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Introdução

Agora, mais do que nunca, o trabalho em equipe é necessário para alcançar o sucesso. No mundo híbrido atual, as informações estão sendo compartilhadas mais rápido do que nunca e a complexidade dos desafios a serem resolvidos está crescendo. Quer esteja produzindo a lâmpada do século XXI ou lançando seu produto mais recente, trabalhar com diferentes pontos de vista dentro da equipe é essencial para impulsionar a criatividade, a produtividade, o envolvimento e a comunicação em qualquer projeto.

No entanto, a realidade é que a colaboração entre equipes nos projetos apresenta a própria parcela de obstáculos, em especial no caso das equipes distribuídas. Os documentos ficam dispersos e bloqueados por trás de permissões. E sem roteiro claro ou objetivo definido como ponto de referência, a confusão e as reuniões de recuperação que acabam com a motivação são inevitáveis.

Planos de projeto precisos, atualizados e que possam ser acessados em alguma ferramenta de colaboração em equipe como o Confluence são o antídoto. O espaço de trabalho do Confluence esclarece a missão e as responsabilidades individuais, além de proporcionar visibilidade a todos os colaboradores.

Com a edição em tempo real, os templates de práticas recomendadas e as integrações do Confluence com o Jira e o Trello, a equipe consegue trabalhar em conjunto para transformar sonhos em realidade.

Neste guia, a gente vai mostrar as práticas recomendadas do Confluence para:

Depois de ler este guia, você vai estar pronto para liderar a equipe com colaborações bem-sucedidas nos projetos.


Etapa 1: Criar a página inicial informativa da equipe

Defina o ponto de referência

Quarenta e cinco por cento das organizações com dificuldades na área da colaboração colocam a culpa nos objetivos divergentes, de acordo com a pesquisa que a gente fez com mais de 750 líderes de TI e engenharia.

Identifique o objetivo definido como ponto referência logo no início. Assim a equipe permanece focada quando obstáculos e oportunidades surgirem pelo caminho.

Use o exercício Metas, sinais e medidas do Esquema Tático da Atlassian para identificar o ponto de referência. Assim que for identificado, adicione o ponto de referência à página inicial da equipe para que fique sempre à vista para toda a equipe durante o projeto.

Escolha o formato da página inicial

Muitos clientes da Atlassian usam espaços para departamentos (como marketing ou RH) e para projetos (como lançamento de produtos em janeiro). Às vezes, os departamentos têm vários projetos sendo executados ao mesmo tempo. E, às vezes, esses projetos envolvem diferentes departamentos.

Há duas maneiras de configurar a página inicial do projeto: criar o novo espaço da equipe ou criar a nova página em algum espaço da equipe que já existe. Para decidir é preciso avaliar se o projeto envolve diversos departamentos ou se algum departamento específico consegue dar conta do recado.

Espaços da equipe para projetos entre departamentos

Membros de diferentes departamentos podem participar do espaço da equipe, e é possível criar subpáginas dentro dele para manter documentos relevantes, como notas de reunião, brainstormings e cronogramas.

Saiba mais: Assista a este tutorial passo a passo sobre como criar o espaço da equipe no Confluence →

Nele é possível adicionar o ponto de referência, apresentar pessoas à equipe, descrever objetivos e metas e compartilhar as novidades e atualizações mais recentes.

Páginas para projetos de departamento único

Se o projeto envolver membros do mesmo departamento (como marketing ou RH) que já tenha o próprio espaço da equipe no Confluence, basta criar a nova página do projeto dentro do espaço da equipe que já existe.

Template: use o template de página inicial da equipe personalizado para criar com rapidez o layout da página inicial do projeto.

Ramificação de página

Caso esteja criando páginas para vários projetos, mantenha todas organizadas com a árvore de páginas. Com a árvore de páginas, qualquer pessoa consegue entender em que a equipe está trabalhando e pode resolver se aprofundar.

Ramificação de página

Gerenciar e definir permissões

O Confluence é uma ferramenta de colaboração aberta, para que todos os membros da equipe possam acessar todas as páginas e espaços por padrão. No entanto, a gente entende que existem momentos em que o controle precisa ser mais rigoroso.

