Close

Wstęp

Dziś w znacznie większym stopniu niż dotąd powodzenie firm zależy od pracy zespołowej. We współczesnym świecie hybrydowym informacje rozchodzą się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a stopień skomplikowania problemów do rozwiązania ustawicznie wzrasta. Niezależnie od tego, czy chcesz stworzyć żarówkę na miarę XXI wieku, czy dostarczyć odbiorcom swój najnowszy produkt, współpraca z zespołem, którego członkowie wnoszą różne spojrzenia, ma zasadnicze znaczenie dla poprawy kreatywności, produktywności, zaangażowania i komunikacji przy realizacji dowolnego projektu.

Jednak w rzeczywistości współpraca międzyzespołowa nad projektem wiąże się z całą gamą przeszkód, zwłaszcza w zespołach rozproszonych. Dokumenty są rozrzucone po różnych systemach i często wymagają uprawnień dostępu. A bez wyraźnie zarysowanego harmonogramu ani celu przyświecającego niczym Gwiazda Polarna nie da się uniknąć zamieszania i spotkań informacyjnych, które obniżają morale wszystkich.

Antidotum stanowią dokładne, aktualne i dostępne plany projektu w narzędziu do współpracy zespołowej, takim jak Confluence. W swojej przestrzeni roboczej w Confluence możesz sprecyzować misję, określić obowiązki poszczególnych osób i zapewnić wgląd każdemu współpracownikowi.

Dzięki możliwości edycji w czasie rzeczywistym, szablonom stanowiącym odzwierciedlenie najlepszych praktyk oraz integracjom z systemami Jira i Trello, jakie oferuje rozwiązanie Confluence, zespół może pracować razem, zmieniając marzenia w rzeczywistość.

W tym przewodniku znajdziesz najlepsze praktyki Confluence w następujących obszarach:

Po zapoznaniu się z tym przewodnikiem będziesz w stanie poprowadzić zespół tak, aby skutecznie współpracował przy realizacji projektu.


Krok 1: Utworzenie merytorycznej strony głównej zespołu

Wyznacz własną Gwiazdę Polarną

Jak wskazują wyniki naszej ankiety przeprowadzonej wśród ponad 750 liderów w dziedzinie IT i inżynierii, czterdzieści pięć procent organizacji, które borykają się z problemami w dziedzinie współpracy, obarcza winą źle dopasowane cele.

Już na samym początku określ cel ogólny, który będzie Gwiazdą Polarną dla zespołu. Ułatwi on utrzymanie skupienia, gdy w trakcie realizacji będą pojawiały się przeszkody oraz różne możliwości.

W sprecyzowaniu Gwiazdy Polarnej pomoże ćwiczenie Cele, sygnały i wskaźniki zawarte w poradach strategicznych Atlassian. Gdy już uchwycisz ten cel, dodaj go do strony głównej zespołu, aby był wyraźnie widoczny dla każdego członka zespołu przez cały czas trwania projektu.

Wybierz format strony głównej

Wielu klientów Atlassian wykorzystuje przestrzenie zarówno na poziomie działów (np. marketingu lub kadr), jak i projektów (np. styczniowe wdrożenie produktu). Czasami działy realizują równocześnie wiele projektów, a innym razem projekty te obejmują wiele działów.

Stronę główną projektu można skonfigurować na dwa sposoby: tworząc nową przestrzeń zespołu lub tworząc nową stronę w istniejącej przestrzeni zespołu. Wybór sprowadza się w zasadzie do tego, czy w projekcie uczestniczy wiele działów, czy też wchodzi on w zakres prac wyłącznie jednego z nich.

Przestrzenie zespołowe do projektów międzydziałowych

Członkowie z różnych działów mogą dołączyć do przestrzeni zespołowej, w której można utworzyć podstrony przeznaczone na stosowną dokumentację, na przykład notatki ze spotkań, burze mózgów i osie czasu.

