カレンダーの再設計
立て続けに会議を行ったり、ひっきりなしに通知が届いたりしていませんか? しかし、それはもう過去のことです。このプレイでは、貴重な時間管理に関するヒントと AI プロンプトを共有し、カレンダーの作り直しをサポートします。これにより、重要なことに集中し、必要なときにコラボレーションし、最終的に作業をやり遂げることができます。
準備時間
0 分
ランタイム
60 分
人数
1
5 秒の要約
- 会議、集中、コラボレーション、休息の時間をバランスよく取りながら、目標をサポートする方法で意図的に 1 週間をデザインします。
- これらのヒントと AI プロンプトを使用して、時間を節約するだけでなく労力も削減します。
- 罪悪感を感じることなく自分の空き状況と優先順位を伝えるツールへとカレンダーを変革します。
必要なもの
- カレンダー ツール (Google カレンダーや Outlook など)
- AI ツール (アトラシアンの Rovo やお気に入りの AI ツールなど)
プレイのリソース
時間管理のコツと AI でカレンダーを再設計する方法
会議に合わせて作業を調整する必要はありません。カレンダーを管理して、作業をやり遂げましょう。
会議が多すぎると、どのようなリスクとデメリットがあるか
MIT によると、今日のナレッジ ワーカーは通常、85% 以上の時間を会議に費やしています。こうした状況が人々の心理的、身体的、精神的な健康に悪影響を与えることが研究によってわかっています。
カレンダーに会議を詰め込みすぎると、次のような結果につながる可能性があります。
- 中断することなく集中して作業できる時間が減り、重要な仕事が夜間や週末に追いやられる。
- 作業についての話し合いに時間を使いすぎて、作業の実行に苦労するため、生産性が低下し、進捗に遅れが生じる。
- 会議疲れによって、極度の疲労、集中力の低下、燃え尽き症候群のリスク増大につながる可能性がある。
- 絶え間ないコンテキストの切り替えと認知的過負荷により、集中力を維持し、詳細を記憶し、質の高い意思決定を行うことが困難になる。
- 適切に実施されない会議、重複した会議、不必要な会議で時間とお金を無駄にする。
「カレンダーの再設計」プレイを実行する理由
このプレイに含まれる生産性向上のヒント、時間管理のヒント、および AI プロンプトを使用すると、次のことが可能です。
- 混沌とした時間の使い方を明確にする (集中、コラボレーション、休息のための時間を確保する)
- 罪悪感を感じることなく、自分の空き状況と優先事項を伝える
- カレンダーを未着手リストのトラップではなくツールとして活用する
カレンダーを再設計するタイミングはいつか
会議に時間をかけすぎている、または重要な作業に集中する時間やエネルギーが足りないと感じたら、このプレイを使用してください。過剰な会議によって、疲労感、フラストレーション、圧迫感を感じることもあります。これらを感じたら、一歩下がってカレンダーを調整してみましょう。
カレンダーを再設計する 3 つのメリット
カレンダーの再設計は、生産性を高めるための優れたヒントの 1 つです。
アトラシアンの Teamwork Lab で実施した調査によると、会議への出席や通知への対応ではなく、最優先事項を中心に作業日を編成すると、次のような多くの面でメリットがあります。
- 重要な作業で実際に成果を上げることができる。
最優先事項を中心にカレンダーを再設計したところ、個人のコントリビューターの 67% とマネージャーの 71% が「通常の 1 週間と比べて、最優先事項の進捗が向上した」と回答しています。 - 無意味な会議に費やす時間が減る。
実験を行った 1 週間で、参加者は会議を 17% 多く辞退し、会議時間を 13% (約 1.5 時間) 短縮した一方で、特定の作業のために 49% 多くの時間をタイムボックス化しました (9% 増やした集中時間を含む)。 - 目標がより明確になる。
このように意図的に作業日を再設計したところ、全体的な目標の明確さが以前と比べて 26% 向上しました。
1. 週のベースラインをデータ主導で作成する
想定所要時間: 5 分
カレンダーを変更する前に、これまでどのように時間を使ってきたかを調査します。
このような迅速かつデータ主導の分析では、AI が非常に役立ちます。AI に依頼して、カレンダー (ツールが統合されている場合はメールやチャット メッセージも含む) を分析し、会議、共同作業、各自の集中時間、メッセージへの応答にどのように時間を費やしたかを過去 4 週間にわたって自動計算してもらいます。
