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Einführung

Teamarbeit ist mehr denn je gefragt, um erfolgreich zu sein. In modernen hybriden Arbeitsumgebungen werden Informationen so schnell wie nie geteilt und die Komplexität von Problemen, die wir zu lösen versuchen, nimmt zu. Egal, ob du die Glühbirne des 21. Jahrhunderts konzipieren oder dein neuestes Produkt ausliefern möchtest – die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern mit unterschiedlichen Ansichten ist unerlässlich, um Kreativität, Produktivität, Engagement und Kommunikation bei jedem Projekt zu fördern.

Allerdings bringt die teamübergreifende Zusammenarbeit an Projekten ihre eigenen Hürden mit sich, insbesondere im Hinblick auf verteilte Teams. Dokumente werden überall verstreut und stehen nur Personen mit bestimmten Berechtigungen zur Verfügung. Und ohne eine klare Roadmap oder ein übergeordnetes Ziel sind Verwirrung und Catch-up-Meetings vorprogrammiert, die die Arbeitsmoral nicht gerade heben.

Genaue, aktuelle und zugängliche Projektpläne in einem Tool für die Teamzusammenarbeit wie Confluence sind dafür ein gutes Gegenmittel. Dein Confluence-Arbeitsbereich veranschaulicht deine Mission, hält Informationen zu den Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder fest und bietet allen Mitarbeitern Transparenz.

Mit der Echtzeitbearbeitung von Confluence, Best-Practice-Vorlagen und Integrationen in Jira und Trello kann dein Team zusammenarbeiten und deine Träume wahr werden lassen.

In diesem Leitfaden lernst du Best Practices für Confluence kennen, die dir helfen:

Nachdem du diesen Leitfaden gelesen hast, kannst du dein Team bei der erfolgreichen Projektzusammenarbeit begleiten.


Schritt 1: Erstelle eine informative Team-Homepage.

Lege das übergeordnete Ziel fest

Laut unserer Umfrage unter über 750 IT- und Engineering-Führungskräften machen 45 % der Unternehmen, bei denen es mit der Zusammenarbeit hapert, nicht aufeinander abgestimmte Ziele dafür verantwortlich.

Lege zu Beginn ein übergeordnetes Ziel fest. Dadurch bleibt dein Team fokussiert, wenn ihm unterwegs diverse Hindernisse und Chancen begegnen.

Nutze die Übung Ziele, Signale und Maßstäbe aus dem Atlassian-Playbook, um dein übergeordnetes Ziel zu ermitteln. Sobald du es festgelegt hast, fügst du es zu deiner Team-Homepage hinzu, damit das ganze Team es während des gesamten Projekts im Auge behalten kann.

Wähle das Format der Homepage aus

Viele Atlassian-Kunden nutzen Bereiche nicht nur für Abteilungen (etwa Marketing oder Personalwesen), sondern auch für Projekte (z. B. Produkteinführung im Januar). Manchmal werden in Abteilungen zahlreiche Projekte gleichzeitig abgewickelt. Und an manchen dieser Projekte sind mehrere Abteilungen beteiligt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Homepage für dein Projekt einzurichten: Du erstellst entweder einen neuen Teambereich oder eine neue Seite in einem vorhandenen Teambereich. Deine Wahl hängt davon ab, ob dein Projekt mehrere Abteilungen umfasst oder ob es genau einer Abteilung zugeordnet werden kann.

Teambereiche für abteilungsübergreifende Projekte

Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen können einem Teambereich beitreten und du kannst darin Unterseiten für relevante Dokumentation wie Besprechungsnotizen, Brainstorming und Zeitpläne erstellen.

Weitere Informationen: Sieh dir dieses schrittweise Tutorial an und erfahre, wie du in Confluence einen Teambereich erstellst. →

Hier kannst du dein übergeordnetes Ziel hinzufügen, Personen im Team vorstellen, Ziele und Zwecke beschreiben sowie Neuigkeiten und Informationen austauschen.

