Hoe gebruik je Jira?

Jira is een projectbeheertool voor elk team in je organisatie, van product tot marketing en daarbuiten, dat werk moet plannen, organiseren en volgen. De naadloze AI en flexibele workflows van Jira kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van je team.

Zo kunnen allerlei verschillende teams de productiviteit en zichtbaarheid vergroten terwijl ze hun beste werk leveren.

Ga aan de slag in Jira door een space te maken, een sjabloon te kiezen die past bij de workflow van je team, de kolommen van je bord in te stellen en je eerste werkitem toe te voegen. Van daaruit nodig je je team uit en begin je met het werk door je workflow te verplaatsen.

Je kunt AI ook opnemen in de configuratie door de AI van Jira te gebruiken om werk op te splitsen in taken, workflows samen te stellen en taken uit te voeren die je eraan toewijst. Met de onderstaande stappen doorloop je de eerste installatie van begin tot eind.

Stap 1: maak een space aan

Een space bevat al het werk voor een team of een project, samen met het bord, de backlog en de instellingen. Als je er een wilt maken, moet je inloggen bij je Jira-site, het pluspictogram in de zijbalk selecteren om een space aan te maken en de sjabloonbibliotheek bekijken op categorie of op app.

Stap 2: kies een sjabloon

Met een sjabloon richt je de space in met vooraf gedefinieerde werktypen, een workflow en een bord, zodat je team snel aan de slag kan. Er zijn tientallen Jira-sjablonen die allemaal zijn ontworpen om je team snel en succesvol aan de slag te helpen.

Kies de optie die het beste aansluit bij de manier waarop je team werkt, zoals:

• Scrum past bij Agile teams die vanuit een backlog werken, in sprints plannen en schatten, en met een regelmatige cadans leveren.

• Kanban is ideaal voor elk team dat een continue stroom aan werk beheert met een focus op werk in uitvoering, in plaats van in sprints te werken.

• Bugtracking werkt voor teams die liever ontwikkelingstaken beheren en bugtracking uitvoeren in een lijstweergave in plaats van op een bord.

Kies een spacetype

Voor de scrum- en kanban-sjablonen kies je ook een spacetype. Het verschil zit in hoe de space wordt beheerd, op teamniveau of op bedrijfsniveau.

• Teambeheerde spaces zijn geschikt voor zelfstandige teams die controle willen houden over hun eigen werkproces en procedures in een zelfstandige space.

• Bedrijfsbeheerde spaces worden opgezet en onderhouden door Jira-beheerders. Dit spacetype is ontworpen voor teams die een manier van werken willen standaardiseren voor veel teams, zoals een gedeelde workflow.

Meer informatie over Jira-spaces.

Stap 3: stel je kolommen in

Je bord toont werkitems in kolommen en elke kolom staat voor een fase in de workflow van je team terwijl werk richting voltooiing gaat. Wanneer je net begint, helpt het om je kolommen zo in te stellen dat ze overeenkomen met hoe je team al werkt.

Je kunt veel dingen later op een bord configureren, maar je begint met kolommen. Hoe je kolommen instelt, hangt af van het type space:

• Teambeheerde spaces: wanneer elke kolom is gekoppeld aan één status, kun je kolommen rechtstreeks op het bord toevoegen, hernoemen, opnieuw ordenen of verwijderen. Voor meer controle selecteer je het menu meer acties naast het bord en kies je daarna Kolommen configureren.

• Bedrijfsbeheerde spaces: selecteer het menu meer acties naast het bord, kies Bordinstellingen, vouw de sectie Lay-out uit en selecteer vervolgens Kolommen om kolommen toe te voegen, te hernoemen, de volgorde ervan te wijzigen of kolommen te verwijderen.

Als je je proces liever in duidelijke taal beschrijft, kan de workflowbuilder van Jira statussen, transities en regels voor je aanmaken, die je daarna controleert en aanpast.

Stap 4: maak een werkitem aan

Werkitems zijn de bouwstenen van je Jira-space. Een werkitem kan een story, een epic, een bug, een functie of een andere taak zijn die je team moet bijhouden.

Als je er een wilt aanmaken, selecteer je + Aanmaken in de algemene navigatiebalk of druk je op C. Je nieuwe werkitem verschijnt in je backlog, of rechtstreeks op het bord als je space geen aparte backlog gebruikt.

