Metriken und Standards einrichten. Für vollständige Sichtbarkeit können sie auch Betriebsanforderungen innerhalb ihres Bereichs hinzufügen, verfolgen und verwalten.

Vorlagen für Operations-Teams:

Hilfeartikel – Teams so ziemlich alles beibringen

Problemlösungen – Verbreitete Probleme dokumentieren und Lösungen teilen

Finanzteams können anderen Teams und Stakeholdern helfen, die Leistung ihrer Projekte zu verstehen, indem sie in ihrem Teambereich Informationen über die vergangene, aktuelle und zukünftige Unternehmensleistung hinzufügen.

Vorlagen für Finanzteams:

Geschäftsplan auf einer Seite – Lege deine Strategie fest (und halte dich daran) und hilf anderen Teams mit einem kurzen und einfachen Plan, deine Vorstellungen nachzuvollziehen

Geschäftsbericht für Führungskräfte – Bewerte die Unternehmensleistung und lege Ziele fest, damit deine Teams auf einer Höhe liegen

Softwareentwicklungs- und Produktteams können Links zu ihren wichtigsten Aufgaben bereitstellen, wie Projektmeilensteine, Roadmaps und Seiten zur Build-/Release-Planung, damit andere Teams genau wissen, was durch die Pipeline kommt. Sie können auch Filter in Jira erstellen, diese in eine Seite einbetten und als Bericht senden, der sich selbst aktualisiert. So muss kein Bericht per E-Mail gesendet werden.

Vorlagen für Software- und Produktteams:

DevOps-Runbook – Unterstütze dein Operations-Team dabei, auf Systemwarnungen und -ausfälle zu reagieren

Produkteinführung – Führe die Hauptakteure auf und teile anderen Teams mit, wer für die einzelnen Launch-Aufgaben verantwortlich ist

Post-Mortem-Analyse von Vorfällen – Lerne aus deiner Leistung und unterstütze dein Entwicklerteam

Produkt-Roadmap – Erstelle einen allgemeinen Überblick über kommende Funktionen, den du mit Führungskräften und anderen Teams teilen kannst

Kurzpräsentation – Beschreibe Stakeholdern kurz und klar den Wert deines Projekts

IT-Teams können mit bereitgestellten Anweisungen und Informationen anderen Teams helfen, Konfigurationsdateien zu finden, zu verstehen, wie Dienste gestartet oder beendet werden können, und andere durch Aufgaben führen.

Vorlagen für IT-Teams:

Bekannte ITSM-Fehler – Dokumentiere Lösungen und aktualisiere Statusinformationen zu bekannten Fehlern, um später darauf zurückzugreifen

AWS-Architekturdiagramm – Informiere andere, wie Services zusammenarbeiten und wie AWS-Lösungen gespeichert, gehostet und bereitgestellt werden

Incident-Response-Teams können ihrem Teambereich ein Jira-Dashboard oder -Element hinzufügen, sodass Mitarbeiter aus anderen Teams schnell den Status schwerwiegender Vorfälle nachsehen können.

Vorlagen für Incident-Response-Teams:

Reviews eines vergangen ITSM-Vorfalls – Hilf Teams dabei, die Ursachen eines Vorfalls zu verstehen und eine Wiederholung zur vermeiden

Wöchentlicher ITSM-Bericht über größere Vorfälle – Verfolge den Status von Vorfällen und informiere dein Team darüber, wie sie gelöst werden