Seiten für Projekte innerhalb einer Abteilung

Wenn an dem Projekt Mitglieder einer einzelnen Abteilung (etwa Marketing oder Personalwesen) beteiligt sind, die bereits über einen eigenen Teambereich in Confluence verfügen, kannst du innerhalb des vorhandenen Teambereichs einfach eine neue Seite für das Projekt erstellen.

Vorlage: Verwende die benutzerdefinierte Vorlage für die Team-Homepage, um die Homepage deines Projekts schnell zu gestalten.

Seitenstruktur

Wenn du Seiten für mehrere Projekte erstellst, solltest du sie mithilfe der Seitenhierarchie organisieren. Durch eine Seitenhierarchie erhält jeder einen groben Überblick darüber, woran das Team arbeitet, und kann sich bei Bedarf näher informieren.

Seitenstruktur

Lege Berechtigungen fest und verwalte sie

Confluence ist ein offenes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem jedes Teammitglied standardmäßig auf alle Seiten und Bereiche zugreifen kann. Wir wissen jedoch, dass du diesen Zugriff in manchen Situationen strenger kontrollieren musst.

Wenn du Bereichsadministrator mit einem Standard- oder Premium-Tarif bist, kannst du für Benutzer und Gruppen nicht nur in Bereichen, sondern auch auf Seiten Berechtigungsstufen festlegen. Hinweis: Bereichsberechtigungen können im Free-Tarif nicht angepasst werden.

Weitere Informationen: Was sind Confluence Cloud-Berechtigungen und -Einschränkungen?

Füge Bereichsverknüpfungen hinzu

Verwende Bereichsverknüpfungen, um Inhalte hervorzuheben, die Teammitglieder häufig aufrufen müssen.

Verknüpfungen

Als Bereichsadministrator kannst du Verknüpfungen zu Seiten oder Bereichen innerhalb von Confluence oder zu externen Websites hinzufügen.

Schalte die Homepage live und lade dein Team und Stakeholder ein

Jetzt hast du alles, was du für deine Homepage brauchst. Es ist nun an der Zeit, sie deinem Team zugänglich zu machen.

Befolge dazu diese Schritte:

  1. Klicke auf "Veröffentlichen".
  2. Lade einzelne Personen per E-Mail ein oder sende einen Link, der geteilt werden kann.
  3. Informiere dein Team mit einer Notiz darüber, was es auf der Homepage erwartet.
  4. Erinnere deine Mitarbeiter daran, dass sie:
    1. beliebige Seiten oder Bereiche mit einem Stern kennzeichnen können, um sie ohne Suche oder Lesezeichen im Browser leicht wiederfinden zu können;
    2. beliebige Seiten oder Bereiche beobachten können, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Änderungen vorgenommen werden.
Profitipp

Fasse dich kurz und bündig! Vielleicht denkst du, dass das Design bei Confluence-Seiten keine wichtige Rolle spielt. Das tut es aber sehr wohl! Stelle Benutzern eine übersichtliche Ansicht zur Verfügung, in der sie einfach navigieren können, damit sie von Anfang gern damit arbeiten. Wir bei Botron nutzen für alle Apps, für die es nicht viele, aber dennoch genügend Informationen anzuzeigen gibt, eine Homepage und bieten eine unkomplizierte Navigation. - Teodora V, Atlassian Community Leader


Schritt 2: Stelle einen gut nachvollziehbaren Projektplan auf.

Dank der Confluence-Seiten musst du Projektpläne nicht immer wieder von Neuem erstellen. Die folgenden Funktionen und Verknüpfungen helfen dir dabei, eine intelligente Projektseite zu erstellen, mit der du dein Team auf dem Laufenden halten kannst.

Erstelle eine eigene Projektseite

Die Projektzusammenarbeit beginnt mit Seiten, die du überall in Confluence erstellen kannst.

Klicke in der oberen Navigationsleiste auf "Erstellen", woraufhin eine neue leere Seite geöffnet wird. Trage vorerst nur einen Titel und eine kurze Beschreibung ein, sofern du eine hast.