Dowiedz się więcej: Obejrzyj ten szczegółowy samouczek na temat tworzenia przestrzeni zespołu w systemie Confluence →

Jest to miejsce, w którym możesz umieścić swoją Gwiazdę Polarną, przedstawić członków zespołu, opisać cele ogólne i szczegółowe, a także udostępnić najnowsze wiadomości i aktualności.

Strony do projektów wewnątrzwydziałowych

Jeśli w projekcie biorą udział członkowie z jednego działu (np. marketingu lub kadr), którzy mają już własną przestrzeń zespołową w systemie Confluence, wystarczy utworzyć nową stronę dotyczącą projektu w istniejącej przestrzeni zespołowej.

Szablon: za pomocą niestandardowego szablonu strony głównej zespołu szybko nadasz układ stronie głównej swojego projektu.

Drzewo stron

Jeśli tworzysz strony do wielu projektów, uporządkuj je za pomocą drzewa stron. Zaglądając do drzewa stron, każdy może sprawdzić, nad czym pracuje zespół i wybrać te obszary, z którymi chce się lepiej zapoznać.

Drzewo stron

Zarządzanie uprawnieniami i ich ustawianie

Confluence jest otwartym narzędziem do współpracy, więc każdy członek zespołu domyślnie zyskuje w nim dostęp do wszystkich stron i przestrzeni. Zdajemy sobie jednak sprawę, że czasami potrzebujesz zachowania bardziej ścisłej kontroli.

Jeśli jesteś administratorem przestrzeni w planie Standard lub Premium, możesz ustawiać poziomy uprawnień użytkowników i grup zarówno do przestrzeni, jak i do stron. Uwaga: w planie Free nie można dostosowywać uprawnień do przestrzeni.

Dowiedz się więcej: czym są uprawnienia i ograniczenia w Confluence Cloud?

Dodaj skróty w przestrzeni

Wykorzystaj skróty w przestrzeni, aby ułatwić członkom zespołu dostęp do często używanych elementów treści.

Skróty

Jako administrator przestrzeni możesz dodawać łącza do stron lub przestrzeni w środowisku Confluence lub w zewnętrznych witrynach internetowych.

Opublikuj stronę i zaproś zespół oraz interesariuszy

Gdy podstawowe elementy Twojej strony głównej znajdą się na miejscu, nadchodzi czas, aby zaprezentować ją zespołowi.

Wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij przycisk „Opublikuj”.
  2. Zaproś poszczególne osoby, wprowadzając ich adresy e-mail lub wyślij łącze do udostępniania.
  3. Napisz notatkę do członków zespołu z informacją, co mogą znaleźć na stronie głównej.
  4. Przypomnij swoim współpracownikom, że mogą:
    1. oznaczyć gwiazdką dowolną stronę lub przestrzeń, aby móc ją później łatwo znaleźć bez konieczności wyszukiwania lub dodawania zakładek w przeglądarce.
    2. obserwować dowolną stronę lub przestrzeń, aby otrzymywać powiadomienia e-mail o wprowadzonych w niej zmianach.
Porada eksperta:

Postaw na prostotę i atrakcyjną oprawę wizualną! Może Ci się wydawać, że szata graficzna stron w Confluence nie jest tak istotna. Pozwól, że zdradzę Ci sekret: szata graficzna jest szalenie istotna. Zapewnij użytkownikom czytelny widok, po którym będą mogli się z łatwością poruszać, a momentalnie polubią korzystanie z narzędzia. W Botron mamy jedną stronę główną do wszystkich aplikacji, zawierającą niezbędne minimum informacji oraz czytelną nawigację. — Teodora V, lider społeczności Atlassian


Krok 2: Opracowanie przejrzystego planu projektu

Strony Confluence eliminują powtarzalne zadania związane z tworzeniem planów projektów od zera. Opisane poniżej funkcje i skróty pomogą Ci opracować inteligentną stronę projektu, która będzie dla zespołu atrakcyjnym i treściwym źródłem informacji.

