Je agenda opnieuw vormgeven
Back-to-back vergaderingen en non-stop meldingen? Dat is verleden tijd. Dit spel deelt waardevolle tips voor tijdmanagement en AI-prompts om je agenda opnieuw vorm te geven, zodat je je kunt concentreren op wat belangrijk is, kunt samenwerken wanneer het erop aankomt, en eindelijk je werk kunt doen.
Voorbereidingstijd
0 m
LOOPTIJD
60 m
Personen
1
Samenvatting in 5 seconden
- Plan je week met intentie door tijd voor vergaderingen, focus, samenwerking en rust in evenwicht te brengen op een manier die je doelen ondersteunt.
- Gebruik deze tips en AI-prompts om je energie te beschermen, niet alleen je tijd.
- Transformeer je agenda in een tool die je beschikbaarheid en prioriteiten communiceert zonder je schuldig te voelen.
WAT JE NODIG HEBT
- Agenda-tool, zoals Google Calendar of Outlook
- Een AI-tool, zoals Rovo van Atlassian of je favoriete AI-tool
Middelen voor spellen
Je agenda opnieuw vormgeven met tips over timemanagement en AI
Pas je werk niet aan vergaderingen aan. Neem de controle over je agenda om dingen gedaan te krijgen.
Wat zijn de risico's en nadelen van te veel vergaderingen?
Volgens MIT brengen kenniswerkers van vandaag doorgaans meer dan 85% van hun tijd door in vergaderingen, waarvan onderzoeken aantonen dat dit een negatief effect heeft op het psychische, fysieke en mentale welzijn van mensen.
Een agenda met te veel vergaderingen kan resulteren in:
- Minder tijd voor ononderbroken en geconcentreerd werk, waardoor belangrijk werk naar nachten en weekenden wordt verschoven.
- Lagere productiviteit en tragere voortgang, omdat mensen zoveel tijd besteden aan het praten over hun werk dat ze moeite hebben om het werk te doen.
- Vergadervermoeidheid, wat kan leiden tot uitputting, concentratieproblemen en een hoger risico op burn-out.
- Voortdurende contextwisseling en cognitieve overbelasting, waardoor het moeilijker wordt om aanwezig te blijven, details te onthouden en hoogwaardige beslissingen te nemen.
- Verspilde tijd en geld tijdens vergaderingen die slecht worden georganiseerd, dubbel of onnodig zijn.
Waarom zou je het spel Je agenda opnieuw vormgeven uitvoeren?
Met de tips over productiviteit, tips voor timemanagement en AI-prompts in dit spel kun je:
- Chaos vervangen door duidelijkheid door tijd vrij te maken voor focus, samenwerking en rust
- Je beschikbaarheid en prioriteiten communiceren zonder je schuldig te voelen
- Je agenda transformeren in een tool in plaats van een takenlijst
Wanneer moet je je agenda opnieuw vormgeven?
Gebruik dit spel wanneer je het gevoel hebt dat je te veel tijd doorbrengt in vergaderingen of als je niet genoeg tijd of energie hebt om je te concentreren op belangrijk werk. Als je te veel vergaderingen hebt, kun je je ook moe, gefrustreerd en overweldigd voelen. Dat zijn allemaal tekenen dat het misschien een goed moment is om een stap terug te doen en je agenda aan te passen.
3 voordelen van het opnieuw vormgeven van je agenda
Het opnieuw vormgeven van je agenda is een van de beste tips voor productiviteit.
Uit een onderzoek van Atlassian's Teamwork Lab blijkt dat het op veel nuttig is om je werkdagen te organiseren op basis van topprioriteiten in plaats van het bijwonen van vergaderingen en het reageren op meldingen:
- Je boekt eindelijk voortgang voor belangrijk werk.
Toen mensen hun agenda's opnieuw vorm gaven op basis van hun topprioriteiten, zei 67% van de individuele bijdragers en 71% van de managers dat ze meer vooruitgang hadden geboekt met betrekking tot hun topprioriteiten dan vroeger in een normale week. - Je brengt minder van je leven door in zinloze vergaderingen.
Tijdens de experimentweek namen de deelnemers 17% meer vergaderingen af en besteedden ze 13% (ongeveer 1,5 uur) minder tijd aan vergaderingen, terwijl ze 49% meer tijd besteedden aan specifieke soorten werk (waaronder 9% meer focustijd). - Je doelen worden scherper.
Toen mensen hun werkdagen opzettelijk op deze manier opnieuw vorm gaven, steeg de algemene duidelijkheid van de doelen met 26% in vergelijking met voorheen.
