Audit des réunions d'équipe

Déterminez quelles réunions d'équipe peuvent être remaniées ou remplacées afin d'optimiser le temps de chacun.

Personnes travaillant ensemble autour d'une table

Temps de préparation

15 m

Durée

90 m

Personnes

3 à 10

RÉSUMÉ DE 5 SECONDES

Gagnez un temps précieux en identifiant les réunions d'équipe récurrentes qui peuvent être organisées de manière asynchrone.
Pour les réunions qui se déroulent de manière asynchrone, mettez en place de nouvelles pratiques afin de tenir l'équipe informée et alignée.
Pour les réunions qui restent inscrites au calendrier, optimisez le temps disponible en apportant de légers changements à l'ordre du jour ou à l'approche.

CE DONT VOUS AUREZ BESOIN

Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion
Tableau blanc physique ou numérique (voir modèle)
Marqueurs et post-its si la réunion se déroule en personne
Chronomètre
Outil de calendrier

Ressources du scénario

Scénario Réinitialisation des rituels

Audit Team Meetings Template

Comment réduire le nombre de réunions grâce à un audit des réunions d'équipe

Réduisez le nombre de réunions et optimisez celles que vous conservez.

Qu'est-ce qu'un audit des réunions d'équipe ?

Un audit des réunions d'équipe est un moyen rapide et collaboratif de libérer du temps pour des tâches plus importantes et de rendre le temps passé ensemble plus productif. Ce scénario vous explique comment déterminer quelles réunions d'équipe peuvent être remplacées par une collaboration ou une communication asynchrone, et lesquelles peuvent être ajustées pour optimiser le temps de chacun.

Pourquoi exécuter le scénario « Audit des réunions d'équipe » ?

Cet audit aide les équipes à réduire le nombre de réunions et à améliorer leur qualité. Grâce à ces étapes, le temps passé ensemble sera plus précieux et le temps asynchrone plus efficace.

Quand devez-vous exécuter ce scénario ?

Exécutez le scénario « Audit des réunions d'équipe » lorsque votre équipe jongle avec trop de réunions et/ou lorsqu'il est possible de rendre les réunions plus productives. Après avoir exécuté le scénario pour la première fois, vous pouvez le réitérer chaque trimestre ou selon les besoins.

3 avantages des audits des réunions d'équipe

Un audit des réunions d'équipe peut :

Réduire la surcharge de réunions : les réunions sont le premier obstacle à la productivité, 78 % des employés déclarant qu'il leur est difficile d'accomplir leur travail en plus d'assister à toutes leurs réunions.
Réduire le nombre de burnouts : 51 % des travailleurs du savoir déclarent devoir faire des heures supplémentaires au moins quelques jours par semaine en raison d'un nombre trop important de réunions.
Récupérer du temps pour le travail : les équipes les plus performantes donnent la priorité à l'innovation en consacrant moins de temps aux réunions d'alignement, aux dernières informations concernant l'état, aux e-mails et aux transferts.

1. Choisissez un format et planifiez votre session

Durée estimée : 5 MIN

Décidez si vous souhaitez exécuter l'intégralité du scénario en direct ou utiliser une approche hybride, dans laquelle certaines parties de l'activité se déroulent de manière asynchrone avant et après la connexion en direct de votre équipe.

Vous verrez les mentions Option A et Option B tout au long de ce scénario pour vous aider à suivre le format que vous avez choisi.

L'option A consiste à réaliser l'ensemble de l'exercice en une seule fois, lors d'une session en direct plus longue. Pour cette option, planifiez une session de 90 minutes avec votre équipe.
L'option B ajoute un travail asynchrone avant et après une session en direct plus courte (décrite aux étapes 3 et 6). Pour cette option, planifiez une session de 60 minutes avec votre équipe.

Conseil : testez et répétez

Il ne s'agit pas de règles strictes, mais simplement de prompts utiles. Discutez ensuite avec vos coéquipiers pour voir ce qui a bien fonctionné et ce que vous pourriez faire différemment la prochaine fois.

2. Préparez le terrain

Durée estimée : 5 MIN

Si vous utilisez Confluence, faites une copie de ce modèle de tableau blanc ou utilisez-le pour créer votre propre tableau blanc ou document.

Ensuite, dressez la liste de toutes les réunions d'équipe récurrentes ou de toutes les réunions auxquelles participe une grande partie de l'équipe. Complétez cette liste avant la session en direct afin d'être prêt à vous lancer.

3. Option B uniquement : travail préparatoire

Durée estimée : 5 min

Si vous utilisez l'option B (format asynchrone), envoyez un message pour présenter le scénario à l'équipe, expliquez pourquoi nous faisons cet exercice et demandez leur feedback sur la liste des réunions d'équipe récurrentes.