次に、AI に依頼して、過去の時間の使い方と以下の目標を比較し、要約を作成してもらいます。
| アクティビティ | 今週の目標割合 | 目標時間 |
| ミーティング | 最大 30% | 12 時間以内 |
| コラボレーション作業の「作業をやり遂げる」セッション | 10 ～ 20% | 4 ～ 8 時間 |
| 個人の集中時間 | 30 ～ 40% | 12 ～ 15 時間 |
| コミュニケーション、プロジェクト管理、管理作業 | 最大 20% | 8 時間 |
アトラシアンの Dia を使用したサンプル プロンプト:
@Google カレンダー 過去 4 週間のカレンダー イベントを分析して、私が次のことに費やした時間の割合を教えてください。
- ミーティング
- コラボレーション作業 / 「作業をやり遂げる」セッション
- 集中時間
メッセージへの応答
既存のイベント タイトルとカテゴリを使用して各時間ブロックを分類し、各タイプの合計時間と割合の概要を返してください。
ヒント: 同期する前によく考える
マネージャーや他者との調整が多く必要となる役割では、より多くのミーティングが必要になる場合があります。同期する前によく考えることで、ミーティングが本当に必要かどうか、または非同期的な作業のほうが時間を節約してコラボレーションを向上させるかどうかを判断しましょう。
2. ミーティングを監査して、回数を削減する
想定所要時間: 30 分
「チーム ミーティングの監査」プレイを使用して、見直しや置き換えが可能なミーティングを特定します。
ミーティングがコラボレーションにならない場合、意思決定を推進しない場合、または十分に価値がない場合は、主催者にフォローアップ メッセージを送って辞退することを検討しましょう。次に例を示します。
「お世話になっております。作業に集中する時間をより優先したいため、[ミーティング名] を辞退させていただきます。ご質問やご相談については、お気軽にメッセージをお送りいただくか、非同期で最新情報をご共有ください。ご理解いただき、ありがとうございます」
ご自身がミーティングの主催者であり、ミーティングのキャンセルまたは変更を行う場合は、参加者に対して何が変更されるのか、その理由、今後の情報入手の方法や参加方法について説明するメッセージを送信しましょう。次に例を示します。
スケジュールの最新情報:
不要なミーティングを減らしつつも、全員で情報を共有できるよう、週次チェックインを Atlassian Home のプロジェクト ステータス更新による非同期形式に変更します。
今後、皆さんは関連するプロジェクトのフォロワーとして追加され、Atlassian Home で週次アップデートを直接受信するようになります。
皆さんにやっていただくこと:
- 金曜日の正午 (太平洋標準時) までに、#marketing Slack チャンネルで Loom を使用して作業ステータスを共有してください (2 分未満)。
月曜日の終業時刻までにすべての Loom を視聴して、個別の Loom に対する質問やフィードバックをスレッドで返信してください。
変更理由: この変更により、集中して取り組む時間が確保できるようになります。また、ヨーロッパのチーム メイトからより多くの意見を取り入れられるようになります。
より詳細な情報について: チームのホワイトボード [リンク] を確認するか、質問があれば遠慮なくお問い合わせください。このアップデートに関するご質問やフィードバックがあれば、お気軽にコメントをお寄せください。
よろしくお願いいたします。
3. 可能な限りミーティングをまとめて実施する
想定所要時間: 5 分
引き続き開催が必要なミーティングについては、より近い期間にまとめて再設定できるかどうかを確認しましょう。これにより、ミーティング間の大きなギャップ (「細切れのカレンダー」とも呼ばれます) を回避できるため、フロー状態に入ることや、表面的な作業を超えて成果を出すことが困難になるのを防げます。
4. 稼働時間を設定して、個人的な予定をブロックする
想定所要時間: 5 分
他のユーザーがあなたの空き状況を把握できるように、カレンダー設定を調整して通常の勤務時間を反映させ、子どもの送迎、昼休み、予定など、個人的な理由で対応できない時間をブロックします。
