Repenser votre calendrier
Dépassé par les réunions qui s'enchaînent et les notifications incessantes ? Plus maintenant. Ce scénario offre de précieux conseils en matière de gestion du temps et des prompts d'IA pour vous aider à réorganiser votre calendrier, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment, collaborer lorsque c'est nécessaire et enfin, faire avancer votre travail.
Temps de préparation
0 min
Durée
60 m
Personnes
1
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Organisez votre semaine de manière réfléchie en trouvant un équilibre entre le temps consacré aux réunions et ceux dédiés au travail de concentration, à la collaboration et au repos, de sorte à atteindre vos objectifs.
- Suivez ces conseils et utilisez ces prompts d'IA pour préserver votre énergie, et pas seulement votre temps.
- Transformez votre calendrier en un outil qui communique vos disponibilités et vos priorités sans culpabiliser.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Un outil de planification, tel que Google Agenda ou Outlook
- Outil d'IA, tel qu'Atlassian Rovo ou votre outil d'IA préféré
Ressources du scénario
Comment repenser votre calendrier grâce à des conseils de gestion du temps et à l'IA
N'organisez pas votre travail en fonction des réunions. Prenez le contrôle de votre calendrier pour faire avancer les choses.
Quels sont les risques et les inconvénients d'avoir trop de réunions ?
Selon le MIT, les travailleurs du savoir d'aujourd'hui passent généralement plus de 85 % de leur temps en réunion, ce qui, selon des études, a un impact négatif sur leur bien-être psychologique, physique et mental.
Un calendrier surchargé de réunions peut avoir les effets suivants :
- Moins de temps à consacrer au travail nécessitant une concentration continue, ce qui entraîne le report de tâches importantes au soir et au week-end.
- Une baisse de la productivité et un ralentissement des progrès, car les collaborateurs passent tellement de temps à parler du travail qu'ils ont du mal à faire leur travail.
- De la fatigue liée aux réunions, qui peut entraîner un épuisement, des difficultés à se concentrer et un risque plus élevé de burnout.
- Des changements constants de contexte et une surcharge cognitive, ce qui réduit les capacités de concentration, de mémorisation des détails et de prise de décisions de qualité.
- La perte du temps et de l'argent investis dans des réunions mal organisées, redondantes ou inutiles.
Pourquoi lancer le scénario « Repenser votre calendrier » ?
Grâce aux conseils en matière de productivité, de gestion du temps et aux prompts d'IA de ce scénario, vous pouvez :
- Remplacer le chaos par la clarté en consacrant du temps au travail de concentration, à la collaboration et au repos
- Faire part de vos disponibilités et de vos priorités sans culpabiliser
- Transformer votre calendrier en un outil plutôt qu'en une liste de tâches à accomplir
Quand devriez-vous repenser votre calendrier ?
Utilisez ce scénario lorsque vous avez l'impression de passer trop de temps en réunion ou que vous n'avez pas assez de temps ou d'énergie à consacrer aux tâches importantes. Une surcharge de réunions peut également générer de la fatigue, de la frustration et un sentiment de dépassement. Tous ces signes indiquent qu'il est peut-être temps de prendre du recul et d'ajuster votre calendrier.
Trois avantages à la refonte de votre calendrier
La refonte de votre calendrier est l'un des meilleurs conseils à suivre pour renforcer votre productivité.
Une étude menée par le Teamwork Lab d'Atlassian montre que l'organisation des journées de travail autour des priorités principales plutôt qu'autour de la participation aux réunions et de la réaction aux notifications a de nombreux avantages :
- Vous faites réellement avancer les choses dans des domaines importants.
Lorsque les participants ont réorganisé leur calendrier en fonction de leurs priorités, 67 % des collaborateurs et 71 % des responsables ont déclaré avoir davantage progressé dans leurs priorités qu'au cours d'une semaine classique. - Vous consacrez moins de temps à des réunions inutiles.
Au cours de la semaine d'expérimentation, les participants ont refusé 17 % de réunions en plus et ont passé 13 % (environ 1 heure et demie) moins de temps en réunion, tout en consacrant 49 % de temps en plus à des types de tâches spécifiques (dont 9 % de temps de concentration en plus). - Vos objectifs gagnent en précision.
