Przeprojektuj swój kalendarz
Spotkanie za spotkaniem i niekończący się strumień powiadomień? Dość tego! Dzięki tej grze poznasz cenne wskazówki dotyczące zarządzania czasem i promptów dla sztucznej inteligencji, aby przeorganizować swój kalendarz, skupić się na tym, co ważne, współpracować wtedy, gdy ma to znaczenie, i wreszcie doprowadzać zadania do końca.
Przygotowanie
0 min
Czas trwania
60 min
Osoby
1
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Zaprojektuj swój tydzień w przemyślany sposób, równoważąc czas na spotkania, pracę w skupieniu, współpracę i odpoczynek w sposób, który wspiera Twoje cele.
- Skorzystaj z tych wskazówek i promptów dla sztucznej inteligencji, aby chronić swoją energię, a nie tylko swój czas.
- Przekształć swój kalendarz w narzędzie, które komunikuje Twoją dostępność i priorytety bez poczucia winy.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Narzędzie kalendarza, takie jak Kalendarz Google lub Outlook
- Narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Rovo firmy Atlassian lub to, które preferujesz
Zasoby do gry
Jak przeprojektować kalendarz za pomocą wskazówek dotyczących zarządzania czasem i przy wsparciu sztucznej inteligencji
Nie podporządkowuj swojej pracy spotkaniom. Przejmij kontrolę nad swoim kalendarzem, aby wreszcie doprowadzać zadania do końca.
Jakie są zagrożenia i wady odbywania zbyt wielu spotkań?
Według MIT dzisiejsi pracownicy wiedzy zazwyczaj spędzają ponad 85% swojego czasu na spotkaniach, co zgodnie z badaniami negatywnie wpływa na ich samopoczucie psychiczne, fizyczne i mentalne.
Konsekwencjami przeładowania kalendarza spotkaniami mogą być:
- Ograniczenie czasu na nieprzerwaną pracę w skupieniu, co prowadzi do przesuwania ważnych zadań na noce i weekendy.
- Niższa produktywność i wolniejsze postępy, ponieważ ludzie spędzają tyle czasu na rozmawianiu o pracy, że potem brakuje go na jej wykonanie.
- Zmęczenie spotkaniami, które może prowadzić do wyczerpania, trudności z koncentracją i większego zagrożenia wypaleniem.
- Ciągłe przełączanie kontekstu i przeciążenie poznawcze, utrudniające koncentrację, zapamiętywanie szczegółów i podejmowanie wysokiej jakości decyzji.
- Marnowanie czasu i środków na spotkania, które są słabo prowadzone, powielone lub zbędne.
Dlaczego warto uruchomić grę Przeprojektuj swój kalendarz?
Dzięki wskazówkom w tej grze dotyczącym produktywności i zarządzania czasem oraz promptów dla sztucznej inteligencji możesz:
- Zastąpić chaos porządkiem, wyznaczając czas na pracę w skupieniu, współpracę i odpoczynek
- Komunikować swoją dostępność i priorytety bez poczucia winy
- Przekształcić kalendarz w narzędzie, uciekając od pułapki listy rzeczy do zrobienia
Kiedy należy przeprojektować swój kalendarz?
Korzystaj z tej gry, gdy czujesz, że spędzasz zbyt dużo czasu na spotkaniach lub nie masz wystarczająco dużo czasu lub energii, aby skupić się na ważnej pracy. Przeciążenie spotkaniami może również skutkować zmęczeniem, frustracją i przytłoczeniem. To wszystko oznaki, że może warto cofnąć się o krok i dostosować kalendarz.
3 korzyści z przeprojektowania kalendarza
Przeprojektowanie kalendarza to jeden z najlepszych sposobów zwiększania wydajności.
Badanie przeprowadzone przez Atlassian Teamwork Lab wskazuje, że organizowanie dni pracy wokół najważniejszych priorytetów zamiast uczestniczenia w spotkaniach i reagowania na powiadomienia pomaga na wiele sposobów:
- Naprawdę robisz postępy w tym, co najistotniejsze.