ヒント: Slack または Teams のステータスを最新情報に更新する
簡単な生産性向上のヒント: コラボレーションや集中して作業に取り組む時間帯は、気が散らないように通知をミュートにします。ステータスを更新して、同僚に不在と復帰時間を知らせることで、メンバーが状況を把握できるようにしましょう (例:「米国東部時間の午前 11 時までは集中して作業に取り組む時間」)。
5. カレンダーでタイムブロッキングを行う
想定所要時間: 5 分
時間管理のコツとして最も効果的な方法の一つがタイムブロッキングです。これは一日を特定のタスクやタスクのグループに割り当てた時間枠に分割する手法で、後回しにされがちな作業を確実に処理するようにします。また、巨大な未着手リストをマルチタスクで処理しようとする誘惑も減らせます (注意: マルチタスクは生産性を損ないます)。
AI を使用することで、タイムブロッキングのプロセスを加速化できます。次のような主要なタイプの作業について、AI に時間枠を確保するための提案を依頼しましょう。1 週間のうちに他の種類の作業も行うことが多い場合は、そうした作業も追加します。
GSD (作業をやり遂げる) セッション: 通常、週に約 4 - 8 時間まで
GSD セッションは、同僚と行う影響力の高いコラボレーションのための時間です。AI を使用して、コラボレーションを行うすべてのメンバーが空いている時間帯を見つけます。実際の作業を行える十分な時間を確保しつつ、他のミーティングに近い時間帯を選ぶことで、「細切れ」のカレンダーになるのを回避できます。「作業をやり遂げる」プレイは、こうしたセッションのブループリントとして使用できます。
集中時間: 週 12 - 15 時間まで
このように 1.5 - 2 時間のまとまった時間枠を確保すると、中断されることなく深く集中したフロー状態に入り、作業を進められます。集中力を維持して、責任感を持って作業を進めるためのサポートが必要な場合は、バーチャル コワーキング セッションを設定して、チーム メイトと「近くで」静かに作業することを検討しましょう。
メッセージへの返信: 週に最大 8 時間
一日中メッセージに返信していると、集中力が途切れてしまいます。1 日に 1 - 2 回、返信するための時間枠を確保して、ダイレクト メッセージ、メール、コメント、簡単なフォローアップに対応しましょう。集中力が低下するミーティングや昼食の後に、こうした時間枠を配置します。
アトラシアンの Dia を使用したサンプル会話:
プロンプト 1:
あなたは私のカレンダーの副操縦士です。接続されたカレンダーとアクティビティ パターンを使用して、集中して作業に取り組む時間、コラボレーション、より落ち着いたコミュニケーションのために週のスケジュールの再構築を手伝ってください。
集中時間:
- ローカル タイム ゾーンと過去 4 ‑ 6 週間において中断が少なかった時間帯に基づいて、集中して作業を行うための 90 – 120 分の時間枠を提案してください。週に合計 12 – 15 時間になるよう設定してください。
- ミーティングや緊急メッセージへの対応が最も少ないであろう時間帯を優先してください。
- これらの時間枠を短いフラグメントに分割することは避け、可能な限りそのまま保持してください。
-
今後 2 – 3 週間における具体的な時間枠のリストを返してください。日時と、それぞれの時間枠が適している理由の簡潔な根拠を含めてください。
[Dia を活用して適切な時間枠を決定したあと] これらの時間に定期的なカレンダーの時間枠を作成して、各イベントに「集中時間 - 予約禁止」とラベルを付けてください。
プロンプト 2:
次に、メッセージに返信するタイミングを特定するのを手伝ってください。
- 毎日、または毎日に近い頻度で、「メッセージへの返信」 (メール、Slack など) を行うための、コンテキスト スイッチングのコストが最も低い時間帯を教えてください。
- シンプルな作業や事務的な作業をしている時間、または 1 日における自然なトランジション ポイント (1 日の始まり、昼食の前後など) を優先してください。
- 最も長い集中時間の分断や、余計な断片化の発生を避けてください。
-
今後 2 – 3 週間の平日について、推奨される期間とタイミングを含む「メッセージへの返信」時間枠を 1 日あたり 1 – 2 個返してください。
