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Comment mener une session de brainstorming ?

Et trouver véritablement de bonnes idées

Qu'est-ce qu'une session de brainstorming ? Le brainstorming est un processus créatif de groupe visant à rassembler de nouvelles idées et à explorer des approches différentes pour parvenir à une solution. Une session de brainstorming est la réunion au cours de laquelle le brainstorming aura lieu.

Certaines des idées les plus révolutionnaires au monde ont vu le jour au cours d'une session de brainstorming. Le concept du NASA Earth Observatory est né à l'arrière d'un taxi coincé dans les bouchons. C'est au cours d'un seul déjeuner que les intrigues de « 1 001 Pattes », « Monstres et Cie », « Le Monde de Nemo » et « Wall-E » du studio Pixar ont été imaginées sur le dos de serviettes de table. Même la Déclaration d'indépendance des États-Unis a été rédigée au cours d'une réunion de plusieurs jours du Congrès continental.

Que ces sessions soient programmées ou spontanées, il est possible de tirer profit de n'importe quel brainstorming, quand il est bien mené. Voici comment gagner à tous les coups.

1. Identifiez votre objectif

Même si le brainstorming est l'activité la plus passionnante du moment, il est préférable de rester dans les limites de vos objectifs métier. Vous devez uniquement organiser une session de brainstorming si a.) vous essayez de réaliser quelque chose de précis et b.) vous êtes prêt à donner suite aux idées présentées. Résumez votre objectif en une ou deux phrases, par exemple « trouver des moyens de réduire notre temps de réponse pour les demandes des clients » ou « planifier trois campagnes de marketing clés pour le prochain trimestre ».

Partagez votre objectif avec tous ceux qui participeront à la réunion. Créez un programme pour la session de brainstorming qui comprend le résumé et un temps libre pour la conversation. Informez tout le monde à l'avance (pas le matin même) du sujet de la réunion, afin qu'ils puissent se préparer.

2. Formez la bonne équipe

Jersey

Faites en sorte que la créativité de vos collègues s'exprime pour le brainstorming, et non pour se demander pourquoi ils participent à votre réunion. Une enquête menée auprès de plus de 800 équipes a révélé qu'un trop grand nombre de participants dans une même pièce peut conduire à une « paresse sociale ». Cela signifie que quelques joueurs vedettes font tout le travail et que tous les autres contribuent peu ou pas du tout. Plus il y aura de personnes qui ne savent pas pourquoi elles sont là, moins la qualité du brainstorming sera bonne.

Laissez leur temps libre à vos collègues, sauf si vous pouvez prouver qu'ils peuvent apporter quelque chose de spécifique à la discussion. Ceci est particulièrement important s'ils ne seront pas responsables d'une partie du résultat.

En plus d'indiquer l'objectif de la réunion, assurez-vous que toutes les personnes invitées savent parfaitement pourquoi vous voulez qu'elles y assistent.

3. Préparez le terrain

Il est facile de toujours utiliser la même salle de conférence lorsque vous devez organiser une réunion. Mais notre cerveau aime la nouveauté, et le fait d'être dans un nouvel endroit peut également solliciter la neuroplasticité de notre cerveau ou notre capacité à réfléchir d'une nouvelle manière. En changeant de lieu, vous pouvez améliorer la qualité des idées qui sortent de ce brainstorming. Essayez d'aller à la table de pique-nique derrière le bureau, au café du coin, ou même dans une autre pièce de votre espace de travail.

Si vous ne pouvez pas vous rendre dans un autre lieu de réunion, apportez un nouvel élément à l'ancienne routine. Demandez à tout de monde de changer de place ou devenez le MVP du bureau grâce à une surprise.

Les opinions peuvent diverger sur la meilleure durée d'une session de brainstorming et dépendent de chaque équipe. Trente minutes conviendraient-elles mieux à une équipe qui respecte les délais, ou préfèrent-elles plus près d'une heure pour laisser les idées circuler librement ? Votre équipe est-elle plus performante le matin ou a-t-elle besoin d'être requinquée par le déjeuner ? Essayez différentes variantes pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre groupe.

