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Dia de Fazer E Acontecer


A produtividade e a moral sofrem quando você é interrompido a todo momento. Mantenha a equipe focada tirando um dia de folga de reuniões, e-mails e ligações.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Criar espaço para trabalho profundo e resolução intensiva de problemas.

Se você está com dificuldades em relação à velocidade no Monitor de Saúde, esta tática pode ajudar.

Leia mais
E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

O dia a dia de cada empresa é repleto de reuniões, ligações, e-mails e interrupções. A produtividade e a felicidade dos membros da equipe podem sofrer por causa das interrupções constantes. O objetivo do Dia de Fazer E Acontecer (Dia de FEA) é aumentar a quantidade de tempo que a gente gasta em trabalho focado , minimizando as distrações, um dia por semana. Use essa tática para evitar ou corrigir a sobrecarga de reuniões e interrupções.

Você pode usar essa tática sempre que sentir que a equipe está sobrecarregada com reuniões e trabalho. Após uma avaliação, você pode fazer uma pesquisa para verificar se o bem-estar geral e a produtividade da equipe melhoraram.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Use essa tática na escala que preferir: com o departamento, a equipe ou só você.

Como estabelecer um dia ocasional sem reuniões com a equipe.
Equipe de usuários
Pessoas

1 - 100

Ícone de lápis
Tempo de preparo

60 min

Relógio de ponteiro
Tempo

8 horas

Dificuldade fácil
Dificuldade

Fácil

A tática na prática

É difícil fazer com que todos concordem sobre o melhor dia para alocar ao FEA, mas você pode pesquisar com as equipes ou fazer uma chamada com base em sobreposições de fuso horário se você for uma empresa global.

Materiais

Fones de ouvido com cancelamento de ruído

Café ou chá

Petiscos

Preparação

Faça seu dever de casa (60 minutos)

Anote as justificativas para fazer um dia de FEA. Você pode usar a tática dos 5 porquês para ajudar a descobrir como as interações e o barulho das reuniões podem estar afetando a equipe. Você também pode usar um pôster do projeto para organizar as ideias. O objetivo é preparar uma proposta para apresentar o conceito do Dia de FEA para a equipe de liderança da empresa.

Você talvez queira dar o primeiro passo estabelecendo o Dia de FEA como uma avaliação, para testar se a configuração funciona bem na empresa e para permitir a adaptação e reavaliação das equipes. Você pode validar a avaliação verificando um aumento da velocidade do gráfico de burndown do backlog e nas respostas das pesquisas. Não se esqueça de que você vai ter mais benefícios se a equipe e todas as equipes adjacentes participarem nos mesmos dias.

CONSIGA ADESÃO

Compartilhe ou apresente a proposta para a equipe e peça a opinião deles. Para os gerentes, ter um dia sem reuniões recorrentes é uma maneira incrível de começar a semana, liberando tempo para avançar nas listas intermináveis de tarefas pendentes e se aproximar das equipes.

DEFINA O DIA

Não é fácil fazer com que todos concordem sobre o melhor dia para alocar ao FEA, mas você pode investigar nas equipes ou tomar uma decisão com base em sobreposições de fuso horário se você estiver em uma empresa global.

Segunda-feira é um ótimo dia para o FEA, se o fuso horário permitir. Com uma reunião de planejamento de uma hora logo após uma reunião rápida às segundas-feiras, as equipes podem sentir que o dia começou devagar e sofrido. Em vez disso, as equipes podem usar a segunda-feira para terminar o sprint atual e fechar o máximo possível de itens pendentes. Na reunião de planejamento para o novo sprint na terça de manhã, elas podem avaliar com rapidez se as metas de sprint foram batidas.

CRIE ESTRATÉGIAS EM TORNO DAS REUNIÕES

Enxugue as reuniões que você costuma ter. Ou então aproveite para cancelar reuniões que não agregam valor. Outra opção é transferir todas as reuniões do dia de FEA para outro dia.

Reuniões para se evitar no dia de FEA:

  • Reuniões da equipe
  • Reuniões de cima para baixo (por exemplo, Town Halls)
  • Tête-à-tête (na medida do possível)

Reuniões tranquilas para se agendar no dia de FEA:

  • Sessões de trabalho/sessões de quadro branco
  • Colaboração de especialistas funcionais em problemas complexos
  • Entrevistas com candidatos externos (se outras janelas não estiverem disponíveis)

Reuniões rápidas, desde que sejam breves e agreguem valor — as equipes podem elas mesmas tomar essa decisão.

COMUNIQUE E INCENTIVE

Garanta que as equipes saibam do que se trata o FEA. Envie convites de calendário, ofereça orientações sobre como aproveitar ao máximo o dia, apoie equipes de plantão que possam exigir recursos adicionais durante o dia de FEA.

É importante que todos saibam o que esperar dessa mudança e os benefícios que você espera alcançar. Para algumas equipes multifuncionais, reagendar reuniões semanais vai ser trabalhoso. Ajude essas equipes a terem em mente os benefícios do aumento do tempo de foco e da produtividade e a ficarem atentos para saber se os benefícios estão sendo alcançados ou não, assim que o Dia de FEA começar.

Dica
Dica profissional

Para empresas com várias localizações geográficas, tente fazer o Dia de FEA na segunda-feira (para as equipes da Ásia-Pacífico) e na sexta-feira (para EUA/EMEA). Isso maximiza a sobreposição disponível para reuniões entre equipes durante a semana.

ETAPA 1

Prepare a carga de trabalho para o dia (15 minutos)

Tenha um objetivo claro para o dia. Planeje manter o foco em uma ou duas coisas no máximo para ajudar a entrar no ritmo FEA. Mantenha o foco nas tarefas mais urgentes e importantes primeiro e as divida em partes que podem ser realizadas em um dia ou parte do dia. Aprenda a priorizar e despriorizar o trabalho, é preciso alguma disciplina para aprender a diferenciar o trabalho de alto impacto.

ETAPA 2

Otimize o ambiente de trabalho (15 minutos)

Pegue tudo o que você for precisar para a sessão de trabalho: água, cafeína, carregador do notebook, papel, marcadores, fone de ouvido, etc. Minimize o número de vezes que você precisa quebrar o foco.

Crie sua própria zona livre de interrupções desligando notificações, alarmes, lembretes, telefones, tablets e qualquer outra coisa que não seja 100% necessária para realizar o trabalho em questão.

O ideal é que você não precise responder e-mails, ligações ou ir a reuniões da equipe. Fique à vontade para desligar o celular e encontrar um lugar tranquilo. Seus colegas de equipe estão na mesma situação. Então, evite qualquer interação que pode ser adiada.

ETAPA 1

Fazer E Acontecer (7,5 horas)

Tudo pronto... vamos lá! Boa sorte 😀

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Acompanhamentos

Assim que o teste do Dia de FEA terminar, é importante validar as suposições iniciais com as equipes. Você alcançou os benefícios de produtividade, satisfação e/ou felicidade da equipe que esperava? Para medir isso, você pode fazer uma pesquisa com todos os membros de equipe participantes e gerentes para perguntar se eles sentiram uma melhora e se querem continuar com o Dia de FEA. Peça e compartilhe sugestões sobre as mudanças que eles recomendariam, bem como dicas para aproveitar ao máximo o Dia de FEA.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde.

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