O administrador do espaço no plano Standard ou Premium consegue definir níveis de permissão para usuários e grupos em espaços e páginas. Observação: as permissões de espaço não são personalizáveis no plano Free.

Saiba mais: O que são permissões e restrições do Confluence Cloud?

Adicione atalhos de espaço

Use atalhos de espaço para destacar o conteúdo que os membros da equipe vão visitar com frequência.

Atalhos

Como administrador do espaço, é possível criar links para páginas ou espaços no Confluence ou em sites externos.

Publique a página e convide a equipe e os interessados

Agora que o essencial para a página inicial está configurado, é hora de envolver a equipe.

Siga estas etapas:

  1. Clique em “Publicar”;
  2. Convide as pessoas pelos seus endereços de e-mail ou envie o link compartilhável a elas;
  3. Escreva uma nota para a equipe sobre o que vão encontrar na página inicial;
  4. Lembre aos colaboradores que eles podem:
    1. Marcar com estrela qualquer página ou espaço para que fique mais fácil de encontrar, sem a necessidade de pesquisar ou marcar como favorito no navegador.
    2. Seguir qualquer página ou espaço para receber e-mails de notificação quando alterações forem realizadas.
Dica profissional

Mantenha a simplicidade, mantenha a beleza! Você pode pensar que o design não é lá muito importante nas páginas do Confluence. Vou revelar o segredo: o design é muito importante. Quando os usuários percebem o visual limpo e fácil de navegar que foi disponibilizado a eles, a adoção é imediata. Na Botron, a gente conta com página inicial única para todos os aplicativos, com algumas poucas informações essenciais exibidas, além de navegação limpa. -Teodora V, líder da Comunidade da Atlassian


Etapa 2: Criar um plano de projeto fácil de seguir

As páginas do Confluence eliminam a tarefa repetitiva de criar planos de projeto do zero. Os recursos e atalhos a seguir vão ajudar a criar a página de projeto inteligente que vai manter a equipe envolvida e informada.

Crie a página do projeto

A colaboração do projeto começa com páginas que você pode criar de qualquer lugar do Confluence.

Clique em Criar na navegação superior e a nova página em branco é aberta. Por enquanto, adicione o título e alguma descrição breve opcional.

Observação rápida sobre privacidade: as páginas ficam acessíveis a todas as pessoas no espaço por padrão. Caso prefira não compartilhar a página com a equipe agora, use o espaço pessoal enquanto estiver no modo de rascunho. Em seguida, mova a página para o espaço oficial quando estiver pronto para compartilhar.

Adicione elementos à página do projeto

Preencha as páginas com dezenas de elementos com facilidade usando comandos de barra. Basta digitar / na página e a lista de opções é exibida sem que seja preciso fazer mais nada.

Elementos de página para colaboração em projetos

  • /layout: apresente informações em formato lógico, estruturando as seções da página em duas ou três colunas.
  • /imagem: carregue imagens ou vídeos para a página. Adicione a legenda e o texto alternativo, e alinhe a imagem ou o vídeo para que se ajuste à página usando a quebra de linha.
  • /índice: ofereça à equipe a visão geral das seções na página com lista com marcadores do conteúdo principal. Esse elemento faz a leitura automática dos títulos inseridos na página e cria links para eles.
  • /tabela: muitos usuários do Confluence usam tabelas para manter os itens de ação do projeto organizados e atualizados.
  • /expandir: adicione seções recolhíveis à página.

Embeleze a página com emojis, imagens de capa e GIFs

Os títulos podem começar a se confundir à medida que você alterna entre as páginas. Emojis, imagens de capa e GIFs ajudam a diferenciar projetos e oferecem dicas visuais para ajudar a lembrar o conteúdo que está na página.

Embeleze a página

Escolha o emoji dedicado ao projeto para que apareça ao lado do título da página no Confluence.

Publique e defina restrições de página

Por padrão, as páginas do Confluence estão abertas a todos na organização. Mas é possível optar por limitar as permissões em algumas páginas. Observação: as permissões e restrições não são personalizáveis no plano Free.

