Wie wird Jira verwendet?

Jira ist ein Projektmanagement-Tool für Teams in deiner Organisation, die Vorgänge planen, organisieren und nachverfolgen müssen – vom Produkt- bis zum Marketingteam und darüber hinaus. Die nahtlose KI und die flexiblen Workflows von Jira lassen sich an die individuellen Bedürfnisse deines Teams anpassen.

So können Teams aller Art ihre Produktivität und Transparenz steigern und ihre beste Arbeit leisten.

Um in Jira loszulegen, erstelle zuerst einen Bereich. Wähle dann eine Vorlage aus, die zum Workflow deines Teams passt, richte die gewünschten Board-Spalten ein und füge deinen ersten Vorgang hinzu. Jetzt kannst du dein Team einladen und beginnen, Vorgänge zu bearbeiten.

Du kannst bei der Einrichtung auch die KI von Jira verwenden, um Arbeit in Aufgaben aufzuteilen, Workflows zu erstellen und Jobs anzunehmen, die du ihr zuweist. Die folgenden Schritte führen dich durch die erstmalige Einrichtung.

Schritt 1: Einen Bereich erstellen

Ein Bereich enthält alle Vorgänge für ein Team oder ein Projekt sowie das zugehörige Board, das Backlog und die Einstellungen. Um einen Bereich zu erstellen, melde dich bei deiner Jira-Site an. Wähle anschließend in der Seitenleiste das Plus-Symbol aus und durchsuche die Vorlagenbibliothek nach Kategorie oder App.

Schritt 2: Eine Vorlage auswählen

Eine Vorlage gibt Vorgangstypen, einen Workflow und ein Board für deinen Bereich vor, damit dein Team schnell loslegen kann. Es gibt Dutzende von Jira-Vorlagen, die dafür ausgelegt sind, deinem Team einen schnellen und erfolgreichen Start zu ermöglichen.

Wähle die Option aus, die am besten zur Arbeitsweise deines Teams passt. Beispiele:

• Scrum eignet sich für agile Teams, die ein Backlog verwenden, Arbeit in Sprints planen und schätzen und in regelmäßigen Abständen Ergebnisse liefern.

• Kanban ist ideal für jedes Team, das einen kontinuierlichen Arbeitsfluss verwaltet und sich auf laufende Vorgänge konzentriert, anstatt in Sprints zu arbeiten.

• Bug-Tracking eignet sich für Teams, die die Abwicklung von Entwicklungsaufgaben und das Bug-Tracking lieber in einer Listenansicht durchführen statt in einem Board.

Einen Bereichstyp auswählen

Für Scrum- und Kanban-Vorlagen wählst du auch einen Bereichstyp aus. Der Unterschied liegt in der Verwaltung des Bereichs, die entweder auf Team-Ebene oder auf Unternehmensebene stattfindet.

• Vom Team verwaltete Bereiche eignen sich für autonome Teams, die ihre eigenen Arbeitsprozesse und Praktiken in einem in sich geschlossenen Bereich steuern möchten.

• Vom Unternehmen verwaltete Bereiche werden von Jira-Admins eingerichtet und verwaltet. Dieser Bereichstyp ist für Teams konzipiert, die eine Arbeitsweise teamübergreifend standardisieren und z. B. einen gemeinsamen Workflow verwenden möchten.

Weitere Informationen zu Jira-Bereichen

Schritt 3: Spalten einrichten

Dein Board zeigt Vorgänge in Spalten an. Jede Spalte stellt einen Schritt im Workflow deines Teams dar – von der Auftragsannahme bis zum Abschluss. Am Anfang hilft es, deine Spalten so einzurichten, dass sie die Arbeitsweise deines Teams widerspiegeln.

Du kannst später noch viele andere Dinge in deinem Board konfigurieren, aber Spalten sind der Ausgangspunkt. Wie du sie einrichtest, hängt von deinem Bereichstyp ab:

• Vom Team verwaltete Bereiche: Wenn jede Spalte einem einzelnen Status zugeordnet ist, kannst du Spalten direkt im Board hinzufügen, umbenennen, neu anordnen oder löschen. Für mehr Kontrolle kannst du das Menü Weitere Aktionen neben dem Board und dann "Spalten konfigurieren" auswählen.

• Von Unternehmen verwaltete Bereiche: Wähle im Menü Weitere Aktionen neben dem Board die Option "Board-Einstellungen" aus. Erweitere den Abschnitt "Layout" und wähle anschließend "Spalten" aus, um Spalten hinzuzufügen, umzubenennen, neu anzuordnen oder zu löschen.

Wenn du deinen Prozess lieber in einfacher Sprache beschreiben möchtest, kann der Workflow-Builder von Jira Statusmeldungen, Übergänge und Regeln für dich erstellen, die du dann überprüfst und anpasst.

Schritt 4: Vorgänge erstellen

Vorgänge sind die Bausteine deines Bereichs. Ein Vorgang kann für eine Story, ein Epic, einen Bug, ein Feature oder eine beliebige andere Aufgabe stehen, die dein Team im Blick behalten muss.

Zum Erstellen kannst du in der globalen Navigationsleiste "+ Erstellen" auswählen oder die Taste C drücken. Der neue Vorgang wird in deinem Backlog oder direkt im Board angezeigt, wenn dein Bereich kein separates Backlog verwendet.