Utwórz stronę swojego projektu

Współpraca nad projektem zaczyna się od stron, które można utworzyć z dowolnego miejsca w środowisku Confluence.

Kliknij opcję tworzenia w górnym panelu nawigacji, aby otworzyć nową pustą stronę. Na początek dodaj tytuł, a jeśli chcesz, również krótki opis.

Szybka uwaga na temat prywatności: strony są domyślnie dostępne dla każdego członka przestrzeni. Jeśli pracujesz nad wersją roboczą, która nie jest gotowa do udostępnienia zespołowi, użyj swojej przestrzeni osobistej. Gdy strona będzie gotowa do publikacji, przenieść ją do przestrzeni oficjalnej.

Dodaj elementy do strony swojego projektu

Błyskawicznie uzupełnij strony dziesiątkami elementów za pomocą poleceń z ukośnikiem. Wystarczy wpisać na stronie symbol „/”, a lista opcji pojawi się automatycznie.

Elementy strony do współpracy nad projektem

  • /layout: pozwala wyświetlić informacje w logicznym formacie poprzez uporządkowanie poszczególnych sekcji strony w dwóch lub trzech kolumnach.
  • /image: pozwala przesłać na stronę zdjęcia lub filmy. Dodaj podpis i tekst alternatywny, a następnie wyrównaj położenie zdjęcia lub filmu względem strony za pomocą opcji zawijania tekstu.
  • /table of contents: pozwala stworzyć przegląd sekcji dostępnych na stronie w formie listy punktowanej spisu treści. Element ten automatycznie pobiera nagłówki zamieszczone na stronie i tworzy z nich łącza.
  • /table: wielu użytkowników rozwiązania Confluence wykorzystuje tabele do porządkowania i aktualizowania czynności do wykonania w ramach projektu.
  • /expand: pozwala dodać sekcje zwijane do strony.

Zwiększ atrakcyjność strony, dodając emoji, zdjęcia okładki i GIF-y

W miarę przełączania się między kolejnymi stronami tytuły mogą zacząć się mieszać. Emoji, zdjęcia okładek oraz GIF-y ułatwią rozróżnianie poszczególnych projektów i będą stanowiły wskazówkę wizualną ułatwiającą zapamiętanie treści strony.

Nadaj stronie atrakcyjną formę wizualną

Wybierz dedykowaną ikonę emoji do Twojego projektu. Będzie ona wyświetlana obok tytułu strony w Confluence.

Opublikuj stronę i ustaw ograniczenia dostępu

Domyślnie strony Confluence są otwarte dla każdego członka organizacji. Istnieje jednak możliwość ograniczenia uprawnień na konkretnych stronach. Uwaga: w planie Free nie ma możliwości dostosowywania uprawnień ani ograniczeń.

Ograniczenia strony są pogrupowane w następujący sposób:

  • Każdy może przeglądać i edytować: jest to ustawienie domyślne, zgodnie z którym każdy użytkownik jest mile widziany na stronie.
  • Każdy może przeglądać, a niektórzy mogą edytować: jest to najszybszy sposób na zablokowanie możliwości edycji treści strony, ponieważ tylko autor strony będzie mógł ją edytować — inne osoby można dodać ręcznie później.
  • Tylko konkretne osoby mogą przeglądać lub edytować: pozwala zablokować stronę tak, aby tylko jej autor mógł ją przeglądać i edytować. W przypadku tego ustawienia można również dodać innych użytkowników, którzy zyskają możliwość przeglądania i edycji.

Dowiedz się więcej: Dodawanie lub usuwanie ograniczeń stron →

Dodaj etykiety, aby uporządkować strony

Etykiety zawierają metadane na temat stron Confluence. Ułatwiają wyszukiwanie i podpowiadanie stron, ponieważ dodaje się do nich pomocne słowo kluczowe (np. „rekrutacja”, „projektowanie” lub „marketing”), które zespół może wyszukiwać w środowisku Confluence. Użytkownicy wyszukujący stronę mogą nie pamiętać jej dokładnego tytułu, ale mogą zawęzić zakres stron do powiązanych z określonym tematem. Osoby posiadające uprawnienia do edycji mogą dodawać etykiety do strony przed ich opublikowaniem lub już po opublikowaniu.