Po przeprojektowaniu kalendarzy w oparciu o swoje najważniejsze priorytety 67% indywidualnych pracowników i 71% menedżerów stwierdziło, że osiągają większe postępy w zakresie swoich priorytetów niż w typowym tygodniu przed tą zmianą. - Spędzasz mniej życia na bezcelowych spotkaniach.
Podczas tygodniowego eksperymentu uczestnicy odrzucili 17% więcej spotkań i spędzili 13% (około 1,5 godz.) mniej czasu na spotkaniach, jednocześnie przeznaczając 49% więcej czasu na określone rodzaje pracy (w tym 9% więcej czasu na pracę w skupieniu). - Twoje cele stają się wyrazistsze.
Kiedy ludzie celowo przeprojektowali swoje dni pracy w ten sposób, ogólna przejrzystość celów wzrosła o 26% w porównaniu do poprzedniego stanu.
1. Utwórz oparty na danych punkt odniesienia opisujący, jak wygląda Twój tydzień
Szac. czas: 5 MIN
Przed wprowadzeniem zmian w kalendarzu przeanalizuj swój dotychczasowy sposób zagospodarowania czasu.
Korzystanie ze sztucznej inteligencji to świetny sposób na uzyskanie tego typu szybkiej analizy opartej na danych. Poproś sztuczną inteligencję, aby przeanalizowała Twój kalendarz (wraz z wiadomościami e-mail i z czatu, jeśli narzędzia są zintegrowane) i automatycznie obliczyła, jak w ciągu ostatnich czterech tygodni Twój czas upływał na spotkaniach, współpracy, indywidualnej pracy w skupieniu i odpowiadaniu na wiadomości.
Następnie poproś sztuczną inteligencję o porównanie sposobu spędzania czasu w przeszłości z poniższymi celami i o podanie podsumowania.
| Aktywność | Docelowa część tygodnia | Docelowe godziny |
| SPOTKANIA | Maksymalnie 30% | 12 godz. lub mniej |
| Sesje współpracy Get Sh*t Done | 10–20% | 4–8 godz. |
| Indywidualny czas skupienia | 30–40% | 12–15 godz. |
| Komunikacja, zarządzanie projektami i praca administracyjna | Maksymalnie 20% | 8 godzin |
Przykładowy prompt napisany przy użyciu narzędzia Dia od Atlassian:
@Google Calendar — przeanalizuj wydarzenia z ostatnich 4 tygodni w moim kalendarzu i powiedz, jaki procent mojego czasu był przeznaczony na:
- SPOTKANIA
- Współpracę / sesje Get Sh*t Done
- Czas pracy w skupieniu
Odpowiadanie na wiadomości
Użyj moich istniejących tytułów i kategorii wydarzeń, aby sklasyfikować każdy blok czasu, i zwróć krótkie podsumowanie całkowitej liczby godzin + procent dla każdego typu.
Porada: Zastanów się przed synchronizacją
Menedżerowie i inne role, które wymagają dużej koordynacji działań z innymi, mogą wymagać więcej spotkań — i to jest w porządku. Przed synchronizacją zastanów się, czy spotkanie jest naprawdę konieczne, czy praca asynchroniczna pozwoli zaoszczędzić czas i usprawnić współpracę.
2. Audyt i ograniczanie spotkań
Szac. czas: 30 min
Skorzystaj z gry Audyt spotkań zespołu i ustal samodzielnie lub wraz z zespołem, które spotkania można zmienić lub zastąpić.
Jeśli spotkanie nie sprzyja współpracy, nie prowadzi do podjęcia decyzji lub nie jest wystarczająco wartościowe, rozważ odmowę udziału i wyślij wiadomość z uzasadnieniem do organizatora. Przykładowo:
„Cześć! Staram się poświęcać więcej czasu na zadania priorytetowe, więc nie wezmę udziału w [nazwa spotkania]. Jeśli będziesz czegoś ode mnie potrzebować, napisz do mnie lub podziel się informacjami asynchronicznie. Dziękuję za zrozumienie”.