Lorsque les collaborateurs ont volontairement réorganisé leurs journées de travail de cette manière, la clarté globale des objectifs a augmenté de 26 %.
1. Créer une base de référence hebdomadaire fondée sur des données
Durée estimée : 5 MIN
Avant de réorganiser votre calendrier, faites le point sur la manière dont vous avez utilisé votre temps jusqu'à présent.
L'IA est un excellent moyen d'obtenir ce type d'analyse rapide et basée sur les données. Demandez à l'IA d'analyser votre calendrier (ainsi que vos e-mails et messages instantanés si vos outils sont intégrés) et de calculer automatiquement le temps que vous avez consacré aux réunions, à la collaboration, au travail de concentration individuel et à la réponse aux messages au cours des quatre dernières semaines.
Demandez-lui ensuite de comparer votre emploi du temps passé avec les objectifs suivants, et de vous présenter un résumé.
| Activité | Portion cible de la semaine | Heures cibles |
| Réunions | 30 % maximum | 12 heures ou moins |
| Sessions de travail collaboratif « Faire avancer les choses » | 10 à 20 % | 4 à 8 heures |
| Temps de concentration individuel | 30 à 40 % | 12 à 15 heures |
| Communication, gestion de projet et tâches administratives | 20 % maximum | 8 heures |
Exemple de prompt pour l'outil Dia d'Atlassian :
@Google Agenda, analyse les événements de mon agenda des quatre dernières semaines et indique-moi le pourcentage de temps que j'ai consacré aux éléments suivants :
- Réunions
- Travail collaboratif ou sessions « Faire avancer les choses »
- Temps de concentration
Réponse aux messages
Utilise les titres et catégories d'événements existants pour classer chaque bloc de temps, et renvoie un résumé du nombre total d'heures et les pourcentages pour chaque type.
Conseil : réfléchir avant de synchroniser
Les responsables et autres rôles qui impliquent une coordination avec d'autres personnes peuvent avoir besoin de plus de réunions, et c'est normal. Réfléchissez avant de synchroniser pour déterminer si une réunion est vraiment nécessaire, ou si un ticket asynchrone permettrait de gagner du temps et d'améliorer la collaboration.
2. Auditer et limiter les réunions
Durée estimée : 30 min
Utilisez le scénario « Audit des réunions d'équipe » sur vous-même ou votre équipe pour déterminer quelles réunions peuvent être retravaillées ou remplacées.
Si une réunion n'est pas collaborative, ne permet pas de prendre des décisions ou n'est pas suffisamment utile, envisagez de la décliner en envoyant un message à l'organisateur. Par exemple :
« Bonjour ! J'essaie de me dégager davantage de temps dédié à des moments de concentration, je n'assisterai donc pas à [Nom de la Réunion]. Si vous avez besoin de moi pour quoi que ce soit, n'hésitez pas à m'envoyer un message ou à partager des mises à jour asynchrones. Merci de votre compréhension. »
Si vous êtes l'organisateur d'une réunion qui est annulée ou modifiée, envoyez un message aux participants pour expliquer ce qui change, pourquoi, et de quelle manière ils peuvent rester informés et impliqués. Par exemple :
Planification de la mise à jour :
Pour tenir tout le monde au courant tout en réduisant les réunions inutiles, nous transformons notre point hebdomadaire en un format asynchrone en utilisant les mises à jour d'état de projet sur l'accueil Atlassian.
Vous serez ajouté en tant qu'abonné aux projets pertinents et recevrez des mises à jour hebdomadaires directement sur l'accueil Atlassian.
Votre rôle :
- Partagez l'état de vos tickets via Loom (<2 minutes) dans le canal Slack #marketing avant vendredi à midi PST.
Regardez toutes les vidéos Loom avant la fin de la journée lundi, et répondez dans le fil de discussion à un Loom individuel avec vos questions/commentaires.
En quoi est-ce important ? : ce changement permettra de libérer du temps de concentration et d'inclure davantage de contributions de nos collègues européens.
Pour aller plus loin : consultez notre tableau blanc d'équipe [lien] ou contactez-nous si vous avez des questions. N'hésitez pas à commenter les mises à jour si vous avez des questions ou des commentaires.