Dowiedz się więcej: Dodawanie etykiet do strony →

Wypróbuj poniższe szablony, aby szybko uruchomić stronę projektu

Plan projektu

Doskonały szablon do projektów dowolnej wielkości i o różnym stopniu złożoności. Zawiera wstępnie sformatowane sekcje dotyczące definicji problemu, zakresów, osi czasu, kamieni milowych i terminów.

Plakat projektu

Uruchamiasz projekt, w którym wciąż jest wiele niewiadomych? Skorzystaj z tego szablonu, aby wskazać problem i zweryfikować poprawność założeń.

Plan 90-dniowy

Usprawnij proces wdrażania nowych pracowników, gromadząc w jednym miejscu wszystkie informacje, jakich będą potrzebowali.

Porada eksperta:

Zaprzyjaźnij się blisko z poleceniem „expand”. Pozwala ukryć część treści na stronie, aby była ona bardziej czytelna, a osoby zainteresowane wciąż mogły dotrzeć do większej ilości informacji. Ludzkie oko potrzebuje przerwy! — John McKiernan, starszy kierownik ds. marketingu produktów, Jira Software


Krok 3: Monitorowanie przebiegu projektu

Jeśli organizacja Twojego projektu opiera się na poczcie elektronicznej oraz spotkaniach podsumowujących stan prac, często dochodzi do spowolnienia postępów w wyniku rozproszenia informacji po różnych silosach. Rozwiązanie Confluence pozwala scentralizować zarówno zarządzanie zadaniami, jak i komunikację. Aby sprawnie przystąpić do pracy, zapoznaj się z opisanymi poniżej funkcjami.

Rozpoczynaj dyskusje za pomocą komentarzy śródtekstowych

Przemyślane odpowiedzi oraz ich kontekst często giną w rosnącym stosie wiadomości e-mail. Jeśli zapomnisz dodać jakiegoś odbiorcę i zechcesz później naprawić swój błąd, takiej osobie ciężko będzie nadrobić zaległości. Komentarze śródtekstowe pozwalają wszystkim naradzać się nad pomysłem, odwołując się do kluczowych informacji zamieszczonych na stronie projektu.

Aby dodać komentarz śródtekstowy, należy zaznaczyć tekst na stronie. Wówczas pojawi się ikona komentarza.

Komentarze w tekście

Członkowie zespołu posiadający uprawnienia dostępu do strony mogą odpowiedzieć na dowolny komentarz. Dodatkową zaletą jest możliwość rozwiązania i wykasowania komentarzy, gdy w danym wątku uda się dojść do konkretnego wniosku.

Zaangażuj członków zespołu za pomocą @wzmianek

@wzmianki w środowisku Confluence działają tak samo, jak na platformach mediów społecznościowych, takich jak Twitter, Instagram czy Slack. Wystarczy wpisać symbol @ na stronie Confluence lub w komentarzu i rozpocząć wpisywanie imienia członka zespołu, aby została wyświetlona lista. Można z niej wybrać osobę, której chcemy zadać pytanie lub przypisać zadanie.

Popieraj pomysły polubieniami

Wykorzystaj polubienia do poparcia uwagi zawartej w komentarzu lub potwierdzenia jej przeczytania, aby nie zapychać wątku kolejnym komentarzem.

Z funkcji polubień możesz także korzystać na poziomie strony lub wpisu na blogu. Autor treści otrzyma powiadomienie, a jeśli dostateczna liczba członków zespołu zareaguje na treść, dany wpis zostanie wyświetlony na karcie Popularne w sekcji Aktywność na pasku bocznym.

