Kalender neu gestalten
Meetings am laufenden Band und pausenlose Benachrichtigungen? Damit ist jetzt Schluss. In diesem Spiel erhältst du wertvolle Tipps zu Zeitmanagement und KI-Prompts, um deinen Kalender umzugestalten. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren, bei wichtigen Dingen mit anderen zusammenarbeiten und deine Aufgaben souverän erledigen.
Vorbereitungszeit
0 Min.
LAUFZEIT
60 Min.
Teilnehmer
1
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Gestalte deine Woche bewusst: Balanciere Zeit für Meetings, konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit und Erholung so aus, dass deine Ziele unterstützt werden.
- Nutze diese Tipps und KI-Prompts, um Energie und Zeit zu sparen.
- Verwandle deinen Kalender in ein Tool, das deine Verfügbarkeit und Prioritäten kommuniziert, ohne dass du dich schuldig fühlst.
DAS BRAUCHST DU
- Ein Kalender-Tool, wie Google Kalender oder Outlook
- KI-Tool, wie Rovo von Atlassian, oder dein bevorzugtes KI-Tool
Spiel-Ressourcen
So gestaltest du deinen Kalender mit Tipps zu Zeitmanagement und KI neu
Passe deine Aufgaben nicht an Meetings an. Übernimm stattdessen die Kontrolle über deinen Kalender, um Aufgaben souverän zu erledigen.
Welche Risiken und Nachteile bringen zu viele Meetings mit sich?
Laut MIT verbringen heutige Wissensarbeiter in der Regel mehr als 85 % ihrer Zeit in Meetings, was Studien zufolge negative Auswirkungen auf das psychische, körperliche und geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter hat.
Ein Kalender voller Meetings kann zu Folgendem führen:
- Weniger Zeit für unterbrechungsfreies, konzentriertes Arbeiten, wodurch wichtige Aufgaben auf Abende und Wochenenden verschoben werden.
- Geringere Produktivität und langsamerer Fortschritt, da die Mitarbeiter so viel Zeit damit verbringen, Aufgaben zu besprechen, dass sie Schwierigkeiten haben, sie zu erledigen.
- Besprechungsmüdigkeit, die zu Erschöpfung, Konzentrationsschwierigkeiten und einem höheren Burn-out-Risiko führen kann.
- Ständiger Kontextwechsel und kognitive Überlastung, wodurch es schwieriger wird, präsent zu bleiben, sich an Details zu erinnern und hochwertige Entscheidungen zu treffen.
- Verschwendung von Zeit und Geld in Meetings, die schlecht geleitet, doppelt oder unnötig sind.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Kalender neu gestalten"?
Mit den Tipps zu Produktivität und Zeitmanagement sowie den KI-Prompts in diesem Spiel kannst du:
- dir Zeit für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit und Erholung schaffen, was zu weniger Chaos und mehr Klarheit führt,
- deine Verfügbarkeit und Prioritäten kommunizieren, ohne dich schuldig zu fühlen,
- deinen Kalender von einer unübersichtlichen To-do-Liste in ein Tool umwandeln.
Wann solltest du deinen Kalender neu gestalten?
Verwende dieses Spiel, wenn du das Gefühl hast, dass du zu viel Zeit in Meetings verbringst oder nicht genug Zeit oder Energie hast, um dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Eine Überlastung durch Meetings kann auch dazu führen, dass du dich müde, frustriert und überfordert fühlst. Das alles sind Anzeichen dafür, dass es möglicherweise an der Zeit ist, einen Schritt zurückzutreten und deinen Kalender anzupassen.
3 Vorteile der Neugestaltung deines Kalenders
Die Neugestaltung deines Kalenders ist einer der besten Produktivitätstipps überhaupt.
Eine Studie des Atlassian Teamwork Lab zeigt, dass es in vielerlei Hinsicht sinnvoll ist, deine Arbeitstage basierend auf den wichtigsten Prioritäten zu organisieren und die Teilnahme an Meetings und das Beantworten von Benachrichtigungen hintanzustellen:
- Du erzielst schnellere Fortschritte bei wichtigen Aufgaben.