1. Een datagestuurde basis voor je week aanmaken
Geschatte tijd: 5 MIN.
Voordat je je agenda wijzigt, moet je inventariseren hoe je je tijd hebt besteed.
Het gebruik van AI is een geweldige manier om dit soort snelle, datagestuurde analyses uit te voeren. Vraag AI om je agenda te analyseren (samen met je e-mail- en chatberichten als je tools zijn geïntegreerd) en automatisch te berekenen hoe je de afgelopen vier weken je tijd hebt besteed aan vergaderingen, samenwerking, individuele focustijd en het reageren op berichten.
Vraag AI vervolgens om te vergelijken hoe je je tijd in het verleden hebt doorgebracht met de volgende doelen, en een samenvatting te geven.
| Activiteit | Doelgedeelte van de week | Doeluren |
| Vergaderingen | Maximaal 30% | 12 uur of minder |
| Samenwerken in Get Sh*t Done-sessies | 10-20% | 4-8 uur |
| Individuele focustijd | 30-40% | 12-15 uur |
| Communicatie, projectbeheer en administratief werk | Maximaal 20% | 8 uur |
Voorbeeldprompt met behulp van Dia van Atlassian:
@Google Calendar analyseer mijn agenda-evenementen van de afgelopen 4 weken en vertel me welk percentage van mijn tijd werd besteed aan:
- Vergaderingen
- Samenwerken / Get Sh*t Done-sessies
- Focustijd
Reageren op berichten
Gebruik mijn bestaande titels en categorieën van evenementen om elk tijdsblok te classificeren en geef een korte samenvatting van het totale aantal uren + percentages voor elk type.
Tip: Denk na voordat je gaat synchroniseren
Managers en andere functies die veel coördinatie met anderen vergen, hebben mogelijk meer vergaderingen nodig, en dat is prima. Denk na voordat je gaat synchroniseren om te bepalen of een vergadering echt noodzakelijk is, of dat asynchroon werk tijd zou besparen en de samenwerking zou verbeteren.
2. Vergaderingen controleren en verminderen
Geschatte tijd: 30 minuten
Gebruik het Spel voor auditteamvergaderingen voor jezelf of je team om te bepalen welke vergaderingen kunnen worden aangepast of vervangen.
Als er in een vergadering niet wordt samengewerkt, er geen beslissingen worden genomen of deze niet waardevol genoeg is, overweeg dan om de vergadering af te wijzen met een vervolgbericht aan de organisator. Bijvoorbeeld:
"Hallo! Ik probeer prioriteit te geven aan meer focustijd, dus ik ben niet aanwezig bij [Naam vergadering]. Als je iets van me nodig hebt, stuur me dan gerust een bericht of deel asynchrone updates. Bedankt voor je begrip."
Als je de organisator bent van een vergadering die wordt geannuleerd of gewijzigd, stuur dan de deelnemers een bericht waarin je uitlegt wat er verandert, waarom en hoe ze in de toekomst op de hoogte en betrokken kunnen blijven. Bijvoorbeeld:
Wijziging in de planning:
Om iedereen op de hoogte te houden en tegelijkertijd het aantal onnodige vergaderingen te beperken, veranderen we onze wekelijkse check-in naar een asynchroon formaat met behulp van projectstatusupdates in Atlassian Home.
Je wordt als volger aan de relevante projecten toegevoegd en je ontvangt wekelijkse updates rechtstreeks in Atlassian Home.
Jouw rol:
- Deel je werkstatus via Loom (<2 minuten) in het #marketing Slack-kanaal vóór vrijdag om 12.00 uur PST.
Bekijk maandag voor het einde van de dag alle Looms en antwoord in de thread van een individuele Loom met vragen/feedback.
Waarom dit belangrijk is: Deze wijziging zal helpen om meer tijd vrij te maken voor focustijd en meer input te krijgen van onze teamgenoten in Europa.
Ga er dieper op in: Bekijk het whiteboard van ons team [link] of neem contact op als je vragen hebt. Voel je vrij om opmerkingen achter te laten over de updates als je vragen of feedback hebt.
Bedankt, iedereen!
3. Vergaderingen zoveel mogelijk achter elkaar plannen
Geschatte tijd: 5 minuten
Voor vergaderingen die nog wel op de agenda blijven staan, kun je kijken of je ze kunt verzetten zodat ze dichter op elkaar plaatsvinden. Dit voorkomt grote hiaten tussen vergaderingen (ook wel een 'gestreepte agenda' genoemd), waardoor het moeilijk wordt om in de flow te komen of vooruitgang te boeken bij diepgaander werk.
