Auditar las reuniones de equipo

Determina qué reuniones de equipo se pueden reorganizar o reemplazar para que todo el mundo aproveche su tiempo al máximo.

Personas trabajando en equipo en una mesa

Tiempo de preparación

15 min

Tiempo de ejecución

90 min

Personas

3-10

RESUMEN DE 5 SEGUNDOS

Ahorra tiempo valioso identificando qué reuniones de equipo que se realizan con regularidad pueden pasar a celebrarse de forma asíncrona.
En el caso de las reuniones que se realizan de forma asíncrona, implementa nuevas prácticas para mantener al equipo informado y coordinado.
En el caso de las reuniones que se mantienen en el calendario, optimiza el tiempo con pequeños cambios en el orden del día o el enfoque.

QUÉ NECESITAS

Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Pizarra física o digital (ver plantilla)
Rotuladores y notas adhesivas, si la reunión es presencial
Cronómetro
Herramienta de calendario

Recursos de la estrategia

Estrategia de restablecimiento de rituales

Audit Team Meetings Template

Cómo reducir el número de reuniones con una auditoría de las reuniones de equipo

Reduce el número de reuniones y haz que las que se mantienen valgan verdaderamente la pena.

¿Qué es una auditoría de las reuniones de equipo?

Una auditoría de las reuniones de equipo es una forma rápida y colaborativa de ahorrar tiempo para dedicárselo a una actividad más significativa, y hacer que el tiempo que todo el equipo pasa junto sea más productivo. Esta estrategia te explica cómo determinar qué reuniones de equipo se pueden sustituir por una colaboración o comunicación asíncrona, y cuáles se pueden ajustar para aprovechar al máximo el tiempo de todo el mundo.

¿Por qué usar la estrategia de auditar las reuniones de equipo?

Esta auditoría ayuda a los equipos a reducir el número de reuniones y a organizarlas mejor. Siguiendo estos pasos, el tiempo que el equipo pase junto será más valioso y, el tiempo asíncrono, más efectivo.

¿Cuándo deberías implementar esta estrategia?

Usa la estrategia de auditar las reuniones de equipo cuando tu equipo esté desbordado por todas las reuniones que tiene o cuando exista la posibilidad de hacer que sean más productivas. Después de que uses la estrategia por primera vez, podrás volver a recurrir a ella cada trimestre o según sea necesario.

3 ventajas de las auditorías de las reuniones de equipo

Con una auditoría de las reuniones de equipo se puede lograr lo siguiente:

Reducir la sobrecarga de reuniones: las reuniones son el principal obstáculo de la productividad, ya que el 78 % de los trabajadores afirma que es difícil hacer su trabajo y además asistir a todas las reuniones.
Reducir el agotamiento: el 51 % de los trabajadores del conocimiento declara que tiene que trabajar horas extras algunos días a la semana debido a la sobrecarga de reuniones.
Ganar tiempo para trabajar: los equipos de alto rendimiento dan prioridad a la innovación al dedicar menos tiempo a las reuniones de alineación, las actualizaciones de estado, los correos electrónicos y los traspasos.

1. Elige un formato y planifica tu sesión

Tiempo estimado: 5 min

Decide si quieres usar la estrategia completa en directo o utilizar un enfoque híbrido, en el que partes de la actividad se realizan de forma asíncrona antes y después de que tu equipo se conecte en directo.

En esta estrategia, verás las etiquetas Opción A y Opción B, que te ayudarán a seguir adelante según el formato que elijas.

La opción A es para ejecutar todo el ejercicio en una sesión más larga y en directo. Para esta opción, planifica una sesión de 90 minutos con tu equipo.
La opción B añade actividad asíncrona antes y después de una sesión en directo más corta (descrita en los pasos 3 y 6). Para esta opción, planifica una sesión de 60 minutos con tu equipo.

Consejo: Prueba e itera

Estas no son normas fijas, solo indicaciones útiles. Habla con tus compañeros de equipo después para ver qué funcionó y qué podrías hacer de otra manera la próxima vez.

2. Sentar las bases

Tiempo estimado: 5 min

Haz una copia de esta plantilla de pizarra si usas Confluence, o utiliza esa plantilla para crear tu propia pizarra o documento.

A continuación, haz una lista de todas las reuniones de equipo periódicas o cualquier reunión en la que participe gran parte del equipo. Completa esta lista antes de la sesión en directo para que esté todo listo para profundizar en el asunto.

3. Solo opción B: trabajo previo

Tiempo estimado: 5 min

Si vas a usar la opción B (formato asíncrono), envía un mensaje al equipo para presentar la estrategia, explicar el motivo por el que se va a hacer este ejercicio y pedirle su opinión sobre la lista de reuniones de equipo periódicas.

Al día siguiente, envía otro mensaje al equipo pidiéndole que evalúe la última lista de reuniones en la pizarra.