Nach der Neugestaltung des Kalenders anhand der wichtigsten Prioritäten gaben 67 % der einzelnen Mitarbeiter und 71 % der Manager an, dass sie bei ihren wichtigsten Prioritäten mehr Fortschritte erzielten als sonst in einer typischen Woche. - Du vergeudest weniger Zeit in sinnlosen Meetings.
Während der Versuchswoche lehnten die Teilnehmer 17 % mehr Meetings ab und verbrachten 13 % (etwa 1,5 Stunden) weniger Zeit in Meetings, während sie 49 % mehr Zeit für bestimmte Aufgaben einplanten (darunter 9 % mehr Fokuszeit). - Du kannst dir genauere Ziele setzen.
Nach der bewussten Umgestaltung der Arbeitstage stieg die durchschnittliche Klarheit bei Zielen um 26 % im Vergleich zu vorher.
1. Erstelle eine datengestützte Baseline deiner Woche
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Bevor du deinen Kalender änderst, mach eine Bestandsaufnahme davon, wie du deine Zeit verbracht hast.
Für diese Art der schnellen, datengestützten Analyse kannst du auch super KI verwenden. Fordere die KI auf, deinen Kalender zu analysieren (zusammen mit deinen E-Mails und Chatnachrichten, falls deine Tools integriert sind) und automatisch zu berechnen, wie viel Zeit du in den letzten vier Wochen jeweils in Meetings, Zusammenarbeit, individuelle Fokuszeit und das Beantworten von Nachrichten investiert hast.
Bitte die KI dann zu vergleichen, wie du deine Zeit bisher im Vergleich zu den folgenden Zielen verbracht hast und eine Zusammenfassung zu erstellen.
| Aktivität | Zielanteil der Woche | Zielstunden |
| Meetings | maximal 30 % | 12 Stunden oder weniger |
| Zusammenarbeit und "Aufgaben souverän erledigen"-Sitzungen | 10–20 % | 4–8 Stunden |
| Individuelle Fokuszeit | 30–40 % | 12–15 Stunden |
| Kommunikation, Projektmanagement und administrative Aufgaben | maximal 20 % | 8 Stunden |
Beispiel-Prompt mit Atlassian Dia:
@Google Kalender analysiere meine Kalenderereignisse der letzten 4 Wochen und sage mir, wie viel Prozent meiner Zeit ich verbracht habe mit:
- Meetings
- Zusammenarbeit/"Aufgaben souverän erledigen"-Sitzungen
- Fokuszeit
Beantworten von Nachrichten
Verwende meine vorhandenen Ereignistitel und -kategorien, um jeden Zeitblock zu klassifizieren, und erstelle eine kurze Zusammenfassung der Gesamtstunden + Prozentsätze für jeden Typ.
Tipp: Meetings nur bei Bedarf ansetzen
Bei Managern und Personen mit anderen Rollen, die sich oft mit anderen abstimmen müssen, sind möglicherweise mehr Meetings erforderlich. Das ist in Ordnung. Setze Meetings nur bei Bedarf an, nachdem du überlegt hast, ob das Meeting wirklich notwendig ist oder ihr stattdessen mit asynchronen Methoden Zeit sparen und die Zusammenarbeit verbessern könntet.
2. Meetings hinterfragen und reduzieren
Geschätzte Dauer: 30 Minuten
Ermittle mithilfe des Spiels "Teammeetings überprüfen" alleine oder zusammen mit deinem Team, welche Meetings umstrukturiert oder ersetzt werden können.
Wenn ein Meeting nicht die Zusammenarbeit fördert, Entscheidungen vorantreibt oder anderweitig wertvoll genug ist, kann es sinnvoll sein, das Meeting abzusagen und den Organisator zu benachrichtigen. Beispiel:
"Hallo! Ich versuche, mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten einzuplanen, daher werde ich nicht an [Name des Meetings] teilnehmen. Wenn du mich brauchst, sende mir gerne eine Nachricht oder teile asynchrone Updates. Danke für dein Verständnis."