Ein kurzer Hinweis zum Datenschutz: Seiten sind standardmäßig für alle in deinem Bereich zugänglich. Wenn du nicht bereit bist, eine Seite mit deinem Team zu teilen, kannst du deinen persönlichen Bereich nutzen, während du im Entwurfsmodus arbeitest. Du kannst die Inhalte dann in den offiziellen Bereich verschieben, wenn sie fertig sind.

Füge Elemente zur Projektseite hinzu

Aktualisiere deine Seiten im Handumdrehen mit Dutzenden von Elementen, indem du Schrägstrich-Befehle verwendest. Gib auf deiner Seite einfach "/" ein, dann wird automatisch eine Liste mit Optionen angezeigt.

Seitenelemente für die Zusammenarbeit an Projekten

  • /layout: Präsentiere Informationen in einem logischen Format, indem du Seitenabschnitte in zwei oder drei Spalten strukturierst.
  • /bild: Lade Bilder oder Videos auf deine Seite hoch. Füge eine Titelleiste und alternativen Text hinzu und richte Bilder oder Videos mithilfe von Textumbrüchen so aus, dass sie auf die Seite passen.
  • /inhalt: Gib deinem Team mithilfe einer Aufzählung im Hauptinhalt einen Überblick über die Abschnitte auf dieser Seite. Dieses Element ruft automatisch auf der Seite eingegebene Überschriften ab und stellt Verknüpfungen zu ihnen her.
  • /tabelle: Viele Confluence-Benutzer verwenden Tabellen, um die Aufgaben eines Projekts zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten.
  • /erweiterung: Füge deiner Seite Abschnitte hinzu, die reduziert werden können.

Verschönere Seiten mit Emojis, Titelbildern und GIFs

Wenn du zwischen verschiedenen Seiten hin- und herwechselst, können Titel oft sehr ähnlich wirken. Emojis, Titelbilder und GIFs helfen dabei, zwischen Projekten zu unterscheiden, und geben optische Hinweise, damit du dich an den Inhalt der Seite erinnern kannst.

Verschönere deine Seite

Wähle ein spezielles Emoji für dein Projekt aus, um es neben dem Titel der Seite in Confluence anzuzeigen.

Veröffentliche Seitenbeschränkungen und lege sie fest

Confluence-Seiten sind standardmäßig für alle in deinem Unternehmen zugänglich. Vielleicht möchtest du aber die Berechtigungen für bestimmte Seiten einschränken. Hinweis: Berechtigungen und Einschränkungen können im Free-Tarif nicht angepasst werden.

Seitenbeschränkungen sind wie folgt gruppiert:

  • Jeder kann Inhalte anzeigen und bearbeiten: Dies ist die Standardeinstellung, die besagt, dass jeder auf der Seite willkommen ist.
  • Jeder hat die Option zum Anzeigen, aber nur einige haben die Option zum Bearbeiten: Das ist der schnellste Weg, den Seiteninhalt zu sperren. Du bist der Einzige, der die Seite bearbeiten und später andere Benutzer manuell hinzufügen kann.
  • Nur bestimmte Personen haben die Option zum Anzeigen oder Bearbeiten: Sperre die Seite, damit sie nur für dich anzeigbar und bearbeitbar ist. Davon ausgehend kannst du andere Benutzer hinzufügen, die die Seite anzeigen und bearbeiten dürfen.

Weitere Informationen: Seitenbeschränkungen hinzufügen oder entfernen →

Füge Labels hinzu, um Seiten zu organisieren

Labels sind die Metadaten für Confluence-Seiten. Sie erleichtern das Auffinden und Aufrufen von Seiten, weil du ein hilfreiches Schlüsselwort (wie "Neueinstellung", "Design" oder "Marketing") hinzugefügt hast, nach dem dein Team in Confluence suchen kann. Suchende erinnern sich vielleicht nicht mehr an den genauen Titel der Seite, du kannst die Suche aber für sie eingrenzen, damit sie alle Seiten zu einem bestimmten Thema finden. Jeder mit Bearbeitungszugriff darf einer Seite vor oder nach ihrer Veröffentlichung Labels hinzufügen.

