ridefinizione dei rituali
I rituali del team, come riunioni ed eventi, aiutano i membri a rimanere in contatto tra loro e ad avanzare verso gli obiettivi. Di tanto in tanto riesamina i rituali del tuo team per assicurarti che funzionino ancora per tutti.
Tempo di preparazione
5 m
TEMPO di esecuzione
90 m
Persone
4-10
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Ottieni una visione completa delle riunioni, delle pratiche, degli eventi e di altri rituali del tuo team.
- Decidi cosa mantenere, cosa migliorare e cosa rimuovere.
- Attraverso un brainstorming, pensa a come ottimizzare i rituali in modo che funzionino meglio per tutti.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno spazio per le riunioni o videoconferenze con condivisione della schermata.
- Strumento di collaborazione digitale (vedi i modelli).
- Opzionale: lavagna fisica, pennarelli, timer e note adesive.
Risorse della strategia
Come ridefinire i rituali di lavoro
Rivaluta le riunioni e le pratiche del team per concentrarti su ciò che conta di più.
Che cos'è un rituale del team?
Un rituale del team è un'attività ripetuta o un'abitudine di lavoro, come una riunione, una pratica o un evento, che aiuta i collaboratori a rimanere in contatto tra loro e ad avanzare verso gli obiettivi.
Perché fare un esercizio di ridefinizione dei rituali?
Con il tempo, i team possono adagiarsi nei rituali e continuare a svolgerli per inerzia. Tuttavia, il tempo è prezioso e, pertanto, rivalutare i rituali aiuta a evitare di impantanarsi in riunioni non necessarie, pratiche improduttive e altre abitudini che potrebbero rallentare i membri del team.
Ridefinire i rituali può aiutare i membri del team a:
- Rimanere allineati sia con gli obiettivi sia tra di loro
- Evitare di ristagnare
- Correggere o eliminare abitudini inefficaci o addirittura deleterie
- Adattarsi alle circostanze mutevoli
Quando è necessario ridefinire i rituali del team?
È utile riesaminare i rituali regolarmente (ad esempio una o due volte all'anno) oppure ogni volta che si verifica un cambiamento significativo nella composizione o nelle responsabilità del team.
I vantaggi dei rituali del team
Uno studio condotto da Schippers, Edmondson e West (2014) evidenzia che la riflessività del team (vantaggio n. 1), ossia quando i membri del team riflettono collettivamente sui loro obiettivi, strategie e processi, migliora le prestazioni, la capacità di innovazione e l'efficacia del gruppo.
Altri studi dimostrano che i rituali:
- Forniscono uno scopo poiché aiutano sia i singoli sia i gruppi a comprendere il proprio ruolo e le proprie attività all'interno dell'organizzazione, creando un senso di determinazione e fornendo una direzione da seguire.
- Aiutano i membri del team a gestire l'ansia facendoli sentire più sicuri, aggiornati con informazioni chiare e a proprio agio grazie a una struttura e alla prevedibilità.
- Chiariscono l'ordine sociale definendo e rafforzando le gerarchie e i ruoli di un'organizzazione, fattore che aumenta l'ordine e la stabilità.
- Comunicano valori importanti, garantendo che team e azienda siano sempre allineati.
- Creano un senso di solidarietà consentendo ai membri del team di legare tra loro e rafforzare il loro rapporto.
- Favoriscono lo sviluppo di un'identità del team coesa definendo in modo chiaro chi fa parte del gruppo e chi no.
- Consentono di valutare l'impegno mettendo in evidenza la dedizione dei team verso gli obiettivi e i valori condivisi.
- Migliorano la struttura di lavoro, aiutando i membri del team a svolgere il loro lavoro in modo efficiente ed efficace.
- Determinano eventi importanti creando occasioni regolari per celebrare i traguardi raggiunti e individuare i cambiamenti.
1. Prepara la strategia
Tempo stim.: 5 MINUTI
Per iniziare, crea un nuovo documento di collaborazione, come una pagina Confluence, una lavagna o una bacheca Trello. Se le riunioni vengono svolte di persona, puoi utilizzare una lavagna fisica o un foglio di carta di grandi dimensioni e poi trasferire gli appunti nel documento digitale.
