Szablon listy poziomów

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się sortować elementy od „niezbędnych” do „wartych rozważenia”, wiesz już, na czym polega podstawowa koncepcja listy poziomów. Stanowi ona wizualny sposób tworzenia rankingu elementów poprzez grupowanie ich na różnych poziomach. Pozwala na sortowanie zadań w różnych zasobnikach, przy czym górny zasobnik zawiera najwyższe priorytety, a dolny elementy, które mogą poczekać. 

Zespoły używają list poziomów, aby podzielić złożone decyzje na łatwiejsze do zarządzania fragmenty. Zamiast mozolnie porównywać ze sobą wszystkie elementy, grupuje się podobne elementy. Dzięki temu znacznie łatwiej jest zobaczyć ogólny obraz i zdecydować, na co poświęcić czas i zasoby. 

Czym jest szablon listy poziomów?

Szablon listy poziomów oferuje gotową strukturę umożliwiającą tworzenie rankingów. Zamiast za każdym razem zaczynać od zera, możesz skorzystać z ram postępowania, które pomagają ukierunkować sposób myślenia i wspierają zespół w spójnym ocenianiu opcji. Korzystanie z kreatora listy poziomów oszczędza czas i pomaga każdemu poznać znaczenie każdego poziomu. 

Szablon listy poziomów przydaje się podczas pracy z zespołem. Dzięki niemu wszyscy stosują te same kryteria tworzenia rankingów, a sam proces jest bardziej obiektywny i łatwiejszy do wyjaśnienia interesariuszom. Dodatkowo standardowy szablon listy poziomów umożliwia porównywanie rankingów w czasie lub w różnych projektach. 

Jak uszeregować pozycje na liście poziomów

Chcesz zacząć tworzenie rankingu? Oto, co zespoły robią, aby tworzyć przydatne listy poziomów:

• Zacznij od podstaw: Określ, co w Twojej sytuacji oznacza słowo „doskonałe”. Może ono dotyczyć wpływu na klienta, pilności lub i tego, i tego. Zapisz wnioski, aby Twój zespół miał do nich dostęp.

• Podziel każdą opcję: Na podstawie strony z planowania strategicznego i przy użyciu narzędzi, takich jak szablon analizy SWOT, przeanalizuj swój ranking. Uzyskanie pełnego obrazu każdego elementu pomaga umieścić go na właściwym poziomie.

• Trzymaj się przyjętych zasad: Zamiast porównywać poszczególne elementy, sprawdź każdy z nich zgodnie z pierwotnymi kryteriami. Brak staranności może sprawić, że wszystko oznaczysz jako „kluczowe”.

• Zaangażuj zespół: Użyj narzędzi do współpracy projektowej, aby poznać zdanie innych. Czasami osoba najbardziej zaangażowana w projekt widzi sprawy inaczej niż pozostali, a spostrzeżenia te mają kluczowe znaczenie dla dokładności rankingów.

Rodzaje szablonów listy poziomów

Różne sytuacje wymagają różnych podejść do tworzenia rankingów. W klasycznej liście poziomów używa się liter, przy czym na samej górze jest poziom S (co wywodzi się z japońskich systemów rankingowych, gdzie „S” oznacza „superior”, czyli pozycję o nadrzędnym znaczeniu), a następnie A, B, C itd. Sprawdza się to dobrze w przypadku rankingów konkurencji lub gdy chce się podkreślić wyjątkowy charakter elementów z najwyższego poziomu.

W kontekście biznesowym możesz preferować bardziej opisowe oznaczenia, takie jak: 

• „Krytyczny/Wysoki/Średni/Niski” w przypadku planowania projektów opartego na priorytetach

• „Teraz/Następnie/Później/Nigdy” w przypadku planowania harmonogramów

• „Przekracza/Spełnia/Poniżej” w przypadku ocen wydajności

• „Zachować/Ulepszyć/Usunąć” w przypadku analizy funkcji

Wskazówki dotyczące tworzenia listy poziomów

Czy chcesz, aby Twoja lista poziomów faktycznie działała? Te wskazówki pomogą Ci zbudować coś, co Twój zespół będzie mógł od razu wdrożyć:

• Zachowaj prostotę i skupienie: nie twórz więcej poziomów niż potrzebujesz. Zbyt wiele opcji spowalnia decyzje i zaciera granice między tym, co naprawdę ważne, a tym, co mniej istotne.

• Dokumentuj swoje myśli: sporządzaj notatki na temat kluczowych decyzji dotyczących rankingu. Wyjaśnienie, dlaczego coś znalazło się na najwyższym poziomie, może później pozwolić uniknąć wielu godzin wymiany wiadomości.

• Inteligentnie używaj wskazówek wizualnych: oznacz kolorami poziomy, aby można było przejrzeć listę jednym rzutem oka. Kolor czerwony może wskazywać na pilność, a zielony oznaczać, że element lub zadanie są gotowe — byle miało to sens dla Twojego zespołu.

• Zaplanuj regularne aktualizacje: zmieniają się priorytety, więc w każdym kwartale wyznacz czas na przegląd i dostosowanie rankingów, aby pozostały aktualne.

Uzyskaj właściwą perspektywę: skontaktuj się z kolegami z zespołu, którzy na co dzień zajmują się tymi elementami. Ich praktyczne doświadczenie często ujawnia priorytety, które mogły Ci umknąć.