Jeśli jesteś organizatorem spotkania, które zostało odwołane lub zmienione, wyślij uczestnikom wiadomość z wyjaśnieniem, co się zmienia, dlaczego i w jaki sposób mogą być na bieżąco informowani i zaangażowani w dalsze działania. Przykładowo:
Aktualizacja harmonogramu:
Aby zapewnić wszystkim dostęp do aktualnych informacji przy jednoczesnym ograniczeniu zbędnych spotkań, zmieniamy format cotygodniowych spotkań kontrolnych na asynchroniczny, wykorzystując aktualizacje statusu projektów na stronie głównej Atlassian.
Dodamy Cię jako obserwatora odpowiednich projektów i będziesz otrzymywać cotygodniowe aktualizacje bezpośrednio na stronie głównej Atlassian.
Twoja rola:
- Udostępnij status swojej pracy za pomocą Loom (<2 minuty) na kanale Slack #marketing do piątku w południe czasu PST.
Obejrzyj wszystkie filmy Loom do końca poniedziałku i odpowiedz w wątku na poszczególne filmy Loom, zadając pytania lub przekazując opinie.
Dlaczego to ważne: Ta zmiana pomoże nam poświęcić więcej czasu na głęboką koncentrację i uwzględnić więcej opinii naszych kolegów z Europy.
Więcej informacji: Zapoznaj się z tablicą naszego zespołu [łącze] lub skontaktuj się z nami, jeśli masz pytania. Zachęcamy do komentowania aktualizacji i zgłaszania wszelkich pytań lub opinii.
Dzięki wszystkim!
3. W miarę możliwości grupuj spotkania
Szac. czas: 5 min
W przypadku spotkań, które pozostały w kalendarzu, spróbuj je przełożyć, aby były bliżej siebie. Pozwoli to uniknąć dużych przerw między spotkaniami (czasami nazywanych „kalendarzem w paski”), które utrudniają osiągnięcie flow lub poczynienie postępów w czymkolwiek poza powierzchowną pracą.
4. Ustal godziny pracy i zablokuj czas na sprawy osobiste.
Szac. czas: 5 min
Aby inni wiedzieli, kiedy masz czas, dostosuj ustawienia kalendarza do swoich typowych godzin pracy i zablokuj godziny, w których nie masz czasu z powodów osobistych, takich jak odwożenie dzieci do szkoły, przerwy na lunch i spotkania.
Porada: Zaktualizuj swój status na Slaku lub w Teams
Prosta porada dotycząca produktywności: wycisz powiadomienia podczas współpracy i skupienia, aby uniknąć rozpraszania uwagi. Określ oczekiwania wobec innych, aktualizując swój status, aby poinformować współpracowników, że jesteś niedostępny(-a) i kiedy wrócisz (np. „Czas skupienia do godziny 11:00 czasu wschodnioamerykańskiego”).
5. Podziel swój kalendarz na bloki czasowe
Szac. czas: 5 min
Jedną z najlepszych porad dotyczących zarządzania czasem jest stosowanie blokowania czasu, które polega na podziale dnia na dedykowane bloki czasowe przeznaczone na konkretne zadania lub grupy zadań, które w przeciwnym razie mogłyby zostać odłożone na bok. Zmniejsza to również pokusę wykonywania wielu zadań jednocześnie, aby uporać się z ogromną listą rzeczy do zrobienia. (Uwaga, spoiler: wykonywanie wielu zadań jednocześnie obniża produktywność.)
Wykorzystanie sztucznej inteligencji przyspiesza proces blokowania czasu. Poproś sztuczną inteligencję o zaproponowanie bloków czasowych dla następujących podstawowych rodzajów pracy. Jeśli inne rodzaje pracy są częścią Twojego typowego tygodnia, dodaj również je.
