Wat is Jira-automatisering?
Met Jira-automatisering hoef je geen handmatig, repetitief werk meer te doen, doordat de processen en workflows van je team zichzelf uitvoeren. Issues toewijzen, meldingen verzenden, velden bijwerken, prioriteiten escaleren: zodra je de regel hebt ingesteld, wordt die elke keer op precies dezelfde manier uitgevoerd, zonder dat iemand eraan hoeft te denken dit te doen.
Met onze eenvoudige tool voor regels zonder code kun je regels voor workflowautomatisering aanmaken om alles uit te voeren, van de meest eenvoudige, repetitieve taken tot de meest complexe scenario's, en dat allemaal met een paar klikken.
Mogelijk zie je dat automatisering in verschillende delen van Jira "regels" of "flows" wordt genoemd. Ze betekenen hetzelfde. Nieuwere documentatie en interfaces gaan steeds meer over op "flow", dus op deze pagina worden beide termen door elkaar gebruikt.
De 3 onderdelen van elke automatiseringsregel
Elke automatiseringsregel bestaat uit drie onderdelen: trigger, voorwaarde en actie.
Onderdeel | Wat het doet | Voorbeeld |
Trigger | De gebeurtenis die de regel start | Issue aangemaakt, issue overgezet, geplande tijd |
Voorwaarde | Vernauwt de scope, moet waar zijn om de regel te laten doorgaan | Alleen als de prioriteit Hoog is |
Actie | Wat de regel daadwerkelijk doet | Issue toewijzen, een Slack-bericht sturen, een opmerking toevoegen |
Je kunt meerdere voorwaarden en acties aan elkaar koppelen, en branches gebruiken om verschillende logica uit te voeren afhankelijk van wat waar is (bijvoorbeeld één actiepad als de issue een bug is, en een ander pad als hij een story is).
Hier is een eenvoudig voorbeeld:
Trigger: werkitem aangemaakt
Voorwaarde: issuetype is bug
Actie: werkitem toewijzen aan de gebruiker met de laagste huidige werklast
Vanaf nu wordt elke nieuwe bug automatisch toegewezen met een methode voor evenwichtige werkbelasting, zonder dat iemand de backlog hoeft aan te raken.
Waar je jouw flows beheert en bewaakt
Controleer op het detailscherm of een automatiseringsregel is ingeschakeld, uitgeschakeld of niet-gepubliceerde conceptwijzigingen heeft. Bekijk de auditlog voor elke flow om te zien wanneer deze is uitgevoerd, wat deze heeft gedaan en of dit is gelukt, op flow-, project- of algemeen niveau. Beheerders kunnen het gebruik ten opzichte van abonnementslimieten bijhouden via Jira-instellingen > Systeem > Algemene automatisering.
Maak automatiseringsregels aan in natuurlijke taal
Je hoeft niet meer op elke afzonderlijke trigger, voorwaarde en actie te klikken om een regel op te stellen. Beschrijf in Rovo Studio, toegankelijk via de app-switcher, in gewone taal welke flow je wilt, inclusief de trigger en actie. Als voorbeeld:
Wijs een bug met hoge prioriteit die wordt aangemaakt, toe aan de beschikbaarheidstechnicus en plaats een bericht in het incident-Slack-kanaal.
Rovo bouwt de flow en je kunt Voorvertoning van flow selecteren om precies te zien hoe deze wordt uitgevoerd voordat je hem inschakelt. Daar kun je de naam wijzigen, de details van de flow aanpassen of een afzonderlijke stap bewerken, net als bij een flow die je handmatig hebt opgesteld.
Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, selecteer je Laat me een voorbeeld zien voor een prompt om mee te werk.
Laat een Rovo-agent het werk doen in je flow
Standaard acties voor automatisering zijn geweldig voor mechanische taken: dit toewijzen, dat een transitie geven, een melding verzenden. Maar bepaald werk vereist beoordelingsvermogen, niet alleen regels. Daarvoor is de actie Rovo-agent gebruiken bedoeld. In plaats van een vaste actie zoals "een label toevoegen," kun je een Rovo-agent toevoegen als stap in je flow en die een taak geven waarvoor redeneren nodig is, zoals het samenvatten van een lange thread, het opstellen van een eerste triage-notitie of het voorstellen van een prioriteit op basis van de issue-omschrijving. Bijvoorbeeld:
Trigger: werkitem aangemaakt
Actie: gebruik de Rovo-agent, vraag de agent de omschrijving te lezen en een prioriteitsniveau voor te stellen
Actie: plaats de reactie van de agent als eerste opmerking met de smart value
{{agentResponse}}
De reactie van de agent is via smart values beschikbaar voor de rest van je flow, zodat je die kunt gebruiken om verdere logica aan te sturen:
Smart value | Retourneert |
| Het antwoord van de agent als opgemaakte tekst |
| Onbewerkte JSON, voor het extraheren van specifieke waarden of het activeren van verdere logica |
| Ruwe JSON als lijst, handig binnen een branchstap |
| Platte tekst, handig voor verdere bewerking van tekenreeksen |
Tip:
Agents aan wie direct in Jira werk is toegewezen (via de vervolgkeuzelijst voor uitvoerder of @vermeldingen) en agents die als stap binnen een automatiseringflow worden gebruikt, zijn dezelfde onderliggende agents. Welke je aanroept, hangt ervan af of een persoon of een gebeurtenis de delegatie uitvoert.
De agenten samenstellen en beheren
AI-agenten die in automatisering worden gebruikt, worden gebouwd en beheerd in Rovo Studio, toegankelijk via de app-switcher. Elke agent bestaat uit:
Kennis: de gegevens in Confluence, Jira of gekoppelde externe systemen die hij kan raadplegen
Vaardigheden: de acties die hij mag uitvoeren, zoals het opstellen van een Confluence-pagina of het verzenden van een Slack-bericht
Gedrag: de doelen, de gebruikslimieten en de toon die bepalen hoe hij reageert
Om elke flow te bekijken die momenteel een bepaalde agent activeert, open je de agent in Studio en selecteer je Triggers in de zijbalk. Dit is de snelste manier om te controleren waarmee een agent al is verbonden voordat je de instructies of rechten wijzigt.
Jira-automatisering: veelgestelde vragen
Heb ik programmeervaardigheden nodig om Jira-automatisering in te stellen?
Nee, Jira-automatisering gebruikt een no-code regelopsteller, dus iedereen kan met slechts een paar klikken automatiseringsregels aanmaken.
Welke taken kan Jira-automatisering afhandelen?
Jira-automatisering kan issues toewijzen, velden bijwerken, meldingen verzenden, prioriteiten escaleren en nog veel meer repetitieve of complexe workflowtaken beheren.
Zijn er limieten voor automatiseringsregels op basis van mijn Jira-abonnement?
Ja, het aantal uitvoeringen van automatiseringsregels kan variëren afhankelijk van je Jira-plan. Abonnementen op een hoger niveau bieden meer mogelijkheden voor automatisering.