Wenn du selbst der Organisator eines Meetings bist, das abgesagt oder geändert wird, sende den Teilnehmern eine Nachricht, um zu erklären, was sich ändert, warum du die Änderung vornimmst und wie sie weiterhin informiert und eingebunden bleiben können. Beispiel:
Update zur Zeitplanung:
Um alle auf dem Laufenden zu halten, dabei aber auf unnötige Meetings zu verzichten, stellen wir unser wöchentliches Check-in auf ein asynchrones Format um. In Zukunft nutzen wir dafür Projektstatus-Updates in Atlassian Home.
Du wirst als Follower zu den relevanten Projekten hinzugefügt und erhältst wöchentliche Updates direkt in Atlassian Home.
Deine Rolle:
- Teile den Status deiner Arbeit bis Freitag 12 Uhr per Loom (< 2 Minuten) im Slack-Channel #Marketing.
Sieh dir bis Geschäftsschluss am Montag alle Looms an. Wenn du Fragen/Feedback hast, kannst du im Thread zum jeweiligen Loom antworten.
Warum ist das wichtig? Durch diese Änderung bleibt uns mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten. Außerdem können wir mehr Input von unseren Teamkollegen in anderen Zeitzonen einholen.
Vertiefung: Sieh dir unser Team-Whiteboard an [Link] oder melde dich, wenn du Fragen hast. Du kannst die Updates gerne mit Fragen oder Feedback kommentieren.
Vielen Dank!
3. Meetings nach Möglichkeit bündeln
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Prüfe bei den im Kalender verbleibenden Meetings, ob du sie zeitlich näher zusammenlegen kannst. So vermeidest du große Lücken zwischen Meetings, die es dir erschweren, in den Flow zu gelangen oder sinnvoll an Aufgaben zu arbeiten, die mehr Konzentration erfordern.
4. Arbeitszeiten angeben und Zeit für persönliche Verpflichtungen blocken
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Damit andere wissen, wann du Zeit für sie hast, solltest du in den Kalendereinstellungen deine üblichen Arbeitszeiten festlegen und Zeiten blocken, in denen du aus persönlichen Gründen nicht verfügbar bist, wie etwa wenn du deine Kinder zur Schule bringst, Mittagspause machst oder Termine hast.
Tipp: Status in Slack oder Teams aktualisieren
Ein einfacher Tipp für mehr Produktivität: Schalte Benachrichtigungen stumm, wenn du gerade mit anderen zusammenarbeitest oder alleine konzentriert arbeiten möchtest. Setze klare Erwartungen bei deinen Kollegen, indem du deinen Status aktualisierst, um mitzuteilen, dass du gerade nicht verfügbar bist und wann sie dich wieder erreichen können (Beispiel: "Fokuszeit bis 11 Uhr CET").
5. Zeit im Kalender blocken
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Einer der besten Tipps für das Zeitmanagement sind Zeitblöcke: Richte im Kalender feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben oder Gruppen von Aufgaben ein, die andernfalls möglicherweise zu kurz kommen. So bist du auch weniger versucht, eine lange To-do-Liste per Multitasking abzuarbeiten. (Spoiler: Multitasking ruiniert die Produktivität.)
Mithilfe von KI kannst du das Blocken von Zeit im Kalender beschleunigen. Fordere die KI einfach auf, dir Zeitblöcke für die unten genannten gängigen Aufgabentypen vorzuschlagen. Wenn du in deiner Arbeitswoche üblicherweise auch andere Aufgabentypen hast, füge diese hinzu.
