Переработайте свой календарь
Собрания все не кончаются, а от уведомлений уже раскалывается голова? Теперь это в прошлом! В нашем сценарии предлагаются важные советы по управлению временем и запросы для ИИ, чтобы помочь вам переработать свой календарь. Так у вас получится сосредоточиться на самом важном, вести совместную работу тогда, когда это приносит пользу, и доводить дела до конца.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
60 мин
Участники
1
Пятисекундная сводка
- Планируйте свою неделю с умом, распределяя время на собрания, концентрацию внимания, совместную работу и отдых таким образом, чтобы это соответствовало вашим целям.
- Используйте эти советы и запросы к ИИ, чтобы сберегать силы, а не только время.
- Превратите свой календарь в инструмент, позволяющий информировать о вашей доступности и приоритетах без чувства вины.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Календарь, например Google Календарь или Outlook
- Инструмент ИИ, например Rovo компании Atlassian или другой
Ресурсы для сценария
Как переработать календарь с помощью советов по управлению временем и ИИ
Не планируйте задачи вокруг собраний. Возьмите свой календарь под контроль, чтобы эффективнее выполнять работу.
Какие риски и недостатки у слишком большого количества собраний?
По данным Массачусетского технологического института, современные работники умственного труда обычно проводят более 85 % своего времени на собраниях. Как показывают исследования, это негативно влияет на физическое, психологическое и психическое благополучие.
Если в календаре запланировано слишком много собраний, последствия могут оказаться такими:
- Нехватка времени на непрерывную целенаправленную работу, из-за чего важные задачи переносятся на вечер и выходные.
- Снижение производительности и замедление прогресса: люди тратят так много времени на разговоры о работе, что им трудно работать.
- Усталость от собраний, которая может привести к истощению, трудностям с концентрацией внимания и повышенному риску эмоционального выгорания.
- Постоянное переключение контекста и когнитивная перегрузка, что мешает концентрироваться, запоминать детали и принимать качественные решения.
- Потерянное время и деньги из-за плохо организованных, дублирующихся или ненужных собраний.
Зачем разыгрывать сценарий «Переработайте свой календарь»?
Советы по производительности и управлению временем, а также запросы к ИИ, представленные в этом сценарии, помогут в следующем:
- навести порядок, выделив время для концентрации внимания, совместной работы и отдыха;
- информировать о своей доступности и приоритетах без чувства вины;
- превратить календарь в инструмент, а не бесконечный список дел.
Когда следует переработать календарь?
Используйте этот сценарий, когда кажется, что вы слишком много времени проводите на собраниях или у вас недостаточно времени или сил, чтобы сосредоточиться на важной работе. Перегруженность собраниями также может вызывать усталость, разочарование и переутомление. Все это говорит о том, что сейчас самое время сделать шаг назад и скорректировать свой календарь.
Три преимущества переработанного календаря
Переработать календарь — один из лучших советов по повышению производительности.
Исследование, проведенное Atlassian Teamwork Lab, показывает, что планирование рабочих дней исходя из приоритетов, а не собраний помогает во многих отношениях.
- Вы по-настоящему работаете над важными задачами.
Переработав календарь в соответствии со своими приоритетами, 67 % рядовых сотрудников и 71 % руководителей отметили значительный прогресс в решении основных задач по сравнению с обычной неделей. - Вы проводите меньше времени на бессмысленных собраниях.
За неделю эксперимента участники отклонили на 17 % больше приглашений и стали тратить на собрания на 13 % меньше времени (экономия около 1,5 ч), а также на 49 % больше времени уделять конкретным типам задач (включая рост времени сосредоточенной работы на 9 %). - Цели становятся более четкими.
Намеренно перестроив свои рабочие дни, участники повысили ясность своих целей на 26 % по сравнению с предыдущим периодом.
1. Определите базовое распределение времени в течение недели на основе данных
Ожидаемое время: 5 мин
Прежде чем менять календарь, проанализируйте, как вы проводите время.