Uporządkuj kolejne kroki za pomocą tabel, statusów i czynności do wykonania

Tabele umożliwiają porządkowanie statusów, czynności do wykonania, notatek oraz innych treści, nie zajmując przy tym wiele miejsca. Najpierw wstaw tabelę za pomocą polecenia z ukośnikiem /table lub kliknij przycisk + w panelu nawigacji i wyszukaj opcję „tabela”.

Po dodaniu tabeli można dodać inne elementy. Poniżej przedstawiono przykładową tabelę złożoną z trzech kolumn, w których dodano trzy elementy.

Dowiedz się więcej: Wyświetlanie pełnej listy elementów Confluence →

Kamienie milowe
  1. Status: za pomocą polecenia /status można ustawić oznaczone kolorami statusy wewnątrz kolumn.
  2. Daty: polecenie /date pozwala dodać kamienie milowe lub terminy.
  3. Czynności do wykonania: za pomocą polecenia /action item można utworzyć listę pól wyboru do zadań.
  4. Bonus: jeśli kolumny w tabeli nie są wyrównane, można użyć opcji rozłożenia kolumn na liście rozwijanej opcji komórki, aby rozłożyć je równomiernie.

Wykorzystaj panele, aby zwrócić uwagę na najważniejsze informacje

Panele są kolorowymi blokami, które ułatwiają czytelnikom pobieżne przeglądanie stron oraz wyszukiwanie i zapamiętywanie ważnych informacji. Zacznij od jednej z pięciu opcji paneli (przedstawionych poniżej), korzystając z polecenia /panel.

Przykładowe panele

Skorzystaj z integracji z systemem Jira, aby osadzić status zgłoszeń

Rozwiązania Jira i Confluence tworzą fantastyczny duet. Zamiast przełączać się między nimi, osadź zgłoszenia, wykresy i harmonogramy Jira bezpośrednio na stronie projektu w Confluence.

Załóżmy, że korzystasz z systemu Jira do śledzenia osi czasu prac inżynierskich. Użyj polecenia /jira. To pozwoli Ci wyszukać treści z systemu Jira, które chcesz osadzić.

Uwaga: przy pierwszej próbie dodania elementów systemu Jira do strony Confluence konieczne będzie wykonanie najpierw kilku dodatkowych kroków.

Dowiedz się więcej: Korzystanie z systemów Jira i Confluence w kombinacji →

Wykorzystaj poniższe szablony, aby być na bieżąco

Stan projektu

To prosty i czytelny szablon projektu zawierający najważniejsze elementy zarządzania projektem: podsumowanie, osiągnięcia, kolejne kroki oraz zgłoszenia.

Notatki ze spotkania

Wyeliminuj niedomówienia w notatkach ze spotkań za pomocą sformatowanych sekcji tego szablonu, dotyczących uczestników, celów, czynności do wykonania, tematów do omówienia i decyzji.

Dokumentacja decyzyjna DACI

DACI to skrót od pierwszych liter angielskich słów Driver, Approver, Contributors i Informed, oznaczających odpowiednio osobę kierującą, osobę zatwierdzającą, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Szablon ten ułatwia nakreślenie wyraźnych wytycznych i oczekiwań względem każdego członka zespołu.

Spotkania stand-up dla zespołów Agile

Spotkania stand-up to szybkie spotkania informacyjne, w trakcie których uczestnicy dzielą się informacjami o sukcesach i blokerach oraz planują działania na następne 24 godziny. Poznaj najlepsze sposoby przeprowadzania skutecznych spotkań stand-up →

Porada eksperta:

Zwracaj uwagę na czas czytania wskazany u góry każdej opublikowanej strony! To szybki sposób sprawdzenia, ile czasu czytelnik będzie musiał spędzić na stronie, co ułatwi Ci jako autorowi zachowanie zwięzłości i podział dłuższych stron na krótsze. — Sam Ugulava, kierownik projektu w Atlassian


Krok 4: Zaangażowanie interesariuszy pełniących różne funkcje

Zazwyczaj im więcej osób zaangażowanych jest we współpracę, tym oporniej ona przebiega. Jednak duże projekty, takie jak rebranding czy wdrożenie nowego produktu, wymagają udziału zespołów pełniących różne funkcje. Przedstawione poniżej wskazówki ułatwią Ci koordynowanie współpracy międzyzespołowej.