[Dia を活用して適切な時間枠を決定したあと] これらの時間に定期的なカレンダーの時間枠を作成して、各イベントに「メッセージへの返信」とラベルを付けてください。
プロンプト 3:
次に、GSD (作業をやり遂げる) コラボレーションの時間枠の特定をサポートしてください。複数のカレンダー (自分のカレンダーと [コラボレーター 1]、[コラボレーター 2]、[関連するチームまたは共有カレンダー]) をスキャンして、次の条件を満たす GSD コラボレーションのための定期的な時間枠を 2 - 3 個見つけてください。
- 誰でも利用可能 (または最小限の競合で最も簡単に時間を確保可能)
- 実際の作業を行えるように、少なくとも 60 – 90 分間確保します
「細切れ」のような分断を最小限に抑えましょう (ミーティングの合間に短い空き時間が大量に生じないようにする)。
今後 4 – 6 週間に焦点を当てて、次を実行してください。
- 2 – 3 つの定期的なオプションを提案してください (例: 火曜日の午後 2:00 – 3:30 (太平洋時間帯) と木曜日の午前 9:30 – 11:00 (太平洋時間帯))。
可用性、タイムゾーン、断片化の観点から、各オプションを選択した理由を簡潔に説明してください。
[Dia を活用して適切な時間枠を決定したあと] これらの時間について、すべての参加者に定期的なカレンダー招待を送信して、各イベントに「コラボレーション時間」とラベルを付けてください。
プロンプト 4:
最後に、次を要約してください。
- 1 週間で予定された集中時間の合計
- 「メッセージへの返信」時間の合計
- とりわけ「細切れ」になっているような日、または過負荷になっている日があれば指摘して、こうした日を平準化するための提案を各日 1 つずつ挙げてください。
ヒント: 後で作業できるように、AI を使用してタスクをトリアージする
メールやダイレクト メッセージを「メッセージに対応」時間枠以外に受信した場合は、スター付けや特定のフォルダーへの移動を行い、素早くフラグを立て、次の「メッセージに対応」時間枠の前に AI でフラグ付きメッセージをタスクに変換し、そのタスク リストから作業を進めます。
フォローアップ
AI をレトロ コーチとして活用する
再設計したカレンダーを 1 - 2 週間使用したあとは、AI (Dia や Rovo など) に、当初時間をどのように使う予定だったか、さらには実際に何が起こったかを比較してもらい、うまくいったことやいかなかったことを明確にして、翌週に向けた改善案を 1 つ提案してもらいます。
来週金曜日の勤務時間終了時に 5 分間のカレンダー招待を作成してください。ミーティングの説明に、次のプロンプトを含めてください:「ミーティング、集中/GSD、メッセージにおける予定時間と実際の作業時間を比較してください。うまくいったことを要約して、来週に向けて具体的な調整を提案してください」
頻繁に見直して改善する
スケジュールの変化に合わせて、カレンダーも変化する必要があります。このプレイは、3 - 6 か月ごと、または時間に追われていると感じ始めたときに見直すようにしましょう。
その他のご質問がある場合は、
他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。
他のプレイも参照してください
文化 (Culture)
チーム ヘルス モニター
チームの健全性を評価し、改善計画を立てます。
ミーティング
ページ主導のミーティング
より有意義なミーティングにするには、まず目的、期待される結果、主要な論点の概要を 1 ページにまとめます。
コミュニケーション
ユーザー マニュアル
チームメイトがあなたと働く最善の方法を理解するのに役立ちます。
デブリーフィング
ふりかえり
安全なスペースを提供し、何が有効で何が有効でなかったかについて話し合います。
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チームは Confluence で日課監査テーブルを作成します
チームは Confluence ホワイトボードを使用して日課を監査します
このチームは Trello の投票 Power-Up を使用して、維持、改善、または削除すべき日課について投票しました。
チームは Confluence を使用して、ミーティング終了時にフォローアップ タスクを文書化し、担当者を割り当てます。