Отличный способ быстро получить такие данные — воспользоваться ИИ. Попросите ИИ проанализировать ваш календарь (а также электронные письма и чаты, если такие приложения интегрированы) и подсчитать, сколько времени за последние четыре недели вы потратили на собрания, совместную работу, сосредоточенную индивидуальную работу и ответы на сообщения.
Затем попросите сравнить полученные данные со следующими целями и обобщить выводы.
| Действия | Целевая доля недели | Целевое кол-во часов |
| Собрания | Макс. 30 % | 12 ч или менее |
| Совместное активное решение задач | 10–20 % | 4–8 ч |
| Сосредоточенная индивидуальная работа | 30–40 % | 12–15 ч |
| Общение, управление проектами и административные задачи | 20 % макс. | 8 ч |
Пример запроса с использованием Atlassian Dia:
@Google Календарь проанализируй события в моем календаре за последние четыре недели и скажи, какой процент времени ушел на следующее:
- Собрания
- Совместная работа / активное решение задач
- Сосредоточенная работа
Ответы на сообщения
Используй существующие названия и категории событий, чтобы классифицировать каждый блок времени. Подытожь общее количества часов и проценты для каждого типа.
Совет: синхронизируйте действия осмысленно
Руководителям и специалистам, выполняющим роли, где нужна частая координация с другими, может потребоваться больше собраний — и это нормально. Перед тем как синхронизировать действия, подумайте, действительно ли нужно проводить собрание или эффективнее будет совместно работать в асинхронном формате, экономя тем самым время.
2. Пересмотрите и сократите собрания
Ожидаемое время: 30 мин
С помощью сценария «Аудит собраний команды» определите (самостоятельно или всей командой), какие собрания можно организовать эффективнее или заменить.
Если собрание не предполагает совместной работы, не способствует принятию решений или не приносит достаточной пользы, попробуйте отказаться от участия и отправьте организатору сообщение. Например:
«Здравствуйте! В настоящее время у меня в приоритете сосредоточенная работа, поэтому я пропущу [название собрания]. Если от меня что-то потребуется, напишите мне в чате или поделитесь информацией асинхронно. Спасибо за понимание».
Если вы — организатор собрания, но оно отменяется или в него вносятся изменения, отправьте участникам сообщение с объяснением, что меняется, почему, и как им впредь оставаться в курсе событий и участвовать в них. Например:
Обновление расписания.
Мы хотим сократить количество ненужных собраний, но держать вас в курсе событий. Поэтому еженедельные контрольные встречи переводятся в асинхронный формат — в этом поможет информация об изменении статуса проекта на главной странице Atlassian.
Вы будете подписаны на соответствующие проекты, чтобы еженедельно получать свежую информацию прямо на главной странице Atlassian.
Что от вас требуется.
- Делиться статусом своих задач через Loom (до 2-х минут) в канале #marketing в Slack по пятницам до полудня по тихоокеанскому времени.
Просматривать все ролики Loom к вечеру понедельника и оставлять свои вопросы и отзывы в обсуждениях к отдельным роликам.
Почему это важно. Нововведение поможет высвободить время для глубокого погружения в работу, а также позволит участникам команды из Европы больше делиться информацией.
Узнайте больше. Посмотрите доску [ссылка] нашей команды или свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы. Свободно оставляйте любые вопросы и отзывы в комментариях к новостям.
Спасибо всем!
3. Объединяйте собрания всегда, когда возможно
Ожидаемое время: 5 мин
Если в вашем календаре запланированы собрания, посмотрите, можно ли перенести их ближе друг к другу. Это позволит избежать больших промежутков времени между собраниями (иногда их называют «полосатым календарем»), которые не дают глубоко погрузиться в работу и продвинуться в выполнении любых задач, кроме самых простых.