Zaproś interesariuszy do projektu

Możesz zaprosić współpracowników na stronę swojego projektu na kilka sposobów, w zależności od tego, czy mają już oni dostęp do środowiska Confluence, są spoza Twojej organizacji lub potrzebują konkretnego kontekstu ze strony Twojego projektu, gdy już zostaną zaproszeni do współpracy.

Zespoły wewnętrzne

Aby udostępnić stronę osobom lub zespołom należącym do Twojej organizacji, kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu Twojej strony.

Udostępnianie strony

Zespoły zewnętrzne

Aby udostępnić stronę osobom lub zespołom spoza Twojej organizacji, utwórz łącze publiczne. Uwaga: łącza publiczne są domyślnie wyłączone, a funkcja ta jest dostępna wyłącznie w planach Confluence Standard i Premium.

Dowiedz się więcej: Udostępnianie treści na zewnątrz za pomocą łączy publicznych →

Kluczowy interesariusz

Jeśli chcesz zapewnić dostęp do konkretnego kontekstu przy angażowaniu kluczowego interesariusza do projektu, dodaj @wzmiankę na temat tej osoby w komentarzu do strony lub śródtekstowym.

Udostępnianie strony

Zachęcaj interesariuszy do obserwowania strony lub oznaczania jej gwiazdką

Podobnie jak w przypadku strony głównej, zachęcaj członków zespołu pełniących różne funkcje do obserwowania lub oznaczania gwiazdką Twojej strony, aby byli na bieżąco z projektem.

Osoby obserwujące stronę otrzymują wiadomości e-mail z powiadomieniami o wprowadzeniu na niej zmian. Listę obserwowanych stron można przeglądać i modyfikować w ustawieniach. Uwaga: skomentowanie lub polubienie strony powoduje automatyczne dodanie użytkownika jako obserwującego daną stronę.

Oznaczenie gwiazdką pozwala dodać stronę do listy ulubionych. Wówczas nie otrzymuje się powiadomień o aktualizacji, ale można z łatwością wyszukać stronę w swoich przestrzeniach Confluence.

Monitoruj użytkowników przeglądających stronę za pomocą analizy

Analiza stron Confluence zawiera informacje na temat sposobu interakcji członków zespołu ze stroną oraz ich zaangażowania w projekt — z uwzględnieniem załączników dodanych do strony. Szybkie spojrzenie na pulpit analizy strony wystarczy, aby sprawdzić, komu warto wysłać przyjazne przypomnienie.

Uwaga: funkcja analizy jest dostępna wyłącznie w planach Confluence Cloud Premium i Enterprise.

Aby uzyskać dostęp do przedstawionych poniżej analiz dotyczących użytkowników, którzy przeglądali Twoją stronę, kliknij przycisk wyświetlania analizy na pulpicie strony.

Udostępnianie strony

Dodaj sekcję często zadawanych pytań, aby zapewnić pracownikom dostęp do informacji

Nowi uczestnicy projektu będą mieli kilka podstawowych pytań, zanim rozwiną skrzydła. Odpowiedz na nie z wyprzedzeniem, dodając sekcję często zadawanych pytań (zamiast organizować powtarzalne i czasochłonne spotkania wdrożeniowe). Dodatkowo nowe osoby mogą zadawać pytania, przyczyniając się do rozwoju kultury publicznego dzielenia się wiedzą.

Bonus: za pomocą polecenia z ukośnikiem /expand można dodać zwijane odpowiedzi bez konieczności zapychania strony długimi ciągami tekstu. Pamiętaj również o możliwości dodawania @wzmianek na temat członków zespołu, którzy mogą udzielić dodatkowych odpowiedzi w oparciu o swoje doświadczenie.