Crea 4-5 colonne o intestazioni ed etichettale come segue:
- Rituali
- Cosa funziona (pensa alle qualità che vorresti mantenere).
- Cosa bisogna migliorare (pensa alle qualità che vorresti migliorare).
- Cosa non funziona (pensa alle caratteristiche (o a interi rituali) che vorresti rimuovere completamente).
- Facoltativo: commenti per inserire note e contesto aggiuntivi.
Suggerimento: VENITE, VENITE TUTTI
Invita tutti i membri del team che lavorano spesso insieme, manager inclusi. Se partecipa l'intero team, questa "ridefinizione" sarà ancora più pertinente al termine della riunione.
2. Preparazione
Tempo stim.: 5 MINUTI
✍️ Prima della riunione, scegli una persona che documenti i risultati e gli elementi di azione.
🤝 Crea accordi di lavoro per la riunione, come:
- Non ci sono risposte "giuste" o "sbagliate".
- Mostra sempre un approccio positivo.
✴️ Ribadisci lo scopo della strategia: ridefinire i rituali di lavoro del team e decidere cosa mantenere, cosa migliorare e cosa rimuovere.
🗓️ ️Successivamente, rivedi la definizione di rituale del team: un'attività ripetuta o un'abitudine di lavoro, come una riunione, una pratica o un evento, che aiuta i collaboratori a rimanere in contatto tra loro e ad avanzare verso gli obiettivi del team o dell'organizzazione. Può essere strettamente collegata al lavoro, alla socializzazione o un mix di entrambi. Alcuni esempi includono:
- una riunione ricorrente del team
- un processo di pianificazione
- un'ora dedicata alla socializzazione all'interno del team
- Un report ricorrente per la leadership
❓A questo punto, invita i membri del team a domandarsi: cosa rende questo rituale efficace per il team? Scrivi le risposte nel documento di collaborazione e/o sulla lavagna. Le risposte più comuni includono:
- Aiuta le persone a sentirsi più in contatto con le altre, con il proprio lavoro, con l'azienda o con tutti gli elementi elencati.
- Permette di avanzare verso gli obiettivi del team di leadership o apporta un vantaggio ai singoli team
- L'attività ripetuta è vantaggiosa per tutte le persone coinvolte, anche se ci vuole tempo per vedere tutti i vantaggi
Suggerimento: DEFINISCI L'OBIETTIVO
Chiedi al team cosa spera di ottenere da questo esercizio. Se la risposta è "ridurre il tempo dedicato alle riunioni", rivedi questo obiettivo alla fine della sessione per verificare se il gruppo ritiene di averlo raggiunto.
3. Controllo
Tempo stim.: 20 minuti
Imposta un timer di 15 minuti e chiedi al gruppo di scrivere i rituali nel documento digitale o su delle note adesive per la lavagna, se la riunione si svolge di persona. Chiedi al team di riguardare gli eventi sul calendario delle ultime settimane o degli ultimi mesi per rinfrescare la memoria.
Allo scadere del tempo, dedica circa cinque minuti per raggruppare i rituali simili tra loro e aggiungerne altri che ti vengono in mente.
SUGGERIMENTO: ATTENZIONE AL DIVARIO
Aiuta il team indicando alcune categorie di rituali lavorativi, come pianificazione degli sprint, sviluppo delle competenze, fornitura di feedback, creazione di report e garanzia della qualità.
4. Votazione
Tempo stim.: 10 MINUTI
Ricorda al gruppo sulla base di quali criteri ha definito un rituale efficace all'inizio della sessione. Quindi, concedi a tutti qualche minuto per rivedere la valutazione e rispondere a tre domande:
🔒 Quali rituali dovremmo mantenere?
✅ Quali rituali dovremmo migliorare?
❌ Quali rituali dovremmo rimuovere?