Weitere Informationen: So fügst du einer Seite Labels hinzu →

Probiere diese Vorlagen aus, um deine Projektseite zu erstellen

Projektplan

Perfekt für Projekte aller Größenordnungen und Schwierigkeitsgrade. Enthält vorformatierte Abschnitte für Problemstellungen, Anwendungsbereiche, Zeitpläne, Meilensteine und Fristen.

Projektposter

Startest du ein Projekt mit vielen Unbekannten? Verwende diese Vorlage, um das Problem zu identifizieren und Annahmen zu bewerten.

90-Tage-Plan

Optimiere den Onboarding-Prozess, indem du alles an einem Ort aufbewahrst, worüber neue Mitarbeiter Bescheid wissen müssen.

Profitipp

Nutze das Erweiterungselement! Es verbirgt Inhalte, damit deine Seite übersichtlicher wird und interessierten Personen trotzdem noch weitere Informationen bietet. Das menschliche Auge braucht eben manchmal eine Pause. - John McKiernan, Senior Product Marketing Manager, Jira Software


Schritt 3: Halte dein Projekt auf Kurs.

Wenn du dich auf E-Mails und Statusbesprechungen verlässt, um dein Projekt zu organisieren, wirst du wahrscheinlich langsamer vorankommen, weil Informationen in verschiedenen isolierten Bereichen aufbewahrt werden. Confluence zentralisiert nicht nur das Aufgabenmanagement, sondern auch die Kommunikation. Nutze die folgenden beschriebenen Funktionen, um loszulegen.

Beginne Diskussionen mit Inline-Kommentaren

Wohlüberlegte Antworten und ihr Kontext können in einer E-Mail-Flut untergehen. Und wenn du vergisst, weitere Empfänger anzugeben, oder Empfänger später hinzufügen möchtest, verlieren diese schnell den Überblick. Inline-Kommentare ermöglichen es wirklich allen, sich mit einer Idee auseinanderzusetzen, und verweisen gleichzeitig auf wichtige Informationen auf der Projektseite.

Um einen Inline-Kommentar zu schreiben, hebst du Text auf der Seite hervor. Daraufhin wird das Kommentarsymbol angezeigt.

Inline-Kommentare

Teammitglieder, die auf die Seite zugreifen dürfen, können auf alle Kommentare reagieren. Wenn im Kommentar-Thread ein Thema irgendwann einmal ausgeschöpft ist, können Kommentare abgeschlossen und gelöscht werden.

Binde Teammitglieder per @mentions ein

@mentions in Confluence funktionieren wie @mentions auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Instagram und Slack. Gib das @-Symbol auf einer Confluence-Seite oder in einem Kommentar ein und schreibe die ersten Buchstaben des Vornamens eines Teammitglieds – und schon wird eine Liste angezeigt. Wähle daraus die Person aus, der du eine Frage stellen oder eine Aufgabe zuweisen möchtest.

Unterstütze Ideen mit Likes

Verwende Likes, wenn du einem Kommentar zustimmen möchtest oder ihn zur Kenntnis genommen hast, ohne dem Thread unnötig weitere Kommentare hinzuzufügen.

Du kannst Likes auch auf einer Seite oder in einem Blogpost nutzen. Der Autor des Inhalts wird benachrichtigt und wenn genügend Teammitglieder auf den Inhalt reagieren, wird er auf der Registerkarte Beliebt des Abschnitts Aktivität in der Seitenleiste angezeigt.

Verwende Tabellen, Status und Aufgaben, um die nächsten Schritte zu organisieren

Tabellen sind eine platzsparende Methode, um Status, Aufgaben, Notizen und sonstiges zu organisieren. Füge zunächst eine Tabelle mit dem Schrägstrich-Befehl /tabelle ein oder klicke in der Navigation auf "+" und suche nach "Tabelle".

Nachdem du eine Tabelle erstellt hast, kannst du weitere Elemente hinzufügen. Wir zeigen hier ein Beispiel für eine Tabelle mit drei Spalten, in der drei Elemente stehen.