Le lendemain, envoyez un autre message leur demandant d'évaluer la dernière liste de réunions sur le tableau blanc.

Pourquoi la limite est-elle fixée à 8 personnes ?

Des recherches montrent que les réunions les plus productives comptent moins de 8 personnes.

4. Session de travail en direct

Durée estimée : 60 à 90 min

Au cours de la session de travail prévue, guidez votre équipe à travers chaque étape du tableau blanc. (Ce tableau blanc n'est qu'un point de départ, n'hésitez donc pas à l'adapter aux besoins de votre équipe.)

Option A : session en direct plus longue, tous ensemble

Vous réalisez l'exercice tous ensemble en même temps ? Utilisez le tableau blanc comme guide et suivez chaque étape au cours de la session de 90 minutes.

Option B : session en direct plus courte avec travail asynchrone

Vous avez déjà commencé le travail asynchrone ? Utilisez votre session de 60 minutes pour passer en revue les informations que l'équipe a déjà ajoutées au tableau blanc, voter pour les réunions qui pourraient être déplacées de manière asynchrone et discuter de tout ce qui nécessite une discussion plus approfondie.

Conseil : adaptez-vous au travail asynchrone

Si le travail asynchrone est la seule option possible, créez une structure et une documentation claires lorsque vous invitez les personnes à participer, et prévoyez du temps supplémentaire pour des réponses réfléchies.

5. Option B uniquement : travail de suivi

Durée estimée : 10 min

Suivez cette étape uniquement si vous utilisez l'option B (asynchrone).

a. Brainstormez à des formats asynchrones

Après la session de travail en direct, demandez à vos coéquipiers de consulter les réunions répertoriées dans le tableau blanc sous « Quelles réunions devraient passer en mode asynchrone ? » et de proposer des suggestions sur les moyens dont l'équipe pourrait communiquer ou collaborer de manière asynchrone. Voici quelques exemples :

Fil de discussion Slack ou Teams
Compilation vidéo à l'aide d'un outil tel que Loom
Actualités écrites dans l'espace de travail collaboratif de l'équipe, tel que Confluence

b. Choisissez des formats asynchrones

Passez en revue les méthodes asynchrones suggérées sur le tableau blanc. S'il existe plusieurs options pour une réunion, demandez à l'équipe de voter pour celle qu'elle préfère dans les 24 heures.

c. Partagez les décisions

Envoyez un message Slack et/ou enregistrez une courte vidéo résumant :

Quelles réunions sont annulées
Quels formats asynchrones l'équipe utilisera à la place
Quand la nouvelle approche sera mise en place

Épinglez le message ou mettez-le sous forme de lien à un endroit visible, comme le canal Slack ou l'espace Confluence de votre équipe.

Conseil : adaptez-vous au travail asynchrone

6. Communiquez les changements et actualisez les calendriers

Durée estimée : 5 min

Si une réunion est annulée ou modifiée et implique des personnes extérieures à votre équipe, envoyez-leur un message pour leur expliquer ce qui change, pourquoi et comment elles peuvent rester informées et impliquées à l'avenir.

Demandez ensuite aux organisateurs de la réunion d'annuler les réunions qui sont asynchrones.

Pour les réunions qui restent au calendrier, mais dont le format ou l'approche changent, récapitulez ce qui change et pourquoi au début de la prochaine réunion.

7. Documentez et partagez régulièrement les informations asynchrones relatives au projet

Durée estimée : 15 min

Si vous remplacez une réunion en direct qui comprenait les dernières informations concernant l'état du projet (ou si vous souhaitez simplement améliorer la manière dont votre équipe partage les dernières informations), formalisez l'utilisation de votre espace de travail collaboratif ou de votre outil de suivi de l'état, tel que Confluence ou l'accueil Atlassian.

Envoyez un message rapide à votre équipe pour lui indiquer quand et comment enregistrer les dernières informations, puis envoyez une invitation au calendrier pour réserver 15 minutes le vendredi matin (en tenant compte du fuseau horaire) afin que chaque membre de l'équipe puisse ajouter ses notes.

Suivi

Contrôler

Trois à quatre semaines plus tard, interrogez le groupe pour voir si les changements ont eu un impact. Comment se porte l'équipe ? Y a-t-il quelque chose qui mérite d'être réexaminé ?

Répétez le scénario tous les trimestres

Avec le temps, les calendriers ont tendance à se remplir à nouveau et les gens retombent dans leurs vieilles habitudes. Répétez ce scénario tous les trimestres ou selon les besoins afin de réduire le nombre de réunions et d'améliorer leur qualité.

Variations

Réinitialisation des rituels

Si votre calendrier est rempli d'autres rituels, et pas seulement de réunions d'équipe, essayez le Scénario Réinitialisation des rituels pour effectuer un audit similaire de tous les événements et toutes les cérémonies.