Sesje intensywnej pracy (GSD — Get Sh*t Done): zazwyczaj ~4-8 godzin tygodniowo
Sesje GSD to czas przeznaczony na intensywną pracę zespołową. Wykorzystaj sztuczną inteligencję, aby znaleźć bloki czasu, które są dostępne dla wszystkich osób, z którymi współpracujesz, wystarczająco długie, aby wykonać rzeczywistą pracę, i zbliżone do innych spotkań, aby uniknąć kalendarzy „w paski”. Możesz wykorzystać grę Get Sh*t Done jako wzór dla tych sesji.
Czas skupienia: ~12–15 godzin tygodniowo
Te 1,5–2-godzinne bloki czasowe pozwalają Ci wejść w stan głębokiej koncentracji i robić postępy w pracy bez przerw. Jeśli potrzebujesz pomocy, żeby się nie rozpraszać i czuć się odpowiedzialnym, rozważ zaplanowanie wirtualnych sesji coworkingowych, żeby spokojnie pracować z kolegami z zespołu, którzy są „w pobliżu”.
Odpowiadanie na wiadomości: maksymalnie ok. 8 godzin tygodniowo
Odpowiadanie na wiadomości w ciągu dnia rozprasza uwagę. Zamiast tego, zarezerwuj 1–2 okresy czasu dziennie na odpowiadanie na bezpośrednie wiadomości, e-maile, komentarze i szybkie działania następcze. Umieść te bloki po spotkaniach lub lunchu, kiedy Twoja koncentracja jest niższa.
Przykładowa rozmowa przy użyciu aplikacji Dia Atlassian:
Prompt 1:
Jesteś moim pomocnikiem w zarządzaniu kalendarzem. Korzystając z moich połączonych kalendarzy i wzorców aktywności, pomóż mi zaplanować tydzień tak, aby zapewnić sobie czas na intensywną pracę, współpracę i spokojniejszą komunikację.
Czas skupienia:
- W oparciu o moją lokalną strefę czasową i empirycznie ustalone godziny o niskim poziomie zakłóceń w ciągu ostatnich 4–6 tygodni, zalecam 90–120-minutowe bloki skupienia na pracy wymagającej głębokiej koncentracji. Należy dążyć do osiągnięcia łącznej liczby 12–15 godzin tygodniowo.
- Priorytetowo traktuj pory dnia, kiedy najrzadziej uczestniczę w spotkaniach lub zajmuję się pilnymi wiadomościami.
- Unikaj dzielenia tych bloków na krótsze fragmenty; zachowaj je w stanie jak najbardziej nienaruszonym.
-
Zwróć listę konkretnych bloków na najbliższe 2–3 tygodnie, zawierającą dni, godziny i krótkie uzasadnienie, dlaczego każdy blok jest odpowiedni.
[Gdy Ty i Dia ustalicie odpowiednie terminy] Utwórzcie powtarzające się bloki w kalendarzu dla tych terminów i oznaczcie każde wydarzenie jako „Czas skupienia — nie rezerwować”.
Prompt 2:
Następnie pomóż mi określić, kiedy należy odpowiadać na wiadomości.
- Zaproponuj codzienne lub prawie codzienne bloki „odpowiadania na wiadomości” (e-maile, Slack itp.) w momentach, kiedy koszt zmiany kontekstu jest najniższy.
- Wolę robić to, gdy mam już lżejsze zadania lub prace administracyjne albo w naturalnych momentach przejściowych w ciągu dnia (np. na początku dnia, przed lub po lunchu).
- Unikaj przerywania moich najdłuższych bloków skupienia lub tworzenia dodatkowej fragmentacji.
-
Przez następne 2–3 tygodnie wysyłaj 1–2 zalecane bloki „odpowiadania na wiadomości” w ciągu dnia roboczego, z sugerowanym czasem trwania i harmonogramem.
[Gdy Ty i Dia ustalicie odpowiednie terminy] Utwórzcie powtarzające się bloki w kalendarzu dla tych terminów i oznaczcie każde wydarzenie jako „Odpowiadanie na wiadomości”.