Merci à toutes et à tous.
3. Regrouper les réunions, dans la mesure du possible
Durée estimée : 5 min
Pour les réunions restantes, vérifiez si vous pouvez les reprogrammer pour qu'elles soient plus rapprochées. Cela évite les grands trous entre les réunions (parfois appelés « calendrier rayé »), qui vous empêchent d'être vraiment dans un état de flux ou d'avancer en profondeur sur des tâches.
4. Définir ses heures de travail et se bloquer du temps pour les engagements personnels
Durée estimée : 5 min
Pour aider les autres à savoir quand vous êtes disponible, ajustez vos paramètres de calendrier pour refléter vos heures de travail habituelles, et bloquez les créneaux où vous n'êtes pas disponible pour des raisons personnelles, comme emmener les enfants à l'école, les pauses déjeuner et les rendez-vous.
Conseil : mettez à jour votre statut sur Slack ou Teams
Une astuce simple pour améliorer la productivité : désactivez les notifications lorsque vous travaillez à plusieurs ou que vous avez besoin de vous concentrer afin d'éviter les distractions. Permettez aux autres de connaître vos attentes en mettant à jour votre statut pour informer vos collègues que vous n'êtes pas disponible et quand vous reviendrez (par exemple, « Temps de concentration jusqu'à 11 h 00 ET »).
5. Créer des blocs de temps
Durée estimée : 5 min
L'un des meilleurs conseils en gestion de temps est de bloquer certaines dates, ce qui permet de diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques ou à des groupes de tâches qui pourraient autrement être reléguées au second plan. Cela réduit également la tentation d'essayer de faire du multitâche pour venir à bout d'une liste de choses à faire interminable. (Alerte spoiler : le multitâche nuit à la productivité.)
L'utilisation de l'IA accélère le processus de planification par blocs de temps. Demandez à l'IA de vous proposer des créneaux pour les types de tâches principaux suivants. Si d'autres types de tâches font partie de votre semaine type, ajoutez-les également.
Sessions « Faire avancer les choses » : généralement ~4 à 8 heures par semaine
Ces sessions sont des créneaux dédiés à la collaboration à fort impact avec vos collègues. Utilisez l'IA pour trouver des créneaux libres pour toutes les personnes avec lesquelles vous collaborez, suffisamment longs pour accomplir un vrai travail, et proches d'autres réunions pour éviter les calendriers « rayés ». Vous pouvez utiliser le scénario « Faire avancer les choses » comme blueprint pour ces sessions.
Temps de concentration : environ 12 à 15 heures par semaine
Ces blocs d'une heure trente à deux heures vous permettent d'entrer dans un état de concentration profonde et d'avancer sur vos tâches sans interruption. Si vous avez besoin d'aide pour rester concentré et efficace, envisagez de planifier des sessions de cotravail virtuelles pour travailler tranquillement avec des coéquipiers « à proximité ».
Répondre aux messages : 8 heures par semaine maximum
Répondre aux messages tout au long de la journée interrompt la concentration. À la place, bloquez un à deux créneaux par jour pour vous mettre à jour sur les messages directs, les e-mails, les commentaires et les suivis rapides. Placez ces blocs après les réunions ou le déjeuner lorsque votre niveau de concentration est plus faible.
Exemple de conversation avec Dia d'Atlassian :
Prompt 1 :
Tu es mon copilote de calendrier. En utilisant mes calendriers connectés et mes modèles d'activité, aide-moi à repenser ma semaine pour me permettre de réellement avancer dans mes tâches et de collaborer et communiquer plus sereinement.
Temps de concentration :
- En fonction de mon fuseau horaire local et de mes heures empiriquement peu interrompues au cours des quatre à six dernières semaines, recommande des blocs de concentration de 90 à 120 minutes pour les tâches demandant beaucoup de concentration. Vise un total de 12 à 15 heures par semaine.
- Privilégie les moments où je suis le moins susceptible d'être en réunion ou de traiter des messages urgents.
- Évite de découper ces blocs en fragments plus courts et conserve-les intacts autant que possible.
-
Renvoie une liste de créneaux spécifiques bloqués pour les deux à trois prochaines semaines, en précisant les jours, les heures et une brève justification expliquant pourquoi chaque créneau bloqué convient.
