Qui dit journée sans réunion, dit journée productive
La productivité et le moral des troupes souffrent lorsqu'elles sont constamment interrompues. Maintenez votre équipe à flot en organisant une journée sans réunion, sans e-mail et sans coup de téléphone.
UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…
Réserver un moment au travail approfondi et à la résolution active des problèmes.
Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.
Personnes
1 à 100
Temps de préparation
60 min
Durée
8 heures
Difficulté
Facile
Déroulement du scénario
Pas facile de mettre tout le monde d'accord sur une date pour cette journée pour faire avancer les choses, mais mieux vaut demander aux équipes ou décider en fonction des chevauchements de fuseaux horaires, si vous êtes une organisation internationale.
Matériel
Casque antibruit
Café ou thé
Collations
Préparation
Faites vos devoirs (60 minutes)
Mettez par écrit les éléments qui justifient la mise en place d'une journée pour faire avancer les choses. Vous pouvez utiliser le scénario des « Cinq pourquoi » pour vous aider à déterminer comment les interactions et le bruit des réunions peuvent affecter l'équipe. Vous pouvez également utiliser une affiche de projet pour organiser vos idées. L'objectif est de préparer une proposition pour présenter le concept de journée pour faire avancer les choses à l'équipe de direction de votre organisation.
Vous pouvez commencer par instaurer la journée pour faire avancer les choses à titre d'essai, afin de vérifier si la formule fonctionne bien dans votre organisation. Cela permettra également aux équipes de s'adapter et de réévaluer la situation. Vous pourrez ensuite valider l'essai en confirmant une augmentation de la vélocité d'avancement du backlog et des réponses aux enquêtes. Rappelez-vous que le plus grand bénéfice viendra du fait que votre équipe et toutes les équipes proches participent aux mêmes journées.
OBTENEZ L'ADHÉSION
Partagez ou présentez la proposition à votre équipe et demandez-lui son avis. Pour les responsables, le fait de disposer d'une journée sans réunions récurrentes est une excellente façon de commencer la semaine. Cela leur donne le temps d'avancer dans leur interminable liste de tâches à accomplir et de se rapprocher de leurs équipes.
FIXEZ LE JOUR
Pas facile de mettre tout le monde d'accord sur une date pour cette Journée pour faire avancer les choses, mais mieux vaut demander aux équipes ou décider en fonction des chevauchements de fuseaux horaires, si vous êtes une organisation internationale.
Si les fuseaux horaires le permettent, le lundi est idéal pour organiser ce type de journée. Une réunion de planification d'une heure juste après le « stand-up » du lundi peut donner l'impression à une équipe que la semaine démarre très lentement. Au lieu de cela, les équipes peuvent utiliser le lundi pour terminer le sprint en cours et fermer autant de tickets en cours que possible. Lors de la réunion de planification du nouveau sprint le mardi matin, elles peuvent alors rapidement évaluer si elles ont atteint les objectifs du sprint.
ÉLABOREZ UNE STRATÉGIE AUTOUR DES RÉUNIONS
Réduisez le nombre de réunions que vous organisez habituellement. Vous pouvez même profiter de cette occasion pour annuler les réunions qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Vous pouvez également déplacer à un autre jour toutes les réunions qui devaient avoir lieu en cette journée pour faire avancer les choses.
Réunions à éviter lors de la journée pour faire avancer les choses :
- Réunions d'équipe
- Réunions avec la hiérarchie (p. ex., les assemblées générales)
- Entretiens individuels (dans la mesure du possible)
Réunions qui peuvent toujours être programmées pendant la journée pour faire avancer les choses :
- Sessions de travail/sur tableau blanc
- Rencontres entre spécialistes fonctionnels qui collaborent sur des problèmes complexes
- Entretiens avec des candidats externes (si d'autres créneaux horaires ne sont pas disponibles)
Quant aux « stand-ups », tant qu'ils sont brefs et utiles, les équipes peuvent décider elles-mêmes de les tenir ou non.
COMMUNIQUEZ ET ENCOURAGEZ
Assurez-vous que les équipes savent ce que signifie la journée pour faire avancer les choses. Envoyez des invitations dans leur calendrier, donnez des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de cet événement, soutenez les équipes d'astreinte qui pourraient avoir besoin de ressources supplémentaires pendant cette journée spéciale.
Il est important que chacun sache à quoi s'attendre à la suite de ce changement et quels avantages vous espérez en tirer. Pour certaines équipes transverses, la reprogrammation des réunions hebdomadaires demandera un certain effort. Aidez ces équipes à garder à l'esprit les avantages que représente l'augmentation du temps de concentration et de la productivité. Pensez également à vérifier que ces avantages ont été atteints après la mise en place de cette journée.
Astuce
Pour les organisations basées dans plusieurs pays, essayez d'organiser la journée pour faire avancer les choses le lundi (pour les équipes d'Asie-Pacifique) et le vendredi (pour les équipes des États-Unis et de la région EMEA). Cela permet de maximiser les possibilités de chevauchement pour les réunions inter-équipes pendant la semaine.
ÉTAPE 1
Préparez votre charge de travail pour la journée (15 minutes)
Fixez-vous un objectif clair pour la journée. Prévoyez de vous concentrer sur une ou deux choses au maximum pour vous aider à vous mettre dans le bain de la journée pour faire avancer les choses. Concentrez-vous d'abord sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes, puis décomposez-les en blocs qui peuvent être accomplis en une journée ou moins. Apprenez à prioriser et à déprioriser le travail. Cela demande une certaine discipline pour apprendre à distinguer le travail à fort impact.
ÉTAPE 2
Optimisez votre environnement de travail (15 minutes)
Prenez tout ce dont vous pourriez avoir besoin pendant la session de travail : eau, caféine, chargeur d'ordinateur portable, papier, marqueurs, écouteurs, etc. Réduisez au minimum le nombre de fois où vous devez interrompre votre concentration.
Créez votre propre zone sans interruption en coupant les notifications, les alarmes, les rappels, les téléphones, les tablettes et tout ce qui n'est pas à 100 % nécessaire pour effectuer le travail en cours.
Dans l'idéal, vous n'aurez pas besoin de consulter vos e-mails, de répondre à des appels ou de participer à des réunions d'équipe. N'hésitez pas à éteindre votre téléphone et à trouver un endroit calme. N'oubliez pas que vos coéquipiers sont dans la même situation, alors évitez toute interaction non urgente avec eux.
ÉTAPE 1
Faire avancer les choses (7,5 heures)
À vos marques, prêts, partez ! Et bonne chance 😀
Vous avez géré ?
Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.
Suivis
Une fois que votre journée test est terminée, il est important de valider vos hypothèses initiales avec les équipes. Avez-vous obtenu les avantages que vous espériez en termes de productivité, de satisfaction et/ou de sérénité de l'équipe ? Pour le savoir, vous pouvez interroger tous les membres de l'équipe et les responsables participants pour leur demander s'ils ont ressenti une amélioration et s'ils souhaitent pérenniser la journée pour faire avancer les choses. Demandez-leur de vous communiquer leurs suggestions sur les changements qu'ils recommanderaient, ainsi que des conseils pour tirer le meilleur parti de cette journée.
Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?
Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.
Vous avez reçu du feedback ?
Posez une question ou laissez un commentaire sur le site de la communauté Atlassian.