Weitere Informationen: Vollständige Liste der Confluence-Elemente anzeigen →

Meilensteine
  1. Status: Lege mit /status farbcodierte Status zur Verwendung innerhalb von Spalten fest.
  2. Daten: Füge mit /datum Meilensteine oder Fristen hinzu.
  3. Aufgaben: Erstelle mit /aufgaben eine Liste mit Kontrollkästchen für Aufgaben.
  4. Extratipp: Wenn die Spalten in deiner Tabelle falsch ausgerichtet sind, kannst du sie mithilfe des Befehls distribute columns (Spalten verteilen) gleichmäßig im Drop-down cell options (Zellenoptionen) verteilen.

Verwende Panels, um auf wichtige Details aufmerksam zu machen

Bei Panels handelt es sich um farbige Blöcke, mit deren Hilfe Leser wichtige Informationen einfacher überfliegen, finden und erfassen können. Beginne mit einer der fünf Panel-Optionen (siehe unten), indem du /panel eingibst.

Beispiele für Panels

Integriere Jira, um den Ticketstatus einzubetten

Jira und Confluence sind ein starkes Team. Anstatt zwischen beiden Tools hin- und herzuwechseln, kannst du Jira-Vorgänge, Diagramme und Roadmaps in die Confluence-Projektseite einbetten.

Nehmen wir einmal an, dass du Jira nutzt, um eine Engineering-Zeitleiste nachzuverfolgen. Verwende den Schrägstrich-Befehl /jira. Damit kannst du nach Jira-Inhalten suchen, die du einbetten möchtest.

Hinweis: Wenn du Jira zum ersten Mal zu einer Confluence-Seite hinzufügst, müssen zunächst einige zusätzliche Schritte ausgeführt werden.

Weitere Informationen: Nutze Jira und Confluence gemeinsam →

Bleibe mit folgenden Vorlagen auf dem Laufenden

Projektstatus

Dies ist eine einfache und unkomplizierte Projektvorlage, die die wichtigsten Elemente des Projektmanagements enthält: Zusammenfassung, Erfolge, nächste Schritte und Probleme.

Besprechungsnotizen

Nutze die formatierten Abschnitte für Teilnehmer, Ziele, Aufgaben, Gesprächsthemen und Entscheidungen in dieser Vorlage, um Besprechungsnotizen besser verständlich zu machen.

DACI: Entscheidungsdokumentation

DACI steht für Driver, Approver, Contributors und Informed (Einflussnehmer, Genehmiger, Mitwirkende und Informationsempfänger). Mithilfe dieser Vorlage kannst du für jedes Teammitglied Vorgaben und Erwartungen klar darlegen.

Standup-Meetings in agilen Teams

Stand-up-Meetings sind schnelle, informative Besprechungen, in denen Erfolge und Blocker behandelt und die nächsten 24 Stunden geplant werden. Best Practices für effektive Stand-ups kennenlernen →

Profitipp

Beachte die Lesezeit, die am Anfang jeder veröffentlichten Seite angegeben wird! Daran erkennst du schnell, wie viel Zeit zum Lesen der Seite benötigt wird. Außerdem hilft die Vorgabe dir als Autor dabei, dich kurz zu fassen und längere Seiten zu unterteilen. - Sam Ugulava, Product Manager bei Atlassian


Schritt 4: Binde funktionsübergreifende Stakeholder ein.

Je mehr Personen involviert sind, desto schwieriger gestaltet sich normalerweise die Zusammenarbeit. Bei großen Projekten wie Markenumstellungen oder der Einführung neuer Produkte ist aber die Mitarbeit von funktionsübergreifenden Teams gefragt. Befolge diese Tipps, um die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams zu koordinieren.

Lade Stakeholder zum Projekt ein

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter zu deiner Projektseite einzuladen. Sie hängen davon ab, ob Mitarbeiter bereits Zugriff auf Confluence haben, sich außerhalb deines Unternehmens befinden oder einen bestimmten Kontext von deiner Projektseite benötigen, wenn sie zur Zusammenarbeit eingeladen werden.

