重新规划您的日历
一场接一场的会议、没完没了的通知？从此告别这种状态。本演练将分享实用的时间管理技巧与人工智能提示词，帮您重新规划日历，以便您可以专注重要事务，在关键节点协作，最终真正把事情做成。
准备时间
0 分钟
持续时间
60 分钟
人数
1
5 秒摘要
- 用心规划您的一周，平衡会议、专注、协作和休息的时间，以此支持你实现目标。
- 运用这些技巧和人工智能提示词，去守护您的精力，而不仅仅是时间。
- 将您的日历转变成一个能清晰传达您的空闲时间和优先事项、且让您无需感到愧疚的工具。
您将需要
- 日历工具，如 Google 日历或 Outlook
- 人工智能工具，例如 Atlassian 的 Rovo 或您偏好的人工智能工具
演练资源
如何利用时间管理技巧与人工智能重新规划您的日历
不要让工作围着会议转。掌控您的日历，把正事搞定。
会议过多的风险与弊端有哪些？
据 MIT 称，如今的知识型工作者通常会花费超过 85% 的时间用于开会，而研究表明，这会对人们的心理、生理和精神健康产生负面影响。
日历被大量会议填满会导致：
- 可用于专注工作的不间断时间减少，导致重要工作只能被迫推到晚上和周末完成。
- 工作效率降低、进度放缓，因为人们要花费大量时间讨论工作，却难以真正开展工作。
- 产生会议疲劳，引发疲惫、注意力难以集中，大幅增加职业倦怠风险。
- 频繁切换工作场景、认知负荷过载，会让人更难专注于当下、记住细节，并做出高质量的决策。
- 流程混乱、重复或不必要的会议造成时间与成本浪费。
为什么要开展“重新规划您的日历”演练？
借助本演练中的工作效率技巧、时间管理方法和人工智能提示词，您可以：
- 用清晰代替混乱，为专注、协作和休息划出专属时间
- 坦然告知他人您的可用时间与优先级，不必为此感到愧疚
- 让日历成为高效工具，而非待办清单的牢笼
何时应重新规划您的日历？
当您觉得自己在会议上花费了过多时间，或是没有足够的时间与精力专注于重要工作时，就可以使用这份演练。会议过载也可能让您感到疲惫、沮丧和不堪重负。这些信号都表明，是时候停下来调整您的日历了。
重新规划日历的 3 个好处
重新规划日历是最有效的效率提升方法之一。
Atlassian 团队合作实验室的一项研究表明，围绕首要优先事项而非参加会议和应对通知来安排工作日，能在很多方面带来益处：
- 您能真正推动重要工作取得进展。
当人们围绕首要优先事项重新规划日历后，67% 的个人贡献者和 71% 的管理者表示，他们在首要优先事项上取得的进展远超以往普通一周。 - 您能减少在无意义会议上浪费的时间。
在实验周期间，参与者拒绝的会议次数增加了 17%，会议时间减少了 13%（约 1.5 小时），同时为特定工作类型预留的时间增加了 49%（其中专注工作时间增加 9%）。 - 您的目标会更清晰。
当人们有意识地这样重新规划工作日后，整体目标清晰度比之前提升了 26%。
1. 为您的一周创建基于数据的基准
预估时间： 5 分钟
在调整日历之前，先梳理您当下的时间分配情况。
使用人工智能是快速完成数据驱动型分析的好方法。让人工智能分析您的日历（如果工具已集成，可一并分析电子邮件和聊天记录），自动计算出过去四周您在会议、协作工作、个人专注时间以及回复消息上分别花费的时间。
然后让人工智能将您过去的时间分配情况与以下目标进行对比，并给出总结。
| 活动 | 本周目标时间占比 | 目标时长 |
| 会议 | 最多占比 30% | 12 小时或更短 |
| 协作工作/高效攻坚时段 | 10-20% | 4-8 小时 |
| 个人专注时间 | 30-40% | 12-15 小时 |
| 沟通、项目管理和行政工作 | 最多占比 20% | 8 小时 |