Udostępnianie strony

Dodaj drzewo stron, aby uporządkować projekt

Jeśli projekt jest złożony, uproszczenie nawigacji będzie prawdopodobnie wymagało dodania wielu stron.

Za pomocą polecenia /page tree możesz dodać dynamiczną listę stron uporządkowanych hierarchicznie pod stroną projektu. Następnie można ustawić parametry dotyczące uwzględniania konkretnych treści. Więcej informacji na temat szczegółowych ustawień makra drzewa strony znajdziesz tutaj: Wstawianie makra drzewa strony →

Możesz również dodać do swojej strony pole wyszukiwania w drzewie stron za pomocą polecenia /page tree search. Wówczas każdy członek zespołu w projekcie będzie mógł otrzymać listę wyników po wprowadzeniu konkretnego słowa kluczowego. Dowiedz się więcej: Wstawianie makra wyszukiwania drzewa strony →

Szablony angażujące członków zespołu

Stan projektu

Prosty i czytelny szablon projektu zawierający najważniejsze elementy zarządzania projektem: podsumowanie, osiągnięcia, kolejne kroki oraz zgłoszenia.

Stan działalności

Prosty sposób na ogólne przedstawienie zespołom wielofunkcyjnym tego, nad czym pracujesz. Zawiera przestrzenie na najważniejsze informacje, blokery, ryzyka i OKR-y.

Samouczek

Środowisko ramowe, które pomoże stworzyć szczegółowy przewodnik w tych przypadkach, gdy musisz poinstruować zespół, jak wykonać zadanie.

Porada eksperta:

Korzystaj z funkcji obserwowania, aby na bieżąco monitorować, co dzieje się z projektem. Dla mnie, jako zapracowanego lidera, to najbardziej przydatny sposób monitorowania, co dzieje się w firmie. Korzystam również z komentarzy śródtekstowych, aby dodawać sugestie lub zadawać pytania. — Harrison Tang, dyrektor generalny w Spokeo


Krok 5: Ocenianie, monitorowanie i świętowanie sukcesu

Zaledwie 4% firm twierdzi, że zawsze dokumentuje swoje procesy. Niedobrze! Twój projekt oparty na współpracy zawiera cenne dane analityczne. Rejestrowanie ich to najlepszy sposób na utrwalenie wartości pracy oraz ochronę przed utratą tej wiedzy w razie opuszczenia firmy przez pracowników.

Podsumowuj swoje projekty, wyrażając wdzięczność za wykonaną pracę, dokumentuj dane i wyciągaj wnioski z lekcji.

Podziękuj zespołowi

Ważnym składnikiem zadowolonego i zmotywowanego zespołu jest wyrażanie uznania dla jego pracy. Jednak zbyt wielu liderów w nadmiernym stopniu koncentruje się na parciu naprzód, pomijając kwestię uznania zasług swoich pracowników.

Poświęć chwilę i za pomocą @wzmianek wyraź uznanie dla innych członków zespołu za ich pracę w ramach projektu, dopingując ich do dalszego działania. W tym celu wystarczy utworzyć sekcję tekstową na stronie, dodać odpowiednie emoji dla podkreślenia nastroju, a następnie zamieścić @wzmianki na temat poszczególnych uczestników i zespołów. Możesz wyrazić uznanie, jak w poniższym przykładzie, lub wyszczególnić w większym stopniu dokonania wyjątkowo zasłużonych osób.

Podziękowania dla zespołu

Aktualizuj statusy i czynności do wykonania

Za pomocą polecenia /action item opublikuj publiczną, udostępnioną listę zadań do wykonania i aktualizuj ją w trakcie trwania projektu. Lista ta będzie wizualną reprezentacją postępów, podziała motywująco i zwiększy poczucie odpowiedzialności. Sprawdzaj i odznaczaj gotowe zadania z poczuciem zasłużonej satysfakcji.