Interne Teams

Um Inhalte mit einzelnen Personen oder Teams innerhalb deines Unternehmens zu teilen, klicke oben rechts auf deiner Seite auf Teilen.

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Externe Teams

Um Inhalte mit einzelnen Personen oder Teams außerhalb deines Unternehmens zu teilen, erstellst du einen öffentlichen Link. Hinweis: Öffentliche Links sind standardmäßig deaktiviert und nur in Confluence Standard und Premium verfügbar.

Weitere Informationen: Inhalte extern mit öffentlichen Links teilen →

Wichtige Stakeholder

Wenn du einem wichtigen Stakeholder, den du in ein Projekt einbinden möchtest, einen bestimmten Kontext vermitteln möchtest, verwende @mentions, um die Person in einem Inline- oder Seitenkommentar zu markieren.

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Halte Stakeholder an, eine Seite zu beobachten oder mit einem Stern zu kennzeichnen

Fordere wie auf deiner Homepage auch Mitglieder von funktionsübergreifenden Teams dazu auf, deine Seite zu beobachten oder mit einem Stern zu kennzeichnen, damit sie sich dort laufend über das Projekt informieren können.

Beobachte eine Seite, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Änderungen vorgenommen werden. Überprüfe Einstellungen, um die Liste der von dir beobachteten Seiten anzuzeigen und zu ändern. Hinweis: Wenn du eine Seite kommentierst oder likst, wirst du automatisch als Beobachter hinzugefügt.

Kennzeichne eine Seite mit einem Stern, um sie deiner Favoritenliste hinzuzufügen. Du erhältst keine Benachrichtigungen, wenn Aktualisierungen vorgenommen werden, aber du kannst die Seite auf diese Weise problemlos in deinen Confluence-Bereichen wiederfinden.

Verfolge mithilfe von Analysen nach, wer die Seite angesehen hat

Analysen von Confluence-Seiten zeigen auf, wie Teamkollegen mit deinem Projekt interagieren und sich damit auseinandersetzen. Sie umfassen darüber hinaus auch Anhänge, die der Seite hinzugefügt werden. Mit einem kurzen Blick auf das Analyse-Dashboard der Seite erfährst du, wem du mit einer freundlichen Erinnerung auf die Sprünge helfen musst.

Hinweis: Analysen werden nur im Rahmen von Confluence Cloud Premium und Enterprise angeboten.

Klicke im Dashboard der Seite auf Analysen anzeigen, um die folgenden Informationen über die Benutzer zu erhalten, die deine Seite angesehen haben.

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Füge einen FAQ-Bereich hinzu, um Mitarbeiter zu schulen

Projektneulinge werden grundlegende Fragen haben, wenn sie sich einarbeiten. Beantworte diese Fragen proaktiv mit einem FAQ-Bereich (anstatt sich wiederholende und zeitaufwendige Onboarding-Meetings abzuhalten). Neueinsteiger können außerdem Fragen stellen, um den Austausch von Allgemeinwissen zu fördern.

Extratipp: Verwende den Schrägstrich-Befehl /erweiterung, um reduzierbare Antworten hinzuzufügen, ohne die Seite mit langen Textblöcken zu überladen. Und vergiss nicht, @mentions zu verwenden, um Teammitglieder zu markieren, die Antworten mit ihrem Fachwissen ergänzen können.

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Füge eine Seitenhierarchie hinzu, um Projekte übersichtlich zu halten

Für ein komplexes Projekt wirst du wahrscheinlich mehrere Seiten brauchen, um die Navigation zu vereinfachen.