As restrições de página são agrupadas da seguinte forma:

  • Qualquer pessoa pode ver e editar: A configuração padrão, todos são bem-vindos à página.
  • Qualquer pessoa pode ver; alguns podem editar: A maneira mais rápida de bloquear o conteúdo da página, você é o único com permissão para editar e pode adicionar outras pessoas mais tarde.
  • Apenas pessoas específicas podem visualizar ou editar: bloqueie a página para ficar visível e editável apenas por você. A partir daí, é possível adicionar outras pessoas para visualizar e editar.

Saiba mais: Adicionar ou remover restrições de página →

Adicione categorias para organizar as páginas

As categorias são os metadados das páginas do Confluence. Elas facilitam a localização e a exibição de páginas usando a palavra-chave relevante (como “recrutamento”, “design” ou “marketing”) que você adicionou e que pode ser pesquisada pela equipe no Confluence. As pessoas realizando pesquisas podem não se lembrar do título exato da página, mas é possível filtrar e encontrar todas as páginas relacionadas a algum determinado tópico. Qualquer pessoa com acesso de edição pode adicionar categorias à página antes ou depois da publicação da página.

Saiba mais: Como adicionar categorias à página →

Experimente esses templates para lançar a página do projeto

Plano de projeto

Perfeito para projetos de todos os tamanhos e complexidades. Inclui seções pré-formatadas para declarações de problemas, escopos, cronogramas, marcos e prazos.

Pôster do projeto

Vai lançar algum projeto com muitas incertezas? Use esse template para identificar o problema e validar as suposições.

Plano de 90 dias

Simplifique o processo de integração mantendo tudo o que os novos funcionários precisam saber no mesmo lugar.

Dica profissional

Faça do elemento "Expandir" o seu melhor amigo! Ele oculta certa quantidade de conteúdo para melhorar a legibilidade da página, oferecendo mais para quem está procurando. O olho humano precisa de descanso! -John McKiernan, Gerente Sênior de Marketing de Produtos, Jira Software


Etapa 3: Manter o projeto no caminho certo

Quando a troca de e-mails e reuniões sobre status são necessárias para organizar o projeto, o progresso tende a estagnar à medida que as informações ficam fragmentadas em diferentes silos. O Confluence centraliza o gerenciamento de tarefas e a comunicação. Acompanhe os recursos que a gente oferece abaixo para começar.

Inicie discussões com comentários em linha

Respostas úteis podem se perder e ficar sem contexto à medida que as respostas por e-mail se acumulam. E se você esquecer de copiar alguma pessoa ou adicionar alguém com o bonde andando, essas pessoas vão enfrentar dificuldades para entrar no ritmo do projeto. Comentários em linha permitem que qualquer pessoa (ou todas elas) se reúnam em torno de alguma ideia sem deixar de consultar as principais informações na página do projeto.

Para deixar o comentário em linha, destaque o texto na página e o ícone de comentário é mostrado.

Comentários em linha

Os membros da equipe com permissão para acessar a página podem responder a qualquer comentário. Além disso, quando algum tópico de comentários chega à conclusão natural, os comentários podem ser resolvidos e apagados.

Mantenha os membros da equipe atualizados com o recurso de @menções

@menções no Confluence funcionam como @menções em plataformas de mídia social como Twitter, Instagram e Slack. Digite o símbolo @ em alguma página ou comentário do Confluence, comece a digitar as letras do primeiro nome do membro da equipe e a lista correspondente é mostrada. Selecione a pessoa a quem perguntar ou atribuir alguma tarefa.

Apoie ideias com curtidas

Use curtidas quando quiser oferecer apoio ou reconhecer que leu algum comentário sem bagunçar o tópico com outro comentário.

É possível também usar curtidas em páginas ou blogs. O autor do conteúdo é notificado e, se a quantidade suficiente de membros da equipe reagir ao conteúdo, ele é exibido na guia Popular da seção Atividade na barra lateral.