4. Choisissez un animateur qualifié

Bloc-notes avec un crayon

Si une équipe se réunit pour un brainstorming et que personne ne dirige la session, comment cela se passe-t-il ? Les sessions de brainstorming sont des conversations collaboratives, mais vous avez quand même besoin d'un responsable.

Un animateur de brainstorming doit :

  • avoir une grande capacité d'écoute pour assimiler pleinement les idées
  • savoir gérer son temps pour maintenir la réunion sur les rails
  • posséder des compétences organisationnelles pour créer un programme et consigner des idées
  • savoir diriger pour encourager tous les membres à participer

Décidez avant le début de la réunion si vous devez l'animer ou si quelqu'un d'autre est mieux à même de le faire. N'oubliez pas que le rôle de l'animateur est d'être neutre et de faire en sorte que la session avance et que les participants restent concentrés.

5. Trouvez les bons outils

Vous avez votre programme, vous avez votre animateur, vous avez votre objectif. Mais une fois que vous êtes dans la salle de réunion, comment mettre à profit toutes ces idées de génie ?

Avant la réunion, prenez le temps de décider quelle technique de brainstorming conviendra le mieux au style de votre équipe et réfléchissez au matériel dont vous aurez besoin. Si la réunion a lieu en présentiel, vous aurez peut-être besoin d'un tableau blanc, de post-its et de marqueurs pour noter vos idées, ainsi que d'un chronomètre.

Si vous travaillez avec une équipe à distance, il vous faudra réfléchir un peu plus. Pour que chacun ait la possibilité de contribuer, utilisez un tableau blanc en ligne comme Trello. Consignez vos idées sous forme numérique pour éviter de les perdre dans le brouhaha des échanges en personne et en ligne.

Une fois que toutes les suggestions ont été rédigées et organisées, documentez toutes les nouvelles idées dans un espace partagé comme Confluence afin que votre équipe et les principales parties prenantes puissent avoir accès à une source de référence centralisée. Cela est également utile, car vous pouvez vous remettre dedans si l'inspiration vous vient en prenant un café ou en rentrant chez vous.

6. Veillez à ce que tout le monde participe

Illustration de collaboration

Vous avez convoqué tout le monde à la réunion pour une bonne raison, et votre objectif est de tous les écouter. Cependant, certaines personnes sont naturellement plus réservées ou introverties.

Pour que personne ne soit déstabilisé, établissez dès le départ les règles de base de la réunion. Par exemple, interdisez la critique des idées des autres. Les membres de l'équipe qui se sentent en sécurité sur le plan psychologique seront plus enclins à proposer des idées novatrices. Demandez aux participants de s'appuyer sur les idées qui viennent d'être suggérées ; la recherche prouve que cela augmente la cohésion de l'équipe.

Afin de mêler travail et plaisir, veillez à ce que vos participants soient dans un état d'esprit propice à la créativité en brisant la glace avec légèreté.

7. Ne vous arrêtez pas à la fin de la réunion

Une session de brainstorming ne fonctionne que si vous faites réellement quelque chose de ce que vous avez créé. Maintenez cet élan en vous engageant à prendre quelques mesures de suivi en équipe. Assignez des propriétaires pour ces mesures dans Confluence et fixez des dates limites pour faire avancer les travaux.

Si vous souhaitez aller plus loin, envoyez une enquête ou demandez un feedback sur la session de brainstorming afin d'améliorer les futures conversations.

Tout est possible

Avec une bonne préparation et une exécution efficace, vos équipes peuvent produire des idées incroyables. C'est en forgeant que l'on devient forgeron, faites en sorte que ces sessions de brainstorming soient régulièrement organisées et en constante évolution. Chaque session est une expérience enrichissante. Et vous ne savez jamais quand la prochaine grande idée sera formulée.

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