Audit delle riunioni del team

Stabilisci quali riunioni del team possono essere rielaborate o sostituite per utilizzare al meglio il tempo di tutti.

Tempo di preparazione

15 m

TEMPO di esecuzione

90 m

Persone

3-10

RIEPILOGO DI 5 SECONDI

Libera tempo prezioso identificando le riunioni del team ricorrenti che possono essere eseguite in modalità asincrona.
Per le riunioni che passano alla modalità asincrona, metti in atto nuove pratiche per mantenere il team informato e allineato.
Per le riunioni che rimangono in calendario, ottimizza il tempo con piccole modifiche all'agenda o all'approccio.

DI COSA AVRAI BISOGNO

Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni
Lavagna fisica o digitale (vedi modello)
Pennarelli e note adesive se la riunione è in presenza
Timer
Strumento calendario

Risorse della strategia

Strategia di ridefinizione dei rituali

Audit Team Meetings Template

Come ridurre il numero riunioni del team con un audit specifico

Riduci il numero di riunioni e fai in modo che quelle che organizzi siano davvero efficaci.

Che cos'è un audit delle riunioni del team?

Un audit delle riunioni del team è un modo rapido e collaborativo per liberare tempo da dedicare ad attività più significative e rendere più produttivo il tempo trascorso insieme. In questa strategia viene spiegato come determinare quali riunioni del team possono essere sostituite dalla collaborazione o dalla comunicazione asincrona e quali possono essere adattate per utilizzare al meglio il tempo di tutti.

Perché mettere in atto la strategia dell'audit delle riunioni del team?

Questo audit aiuta i team a ridurre il numero di riunioni e a gestirle meglio. Seguendo questi passaggi, il tempo trascorso insieme sarà più prezioso e il tempo asincrono più efficace.

Quando dovresti attuare questa strategia?

Metti in atto la strategia dell'audit delle riunioni del team quando il tuo team si destreggia tra un numero elevato di riunioni e/o quando c'è l'opportunità di rendere più produttive le riunioni. Dopo aver eseguito la strategia per la prima volta, puoi ripeterla ogni trimestre o secondo necessità.

3 vantaggi degli audit delle riunioni del team

Un audit delle riunioni del team può:

Ridurre il sovraccarico causato dalle riunioni: le riunioni rappresentano l'ostacolo numero 1 alla produttività; il 78% dei lavoratori afferma, infatti, che è difficile portare a termine il proprio lavoro dovendo anche partecipare a tutte le riunioni.
Ridurre il burnout: il 51% dei lavoratori nell'ambito delle conoscenze riferisce di dover fare gli straordinari almeno qualche giorno alla settimana a causa del sovraccarico delle riunioni.
Fare recuperare tempo per altri lavori: i team ad alte prestazioni danno priorità all'innovazione dedicando meno tempo alle riunioni di allineamento, agli aggiornamenti sullo stato, alle e-mail e ai passaggi di consegne.

1. Scegli un formato e pianifica la sessione

Tempo stim.: 5 MINUTI

Decidi se vuoi eseguire l'intera strategia live o se preferisci utilizzare un approccio ibrido, in cui parti dell'attività si svolgono in modo asincrono prima e dopo l'intervento live del team.

Nella strategia vedrai le etichette Opzione A e Opzione B che ti aiuteranno a procedere in base al formato che scegli.

L'Opzione A consente di eseguire l'intero esercizio tutti insieme in una sessione più lunga e live. Per questa opzione, pianifica una sessione di 90 minuti con il tuo team.
L'Opzione B aggiunge una parte di lavoro asincrono prima e dopo una sessione live più breve (descritta nei passaggi 3 e 6). Per questa opzione, pianifica una sessione di 60 minuti con il tuo team.

Suggerimenti: esegui dei test e ripeti più volte

Queste non sono regole fisse, ma solo suggerimenti utili. In seguito chiedi ai colleghi del team cosa ha funzionato bene e cosa potresti fare diversamente la prossima volta.

2. Preparazione

Tempo stim.: 5 MINUTI

Se utilizzi Confluence, crea una copia di questo modello di lavagna oppure usa il modello per creare la tua lavagna o il tuo documento.

Quindi, fai un elenco di tutte le riunioni ricorrenti del team o di tutte le riunioni che coinvolgono buona parte del team. Completa l'elenco prima della sessione live così è tutto pronto per procedere.

3. Solo opzione B: lavoro preliminare

Tempo stim.: 5 MINUTI

Se utilizzi l'Opzione B (formato asincrono), invia un messaggio per presentare la strategia al team, spiega perché si sta facendo questo esercizio e chiedi il feedback dei partecipanti sull'elenco delle riunioni ricorrenti del team.

Il giorno dopo invia un altro messaggio chiedendo loro di valutare l'elenco di riunioni più recente indicato sulla lavagna.