Auch hierbei kann dich die KI von Jira unterstützen. Sie kann eine Vorgangsbeschreibung entwerfen und größere Vorgänge in kleinere Aufgaben aufteilen: dabei schlägt sie vor, wie der Vorgang unterteilt werden kann. Wenn du die Vorschläge genehmigst, werden die untergeordneten Vorgänge für dich erstellt und organisiert.

Schritt 5: Deine Tools einbinden

Wenn du die Tools einbindest, die in deinem Unternehmen bereits verwendet werden, sparst du deinem Team viel Verwaltungsaufwand ein und es hat mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Tausende Apps und Integrationen im Atlassian Marketplace ermöglichen dir, Jira an fast jeden Anwendungsfall anzupassen.

So fügst du sie hinzu:

• Wähle in der oberen Navigationsleiste das Einstellungssymbol und dann die Option "Apps" aus.

• Wähle "Weitere Apps entdecken" aus.

• Suche nach App-Name oder nach Kategorie.

• Folge den Anweisungen, um die App zu installieren, zu kaufen oder eine kostenlose Testversion zu starten.

Viele beliebte Tools wie GitHub, Slack, Figma und Confluence verbinden sich über Marketplace-Apps mit Jira. Dadurch werden Vorgänge und Aktualisierungen aus diesen Tools neben deinen Jira-Vorgängen angezeigt.

Wenn du deine Tools einbindest, erhält auch Rovo, die KI von Jira, mehr Kontext, da sie auf Informationen aus den Apps zurückgreifen kann, in denen dein Team bereits arbeitet, zum Beispiel Confluence und Slack.

Schritt 6: Dein Team einladen

Sobald genügend Arbeit in deinem Board dargestellt wird, solltest du dein Team hinzuzuziehen. Lade die Teammitglieder ein, im selben Bereich Vorgänge einzusehen, Aufgaben zu übernehmen und zusammenzuarbeiten.

Schritt 7: Arbeit voranbringen

Nachdem du dein Team an Bord geholt hast, könnt ihr gemeinsam Vorgänge verfolgen. Wenn du die Scrum-Vorlage verwendest, kannst du einen Sprint erstellen und starten, um mit der Nachverfolgung zu beginnen.

Wenn du die Kanban-Vorlage verwendest, kannst du sofort mit dem Nachverfolgen von Vorgängen auf dem Board beginnen. Um einen Vorgang voranzubringen, ziehst du ihn beim Durchlaufen deines Workflows von einer Spalte in die nächste.

Du kannst in dieser Phase auch KI-Agenten einbinden. Weise im Feld "Zugewiesene Person" einen Vorgang einem Agenten genauso zu wie einem Teamkollegen.

Außerdem kannst du einen Agenten in einem Kommentar erwähnen, um eine schnelle Zusammenfassung oder einen Entwurf zu erhalten, oder einen Agenten einem Workflow-Übergang hinzufügen, damit er automatisch ausgeführt wird, wenn ein Vorgang in einen bestimmten Status wechselt. Da Agenten innerhalb der bestehenden Strukturen von Jira arbeiten, beachten sie deine Berechtigungen, Konfigurationen und deinen Audit-Trail.

FAQ

Was ist ein Bereich in Jira?

Ein Bereich ist der Ort, an dem ein Team oder Projekt alle Aufgaben sowie das Board, das Backlog und die Einstellungen verwaltet, die es unterstützen. Du erstellst einen Bereich aus einer Vorlage und passt ihn dann an die Arbeitsweise deines Teams an.

Was ist der Unterschied zwischen einem vom Team und einem vom Unternehmen verwalteten Bereich?

Vom Team verwaltete Bereiche werden von deinem Team selbst eingerichtet und gepflegt, was für eine einfachere und eigenständigere Arbeitsweise sorgt. Vom Unternehmen verwaltete Bereiche werden von Jira-Admins eingerichtet und können Konfigurationen gemeinsam nutzen.

Dazu gehören beispielsweise Workflows in vielen Bereichen, was sich für größere Teams eignet, die eine Standard-Arbeitsweise benötigen.

Muss ich Scrum oder Kanban kennen, um loszulegen?

Nein. Die Scrum- und Kanban-Vorlagen sind bereits vorkonfiguriert, sodass du mit der Vorlage starten kannst, die am besten zur Arbeitsweise deines Teams passt, und sie bei Bedarf anpassen kannst. Scrum eignet sich für Teams, die in Sprints arbeiten, während Kanban zu Teams passt, die einen kontinuierlichen Flow von Vorgängen verwalten.

Kann KI mir helfen, meinen Jira-Bereich einzurichten und zu verwalten?

Ja. Sobald ein Admin Rovo und Jira KI aktiviert, kannst du KI verwenden, um Vorgänge in Aufgaben aufzuteilen, Workflows in einfacher Sprache zu erstellen und Vorgänge KI-Agenten zuzuweisen, die du dann prüfst. KI ist in kostenpflichtigen Cloud-Tarifen enthalten.

Kann ich meine Vorlage oder Einstellungen später ändern?

Ja. Deine Board-Spalten, dein Workflow und die meisten anderen Einstellungen kannst du nach der Einrichtung anpassen. So kannst du einfach starten und deinen Bereich verfeinern, wenn sich der Prozess deines Teams weiterentwickelt.