"Aufgaben souverän erledigen"-Sitzungen: üblicherweise ca. 4–8 Stunden pro Woche
Hierbei handelt es sich um spezifische Zeit für die wirkungsvolle Zusammenarbeit mit deinen Kollegen. Nutze KI, um Zeitblöcke zu finden, in denen alle Beteiligten Zeit für die Zusammenarbeit haben. Diese sollten lang genug sein, um mit der Arbeit voranzukommen, und nahe genug an anderen Meetings liegen, damit dazwischen keine größeren Lücken entstehen. Du kannst das Spiel "Ein Meeting-freier Tag" (Get It Done Day) als Muster für diese Meetings verwenden.
Fokuszeit: ca. 12–15 Stunden pro Woche
In diesen jeweils 1,5–2 Stunden langen Blöcken hast du Zeit, in den Flow zu gelangen und durch konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen echte Fortschritte bei deinen Aufgaben zu erzielen. Wenn es dir schwerfällt, auf Kurs zu bleiben und dich selbst zu motivieren, kannst du virtuelle Coworking-Sessions ansetzen, in denen du still für dich arbeitest, dabei aber Teamkollegen "in der Nähe" hast.
Beantworten von Nachrichten: maximal ca. 8 Stunden pro Woche
Wenn du Nachrichten über den Tag verteilt beantwortest, reißen sie dich immer wieder aus der Konzentration. Blocke stattdessen täglich ein bis zwei Zeiträume, um Direktnachrichten, E-Mails, Kommentare und kurze Nachfragen abzuarbeiten. Lege diese Blöcke auf die Zeit nach Meetings oder nach der Mittagspause, wenn deine Konzentration ohnehin geringer ist.
Beispiele für die Konversation mit Atlassian Dia:
Prompt 1:
Du bist der Co-Pilot für meinen Kalender. Nutze meine verbundenen Kalender und Aktivitätsmuster, um mir dabei zu helfen, meine Woche mit Fokus auf konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit und ruhigere Kommunikation neu zu strukturieren.
Fokuszeit:
- Schlage mir basierend auf meiner lokalen Zeitzone und meinen empirisch störungsarmen Stunden der letzten 4–6 Wochen Zeitblöcke von jeweils 90–120 Minuten für konzentriertes Arbeiten vor. Insgesamt sollten es etwa 12–15 Stunden pro Woche sein.
- Priorisiere Zeiten, in denen ich am wenigsten wahrscheinlich in Meetings bin oder dringende Nachrichten bearbeite.
- Vermeide es, diese Blöcke in kürzere Fragmente zu unterteilen – halte sie so groß wie möglich.
-
Erstelle eine Liste mit konkreten Blöcken für die nächsten 2–3 Wochen. Gib dabei den Wochentag und die Uhrzeit an und begründe kurz, warum dieser Block gut geeignet ist.
[Nachdem du mithilfe von Dia geeignete Zeiten gefunden hast] Erstelle wiederkehrende Kalenderblöcke für diese Zeiten und kennzeichne jeden Termin mit "Fokuszeit – nicht anderweitig reservieren".
Prompt 2:
Hilf mir als Nächstes dabei, Zeiten zu ermitteln, in denen ich Nachrichten beantworten kann.
- Schlage tägliche oder nahezu tägliche Blöcke zum Beantworten von Nachrichten vor (für E-Mails, Slack usw.), die in Zeiten liegen, in denen mich Kontextwechsel am wenigsten beeinträchtigen.
- Bevorzuge Zeiten, in denen ich bereits leichtere oder administrative Aufgaben erledige oder die an natürlichen Übergangspunkten im Tagesverlauf liegen (z. B. zu Arbeitsbeginn, vor oder nach der Mittagspause).
- Vermeide es, meine längsten Fokusblöcke zu unterbrechen oder meine Zeit weiter zu fragmentieren.
-
Schlage für die nächsten 2–3 Wochen 1–2 Blöcke pro Arbeitstag zum Beantworten von Nachrichten vor. Gib dabei die vorgeschlagene Dauer und die Uhrzeit an.
[Nachdem du mithilfe von Dia geeignete Zeiten gefunden hast] Erstelle wiederkehrende Kalenderblöcke für diese Zeiten und kennzeichne jeden Termin mit "Beantworten von Nachrichten".