Use tabelas, status e itens de ação para organizar as próximas etapas

As tabelas servem para organizar com economia de espaço os status, itens de ação, notas e muito mais. Primeiro, insira uma tabela com o comando de barra /tabela ou clique em + na navegação e pesquise “tabela”.

Agora que a tabela já foi adicionada, a gente vai adicionar outros elementos. Considere este exemplo de tabela de três colunas equipada com três elementos.

Saiba mais: Veja a lista completa de elementos do Confluence →

MARCOS
  1. Status: Defina status codificados por cores para dentro de colunas com /status
  2. Datas: adicione marcos ou prazos com /data
  3. Itens de ação: Crie uma lista de caixas de seleção para tarefas com /itens de ação
  4. Bônus: se as colunas da tabela estiverem desalinhadas, use distribuir colunas para que sejam distribuídas com uniformidade no menu suspenso opções da célula.

Use painéis para chamar a atenção para as informações principais

Os painéis são blocos coloridos que auxiliam os leitores a folhear, encontrar e internalizar informações importantes. Comece com alguma das cinco opções de painel (vistas abaixo) digitando /painel.

Exemplos de painéis

Integre o Jira para incorporar o status do ticket

O Jira e o Confluence formam uma dupla poderosa. Em vez de alternar entre os dois, incorpore itens, gráficos e roteiros do Jira direto na página do projeto do Confluence.

Neste cenário hipotético, você usa o Jira para acompanhar o cronograma da engenharia. Use o comando de barra /jira. A partir daí, dá para pesquisar o conteúdo do Jira que gostaria de incorporar.

Observação: se esta é a primeira vez que você adiciona o Jira a alguma página do Confluence, vai ser preciso passar por algumas etapas adicionais primeiro.

Saiba mais: Use o Jira e o Confluence juntos →

Acompanhe o processo com estes templates

Status do projeto

Este é um template de projeto simples e direto composto pelos conceitos fundamentais da gestão de projetos: resumo, realizações, próximas etapas e itens.

Anotações de reuniões

Elimine as suposições das notas da reunião com as seções formatadas deste template para participantes, metas, itens de ação, tópicos de discussão e decisões.

DACI: documentação da decisão

DACI é o acrônimo de Dirigente, Aprovador, Contribuidor e Informado. Este template vai ajudar a estabelecer clareza e expectativas claras para cada membro da equipe.

Reuniões rápidas para equipes ágeis

As reuniões em pé são reuniões rápidas e informativas para compartilhar êxitos e bloqueadores e planejar as próximas 24 horas. Aprenda as melhores práticas de reuniões em pé eficazes →

Dica profissional

Fique de olho no tempo de leitura na parte superior de qualquer página publicada! Assim é rápido ver quanto tempo o leitor vai precisar na página e ajuda você, como autor, a manter a concisão e a dividir páginas mais longas. -Sam Ugulava, gerente de produto da Atlassian


Etapa 4: Manter as partes interessadas multifuncionais atualizadas

A colaboração tende a ficar mais difícil à medida que mais pessoas são envolvidas. Porém, grandes projetos, como a reformulação da marca ou o lançamento de novos produtos, precisam de contribuições de equipes multifuncionais. Siga estas dicas para coordenar a colaboração entre as equipes.

Convidar as partes interessadas para o projeto

Há algumas maneiras de convidar colaboradores para a página do projeto, dependendo de se eles já têm acesso ao Confluence, se estão fora da organização ou se precisam de contexto específico na página do projeto quando são convidados a colaborar.

Equipes internas

Para compartilhar com pessoas ou equipes dentro da organização, clique em compartilhar no canto superior direito da página.

Compartilhamento de páginas

Equipes externas

Para compartilhar com pessoas ou equipes fora da organização, criar link público. Observação: os links públicos são desativados por padrão e estão disponíveis apenas no Confluence Standard e Premium.

Saiba mais: Faça o compartilhamento externo de conteúdo com links públicos →

Principais interessados

Caso queira oferecer contexto específico ao colocar algum interessado importante à par de algum projeto, use @menções para marcar a pessoa no comentário em linha ou na página.

