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简介

要取得成功,现在比以往任何时候都更需要团队合作。在当今的纷杂世界中,信息共享的速度比以往更快,我们要解决的问题也越来越复杂。无论是制造 21 世纪的灯泡还是交付最新产品,要提高项目的创造力、生产力、参与度和沟通水平,与具有不同观点的团队开展合作至关重要。

但现实情况是,团队之间的项目协作有其自身的障碍,分散式团队尤甚。文档分散,并被各种权限锁定。如果没有明确的路线图或“北极星”目标,混乱和挫败士气的赶工会议将难以避免。

在团队协作工具中,准确、最新且易于访问的项目计划是灵丹妙药,如 Confluence。Confluence 工作空间明确了任务,阐明了个人职责,并为每位协作者提供了可见性。

借助 Confluence 的实时编辑、最佳实践模板以及与 Jira 和 Trello 的集成,您的团队可以协同工作,将梦想变为现实。

通过本指南,您将了解 Confluence 最佳实践,以便:

阅读本指南后,您就可以带领团队成功完成项目协作了。


第 1 步:创建内容丰富的团队主页

确定“北极星”

根据我们对 750 多位 IT 和工程领导者的调查,有 45% 的组织认为,协作困难的原因在于目标不一致。

一开始就确定“北极星”目标。随着障碍和机会的出现,它将使您的团队保持专注。

使用“目标、信号和指标”练习(参见“Atlassian 小技巧”)来识别您的“北极星”。一旦确定“北极星”,将其添加到团队主页,以便在项目期间让整个团队都能清楚看到。

选择主页格式

许多 Atlassian 客户将空间同时用于部门(例如,营销或人力资源部门)和项目(例如,一月份的产品发布)。有时,各部门会同时运行很多项目。而且,有时这些项目会涉及多个部门。

有两种方法可用于设置项目主页:创建新的团队空间,或在现有团队空间中创建新页面。选择哪种方法取决于您的项目是涉及多个部门还是整齐划一地归入一个部门。

跨部门项目的团队空间

来自不同部门的成员可以加入团队空间,您可以在空间中为相关文档(如会议记录、头脑风暴和时间表)创建子页面。

了解更多:观看此分步教程,了解如何在 Confluence 中创建团队空间 →

在此,您可以添加“北极星”,介绍团队中的人员,描述目标和目的,以及分享最新消息和更新。

单部门项目的页面

如果项目涉及已在 Confluence 中拥有团队空间的单个部门(例如,营销或人力资源部门)的成员,您只需在现有团队空间中为项目创建一个新页面。

模板:使用自定义构建的团队主页模板快速布置项目主页。

页面树

如果要为多个项目创建页面,可以使用页面树,以确保其井井有条。有了页面树,任何人都可以了解团队当前所进行工作的要点,然后选择更深入地了解。

页面树

管理和设置权限

Confluence 是一款开放式协作工具,因此默认情况下,每位团队成员都可以访问所有页面和空间。但我们理解,有时您需要更为严格的管控机制。

Standard 或 Premium 计划的空间管理员可以在空间和页面中为用户和群组设置权限级别。注意:Free 计划无法自定义空间权限。

了解更多Confluence Cloud 的权限和限制是什么?

添加空间快捷方式

使用空间快捷方式聚焦团队成员需要经常访问的内容。

快捷方式

空间管理员可以添加链接到 Confluence 或外部网站中的页面或空间。

上线并邀请您的团队和利益相关者加入

现在您已经准备好主页的各项基本要素,接着便是时候让团队加入进来了。

请按以下步骤操作:

  1. 单击“发布”。
  2. 通过电子邮件地址邀请个人或发送共享链接。
  3. 为团队编写一条说明,告诉他们可以在主页上找到哪些内容。
  4. 提醒您的协作者,他们可以:
    1. 通过给页面或空间加星,即可轻松找到它们而无需在浏览器中搜索或添加书签。
    2. 关注页面或空间,以便在进行更改时接收通知电子邮件。
专业提示

保持简单、美观!您可能会认为,Confluence 页面设计并不重要。我要揭示一个秘密:其实,设计很重要。如果您能为用户提供干净整洁的快捷导航视图,他们会很快爱上它。Botron 坚持为所有应用提供一个主页,显示不多不少的信息量,并且导航区域也非常干净整洁。-Teodora V,Atlassian 社区领袖