Prompt 3:
Hilf mir als Nächstes dabei, Zeitfenster zu ermitteln, in denen ich konzentriert mit anderen zusammenarbeiten kann. Überprüfe mehrere Kalender – meinen sowie den von [MITARBEITER 1], [MITARBEITER 2] und [relevante Teamkalender oder geteilte Kalender] –, um 2–3 wiederkehrende Zeitfenster für die Zusammenarbeit zu finden, die folgende Eigenschaften haben:
- Alle Beteiligten haben Zeit (oder können sich mit minimalen Konflikten Zeit nehmen).
- Jeder Block ist mindestens 60–90 Minuten lang, damit wir echte Fortschritte erzielen können.
Minimiere die Fragmentierung (vermeide es, viele kurze Lücken zwischen Meetings für uns alle zu schaffen).
Konzentriere dich auf die nächsten 4–6 Wochen und beachte Folgendes:
- Schlage 2–3 Optionen für wiederkehrende Zeitblöcke vor (z. B. "jeden Dienstag 14–15:30 Uhr CET" und "jeden Donnerstag 9:30–11 Uhr CET").
Erkläre zu jeder Option kurz, warum du sie gewählt hast (in Bezug auf Verfügbarkeit, Zeitzonen und Fragmentierung).
[Nachdem du mithilfe von Dia geeignete Zeiten gefunden hast] Versende an alle Beteiligten Einladungen für wiederkehrende Kalenderblöcke für diese Zeiten und kennzeichne jeden Termin mit "Zeit für Zusammenarbeit".
Prompt 4:
Fasse abschließend zusammen:
- Meine insgesamt pro Woche geplante Fokuszeit
- Meine insgesamt geplante Zeit für das Beantworten von Nachrichten
- Hebe Tage hervor, die viele Lücken aufweisen oder überladen aussehen, und mache für jeden dieser Tage einen Vorschlag zur Verbesserung.
Tipp: Aufgaben mithilfe von KI zur späteren Bearbeitung selektieren
Wenn du außerhalb deines Zeitblocks zum Beantworten von Nachrichten eine E-Mail oder Direktnachricht erhältst, kennzeichne sie schnell mit einem Flag, indem du sie mit einem Stern versiehst oder in einen bestimmten Ordner verschiebst. Lasse die so gekennzeichneten Nachrichten dann vor deinem nächsten Zeitblock zum Beantworten von Nachrichten per KI in Aufgaben umwandeln, sodass eine Aufgabenliste entsteht, die du abarbeiten kannst.
Nachbereitung
KI als Coach für Retrospektiven
Nachdem du ein oder zwei Wochen mit deinem neu strukturierten Kalender gearbeitet hast, bitte die KI (z. B. Dia oder Rovo), zu vergleichen, wie du ursprünglich deine Zeit verbringen wolltest und wie es tatsächlich gelaufen ist. Lasse dir zeigen, was funktioniert hat und was nicht, und lasse dir eine Anpassung für die folgende Woche vorschlagen.
Erstelle eine Kalendereinladung für 5 Minuten am Ende meines Arbeitstags nächsten Freitag. Füge diesen Prompt, den ich dir stellen möchte, in die Meeting-Beschreibung ein: "Vergleiche meine geplante und tatsächliche Zeit bei Meetings, Fokuszeit/konzentrierter Zusammenarbeit und Nachrichten. Fasse Erfolge zusammen und schlage konkrete Anpassungen für nächste Woche vor."
Regelmäßig überprüfen und optimieren
Dein Zeitplan entwickelt sich weiter. Daher solltest du auch deinen Kalender immer wieder anpassen. Führe dieses Spiel alle drei bis sechs Monate erneut durch – oder immer dann, wenn du das Gefühl hast, dass dir die Zeit davonläuft.
Hast du noch Fragen?
Komme mit anderen Benutzern des Atlassian Team-Playbook ins Gespräch, hole dir Unterstützung oder gib Feedback.
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