使用 Atlassian 的 Dia 提示词示例：
@Google 日历分析我过去四周的日历事件，告知我的时间分别花费在以下事项的占比：
- 会议
- 协作工作/高效攻坚时段
- 专注时间
回复消息
根据我现有的活动标题和分类对每段时间进行归类，并返回各类别的总时长和占比的简短总结。
小贴士：同步前，先思考
需要与其他人进行大量协调工作的管理者及其他相关岗位可能需要召开更多会议，这无可厚非。同步前请先思考，判断会议是否真正必要，抑或异步工作是否更能节省时间、提升协作效率。
2. 审核并减少会议
预估时间： 30 分钟
与您自己或您的团队一起使用审核团队会议演练确定哪些会议可以调整或替换。
如果一场会议不具备协作性、无法推动决策或价值不足，可考虑谢绝参加，并向组织者发送后续说明。例如：
“您好！我正尽量优先安排专注工作时间，因此将谢绝参加 [会议名称]。如需我配合相关事项，可随时给我发消息或分享异步更新。感谢您的理解。”
如果您是会议组织者，在取消或更改会议时，需向参会者发送说明，告知变更内容、原因，以及后续如何同步信息、保持参与。例如：
时间表更新：
为了让每个人都能及时了解情况，同时减少不必要的会议，我们将每周例会改为异步形式，通过在 Atlassian Home 中使用项目状态更新来实现。
您会被添加为相关项目的关注者，并在 Atlassian Home 中直接接收每周更新。
您的角色：
- 在太平洋时间周五中午前，通过 Loom 录制不超过 2 分钟的视频，在 #marketing Slack 通道分享您的工作状态。
周一结束前观看完所有 Loom 视频，并在对应 Loom 视频的话题串里回复问题/反馈。
重要意义：这一调整有助于腾出深度专注时间，同时让欧洲的团队伙伴也能更多地参与意见。
深入了解：查阅团队白板 [链接]，如有疑问可随时联系。欢迎对更新内容发表评论，提出任何问题或反馈。
谢谢大家！
3. 尽可能集中安排会议
预估时间： 5 分钟
对于仍保留在日历上的会议，可以尝试将它们重新安排得更紧凑一些。这可以避免会议之间出现大段的时间间隔（有时称为“斑马纹日历”），因为这种间隔会让人难以进入心流状态，或无法在浅层工作之外取得任何进展。
4. 设置工作时段，并预留个人事务时间
预估时间： 5 分钟
为了让他人了解您的空闲时间，您可调整日历设置以反映您的常规工作时间，并划出因个人原因（如送孩子上学、午休和赴约）而无法参会的时间段。
小贴士：更新您的 Slack 或 Teams 状态
一个简单的工作效率小贴士：在协作和专注工作时将通知静音，以避免分心。更新工作状态，让同事知晓您当前没空以及回归时间（例如“专注工作中，直至美国东部时间上午 11 点”），以此和他人明确工作预期。。
3. 在日历上划分时间段
预估时间： 5 分钟
最实用的时间管理方法之一就是划分时间段：把一天划分成多个专属时段，专门处理特定任务或任务组，避免这些任务被不断搁置。这也能减少您在一长串待办事项里试图同时处理多项任务的冲动。（友情提示：多任务处理会降低工作效率。）
使用人工智能可以加快时间段划分的流程。让人工智能为以下核心工作类型建议时间段。如果您的日常工作中还有其他类型，也一并加上。
高效执行 (GSD) 时段：通常每周约 4-8 小时
GSD 时段是与同事开展高成效协作的专属时间。使用人工智能查找所有协作成员都有空、时长足够完成实质工作、且靠近其他会议以避免出现“斑马纹”日历的时间段。您可以可以使用高效执行演练作为这些时段的蓝图。
专注时间：每周约 12-15 小时
这些 1.5-2 小时的时间段能让您进入深度专注的心流状态，在不被打断的情况下推进工作。如果需要保持按计划推进、落实执行，可以考虑安排线上协同工作时段，与团队伙伴“隔空”安静共事。