第 2 步:制定易于遵循的项目计划

Confluence 页面可免去从头开始构建项目计划的重复性任务。以下功能和快捷方式会帮您生成一个智能项目页面,让您的团队参与其中、了解情况。

创建项目页面

项目协作始于可在 Confluence 中任意位置创建的页面。

单击顶部导航栏中的“创建”,从而打开一个新的空白页面。现在,添加标题和简短描述(如有)。

关于隐私的简要说明:默认情况下,您空间中的每个人均可访问页面。如果您还没有准备好与团队共享页面,请在草稿模式下使用您的个人空间。然后,在准备就绪时把它移至官方空间。

向项目页面添加元素

使用斜杠命令,用数十个元素快速填充页面。只需在页面上输入“/”,选项列表就会自动显示。

项目协作的页面元素

  • /布局:将页面的各个部分分为两或三列,从而以逻辑格式显示信息。
  • /图像:将图片或视频上传到页面。添加标题和替换文本,并使用自动换行来对齐图像或视频,以适合页面布局。
  • /目录:使用主要内容项目符号列表,为团队提供页面上各部分的概述。此元素会自动拉取并链接到在页面上输入的标题。
  • /表格:很多 Confluence 用户使用表格,以便让项目行动事项井井有条并保持最新状态。
  • /展开:向页面添加可折叠部分。

使用表情、封面图片和 GIF 来美化页面

在不同页面之间切换时,标题可能会让人难以区分。表情、封面图片和 GIF 有助于区分项目,并提供视觉提示,帮助您记住页面上的内容。

美化页面

为项目选择一个专用表情,它将显示在 Confluence 页面标题的旁边。

发布和设置页面限制

默认情况下,Confluence 页面对组织中的所有人开放。但是您可以选择限制某些页面的权限。注意:Free 计划无法自定义权限和限制。

页面限制的分组方式如下:

  • 任何人都可以查看和编辑:此项为默认设置,此时所有人都可以访问该页面。
  • 任何人都可以查看,部分人可以编辑:这是锁定页面内容的最快方法,此时只有您可以编辑并稍后手动添加其他人员。
  • 只有特定用户可以查看或编辑:锁定页面,此时只有您可以查看和编辑。您可以在其中添加其他人员以便其进行查看和编辑。

了解更多添加或移除页面限制 →

添加标签以便整理页面

标签是 Confluence 页面的元数据。它们有助于查找和显示页面,因为您在 Confluence 中添加了有用的关键字(例如“招聘”、“设计”或“营销”),而您的团队可以搜索到这些关键字。您可能不记得页面的确切标题,但可以缩小范围并查找与某个主题相关的所有页面。凡具有编辑权限的人员均可在发布页面之前或之后向页面添加标签。

了解更多如何向页面添加标签 →

试用这些模板来启动项目页面

项目计划

适合各种规模和复杂程度的项目。包括针对问题陈述、范围、时间线、里程碑和截止时间的预格式化部分。

项目海报

启动存在大量未知因素的项目?使用此模板来确定问题并验证假设。

90 天计划

将新员工需要了解的所有信息保存在一个地方,从而简化入职流程。

专业提示

让“扩展”元素成为您最好的朋友!它能隐藏内容,让页面更易于理解,同时还能为想要查看的人员提供更多内容。人们的眼睛需要休息一下!- John McKiernan,Jira Software 高级产品营销经理


第 3 步:让项目步入正轨

当您依靠电子邮件和汇报会议组织项目时,由于信息分散到各个孤立部门中,进度往往会停滞不前。Confluence 将任务管理和沟通集中为一体。请按照以下功能介绍开始使用。

使用内嵌评论开始讨论

随着电子邮件回复堆积如山,再深思熟虑的回复也可能会让人迷惑,并缺失上下文信息。而且,如果您忘记抄送某人或想稍后再添加他们,对方会很难跟上进度。内嵌评论允许任何人(或每个人)围绕一个想法进行群聊,并引用项目页面上的关键信息。

要进行内嵌评论,请突出显示页面上的文本,然后评论图标便会出现。

内联评论

有权访问该页面的团队成员可以回复任意评论。另外,评论跟帖得出合理结论时,可将评论标为已解决并清除。

利用 @(提及)功能添加团队成员

Confluence 上的 @(提及)功能与 Twitter、Instagram 和 Slack 等社交媒体平台上的 @(提及)功能类似。在 Confluence 页面或评论中输入 @ 符号,开始拼写团队成员的名字,然后便会显示一个列表。选择要提问或分配任务的个人。

