Close

День активного решения задач


Производительность и моральный дух падают, когда вас постоянно отвлекают. Чтобы помочь своей команде сохранить обычный настрой, выберите день без собраний, электронных писем и звонков.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Создайте пространство для сосредоточенной работы и активного решения проблем.

Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы со скоростью в результате оценки работоспособности.

Узнайте больше
И ПОЧЕМУ МНЕ ЭТО НУЖНО?

Повседневная жизнь каждой компании наполнена собраниями, звонками, электронной перепиской и прочими отвлечениями. Невозможность сосредоточиться на работе ведет к тому, что производительность и уровень удовлетворенности участников команды падают. День активного решения задач (день GSD) проводят, чтобы увеличить период сосредоточенной работы и максимально устранить отвлекающие факторы на один день в неделю. С помощью этого сценария вы сможете смягчить последствия отвлечения на собрания и прочие подобные задачи или вообще свести их к нулю.

Этот сценарий можно проводить всегда, когда вам начинает казаться, что у вашей команды слишком много собраний и работы. Когда эксперимент завершится, вы можете провести опрос, чтобы узнать, улучшились ли общее самочувствие и производительность команды.

КТО ДОЛЖЕН УЧАСТВОВАТЬ?

Проводите этот сценарий в любом масштабе, в котором пожелаете: для вашего отдела, для команды или только для себя.

Как вместе с командой начать время от времени проводить день без собраний.
Команда пользователей
Сотрудники

1–100

Значок карандаша
Время на подготовку

60 минут

Часы, ведущие отсчет времени
Время

8 часов

Низкая сложность
Сложность

Просто

Проведение игры

Сложно выбрать такой день активного решения задач (GSD), который устроил бы всех, но вы можете провести опрос в командах или принять решение на основании пересечений между рабочими графиками сотрудников из разных часовых поясов, если у вашей организации есть офисы в разных частях света.

Материалы

Наушники с шумоподавлением

Кофе или чай

Закуски

Подготовка

Подготовьтесь заранее (60 минут)

Подготовьте обоснование для проведения дня GSD. Можно воспользоваться сценарием «Пять "почему"», чтобы было проще выяснить, как на команду влияют отвлекающие факторы наподобие собраний и контактов с другими людьми. Структурировать идеи поможет карта проекта. Ваша цель — подготовить предложение, в котором вы раскроете концепцию дня GSD руководителям организации.

Для начала можно запустить день GSD в качестве эксперимента, чтобы посмотреть, подходит ли выбранный формат вашей организации, и чтобы команды могли приспособиться к нему и по-новому оценить эту идею. Об успехе эксперимента можно судить по увеличению скорости сгорания задач в бэклоге и ответам в опросах. Помните, что для наибольшего эффекта ваша команда и все связанные с ней команды должны проводить день GSD в один и тот же день.

ПОЛУЧИТЕ ОДОБРЕНИЕ

Перешлите или покажите предложение своей команде и узнайте мнение ее участников. Менеджерам нравится, когда неделя начинается с дня, в который не проводятся периодические собрания. В такие дни у них есть время, чтобы сделать хоть что-то из своих бесконечных списков дел и стать ближе к командам.

НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ

Сложно выбрать такой день активного решения задач (GSD), который устроил бы всех, но вы можете провести опрос в командах или принять решение на основании пересечений между рабочими графиками сотрудников из разных часовых поясов, если у вашей организации есть офисы в разных частях света.

Понедельник — идеальный день для GSD, если позволяет разница между часовыми поясами команд. Из-за того, что по понедельникам сразу после стендапа проводится часовое собрание по планированию, команде может казаться, что она все никак не приступит к работе. Вместо этого команды могут потратить понедельник на то, чтобы завершить текущий спринт и закрыть как можно больше активных заявок. На утреннем собрании по планированию нового спринта во вторник они могут быстро оценить, удалось ли им достичь целей спринта.