4. Четко определите свои рабочие часы и не занимайтесь в это время личными делами
Ожидаемое время: 5 мин
Чтобы другие могли узнать, когда вы свободны, измените настройки календаря в соответствии с вашим обычным рабочим временем и заблокируйте периоды, когда вы недоступны по личным обстоятельствам, например, когда отводите детей в школу, делаете перерыв на обед или, например, посещаете врача.
Совет: обновляйте свой статус в Slack или Teams.
Простой совет по повышению продуктивности: отключите уведомления во время совместной работы и концентрации внимания, чтобы не отвлекаться. Обновите свой статус, чтобы коллеги знали, что вы сейчас недоступны, и укажите, когда вернетесь (например, «Не отвлекать до 11:00 по североамериканскому восточному времени»).
5. Резервируйте время в своем календаре
Ожидаемое время: 5 мин
Один из лучших приемов в тайм-менеджменте — техника временных блоков, которая делит ваш день на выделенные отрезки времени для выполнения определенных задач или групп задач, которые в противном случае вы могли бы отодвинуть на второй план. Эта техника также уменьшает соблазн справиться с огромным списком дел, пытаясь делать несколько задач одновременно. (Предупреждение: многозадачность —убийца продуктивности.)
Выделить временные блоки вам может помочь ИИ. Попросите ИИ предложить отрезки времени для следующих основных типов задач. Если в течение обычной недели вы выполняете другие задачи, добавьте их тоже.
Сеансы активного решения задач (GSD): обычно 4–8 часов в неделю.
Сеансы GSD — это время, посвященное эффективной совместной работе с коллегами. С помощью ИИ найдите отрезки времени, которые свободны у всех, с кем вы сотрудничаете, и достаточно продолжительны для выполнения реальной работы, а также находятся близко к другим собраниям, что позволит избежать «полосатых» календарей. В качестве образца для этих сеансов можно использовать сценарий «Сеанс активного решения задач».
Концентрация внимания: 12–15 часов в неделю.
Во время этих интервалов продолжительностью 1,5–2 часа ничто не будет отвлекать вас, поэтому вы сможете глубоко погрузиться в целенаправленную работу и добиться прогресса. Если вам нужна помощь в соблюдении графика и выполнении своих обязанностей, попробуйте запланировать виртуальные сеансы совместной работы, чтобы спокойно поработать «в окружении» участников команды.
Ответы на сообщения: не более 8 часов в неделю
Ответы на сообщения в течение дня мешают сосредоточиться. Вместо этого следует выделять ежедневно 1–2 временных блока для проверки прямых сообщений, электронной почты, комментариев и кратких уточняющих сообщений. Назначайте эти блоки на время после собраний или обеда, когда концентрация внимания на работе еще невелика.
Пример беседы с использованием Atlassian Dia.
Запрос 1.
Ты — мой помощник в заполнении календаря. Используя подключенные календари и закономерности в моих действиях, помоги мне перепланировать неделю так, чтобы найти время для сосредоточенной работы, взаимодействия с коллегами и более спокойного общения.
Концентрация внимания.
- Исходя из моего часового пояса и промежутков времени, когда я меньше всего отвлекаюсь от работы, за последние 4–6 недель, порекомендуй временные блоки для глубокой концентрации на работе продолжительностью по 90–120 минут. Постарайся, чтоб суммарно эти блоки составили от 12 до 15 часов в неделю.
- Прежде всего используй то время, когда я реже посещаю собрания или отвечаю на срочные сообщения.
- Не дели эти блоки на более короткие фрагменты, не меняй по возможности их длительность.
-
Приведи в ответе список конкретных временных блоков на ближайшие 2–3 недели, включая даты, время и краткое объяснение, почему выбран каждый блок.
[После того как вы с Dia выберете подходящее время] Создай повторяющиеся блоки в календаре на это время и пометь каждое событие как «Время концентрации — не бронировать».
Запрос 2.
Теперь помоги мне определить, когда отвечать на сообщения.
- Предложи блоки «ответы на сообщения» (по электронной почте, в Slack и т. д.) каждый день или почти каждый день в те промежутки времени, когда переключение контекста меньше всего повредит.