Compartilhamento de páginas

Incentive os interessados a seguir ou marcar com estrela a página

Assim como a página inicial, incentive os colegas de equipe multifuncionais a seguir ou marcar com estrela a página para que fiquem atualizados sobre o projeto.

Siga alguma página para receber notificações por e-mail a respeito de novas alterações. Verifique as configurações para visualizar e modificar a lista de páginas que você segue. Observação: caso comente ou curta a página, você é adicionado como observador.

Marque a página com estrela para que seja adicionada à lista de favoritos. Você não vai receber notificações quando as atualizações forem feitas, mas consegue encontrar com facilidade a página nos espaços do Confluence.

Acompanhe quem visualizou a página com dados de análise

Os dados de análise de páginas do Confluence mostram como os colegas de equipe interagem e se envolvem com o projeto, incluindo anexos adicionados à página. Basta bater o olho no painel dos dados de análise da página para saber quem cutucar com aquele lembrete simpático.

Observação: os dados de análise são oferecidos apenas como parte do Confluence Cloud Premium e Enterprise.

Clique em visualizar dados de análise no painel da página para acessar estas informações úteis sobre os usuários que visualizaram a página.

Compartilhamento de páginas

Adicione a seção de perguntas frequentes para educar os colaboradores

Os recém-chegados ao projeto vão ter perguntas básicas à medida que vão entrando no ritmo. Responda com proatividade a essas perguntas na seção de perguntas frequentes (em vez de reuniões de integração repetitivas e longas). Além disso, os recém-chegados podem fazer perguntas para aumentar o compartilhamento de conhecimento público.

Bônus: use o comando de barra /expandir para adicionar respostas recolhíveis sem sobrecarregar a página com longos blocos de texto. E não se esqueça de usar @menções para marcar membros da equipe que podem adicionar seu conhecimento às respostas.

Compartilhamento de páginas

Adicione a árvore de páginas para manter o projeto organizado

Quando o projeto é complexo, é provável que várias páginas sejam necessárias para facilitar a navegação.

Digite /árvore de páginas para adicionar a lista dinâmica de páginas que estão hierarquizadas na página do projeto. Agora é possível definir parâmetros para incluir determinado conteúdo. Saiba mais sobre as configurações granulares da macro da árvore de páginas aqui: Insira a macro da árvore de páginas →

É possível também adicionar o campo de pesquisa de árvore de páginas à página com /pesquisa de árvore de páginas. Agora, qualquer colega de equipe no projeto pode inserir a palavra-chave especificada e receber a lista de resultados. Saiba mais: Insira a macro de pesquisa da árvore de páginas →

Templates para integrar membros da equipe aos projetos

Status do projeto

O template de projeto simples e direto que inclui os fundamentos da gestão de projetos: resumo, realizações, próximas etapas e itens.

Status dos negócios

O jeito fácil para equipes multifuncionais acessarem informações sobre tudo o que tem sido realizado com espaços para destaques, bloqueadores, riscos e objetivos e resultados-chave (OKRs).

Passo a passo

A estrutura para ajudar a criar o guia passo a passo para os momentos em que é necessário dizer à equipe como realizar alguma tarefa.

Dica profissional

Use o recurso de Seguir para ficar inteirado rapidinho a respeito do que está acontecendo em qualquer projeto. Como líder ocupado, é a maneira mais útil de ver o que está acontecendo em toda a empresa. Também uso comentários em linha para fazer sugestões ou perguntas. -Harrison Tang, CEO da Spokeo


Etapa 5: Avaliar, acompanhar e comemorar o sucesso

Apenas 4% das empresas afirmam que sempre documentam os processos. Eita! O projeto colaborativo contém informações valiosas. Anotar essas informações é a melhor maneira de perpetuar o valor do trabalho e, caso os participantes resolvam sair da empresa, de estar protegido contra a possibilidade de os insights saírem junto com eles.

Finalize os projetos com sentimento de gratidão por todo o trabalho árduo, documente as informações e faça o melhor com as lições aprendidas.