4. Werktijden instellen en tijd vrijhouden voor persoonlijke verplichtingen
Geschatte tijd: 5 minuten
Je kunt je agenda-instellingen aanpassen aan je normale werktijden en de tijden blokkeren waarop je om persoonlijke redenen niet beschikbaar bent, zoals wanneer je de kinderen naar school brengt of lunchpauzes en afspraken hebt, zodat anderen weten wanneer je beschikbaar bent.
Tip: Werk je Slack- of Teams-status bij
Eén eenvoudige tip voor productiviteit: Demp meldingen wanneer je met iemand samenwerkt en tijdens je focustijd om afleiding te voorkomen. Laat anderen weten wat ze kunnen verwachten door je status bij te werken om collega's te laten weten dat je niet beschikbaar bent en wanneer je terugkomt (bijvoorbeeld 'Focustijd tot 11.00 uur ET').
5. Maak tijdsblokken in je agenda
Geschatte tijd: 5 minuten
Een van de beste tips voor tijdbeheer is het gebruik van tijdsblokken, waarbij je je dag opdeelt in specifieke tijdsblokken voor bepaalde taken of taakgroepen die anders gemakkelijk naar de achtergrond zouden verschuiven. Het vermindert ook de verleiding om te proberen meerdere taken tegelijk weg te werken van je enorme takenlijst. (Spoiler: multitasking verpest de productiviteit.)
Het gebruik van AI versnelt het proces van het werken met tijdsblokken. Vraag AI om tijdsblokken voor te stellen voor de volgende kernsoorten werk. Als andere soorten werk deel uitmaken van je normale week, voeg die dan ook toe.
Get Sh*t Done-sessies (GSD): doorgaans ~4-8 uur per week
GSD-sessies zijn speciale tijd voor een krachtige samenwerking met je collega's. Gebruik AI om tijdsblokken te vinden die beschikbaar zijn voor alle mensen met wie je samenwerkt, lang genoeg om echt werk te kunnen doen, en dicht bij andere vergaderingen om 'gestreepte' agenda's te vermijden. Je kunt het spel Get Sh*t Done gebruiken als blauwdruk voor deze sessies.
Focustijd: ~12-15 uur per week
Met deze tijdsblokken van 1,5 tot 2 uur kun je in een diepe, gefocuste flow komen en zonder onderbrekingen voortgang boeken met je werk. Als je hulp nodig hebt om op schema te blijven en verantwoording af te leggen, overweeg dan om virtuele samenwerkingssessies in te plannen om rustig samen te werken met teamgenoten 'in de buurt'.
Op berichten reageren: max. ~8 uur per week
Als je door de dag heen op berichten moet reageren, wordt je focus onderbroken. Reserveer in plaats daarvan dagelijks 1-2 tijdsperioden om op de hoogte te blijven van directe berichten, e-mails, reacties en snelle follow-ups. Plan deze blokken in na vergaderingen of de lunch, wanneer je minder gefocust bent.
Voorbeeldgesprek met behulp van Dia van Atlassian:
Vraag 1:
Jij bent mijn copiloot van mijn agenda. Plan mijn week opnieuw in voor diepgaand werk, samenwerking en rustigere communicatie aan de hand van mijn gekoppelde agenda's en activiteitspatronen.
Focustijd:
- Op basis van mijn lokale tijdzone en mijn empirisch lage onderbrekingsuren gedurende de laatste 4-6 weken, raad ik focusblokken van 90-120 minuten aan voor intensief werk. Streef naar een totaal van 12-15 uur per week.
- Geef prioriteit aan de momenten waarop ik de minste kans heb om in vergaderingen te zitten of dringende berichten te behandelen.
- Snijd deze blokken niet in kortere stukken; houd ze zo intact mogelijk.
-
Geef een lijst met specifieke blokken voor de komende 2-3 weken, inclusief dagen, tijden en een korte reden waarom elk blok goed past.
[Zodra jij en Dia de juiste tijden hebben bepaald] Maak terugkerende agendablokken aan voor deze tijden en geef elk evenement een label 'Focustijd - Niet boeken'.
Vraag 2:
Help me vervolgens de tijden te bepalen waarop ik op berichten moet reageren.
- Stel dagelijkse of bijna dagelijkse blokken voor waarin ik kan reageren op berichten (voor e-mail, Slack, enz.) op momenten dat de kosten voor het wisselen tussen context het laagst zijn.
