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redefinição de ritual

Reflita e reavalie suas reuniões de equipe e processos para criar mais espaço para o que importa.

Ícone de lápis
Tempo de preparação
10 minutos
Ícone do relógio
Tempo de execução
90 minutos
Ícone de pessoas conectadas
Pessoas
4-10
Meeples reorganizando

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Reflita e reavalie suas reuniões de equipe e processos para criar mais espaço para o que importa.

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Reflita e reavalie suas reuniões de equipe e processos para criar mais espaço para o que importa.

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Redefinição de ritual em ação

A equipe usou o Mural para visualizar e avaliar as atividades durante uma reunião no Zoom.

Com a votação de Power-up do Trello, a equipe votou em quais rituais manter, melhorar ou descartar.

Com o Confluence, a equipe documenta acompanhamentos e atribui responsáveis no final da reunião.

O que você vai precisar

Remoto

Videoconferência com compartilhamento de tela

Ferramenta de colaboração digital (ver templates)

Presencial

Espaço de reunião

Quadro branco, ou folha grande, ou papel pardo

Marcadores

Notas adesivas

Adesivos para votação

Temporizador

Templates opcionais

Templates da Atlassian
Template do Confluence

Instruções para executar esta tática

1. Preparação 10 min

Para equipes remotas, comece criando um novo documento de colaboração, como um quadro do Trello (ver modelos acima). Para equipes presenciais, prepare uma grande planilha de papel ou um quadro branco.

Crie 4 ou 5 colunas classificadas com intervalos de tempo crescentes da esquerda para a direita (ou seja, diário, semanal, mensal, a cada duas semanas, trimestral, etc.). Depois, crie linhas rotuladas "Equipe completa" e "Parte da equipe".

Por fim, crie uma nova tabela ou grupo de listas chamadas "Manter", "Melhorar" ou "Descartar".

Antes da reunião, indique uma pessoa para registrar os resultados e os itens de ação.

DICA: CONVIDE TODOS OS MEMBROS DA EQUIPE

Convide membros da equipe que trabalham juntos, incluindo gerentes. A "redefinição" vai ser mais relevante após a reunião se toda a equipe participar da discussão.

2. Prepare o cenário 10 min

Defina as regras de base para a reunião:

  • Não há respostas “certas” ou “erradas”
  • Sempre suponha uma intenção positiva

Ressalte o propósito da tática: avaliar os rituais regulares de trabalho da equipe e decidir quais manter, melhorar ou descartar.

Depois, defina "ritual" e ofereça alguns exemplos. Em resumo, um ritual é uma atividade repetida no serviço da equipe ou empresa. Alguns exemplos incluem:

  • reuniões de equipe recorrentes
  • processos de planejamento
  • momentos de confraternização da equipe
  • relatórios de status para o CEO

Pode ser sobre apenas questões de trabalho, apenas questões sociais ou uma mistura de ambas.

Depois, peça para a equipe pensar: o que faz um ritual ter sucesso nessa equipe? Registre as respostas em um local que os participantes possam acessar com as táticas.

DICA: DEFINA O PROPÓSITO

Pergunte à equipe o que esperam conseguir com esse exercício. Se for, por exemplo, "diminuir o tempo das reuniões", relembre esse objetivo no fim da sessão.

Exemplos
EXEMPLO: RITUAIS BEM-SUCEDIDOS

Confira um exemplo de rituais bem-sucedidos de outra equipe.

3. Avalie 20 MINUTOS

Configure um timer e peça ao grupo para avaliar todos os rituais em silêncio.

Para equipes remotas, peça aos membros da equipe para adicionarem cada ritual ao espaço no quadro branco digital. Para equipes presenciais, peça para todos anotarem rituais em notas adesivas e as colocarem no quadro branco ou papel.

Realize e agrupe rituais parecidos e identifique quaisquer lacunas que possam existir.

DICA: CONFIRA O CALENDÁRIO

Incentive a equipe a conferir os calendários das últimas semanas ou meses para refrescar suas memórias.

DICA: OFEREÇA AJUDA

Ajude a equipe oferecendo algumas categorias de rituais de trabalho: planejamento de sprint, desenvolvimento de habilidades, apresentação de feedbacks, relatórios e garantia de qualidade.

4. Vote 10 min

Ofereça algum tempo para equipe avaliar e votar:

  • Quais rituais devemos manter?
  • Quais rituais devemos melhorar?
  • Quais rituais devemos descartar?

Permita a todos cerca de 5 votos por rodada.

Lembre o grupo da definição de ritual bem-sucedido estabelecida no início da sessão.

DICA: PROMOVA MUDANÇAS

As equipes podem pensar que seria impossível descartar algumas reuniões ou relatórios. Desafie os participantes a reimaginarem o ritual de uma forma mais eficiente, mas que ainda cumpra com o seu propósito.

5. Ações 50 MIN

Uma vez que todos os votos estiverem prontos, discuta e documente os próximos passos para os rituais principais de 3 a 5 em cada categoria.

Algumas perguntas para incentivar ações:

  • Para os rituais que vão ser mantidos, como garantir que continuem eficientes?
  • Para os rituais que vão ser melhorados, qual o principal ponto que a gente precisa trabalhar?
  • Para os rituais que vão ser descartados, quem vai fazer a alteração nos calendários de todo mundo?
DICA: NÃO PERCA TEMPO

Se o grupo não consegue concordar sobre como melhorar um ritual, designe um membro da equipe para buscar a solução após a sessão e siga para o próximo ritual.

DICA: DEIXE TUDO ESCLARECIDO

Especifique o tempo e os responsáveis pelas ações.

Experimente esse formato: QUEM vai fazer O QUE e QUANDO


Acompanhamentos

Verifique

Reúna o grupo 3 ou 4 semanas depois. Veja se as mudanças de rituais fizeram alguma diferença. Como a equipe está indo? Tente realizar essa tática uma vez por ano, a cada dois anos ou à medida em que a composição da equipe ou as responsabilidades mudarem.

Variações

Pré-trabalho

Diminua o tempo da reunião para 1 hora pedindo aos participantes que avaliem seus rituais com antecedência. Antes de votar e discutir, ofereça à equipe mais uma oportunidade para adicionar algo que faltou.


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