通过点赞来支持创意

当您想支持或赞同看到的评论而又不想发表类似评论时,可以使用点赞功能。

您还可以给页面或博客文章点赞。内容的作者会收到通知,并且如果有足够多的团队成员对内容做出回应,这篇内容会出现在边栏中“活动”部分的“热门”选项卡内。

使用表格、状态和操作项来管理后续步骤

表格能够节省空间以便整理状态、操作项、备注等。首先,使用斜线命令“/表格”插入表格,或是在导航栏中单击 + 符号然后搜索“表格”。

现在您已经添加了一个表格,接下来我们来添加其他元素。以下示例是一个包括三个元素的三列表格。

了解更多:查看 Confluence 元素的完整列表 →

里程碑
  1. 状态:为附带“/状态”的列设置颜色编码状态
  2. 日期:使用“/日期”添加里程碑或截止时间
  3. 行动事项:为附带“/操作项”的任务创建复选框列表
  4. 补充说明:如果表格中的列未对齐,请用单元格选项下拉列表中的分列来均分各列。

使用面板来提醒注意关键细节

面板是各种彩色的区块,可帮助读者浏览、查找和获取重要信息。输入“/面板”,开始使用以下五个面板选项之一(如下所示)。

面板示例

集成 Jira 以嵌入工作单状态

Jira 和 Confluence 组合后功能十分强大。您可以直接在 Confluence 项目页面中嵌入 Jira 事务、图表和路线图,而无需在两个应用之间切换。

比如,您可使用 Jira 来跟踪工程时间线。使用 /jira 斜线命令。这样,您可以搜索要嵌入的 Jira 内容。

注意:如果是第一次将 Jira 添加到 Confluence 页面,则需要先完成几个额外步骤。

了解更多:搭配使用 Jira 和 Confluence →

跟踪这些模板

项目状态

这是一个简单明了的项目模板,其中包括项目管理的基本要素:摘要、成就、后续步骤和事务。

会议记录

使用模板的参与者、目标、操作项、讨论主题和决策等格式化部分,让会议记录更加准确。

DACI:决策文档

DACI 的四个字母分别代表推动者审批者贡献者已告知。此模板可帮助您为每个团队成员划清界限和设置期望。

敏捷开发团队的站会

站会是快速的信息汇报型会议,可用于分享成功和阻碍因素,以及为接下来的 24 小时做好计划。了解高效站会的最佳实践 →

专业提示

留意位于所有已发布页面顶部的阅读时间!此方式可快速查看读者需要在页面上花费的时间,并帮助作者精简内容和拆分较长的页面。-Sam Ugulava,Atlassian 产品经理


第 4 步:吸引跨职能利益相关者

当越来越多的人员参与项目,协作往往会变得更加棘手。但是,像品牌重塑或新产品发布这样的大型项目,需要跨职能团队的参与。请按以下提示协调跨团队协作。

邀请利益相关者加入项目

有几种方法可用于邀请协作者访问项目页面,具体取决于协作者是否已有权访问 Confluence、是否在组织之外,或者在受邀进行协作时是否需要项目页面中的特定上下文。

内部团队

要与组织内部的个人或团队共享,请单击页面右上角的共享

分享页面

外部团队

要与组织外部的个人或团队共享,请创建公共链接。注意:默认情况下,公共链接处于禁用状态,仅在 Confluence Standard 和 Premium 中可用。

了解更多:通过公共链接在外部共享内容 →

主要利益相关方

如果您想在将关键利益相关者加到项目时提供特定的上下文,请使用 @(提及)内联评论或页面评论中对他们进行标记。

分享页面

鼓励利益相关者关注页面或为页面加星

与主页一样,鼓励跨职能团队成员关注您的页面或加星,从而了解项目的最新动态。

关注页面,以便在出现任何更改时接收电子邮件通知。检查设置,以便查看和修改您关注的页面列表。注意:如果您对某个页面发表评论或点赞,您将自动被添加为关注者。

给页面加星,将其添加到收藏项列表中。更新后,您不会收到通知,但可以在 Confluence 空间中轻松找到该页面。

使用分析功能跟踪查看页面的人员

Confluence 页面分析会显示团队成员如何与项目互动和参与工作,包括添加到页面中的所有附件。快速浏览页面的分析仪表板,您会确切知道要善意提醒哪些人员推进工作。

注意:分析功能仅为 Confluence Cloud Premium 和 Enterprise 版提供。

单击页面仪表板上的查看分析,了解页面查看用户的以下数据。

分享页面

添加“常见问题”部分,以便指导协作者

项目新手在快速进入状况时会遇到基础问题。在常见问题部分主动解答这些问题(而不是召开重复且耗时的入职会议)。此外,新手可以提问以增加公共知识共享。

补充说明:使用斜线命令“/展开”添加可收起的答案,使页面不会因为文本过长而变得混乱。记得使用 @(提及)功能来标记团队成员,以便他们将自己的专业知识添加到解答中。