Agradeça à equipe

Um ingrediente essencial de toda equipe feliz e motivada é o reconhecimento de trabalhos excelentes. Porém, muitos líderes de equipe estão concentrados demais em avançar e acabam deixando os funcionários sem o devido reconhecimento.

Reserve algum momento e use @menções para reconhecer e incentivar colegas de equipe pelo trabalho que eles contribuíram para o projeto. É só criar a seção de texto na sua página, adicionar emojis correspondentes para dar um toque e @mencionar os colaboradores e equipes individuais. É possível dar o reconhecimento como no exemplo abaixo ou fazer elogios mais detalhados por contribuições que superaram as expectativas.

Agradecimento da equipe

Atualizar os status e os itens de ação

Publique listas de tarefas públicas e compartilhadas usando o /item de ação e mantenha ela atualizada durante todo o projeto. Esta lista é a representação visual do progresso e pode gerar motivação e responsabilidade. Revise e marque as tarefas como concluídas com aquela merecida sensação de satisfação.

Imagem 2 do Marco

Reúna e documente os principais argumentos

Cada projeto é a chance de aprender e desenvolver as capacidades da equipe. Transforme esses aprendizados em conhecimento institucional que pode ser aplicado ao próximo projeto. Quando o projeto terminar, agende uma hora para a equipe realizar a reunião de retrospectiva (veja abaixo o template de página do Confluence) para identificar oportunidades de melhoria. Ao adicionar tópicos, você promove a cultura de compartilhamento de conhecimento na organização.

Compartilhamento de páginas

Acompanhe os relatórios na tabela

No final do projeto, é bom compartilhar os produtos e resultados com as equipes e os interessados que investiram no êxito do projeto. Use /tabela para criar linhas ou colunas de dados para o relatório final.

Compartilhamento de páginas

Publique os resultados no blog

Sucessos, fracassos, aprendizados importantes: a equipe quer saber tudo! Codifique os resultados e dê visibilidade ao seu trabalho em toda a organização com a publicação de recapitulações no blog. Use o blog para agradecer à equipe, compartilhar o relatório final, dar os principais toques e comunicar o que vem no futuro para o projeto.

Compartilhamento de páginas

Templates a serem usados para finalizar o projeto

Retrospectiva

Abra esse template para capturar o que é preciso começar, parar e continuar realizando.

Post no blog

Use este template de blog como atalho para detalhar os principais aprendizados e dar reconhecimento à equipe e, em seguida, expanda para toda a empresa.

Crie o próprio template

Transforme uma das páginas de projeto personalizadas no próprio template replicável para aplicar ao próximo projeto.

Dica profissional

Blogs com títulos chamativos são excelentes para atrair o público! Pense em qualquer coisa com números ou em um trocadilho. Alguns dos meus títulos favoritos foram "The Customer 'I'm lovin' it' Report" e "The first Jira July!" -Bridget Sauer, conteúdo da comunidade + programas para clientes na Atlassian

Trabalhar com propósito

Não há atalho para a inovação. É preciso colaboração persistente e coordenação estrita e sem um bom sistema o trabalho pode ser árduo. A gente não estava no laboratório de Edison em Menlo Park, mas a gente imagina que até ele ficou irritado quando as notas foram borradas, perdidas ou ignoradas.

E hoje em dia, com as equipes mais globais e mais distribuídas do que nunca, já não dá mais para contar com aquela reunião ao redor da mesa da sala de conferência ou do quadro branco. O Confluence foi desenvolvido para fazer com que o ato de colaboração entre equipes aconteça com a maior naturalidade, para que nenhum progresso ou tempo seja perdido.

A boa notícia é que a colaboração pode ser uma experiência gratificante. Com o Confluence, os projetos são realizados com o mínimo de atrito e com aprendizado e aproximação dos membros como equipe durante o processo.

A história ensinou para a Atlassian que a próxima maior inovação vai ser o resultado da união de mentes diversas e tópicos que, na superfície, não parecem relacionados. A gente mal pode esperar para ver as ideias brilhantes que você e a equipe vão criar com o Confluence como companhia. Feliz colaboração!