¿Por qué hay un límite de 8 personas?

Los estudios demuestran que las reuniones más productivas están compuestas por menos de 8 personas.

4. Sesión de trabajo en directo

Tiempo estimado: De 60 a 90 min

Durante la sesión de trabajo programada, explica cada paso de la pizarra a tu equipo (esta pizarra no es más que un punto de partida, así que no dudes en hacer ajustes para adaptarla a las necesidades de tu equipo).

Opción A: sesión más larga, en directo y con todo el equipo

¿Vais a hacer el ejercicio todos juntos al mismo tiempo? Usa la pizarra como guía y completa cada paso durante la sesión de 90 minutos.

Opción B: sesión más corta, en directo y con trabajo asíncrono

¿Ya habéis empezado de forma asíncrona? Usa tu sesión de 60 minutos para revisar la información que el equipo ya ha añadido a la pizarra, votar qué reuniones podrían pasar a realizarse de forma asíncrona y tratar cualquier asunto que requiera un mayor análisis.

Consejo: Adáptate a la forma asíncrona

Si la asíncrona es la única opción, crea una estructura y una documentación claras cuando invites a las personas a participar, y da más tiempo para obtener mejores contribuciones.

5. Solo opción B: tareas de seguimiento

Tiempo estimado: 10 min

Sigue este paso solo si estás usando la opción B (asíncrona).

a. Lluvia de ideas sobre formatos asíncronos

Después de la sesión de trabajo en directo, pídeles a tus compañeros de equipo que echen un vistazo a las reuniones que aparecen en la pizarra en la sección "¿Qué reuniones deberían pasar a realizarse de forma asíncrona?". Además, anímalos a que hagan sugerencias sobre distintas maneras en las que el equipo podría comunicarse o colaborar de forma asíncrona. Estos son algunos ejemplos:

Hilo de Slack o Teams
Resumen en vídeo con una herramienta como Loom
Actualización escrita en el espacio de trabajo colaborativo del equipo, como Confluence

b. Elige entre formatos asíncronos

Revisa los métodos asíncronos sugeridos en la pizarra. Si para una reunión hay más de una opción, pídele al equipo que vote por su favorita en el plazo de 24 horas.

c. Comparte las decisiones

Envía un mensaje de Slack o graba un vídeo rápido en el que hagas un resumen de lo siguiente:

Qué reuniones se cancelan
Qué formatos asíncronos pasará a usar el equipo
Cuándo se empieza con este nuevo enfoque

Fija el mensaje o vincúlalo en algún sitio visible, como el canal de Slack o el espacio de Confluence de tu equipo.

Consejo: Adáptate a la forma asíncrona

Si la asíncrona es la única opción, crea una estructura y una documentación claras cuando invites a las personas a participar, y da más tiempo para obtener mejores contribuciones.

6. Comunica los cambios y actualiza los calendarios

Tiempo estimado: 5 min

Si se cancela o se modifica una reunión en la que participan personas ajenas a tu equipo, envíales un mensaje para explicarles los cambios, los motivos y cómo pueden mantenerse informadas y coordinadas de cara al futuro.

A continuación, pídeles a quienes organizan las reuniones que cancelen las que pasen a realizarse de forma asíncrona.

En cuanto a las reuniones que se mantengan en el calendario pero que cambien de formato o enfoque, explica los cambios y los motivos por los que se producen al principio de la próxima reunión.

7. Documenta y comparte actualizaciones periódicas y asíncronas de los proyectos

Tiempo estimado: 15 min

Si vas a sustituir una reunión en directo que incluía actualizaciones de estado (o simplemente quieres mejorar la forma en la que tu equipo comparte las actualizaciones), formaliza el uso de tu espacio de trabajo colaborativo o herramienta de seguimiento del estado, como Confluence o Atlassian Home.

Envía un mensaje rápido a tu equipo para que sepa cuándo y cómo registrar las actualizaciones y, a continuación, envía una invitación al calendario para reservar 15 minutos los viernes por la mañana (ajustando en función de cada zona horaria) para que cada miembro del equipo añada sus notas.

Seguimiento

Comprueba el progreso

Tres o cuatro semanas después, realiza una encuesta al grupo para comprobar si los cambios han marcado la diferencia. ¿Cómo le va al equipo? ¿Hay algo que deba revisarse?

Repítelo cada trimestre

Con el tiempo, los calendarios suelen volver a llenarse, y la gente vuelve a caer en viejos hábitos. Vuelve a usar esta estrategia cada trimestre (o cuando sea necesario) para reducir el número de reuniones y organizarlas mejor.

Variantes

restablecimiento de rituales

Si tu calendario está lleno de otros rituales, no solo de reuniones de equipo, prueba la estrategia de restablecimiento de rituales para hacer una auditoría parecida de todos los eventos y ceremonias.