Tippe /seitenhierarchie, um eine dynamische Liste mit Seiten hinzuzufügen, die unter deiner Projektseite hierarchisch angeordnet sind. Jetzt kannst du Parameter festlegen, um bestimmte Inhalte einzubeziehen. Erfahre hier mehr über die Feineinstellungen zum Seitenhierarchie-Makro: Seitenhierarchie-Makro einfügen →

Du kannst deiner Seite mithilfe von /seitenhierarchiesuche auch ein Seitenhierarchie-Suchfeld hinzufügen. Danach können alle Teamkollegen im Projekt ein bestimmtes Schlüsselwort eingeben, um eine Liste mit Ergebnissen zu erhalten. Weitere Informationen: Suchmakro für die Seitenhierarchie einfügen →

Vorlagen für die Aufnahme von Teammitgliedern

Projektstatus

Eine einfache und unkomplizierte Projektvorlage, die die wichtigsten Elemente des Projektmanagements enthält: Zusammenfassung, Erfolge, nächste Schritte und Probleme.

Geschäftsstatus

Eine einfache Möglichkeit für funktionsübergreifende Teams, sich über alle deine bisherigen Projekte zu informieren. Sie enthält Bereiche für Highlights, Blocker, Risiken und OKRs.

Hilfeartikel

Ein Framework, das dir bei der Erstellung einer schrittweisen Anleitung hilft, wenn du deinem Team erklären musst, wie eine Aufgabe zu erledigen ist.

Profitipp

Verwende die Beobachtungsfunktion, um dir schnell einen Überblick darüber zu verschaffen, was in Projekten vor sich geht. Für mich als vielbeschäftigte Führungskraft ist dies die hilfreichste Methode, um zu sehen, was im gesamten Unternehmen passiert. Ich verwende außerdem Inline-Kommentare, um Vorschläge zu machen oder Fragen zu stellen. - Harrison Tang, CEO bei Spokeo


Schritt 5: Bewerte, dokumentiere und feiere deinen Erfolg.

Nur 4 % der Unternehmen geben an, dass sie ihre Prozesse immer dokumentieren. Das sind nicht viele. Dein Gemeinschaftsprojekt liefert wertvolle Erkenntnisse. Diese aufzuschreiben ist die beste Methode, um den Nutzen der Arbeit festzuhalten und zu verhindern, dass diese Erkenntnisse mit den Mitarbeitern, die dein Unternehmen irgendwann einmal verlassen, verloren gehen.

Schließe Projekte mit einem Gefühl der Dankbarkeit für die ganze harte Arbeit ab, halte die Details fest und ziehe daraus deine Lehren.

Bedanke dich bei deinem Team

Ein Team ist vor allem dann zufrieden und motiviert, wenn seine großartige Leistung anerkannt wird. Leider konzentrieren sich zu viele Teamleiter vorwiegend darauf, Projekte voranzutreiben, und vergessen dabei, den Mitarbeitern ihre Wertschätzung zu zeigen.

Nimm dir einen Moment Zeit und nutze @mentions, um Teamkollegen für die Arbeit zu loben, die sie für das Projekt geleistet haben. Dazu erstellst du einfach einen Textabschnitt auf deiner Seite, fügst die passenden Emojis ein, um dem Ganzen etwas Flair zu verleihen, und erwähnst die einzelnen Mitwirkenden und Teams per @mention. Du kannst deine Anerkennung wie im folgenden Beispiel zum Ausdruck bringen oder hervorragende Leistungen im Detail würdigen.

Dank an das Team

Aktualisiere Status und Aufgaben

Veröffentliche eine frei zugängliche, gemeinsam genutzte To-do-Liste mithilfe des Befehls /aufgaben und stelle sicher, dass sie im Laufe des Projekts regelmäßig aktualisiert wird. Diese Liste stellt Fortschritte visuell dar und kann die Motivation und Eigenverantwortung fördern. Überprüfe die Aufgaben und hake alle erledigten Punkte ab, denn das verschafft dir das gute Gefühl, etwas geleistet zu haben.