De AI van Jira kan hier ook helpen. Deze kan een omschrijving van een werkitem opstellen en een groter stuk werk opdelen in kleinere taken: hij stelt voor hoe je het werk kunt verdelen, en maakt de onderliggende werkitems voor je aan en ordent deze zodra je de suggesties goedkeurt.

Stap 5: koppel je tools

Je team hoeft minder tijd te besteden aan het beheren van werk en heeft meer tijd voor het uitvoeren ervan door de tools te koppelen die je al gebruikt. Met de duizenden apps en integraties in de Atlassian Marketplace kun je Jira aanpassen aan bijna elke use case.

Zo vind je ze en voeg je ze toe:

• Selecteer het pictogram voor instellingen in de navigatie bovenaan en kies daarna Apps.

• Selecteer Meer apps ontdekken.

• Zoek op appnaam of blader op categorie.

• Volg de prompts om te installeren, te kopen of een gratis proefperiode te starten.

Veel populaire tools, zoals GitHub, Slack, Figma en Confluence, maken via Marketplace-apps verbinding met Jira, zodat werk en updates uit die tools naast je Jira-werkitems worden weergegeven.

Door je tools te verbinden krijgt Jira's AI, Rovo, ook meer context om mee te werken, omdat deze informatie kan gebruiken uit de plekken waar je team al werkt, zoals Confluence en Slack.

Stap 5: nodig je team uit

Zodra er genoeg werk op je bord staat, is het tijd om de rest van je team erbij te betrekken. Nodig je teamleden uit, zodat ze het werk kunnen zien, taken kunnen oppakken en in dezelfde space kunnen samenwerken.

Stap 7: houd het werk in beweging

Nu ook je team op z'n plek zit, ben je klaar om samen werk bij te houden. Als je de scrum-sjabloon gebruikt, maak dan een sprint en start deze om werk te gaan bijhouden.

Als je de kanban-sjabloon gebruikt, kun je meteen werk beginnen te volgen op het bord. Sleep een werkitem van de ene kolom naar de volgende om het verder te verplaatsen terwijl het door je workflow beweegt.

Je kunt in deze fase ook AI-agents inzetten. Wijs een werkitem via het uitvoerdersveld toe aan een agent, op dezelfde manier als je het aan een teamgenoot zou toewijzen.

Daarnaast kun je een agent vermelden in een opmerking om een korte samenvatting of concept te ontvangen, of een agent toevoegen aan een workflowtransitie, zodat deze automatisch wordt uitgevoerd wanneer werk naar een bepaalde status gaat. Omdat agents binnen de bestaande structuren van Jira werken, houden ze rekening met je rechten, configuraties en auditspoor.

Veelgestelde vragen

Wat is een space in Jira?

Een space is de plek waar een team of project al het werk bijhoudt, samen met het bord, de backlog en de instellingen die deze ondersteunen. Je maakt een space aan op basis van een sjabloon en past deze vervolgens aan op de werkwijze van je team.

Wat is het verschil tussen een teambeheerde en een bedrijfsbeheerde space?

Teambeheerde spaces worden door het team zelf ingesteld en onderhouden, waardoor ze eenvoudiger en zelfstandiger zijn. Bedrijfsbeheerde spaces worden ingesteld door Jira-beheerders en kunnen configuraties delen.

Dit omvat bijvoorbeeld workflows in veel verschillende spaces, wat geschikt is voor grotere teams die behoefte hebben aan een gestandaardiseerde werkwijze.

Moet je scrum of kanban kennen om aan de slag te gaan?

Nee. De scrum- en kanban-sjablonen zijn vooraf geconfigureerd, zodat je kunt beginnen met de sjabloon die het beste past bij hoe je team werkt en deze gaandeweg kunt aanpassen. Scrum is geschikt voor teams die in sprints werken, terwijl kanban geschikt is voor teams die een continue workflow beheren.

Kan AI me helpen bij het instellen en beheren van mijn Jira-space?

Ja. Zodra een beheerder Rovo en Jira AI heeft ingeschakeld, kun je AI gebruiken om werk op te splitsen in taken, workflows te ontwikkelen in gewone taal en werkitems toe te wijzen aan AI-agents, die je vervolgens zelf beoordeelt. AI is inbegrepen bij betaalde Cloud-abonnementen.

Kan ik mijn sjabloon of instellingen later nog wijzigen?

Ja. Je bordkolommen, workflow en de meeste andere instellingen kunnen na de configuratie worden aangepast. Zo kun je eenvoudig beginnen en je space verder verfijnen naarmate het proces van je team zich ontwikkelt.