分享页面

添加页面树以保持项目整洁

如果项目很复杂,可能需要多个页面才能简化导航。

输入“/页面树”,添加在项目页面下进行分层的页面的动态列表。现在,您可以设置参数以包含某些内容。在此处详细了解页面树宏的细化设置:插入页面树宏 →

您还可以使用“/页面树搜索”在页面添加页面树搜索字段。现在,项目中的任意队友都可以输入指定的关键字并接收结果列表。了解更多:插入页面树搜索宏 →

用于引入团队成员的模板

项目状态

一个简单明了的项目模板,其中包括项目管理的基本要素:摘要、成就、后续步骤和事务。

业务状态

通过此方式可让跨职能团队轻松了解您所处理各项事务的最新动态,包括重点、阻碍、风险以及目标和关键成果的空间。

操作说明文章

在需要告诉团队如何执行任务时,该框架可帮助您创建分步指南。

专业提示

使用“关注”功能可以快速了解任何项目的动态。作为领导,我非常忙碌,这非常有助于我了解整个公司的当前动态。我还使用内嵌评论来提出建议或问题。-Harrison Tang,Spokeo 首席执行官


第 5 步:评估、跟踪和庆祝成功

只有 4% 的公司表示会坚持记录流程。这很令人惊讶。协作项目中包含着宝贵的见解。把它们记录下来是延续工作价值的最佳方法,如果参与者最终离开您的公司,别让这些见解付诸东流。

总结项目,对大家的辛勤工作表示感谢,记录细节,并在所吸取经验教训的基础上再接再厉。

感谢团队

快乐和积极进取的团队的一个关键要素是认可出色的工作。但是,太多团队领导者过于专注于向前推进,而鲜有认可员工的工作。

花点时间,使用 @(提及)功能来感谢团队成员为项目做出的贡献,并为他们加油。只需在您的页面上创建一个文本区域,添加某些特色的相应表情,然后 @(提及)个人贡献者和团队即可。您可以像下面的例子一样给予对方嘉奖,也可以对杰出的贡献表达更详细的赞赏。

团队感谢

更新状态和操作项

使用“/操作项”发布公开的共享待办事项列表,并确保该列表在整个项目中进行更新。此列表以可视化方式展示进度,可以激发积极性和责任感。带着一种来之不易的满足感,审查和核对已完成的任务。

里程碑图像 2

收集并记录关键点

每个项目都是学习和提升团队能力的机遇。把项目成果转化为可以应用于下一项目的组织内部知识。项目结束时,请花一个小时在团队中召开一次回顾性会议(参见下文的 Confluence 页面模板),以寻找改进机会。添加要点,就是在组织内推广知识共享文化

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在表格中跟踪报告

在项目结束时,您需要与团队和为项目成功而投资的利益相关者共享相关结果和成果。使用“/表格”为最终汇报创建数据行或数据列。

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在博客文章中宣传您的成果

成功、失败、关键教训—您的团队想知道所有的一切!发布摘要博客文章,编写成果,并让您的工作在整个组织中获得曝光度。使用博客文章来感谢您的团队,分享最终报告,给出关键点,并传达项目的后续行动。

分享页面

用于总结项目的模板

回顾

启动此模板,捕捉您应该开始、停止和继续执行的操作。

博客文章

使用此博客文章模板作为快捷方式,以便充实关键点并获得团队认可,然后在整个公司范围内推广使用。

创建您自己的模板

将其中一个自定义项目页面转换为可复制模板,以便应用于下一项目。

专业提示

引人瞩目的博客文章标题是吸引观众的好方法!考虑使用数字或文字游戏。我爱用的标题有“客户挚爱报告”和“首个 Jira 七月!”-Bridget Sauer,Atlassian 社区内容兼客户计划负责人

目的明确地工作

创新没有捷径。创新需要持续的协作和密切的协调,如果没有良好的系统,可能将难以展开工作。虽然我们不曾去过爱迪生门洛帕克(Menlo Park)实验室,但可以想象,即便是爱迪生也会因为笔记被弄脏、丢失或忽视而烦恼。

如今,团队更加全球化且分散,我们无法再依赖于聚在会议室的桌边或白板旁开会。Confluence 旨在让协作活动变得习以为常,这样就不会浪费时间或失去进度。

好消息是,协作可以成为一种有益的经历。借助 Confluence,不仅可以尽量减少摩擦从而完成项目,而且团队还可以在整个过程中进行学习并使关系变得更加紧密。

历史告诉我们,下一项伟大的创新将是不同思想和看似无关的线索汇聚在一起的结果。我们迫不及待地想看到您和团队共同使用 Confluence 而创造出绝妙的创意。祝协作愉快!