- Ik geef de voorkeur aan momenten waarop ik al lichter of administratief werk doe, of op natuurlijke transitiepunten in mijn dag (bijvoorbeeld aan het begin van de dag, voor of na de lunch).
- Vermijd het doorbreken van mijn langste focusblokken of het creëren van extra fragmentatie.
-
Geef per werkdag 1-2 aanbevolen blokken waarin ik kan reageren op berichten voor de komende 2-3 weken, met de voorgestelde duur en het tijdstip.
[Zodra jij en Dia de juiste tijden hebben bepaald] Maak terugkerende agendablokken aan voor deze tijden en geef elk evenement een label 'Reageren op berichten.'
Vraag 3:
Help me vervolgens de tijdvensters voor samenwerking aan Get Sh*t Done (GSD) te identificeren. Scan meerdere agenda's — de mijne plus [TEAMGENOOT 1], [TEAMGENOOT 2] en [elk relevant team of alle gedeelde agenda's] — om 2-3 terugkerende tijdvensters voor samenwerking aan GSD te vinden die:
- Beschikbaar voor iedereen (of het gemakkelijkst vrij te maken met minimale conflicten)
- Minimaal 60-90 minuten lang, zodat we echt werk kunnen verzetten
Zo min mogelijk 'gestreepte' fragmentatie (voorkom dat er voor ieder van ons veel korte tussenpozen ontstaan tussen vergaderingen).
Richt je op de komende 4-6 weken en:
- Stel 2-3 terugkerende opties voor (bijvoorbeeld 'Dinsdag 14.00-15.30 uur PT' en 'Donderdag 9.30-11.00 uur PT').
Leg kort uit waarom je voor elke optie hebt gekozen wat betreft beschikbaarheid, tijdzones en fragmentatie.
[Zodra jij en Dia de juiste tijden hebben bepaald] Stuur terugkerende agenda-uitnodigingen voor deze tijden naar alle deelnemers en geef elk evenement een label 'Samenwerkingstijd.'
Vraag 4:
Tot slot, vat het volgende samen:
- Mijn wekelijkse totaal van geplande focustijd,
- De totale tijd voor reageren op berichten
- Laat zien welke dagen er nog steeds bijzonder 'gestreept' of overbelast uitzien, met één suggestie om elk van die dagen glad te strijken.
Tip: Gebruik AI om taken voor later te sorteren
Wanneer je een e-mail of privébericht ontvangt buiten je tijdsblok 'reageren op berichten', markeer deze dan snel door op de ster te klikken of naar een specifieke map te verplaatsen, laat AI gemarkeerde berichten omzetten in taken voor je volgende blok 'reageren op berichten', en werk vanuit die takenlijst.
Opvolgen
AI gebruiken als retrocoach
Na een week of twee met je nieuwe kalender, kun je AI (zoals Dia of Rovo) vragen om te vergelijken hoe je oorspronkelijk van plan was je tijd te besteden en wat er in werkelijkheid is gebeurd, om te benadrukken wat werkte en wat niet. Je kunt AI ook vragen om een aanpassing voor de volgende week voor te stellen.
'Maak een agenda-uitnodiging van 5 minuten aan voor het einde van mijn werkdag aanstaande vrijdag. Voeg in de omschrijving van de vergadering de volgende prompt toe: 'Vergelijk mijn geplande tijd met de werkelijke tijd van vergaderingen, focus/GSD en berichten. Vat de overwinningen samen en stel concrete aanpassingen voor volgende week voor.'
Regelmatig herzien en verfijnen
Je schema evolueert. Je agenda moet dat ook doen. Doe dit spel elke drie tot zes maanden opnieuw, of wanneer je voelt dat je minder tijd overhoudt.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Cultuur
Team-gezondheidsmonitor
Evalueer de gezondheid van je team en stel een verbeteringsplan op.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Communicatie
Gebruikershandleiding
Vertel je teamgenoten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Nabespreking
Retrospectief
Zorg voor een veilige omgeving om te bespreken wat wel werkte en wat niet.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
Een team maakt een tabel aan in Confluence voor het controleren van rituelen
Een team controleert rituelen met behulp van Confluence-whiteboards
Met behulp van de Power-Up Stemmen in Trello stemt dit team over welke van hun rituelen ze willen behouden, verbeteren of afschaffen.
Met behulp van Confluence documenteert een team vervolgacties en worden aan het eind van de vergadering eigenaren toegewezen.