回复消息：每周最多约 8 小时
全天回复消息会打断专注状态。可以改为每天划出 1-2 个时间段，集中处理私信、电子邮件、评论和快速跟进事项。把这些时间段安排在您的专注度较低的会议或午餐之后。
使用 Atlassian Dia 的对话示例：
提示词 1：
您是我的日历助手。请结合我已关联的日历和活动模式，帮我重新规划一周安排，以实现深度工作、高效协作和更从容的沟通。
专注时间：
- 根据我的当地时区以及过去 4–6 周里干扰较少的实际时段，推荐 90–120 分钟的深度工作专注时间段。目标为每周总计 12–15 小时。
- 优先安排我最不可能开会或处理紧急消息的时间段。
- 不要把这些时间段切割成更短的碎片，尽量保持完整。
-
返回一个未来 2-3 周的具体时间段清单，包含日期、时间，并简要说明每个时段合适的理由。
[在您和 Dia 确定合适的时间后] 为这些时间创建周期性日历块，并将每个事件标记为“专注时间 - 请勿预约”。
提示词 2：
接下来，帮我确定回复消息的时间。
- 建议在上下文切换成本最低的时间，安排每日或几乎每日一次的“回复消息”时间段（用于处理电子邮件、Slack 等）。
- 优先选择我原本就在进行轻松工作或行政工作的时间，或者一天中的自然过渡点（例如，一天开始时、午餐前后）。
- 避免打断我最长的专注时间段，或造成额外的碎片化。
-
为接下来 2-3 周的每个工作日返回 1-2 个推荐的“回复消息”时间段，并包含建议时长与具体时间。
[在您和 Dia 确定合适的时间后] 为这些时间创建周期性日历块，并将每个事件标记为“回复消息”。
提示词 3：
接下来，帮我确定高效执行 (GSD) 协作窗口。扫描多个日历（我的日历加上 [协作者 1]、[协作者2] 以及 [任何相关的团队或共享日历]），以找出 2-3 个用于 GSD 协作的可重复时间段，这些时间段需满足以下条件：
- 所有人均有空（或冲突最少、最容易腾出时间）
- 时长至少 60–90 分钟，以便我们开展实际工作
最大限度地减少“斑马纹”碎片化（避免为我们任何人在会议之间制造大量短暂的时间间隔）。
聚焦未来 4–6 周，并：
- 提出 2-3 个周期性选项（例如，“太平洋时间星期二下午 2:00-3:30”和“太平洋时间星期四上午 9:30-11:00”）。
从空闲情况、时区和碎片化程度简要说明您选择每个选项的理由。
[在您和 Dia 确定合适的时间后] 向所有参会者发送这些时段的周期性日历邀请，并将每个活动标记为“协作时间”。
提示词 4：
最后，进行总结：
- 我每周计划的专注时间总计，
- “回复消息”总时长，
- 指出那些看起来仍然特别碎片化或日程过载的日期，并为优化每个这样的日期提出一条建议。
小贴士：使用人工智能对任务进行分类以备日后处理
每当您在“回复消息”时间段之外收到电子邮件或私信时，快速标记（加星标或移入特定文件夹），让人工智能在您下一次“回复消息”时间段前将标记的消息转为任务，再按该任务清单处理。
跟进
将人工智能用作回顾教练
按照重新设计的日历执行一或两周后，让人工智能（如 Dia 或 Rovo）对比您原本计划的时间分配与实际执行情况，突出有效与无效之处，并为下周提出一项调整建议。
“为您下周五工作日结束时创建一个 5 分钟的日历邀请。在会议描述中包含我想问您的这条提示词：“比较我在会议、专注/GSD 和消息处理上计划时间与实际时间的差异。总结成果，并为下周提出具体调整建议。”
经常回顾并优化
您的时间表会不断变化。您的日历也应随之调整。每三到六个月，或是当您开始感到时间紧张时，回顾一次这套演练。
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