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Trage wichtige Erkenntnisse zusammen und dokumentiere sie

Bei jedem Projekt ergibt sich die Möglichkeit, etwas dazuzulernen und die Fähigkeiten des Teams zu erweitern. Verwandle diese Erkenntnisse in institutionelles Wissen, das sich auf das nächste Projekt anwenden lässt. Plane zum Abschluss des Projekts eine Stunde für dein Team ein, um ein Retrospektiv-Meeting abzuhalten (siehe die Confluence-Seitenvorlage weiter unten), in dem verbesserungswürdige Punkte behandelt werden. Wenn du über aus dem Projekt gewonnene Erkenntnisse sprichst, förderst du den freien Wissensaustausch innerhalb deines Unternehmens.

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Nutze eine Tabelle für die Berichterstellung

Am Ende des Projekts solltest du mit deinen Teams und Stakeholdern, die für den Erfolg des Projekts mitverantwortlich sind, über die Ergebnisse und Auswirkungen sprechen. Erstelle mithilfe von /tabelle Zeilen oder Spalten mit Daten für den abschließenden Bericht.

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Teile deine Ergebnisse in einem Blogpost mit

Erfolge, Misserfolge und wichtige Erkenntnisse – über all das möchte dein Team informiert werden. Halte deine Ergebnisse schriftlich fest und verschaffe deinem gesamten Unternehmen transparente Einblicke in deine Arbeit, indem du einen zusammenfassenden Blogpost veröffentlichst. Nutze den Blogpost dazu, um dich bei deinem Team zu bedanken, den Abschlussbericht zu teilen, über die wichtigsten Erkenntnisse zu informieren und zu kommunizieren, was für dein Projekt als Nächstes ansteht.

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Vorlagen, die zum Projektabschluss verwendet werden sollten

Retrospektive

Öffne diese Vorlage, um festzuhalten, welche Tätigkeiten begonnen, eingestellt oder fortgeführt werden sollten.

Blogpost

Verwende diese Blogpost-Vorlage als schnelle Methode, um wichtige Erkenntnisse detaillierter darzulegen und dein Team zu loben. Mache den Blogpost anschließend für das gesamte Unternehmen zugänglich.

Erstelle deine eigene Vorlage

Verwandle eine deiner maßgeschneiderten Projektseiten in eine eigene replizierbare Vorlage, die du auf dein nächstes Projekt anwenden kannst.

Profitipp

Einprägsame Blogpost-Titel sind eine gute Möglichkeit, um die Aufmerksamkeit deiner Leser zu wecken. Ein solcher Titel könnte zum Beispiel Zahlen oder ein Wortspiel enthalten. Zu meinen Lieblingstiteln zählen "The Customer 'I'm lovin' it' Report" und "The first Jira July!" - Bridget Sauer, Community Content + Customer Programs bei Atlassian

Arbeite auf ein Ziel hin

Es gibt keinen Königsweg für Innovationen. Dafür sind beständige Zusammenarbeit und eine enge Koordination erforderlich und ohne ein geeignetes System kann die Arbeit mühsam werden. Wir waren zwar nicht in Thomas Edisons Labor in Menlo Park dabei, können uns aber gut vorstellen, dass auch er verärgert war, wenn Notizen beschmutzt oder ignoriert wurden oder verloren gingen.

Und da Teams heutzutage weltweit stärker verteilt sind als je zuvor, ist eine Versammlung am Konferenztisch oder am Whiteboard keine Option mehr. Confluence wurde konzipiert, damit sich die übergreifende Zusammenarbeit so natürlich wie möglich anfühlt und du keine Zeit verlierst oder den Projektfortschritt verlangsamst.

Die gute Nachricht ist, dass Zusammenarbeit eine bereichernde Erfahrung sein kann. Mit Confluence kannst du ein Projekt nicht nur mit minimalen Reibungsverlusten abwickeln, sondern auch dazulernen und durch den Prozess als Team stärker zusammenwachsen.

Die Geschichte hat uns gelehrt, dass sich die nächste große Innovation aus unterschiedlichen Denkansätzen und scheinbar nicht verwandten Themen ergeben wird. Wir können es kaum erwarten, von den brillanten Ideen zu erfahren, die du und dein Team mithilfe von Confluence entwickeln. Viel Spaß bei der Zusammenarbeit!