ВЫСТРАИВАЙТЕ СТРАТЕГИЮ ВОКРУГ ИМЕЮЩИХСЯ СОБРАНИЙ

Проредите собрания, которые вы обычно проводите. Воспользуйтесь случаем и отмените собрания, которые не приносят пользы. Если такой вариант вам не подходит, попробуйте перенести все собрания, которые должны были состояться в день GSD, на другой день.

Собрания, которых следует избегать в день GSD:

  • Собрания команд
  • Собрания по принципу «сверху вниз» (собрания для всего коллектива)
  • Встречи один на один (насколько это возможно)

Собрания, которые можно запланировать в день GSD:

  • Рабочие совещания/сеансы совместной работы
  • Собрание специалистов, осуществляющих совместную работу над решением той или иной сложной задачи
  • Собеседование с внешними кандидатами (если остальное время занято)

Решение о стендапах, если они непродолжительные и важные, — команды могут принять самостоятельно.

ДЕЛИТЕСЬ ИНФОРМАЦИЕЙ И МОТИВИРУЙТЕ УЧАСТНИКОВ

Убедитесь, что команды понимают, в чем суть дня GSD. Разошлите приглашения на событие в календаре, составьте рекомендации о том, как провести этот день с наибольшей пользой, и не забудьте о дежурных командах, которым в день GSD может понадобиться больше ресурсов.

Важно, чтобы все знали, чего ожидать от этого изменения и какую пользу вы надеетесь извлечь. Некоторым многофункциональным командам может понадобиться приложить усилия, чтобы перенести еженедельные собрания на другой срок. Напомните этим командам, что у них будет больше времени на сосредоточенную работу и повысится производительность. Когда день GSD состоится, посмотрите, реализовались ли эти обещания.

Совет
Профессиональный совет

Если офисы вашей организации расположены в разных регионах, попробуйте провести день GSD в понедельник (для команд из Азиатско-Тихоокеанского региона) и пятницу (для команд из США, Европы, Ближнего востока и Африки). Так вы получите максимум точек пересечения рабочих графиков, в которые можно проводить межкомандные собрания в течение недели.

Этап 1

Заранее определите свою рабочую нагрузку на день (15 минут)

Поставьте четкую цель на день. Постарайтесь сосредоточиться на одной-двух задачах максимум, чтобы адаптироваться к режиму GSD. В первую очередь сосредоточьтесь на более срочных и важных задачах и разбейте их на части, которые можно завершить за один день или быстрее. Научитесь отделять важную работу от второстепенной. Чтобы начать понимать, какая работа будет иметь наибольшие последствия, нужно потренироваться.

Этап 2

Оптимизируйте свои рабочие условия (15 минут)

Приготовьте все, что вам может понадобиться во время работы: воду, кофе, зарядное устройство для ноутбука, бумагу, маркеры, наушники и т. д. Сделайте так, чтобы вам приходилось отвлекаться как можно реже.

Создайте себе условия, в которых невозможны перерывы: отключите уведомления, оповещения, напоминания, телефоны, планшеты и все остальное, без чего вы спокойно можете выполнить поставленную задачу.

В идеале вам не нужно отвлекаться на электронные письма, звонки или командные собрания. Не бойтесь отключить телефон и найдите тихое место. Помните, что ваши коллеги находятся в той же ситуации, что и вы, поэтому избегайте любого взаимодействия с ними, которое может подождать до следующего дня.

Этап 1

За дело! (7,5 часа)

На старт… Внимание… Марш! Удачи вам 😀

Успешно справились?

Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.

Последующие действия

После того как пройдет экспериментальный день GSD, важно вместе с командой проверить, были ли верны ваши изначальные предположения. Удалось ли вам воспользоваться преимуществами, на которые вы рассчитывали (рост производительности, удовлетворенности и [или] уровня счастья команды)? Для оценки можно опросить всех принявших участие членов команды и менеджеров. Спросите их, заметили ли они улучшение и хотят ли проводить день GSD и дальше. Может быть, они дадут совет или предложат изменения, которые позволят извлечь максимум пользы из дня GSD. Поделитесь их предложениями со всеми участниками.

Нравится Playbook?

Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.

Thanks! Now get back to work.

Получили отзыв?

Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.