Dopo una riflessione di circa cinque minuti, concedi al gruppo altri cinque minuti per votare un massimo di cinque rituali da mantenere, cinque da migliorare e cinque da rimuovere. La votazione può essere espressa tracciando dei punti o scrivendo le iniziali su ciascuna scheda o nota adesiva o utilizzando le funzionalità dello strumento di collaborazione digitale, come Power-Up per le votazioni di Trello o i timbri delle lavagne di Confluence.
SUGGERIMENTO: APPORTA UNA MODIFICA
I membri del team potrebbero scoprire che alcuni report per la leadership o riunioni sono impossibili da rimuovere completamente. Sfida ognuno a ridefinire il rituale nel modo che ritiene più efficace, pur continuando a soddisfare le esigenze delle parti interessate.
5. Azioni
Tempo stim.: 50 MINUTI
Una volta ottenuti tutti i voti, discuti i passaggi successivi per i 3-5 rituali migliori in ogni categoria:
- Per quanto riguarda i rituali principali da mantenere, come possiamo assicurarci che continuino a essere efficaci?
- Per i rituali principali da migliorare, qual è un elemento da ottimizzare?
-
Per i principali rituali che stiamo rimuovendo, chi li rimuoverà dai calendari di tutti, dal sistema, dalla documentazione, ecc.?
Seguendo questo processo, potresti scoprire che alcuni dei tuoi rituali meno recenti avrebbero più senso in un altro formato. Ad esempio, il meeting giornaliero potrebbe essere sostituito con aggiornamenti settimanali asincroni. Oppure, una sessione di formazione mensile potrebbe essere facilmente rimpiazzata con un video tutorial su Loom. Delle riunioni efficaci basate su una pagina condivisa possono generare risultati più rapidamente.
Se il gruppo non riesce a riesce a raggiungere un consenso sul modo più efficace per migliorare un rituale, incarica un membro del team di studiare una soluzione al termine della sessione e passa al rituale successivo.
Mentre documenti i passaggi successivi, assicurati di assegnare elementi di azione, responsabili e scadenze far sì che il lavoro proceda.
SUGGERIMENTO: @MENZIONE
Indica gli assegnatari e le scadenze in modo chiaro (ad es. CHI farà COSA e entro QUANDO, e usa il tuo sistema di gestione dei progetti di fiducia per assegnare i task quando possibile.
Follow-up
Controlli
Tre o quattro settimane dopo, fai un sondaggio nel gruppo per vedere se le modifiche al rituale hanno fatto la differenza. Come sta procedendo ogni membro del team? C'è qualcosa da rivedere?
È utile rivalutare i rituali regolarmente (ad esempio una o due volte all'anno) oppure ogni volta che si verifica un cambiamento significativo nella composizione o nelle responsabilità del team.
Varianti
Preparazione
Chiedi ai partecipanti di valutare in anticipo i rituali in modo che la riunione non duri più di 60 minuti. Quindi, inizia la riunione fornendo al team un'ulteriore possibilità di aggiungere eventuali rituali prima di discutere e votare.
Hai altre domande?
Inizia una conversazione con altri utenti del Playbook dei team Atlassian, richiedi assistenza o fornisci il feedback.
Altre strategie che potrebbero piacerti
Cultura
Controllo salute del team
Valuta lo stato di salute del tuo team e stabilisci un piano di miglioramento.
Riunioni
Riunioni dirette da una pagina
Delle riunioni migliori iniziano con una pagina che illustra lo scopo, i risultati previsti e i punti chiave da discutere.
Comunicazione
Manuale utente
Aiuta i membri del tuo team a capire come lavorare al meglio con te.
Debriefing
Retrospettiva
Metti a disposizione dei team uno spazio sicuro in cui discutere su cosa ha funzionato e cosa no.
Tieniti aggiornato
Ricevi gli ultimi consigli sulle Strategie e sulla vita lavorativa iscrivendoti alla nostra newsletter.
Un team crea una tabella di valutazione dei rituali in Confluence
Un team valuta i risultati usando una lavagna di Confluence
Utilizzando Power-Up per le votazioni di Trello, questo team ha votato quali rituali mantenere, migliorare o rimuovere.
Utilizzando Confluence, un team documenta i task di follow-up e assegna i responsabili alla fine della riunione.