- Отдай предпочтение времени, когда я уже занимаюсь легкой или административной работой, или естественным переходным моментам в течение дня (например, с утра, до или после обеда).
- Не разбивай на части самые длинные временные блоки для концентрации и не увеличивай фрагментацию времени в календаре.
-
Приведи в ответе рекомендуемое время для 1–2 блоков «Ответы на сообщения» в день на ближайшие 2–3 недели с указанием их предполагаемой продолжительности.
[После того как вы с Dia выберете подходящее время] Создай повторяющиеся блоки в календаре на это время и пометь каждое событие как «Ответы на сообщения».
Запрос 3.
Затем помоги мне определить окна для активного решения задач (GSD) вместе с коллегами. Просмотри несколько календарей — мой, а также [УЧАСТНИКА 1], [УЧАСТНИКА 2] и [любой подходящий командный или общий календарь] — и найди 2–3 повторяющихся временных окна для совместного активного решения задач (GSD). Эти окна должны отвечать следующим требованиям.
- Свободны у всех (или такие, которые легче всего освободить с минимальным количеством конфликтов).
- Длятся не менее 60–90 минут, чтобы мы успели выполнить реальную работу.
Минимизируют «полосатую» фрагментацию (ни у кого из участников не получится много коротких промежутков между собраниями).
Проанализируй ближайшие 4–6 недель и сделай следующее.
- Предложи 2–3 повторяющихся варианта (например, «по вторникам с 14:00 до 15:30 по тихоокеанскому времени» и «по четвергам с 9:30 до 11:00 по тихоокеанскому времени»).
Кратко объясни выбор каждого варианта с точки зрения доступности, часовых поясов и фрагментации.
[После того как вы с Dia выберете подходящее время] Рассылай всем участникам повторяющиеся приглашения в календаре на это время и пометь каждое событие как «Время совместной работы».
Запрос 4.
Наконец, резюмируй
- Мое общее количество запланированного времени на концентрацию внимания за неделю.
- Общее время для ответов на сообщения.
- Назови дни, которые все еще выглядят особенно «полосатыми» или перегруженными, и предложи один совет, как уменьшить фрагментацию времени для каждого из этих дней.
Совет: используйте ИИ для сортировки задач на будущее
Каждый раз, когда вы получаете электронное письмо или прямое сообщение вне установленного временного интервала для ответов на сообщения, сразу же пометьте его или переместите в специальную папку. Затем попросите ИИ преобразовать помеченные сообщения в задачи до того, как наступит время следующего интервала для ответов на сообщения, и работайте уже на основе этого списка задач.
Последующие действия
Проводите ретроспективы с помощью ИИ
Через неделю или две использования обновленного календаря попросите ИИ (например, Dia или Rovo) сравнить то, как вы изначально планировали потратить время с тем, как вы потратили его по факту, выделить, что сработало, а что нет, и предложить одну поправку на следующую неделю.
«Создай приглашение в календаре на 5 минут в конце моего рабочего дня в следующую пятницу. Включи в описание собрания следующий запрос, который я хочу сделать: «Сравни запланированное и фактическое время собраний, концентрации на работе, активного решения задач (GSD) и работы с сообщениями. Подведи итоги и предложи конкретные корректировки на следующую неделю».
Часто пересматривайте и корректируйте
Ваше расписание изменяется. И календарь нужно изменять соответственно. Возвращайтесь к этому сценарию каждые три – шесть месяцев или всякий раз, когда ощущаете нехватку времени.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Культура
Оценка работоспособности команды
Оцените работоспособность команды и наметьте план ее улучшения.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Команда создает таблицу с аудитом ритуалов в Confluence
Команда проводит аудит ритуалов с помощью досок Confluence
С помощью улучшения «Голосование» в Trello эта команда провела голосование о том, какие ритуалы сохранить, какие улучшить, а какие убрать.
С помощью Confluence команда документирует последующие задачи и назначает владельцев в конце собрания.