Obraz przedstawiający kamień milowy 2

Zgromadź i udokumentuj kluczowe wnioski

Każdy projekt jest okazją do nauki i rozwijania możliwości zespołu. Przekształcaj projekty w wiedzę instytucjonalną, którą będzie można wykorzystać przy kolejnym projekcie. Po zakończeniu projektu zaplanuj godzinę na przeprowadzenie retrospektywy ze swoim zespołem (patrz szablon strony Confluence poniżej), aby wskazać możliwości poprawy. Dodając wnioski, sprzyjasz tworzeniu kultury dzielenia się wiedzą w organizacji.

Udostępnianie strony

Opracuj raport w formie tabeli

Na zakończenie projektu warto udostępnić wyniki i rezultaty zespołom oraz interesariuszom, którzy przyczynili się do jego powodzenia. Za pomocą polecenia /table możesz utworzyć wiersze lub kolumny danych do wykorzystania w raporcie końcowym.

Udostępnianie strony

Udostępnij swoje wyniki społeczności we wpisie na blogu

Sukcesy, porażki, najważniejsze wnioski — Twój zespół pożąda tych informacji! Ubierz swoje wyniki w słowa i uwidocznij swoją pracę na poziomie organizacji, publikując podsumowujący wpis na blogu. Zawrzyj w nim podziękowania dla zespołu, udostępnij raport końcowy, uwzględnij najważniejsze wnioski i poinformuj o dalszych planach dotyczących projektu.

Udostępnianie strony

Szablony do podsumowania projektu

Retrospektywa

Wykorzystaj ten szablon, aby odnotować, jakie działania należy wdrożyć, podtrzymać, a jakich unikać.

Wpis na blogu

Ten szablon wpisu na blogu będzie drogą na skróty ułatwiającą przekazanie kluczowych wniosków, wyrażenie uznania dla zespołu, a następnie nadania im zasięgu ogólnofirmowego.

Stwórz własny szablon

Przekształć jedną z opracowanych przez siebie stron projektu w odtwarzalny szablon, który możesz zastosować w trakcie kolejnego projektu.

Porada eksperta:

Chwytliwe tytuły wpisów na blogu to doskonały sposób na przykucie uwagi odbiorców! Na przykład takie, które zawierają liczby lub gry słów. Osobiście do moich ulubionych tytułów należą takie perełki, jak „The Customer "I'm lovin' it" Report” czy „The first Jira July!” — Bridget Sauer, specjalista ds. treści społecznościowych i programów dla klientów w Atlassian

Pracuj z myślą o celu

Do innowacji nie ma drogi na skróty. Konieczna jest konsekwentna współpraca i ścisła koordynacja, co bez dobrego systemu może być żmudną pracą. Nie byliśmy w laboratorium Edisona w Menlo Park, ale możemy sobie wyobrazić, że nawet on był wściekły, gdy notatki się rozmazywały, gubiły lub były ignorowane.

Obecnie, gdy zespoły działają na skalę globalną i są rozproszone bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, nie można już polegać na spotkaniach przy stole konferencyjnym i tablicy. Rozwiązanie Confluence zostało zaprojektowane w taki sposób, aby nadać procesowi wzajemnej współpracy naturalny charakter, by zespoły nie musiały marnować czasu ani tracić postępów.

Dobra wiadomość jest taka, że współpraca może być satysfakcjonującym doświadczeniem. Z Confluence nie tylko zrealizujesz projekt, ograniczając do minimum liczbę tarć, ale także zdobędziesz wiedzę i zacieśnisz współpracę między członkami zespołu w trakcie realizacji projektu.

Historia uczy nas, że kolejna przełomowa innowacja będzie wynikiem wspólnej pracy odmiennych od siebie umysłów i zebrania pozornie niepowiązanych wątków. Nie możemy się doczekać, aż zobaczymy efekty fantastycznych pomysłów, na jakie wpadniesz wraz z zespołem, mając do dyspozycji rozwiązanie Confluence. Przyjemnej współpracy!