Perché coinvolgere massimo 8 persone?

Dalla ricerca è emerso che le riunioni con meno di 8 persone sono più produttive.

4. Sessione di lavoro live

Tempo stim.: 60-90 minuti

Durante la sessione di lavoro programmata, guida il tuo team attraverso ogni passaggio della lavagna (la lavagna è solo un punto di partenza, quindi puoi apportare tutte le modifiche che vuoi in base alle esigenze del tuo team).

Opzione A: sessione live più lunga tutti insieme

Vuoi svolgere l'esercizio tutti insieme allo stesso tempo? Usa la lavagna come guida e lavora sui singoli passaggi durante la sessione di 90 minuti.

Opzione B: sessione live più breve con lavoro asincrono

Hai già iniziato in modalità asincrona? Usa la sessione di 60 minuti per esaminare le informazioni che il team ha già aggiunto alla lavagna, esprimere un voto sulle riunioni che potrebbero passare in modalità asincrona e discutere di tutto ciò che necessita di ulteriori approfondimenti.

Suggerimento: preparati per lavorare in modo asincrono

Se la modalità asincrona è l'unica opzione a tua disposizione, crea una struttura e una documentazione chiare quando inviti le persone a partecipare e concedi più tempo per risposte ponderate.

5. Solo opzione B: lavoro di follow-up

Tempo stim.: 10 MINUTI

Segui questo passaggio solo se stai usando l'Opzione B (asincrona).

a. Brainstorming dei formati asincroni

Dopo la sessione di lavoro live, chiedi ai colleghi del team di osservare l'elenco delle riunioni sulla lavagna alla voce "Quali riunioni dovrebbero passare alla modalità asincrona?" e fornisci suggerimenti su come il team potrebbe comunicare o collaborare in modo asincrono. Gli esempi includono:

Thread di Slack o Teams
Video di riepilogo usando uno strumento come Loom
Aggiornamento scritto nello spazio di lavoro collaborativo del team, come Confluence

b. Scegli i formati asincroni

Rivedi i metodi asincroni suggeriti sulla lavagna. Se per una riunione sono disponibili più opzioni, chiedi al team di votare l'opzione preferita nelle 24 ore successive.

c. Condividi le decisioni

Invia un messaggio Slack e/o registra un breve video che riassuma:

Le riunioni che sono state cancellate
I formati asincroni che il team utilizzerà al loro posto
Quando verrà avviato il nuovo approccio

Fissa il messaggio o collegalo in un punto visibile, ad esempio il canale Slack del tuo team o lo spazio Confluence.

Suggerimento: preparati per lavorare in modo asincrono

Se la modalità asincrona è l'unica opzione a tua disposizione, crea una struttura e una documentazione chiare quando inviti le persone a partecipare e concedi più tempo per risposte ponderate.

6. Comunica le modifiche e aggiorna i calendari

Tempo stim.: 5 MINUTI

Se una riunione viene annullata o modificata e coinvolge persone esterne al tuo team, invia loro un messaggio per spiegare cosa sta cambiando, perché e come possono rimanere informati e coinvolti in futuro.

Chiedi poi ai responsabili delle riunioni di annullare le riunioni che sono state spostate alla modalità asincrona.

Per le riunioni che rimangono in calendario, ma per le quali è stato cambiato il formato o l'approccio, fai un riepilogo di cosa sta cambiando e perché all'inizio della riunione successiva.

7. Documenta e condividi aggiornamenti regolari e asincroni sul progetto

Tempo stim.: 15 minuti

Se stai sostituendo una riunione dal vivo che prevedeva aggiornamenti sullo stato (o vuoi semplicemente aumentare il modo in cui il tuo team condivide gli aggiornamenti), formalizza l'uso dello spazio di lavoro collaborativo o dello strumento di monitoraggio dello stato, come Confluence o Atlassian Home.

Invia un breve messaggio per far sapere al tuo team quando e come registrare gli aggiornamenti, quindi invia un invito tramite il calendario per programmare 15 minuti il venerdì mattina (adattandosi a ogni fuso orario) che ogni team deve dedicare ad aggiungere le proprie note.

Follow-up

Controlli

Dopo tre o quattro settimane, fai un sondaggio nel gruppo per vedere se le modifiche al rituale hanno portato dei benefici. Come sta procedendo il team? C'è qualcosa da rivedere?

Ripeti trimestralmente

I calendari tendono a riempirsi di nuovo nel tempo e le persone ricadono nelle vecchie abitudini. Ripeti questa strategia ogni trimestre o secondo necessità per ridurre il numero di riunioni e gestirle meglio.

Varianti

ridefinizione dei rituali

Se il calendario è pieno di altri rituali, non solo riunioni del team, prova la strategia di ridefinizione dei rituali per completare un audit simile di tutti gli eventi e le cerimonie.