Prompt 3:
Następnie pomóż mi zidentyfikować okna intensywnej współpracy (Get Sh*t Done - GSD). Przejrzyj kilka kalendarzy — mój oraz [WSPÓŁPRACOWNIK 1], [WSPÓŁPRACOWNIK 2] i [wszelkie istotne kalendarze zespołów lub kalendarze współdzielone] — aby znaleźć 2–3 powtarzające się okna na współpracę GSD, które:
- Są dostępne dla wszystkich (lub najłatwiejsze do zwolnienia przy minimalnych konfliktach)
- Trwają co najmniej 60–90 minut, abyśmy mogli wykonać prawdziwą pracę.
Zminimalizuj fragmentację „w paski” (unikaj wprowadzania wielu krótkich przerw między spotkaniami dla każdego z nas).
Skoncentruj się na najbliższych 4–6 tygodniach i:
- Zaproponuj 2–3 powtarzające się opcje (np. „wtorki 14:00–15:30 czasu pacyficznego” i „czwartki 9:30–11:00 czasu pacyficznego”).
Krótko wyjaśnij wybór każdej opcji pod kątem dostępności, stref czasowych i fragmentacji.
[Gdy Ty i Dia ustalicie odpowiednie terminy] Wyślij powtarzające się zaproszenia z kalendarza do wszystkich uczestników na te terminy i oznacz każde wydarzenie jako „Czas współpracy”.
Prompt 4:
Na koniec podsumuj:
- mój tygodniowy łączny czas przeznaczony na skupienie się na planowanych zadaniach,
- całkowity czas „odpowiadania na wiadomości”,
- wskaż wszystkie dni, które nadal wydają się szczególnie „w paski” lub przeładowane, i zaproponuj jedno rozwiązanie, które pozwoli uporządkować każdy z tych dni.
Porada: Wykorzystaj sztuczną inteligencję do segregowania zadań na później.
Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail lub bezpośrednią wiadomość poza blokiem czasowym przeznaczonym na „odpowiadanie na wiadomości”, szybko oznacz ją gwiazdką lub przenieś do określonego folderu, poproś sztuczną inteligencję o przekonwertowanie oznaczonych wiadomości w zadania przed następnym blokiem czasowym przeznaczonym na „odpowiadanie na wiadomości” i pracuj na podstawie tej listy zadań.
Kolejne czynności
Wykorzystaj sztuczną inteligencję jako trenera retro
Po tygodniu lub dwóch korzystania z przeprojektowanego kalendarza poproś sztuczną inteligencję (np. Dia lub Rovo) o porównanie pierwotnego planu wykorzystania czasu z rzeczywistym przebiegiem wydarzeń, wskazanie skutecznych i nieskutecznych rozwiązań oraz zaproponowanie jednej zmiany na następny tydzień.
„Utwórz zaproszenie z kalendarza na 5 minut pod koniec mojego dnia pracy w następny piątek. W opisie spotkania dodaj następujące pytanie, które chcę Ci zadać: „Porównaj mój planowany czas z rzeczywistym czasem poświęconym na spotkania, skupienie/GSD i wiadomości. Podsumuj sukcesy i zaproponuj konkretne poprawki na następny tydzień”.
Często wracaj i udoskonalaj
Twój harmonogram się zmienia. Twój kalendarz też powinien. Wracaj do tego co trzy do sześciu miesięcy lub zawsze, gdy zaczynasz czuć, że brakuje Ci czasu.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Kultura
Health Monitor dla zespołu
Oceń kondycję zespołu i przygotuj plan ulepszeń.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Komunikacja
Instrukcja użytkownika
Pomóż pozostałym członkom poznać styl Twojej pracy.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Zespół tworzy tabelę audytu rytuałów w Confluence.
Zespół audytuje rytuały przy użyciu tablic Confluence.
Korzystając z dodatku Power-Up do głosowania w aplikacji Trello, ten zespół wybierał, który z rytuałów zachować, który poprawić, a który usunąć.
Korzystając z aplikacji Confluence, ten zespół dokumentuje pod koniec spotkania niezbędne działania uzupełniające i przydziela im właścicieli.