[Une fois que Dia et vous avez décidé des créneaux appropriés] Créez des blocs de calendrier récurrents pour ces créneaux et étiquetez chaque événement « Temps de concentration - Ne rien prévoir ».
Prompt 2 :
Ensuite, aide-moi à prévoir des moments pour répondre aux messages.
- Suggère des créneaux quotidiens ou quasi quotidiens pour « répondre aux messages » (e-mails, Slack, etc.) aux moments où changer radicalement de tâche n'affectera pas ma productivité.
- Privilégie les moments où je fais déjà un travail plus léger ou administratif, ou aux points de transition naturels de ma journée (par exemple, en début de journée, avant ou après le déjeuner).
- Évite d'interrompre mes longs blocs de concentration ou de créer une fragmentation supplémentaire.
-
Renvoie un à deux blocs « répondre aux messages » recommandés par jour ouvrable pour les deux à trois prochaines semaines, avec les durées et créneaux horaires suggérés.
[Une fois que Dia et vous avez décidé des créneaux appropriés] Créez des blocs de calendrier récurrents pour ces créneaux et nommez chaque événement « Répondre aux messages ».
Prompt 3 :
Ensuite, aide-moi à identifier les créneaux de collaboration pour les sessions « Faire avancer les choses ». Analyse plusieurs calendriers — le mien et celui de [COLLABORATEUR 1], [COLLABORATEUR 2], et [tous les calendriers d'équipe ou partagés pertinents] — pour trouver deux à trois créneaux récurrents pour ces sessions qui :
- sont disponibles pour tout le monde (ou les plus faciles à libérer avec un minimum de conflits)
- durent au moins 60 à 90 minutes pour pouvoir vraiment avancer
réduisent l'effet « calendrier rayé » (nombreux créneaux courts entre les réunions).
Concentre-toi sur les quatre à six prochaines semaines et :
- Propose deux à trois options récurrentes (par exemple, « Mardi 14 h 00 – 15 h 30 PT » et « Jeudi 9 h 30 – 11 h 00 PT »).
Explique brièvement pourquoi tu as choisi chaque option en termes de disponibilité, de fuseaux horaires et de fragmentation.
[Une fois que Dia et vous avez décidé des créneaux appropriés] Envoyez des invitations de calendrier récurrentes à tous les participants pour ces créneaux, et nommez chaque événement « Temps de collaboration ».
Prompt 4 :
Enfin, résumez :
- Mon total hebdomadaire de temps de concentration planifié,
- Durée totale pour « Répondre aux messages »,
- Signale les jours qui semblent encore contenir trop de créneaux courts entre les réunions ou qui sont surchargés, avec une suggestion pour lisser chacun de ces jours.
Conseil : utilisez l'IA pour trier les tâches à traiter ultérieurement
Chaque fois que vous recevez un e-mail ou un message direct en dehors de votre créneau « Répondre aux messages », marquez-le rapidement avec un indicateur en l'ajoutant aux favoris ou en le déplaçant vers un dossier spécifique, demandez à l'IA de convertir les messages avec indicateur en tâches avant votre prochain créneau « Répondre aux messages », et travaillez à partir de cette liste de tâches.
Suivi
Utiliser l'IA comme coach rétro
Après une semaine ou deux d'utilisation de votre calendrier repensé, demandez à une IA (comme Dia ou Rovo) de comparer votre planification initiale par rapport à ce qui s'est réellement passé. Mettez en évidence ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné et proposez un ajustement pour la semaine suivante.
« Crée une invitation de calendrier de cinq minutes à la fin de ma journée de travail vendredi prochain. Dans la description de la réunion, ajoute ce prompt que je veux te demander : « Compare ma date planifiée par rapport à ma date réelle pour les réunions, les sessions de concentration/faire avancer les choses et les réponses aux messages. Résume les réussites et suggérez des ajustements concrets pour la semaine prochaine. »
Réexaminez et peaufinez régulièrement
Votre planning évolue. Votre calendrier doit faire de même. Consultez à nouveau ce scénario tous les trois à six mois, ou chaque fois que vous commencez à manquer de temps.
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