Rituelen aanpassen in de praktijk
Dit team gebruikt Mural om hun teamactiviteiten tijdens een Zoom-vergadering te monitoren en visualiseren.
Met behulp van Power-Up Stemmen van Trello stemt dit team over welke van hun rituelen ze willen behouden, verbeteren of afschaffen.
Met behulp van Confluence documenteert dit team vervolgacties en worden aan het eind van de vergadering eigenaars toegewezen.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Vergaderruimte
Whiteboard of een groot vel papier
Markers
Post-its
Stickers om mee te stemmen
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 10 MIN.
Begin voor teams op afstand met het aanmaken van een nieuw samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord (zie hierboven voor sjablonen). Voor teams die op locatie werken bereid je een groot vel papier of whiteboard voor.
Teken vier à vijf kolommen en label ze met oplopende intervallen van links naar rechts (dus: dagelijks, wekelijks, maandelijks, tweewekelijks, driemaandelijks enz.). Maak vervolgens rijen of labels met de tekst Volledig team en Deel van het team.
Teken tenslotte een nieuwe tabel of groep lijsten en label ze als 'Behouden', 'Verbeteren' en 'Afschaffen'.
Wijs voordat de vergadering begint een persoon aan die de resultaten en actiepunten vastlegt.
TIP: ALLE HENS AAN DEK
Nodig teamleden uit die vaak samenwerken, ook managers. Als iedereen aan het gesprek deelneemt, is de 'reset' na de vergadering nog relevanter.
2. Bereid de ruimte voor 10 MIN.
Stel de volgende basisregels voor de vergadering vast:
- Goede en slechte antwoorden bestaan niet
- Iedereen bedoelt het altijd goed
Herhaal het doel van het spel: jullie nemen de gebruikelijke werkrituelen van het team onder de loep en beslissen wat jullie willen behouden, verbeteren of afschaffen.
Pak het woord 'ritueel' en leg dit uit. Geef hierbij enkele voorbeelden. Vrij vertaald is een ritueel een herhaalde activiteit ten behoeve van het team of de organisatie. Enkele voorbeelden zijn:
- een terugkerende vergadering
- een planningsproces
- een borreluurtje met de teams
- een statusrapport voor de CEO
De rituelen kunnen strikt werkgerelateerd zijn, strikt sociaal zijn of een combinatie van beide.
Vraag het team na te denken over het volgende: wat zou een goed ritueel voor dit team zijn? Noteer de antwoorden op een plek waar de deelnemers tijdens het spel toegang toe hebben.
TIP: INTENTIE
Vraag aan het team wat ze met deze oefeningen hopen te bereiken. Is het antwoord: 'Onze vergadertijd verminderen'? Herzie dit doel dan aan het einde van de sessie.
VOORBEELD: GOEDE RITUELEN
Bekijk hier hoe een team goede rituelen definieert.
3. Controleer 20 MIN.
Zet een timer en vraag de groep om alle rituelen in stilte door te nemen.
Vraag je teamleden op afstand om elk ritueel toe te voegen aan de space in het digitale whiteboard. Teams op locatie noteren rituelen op post-its en plakken deze op het whiteboard of vel papier.
Zoek naar rituelen die op elkaar lijken, groepeer deze en zoek eventuele leemtes.
TIP: JULLIE AGENDA
Bekijk als team de agenda's van de afgelopen weken of maanden om jullie geheugen op te frissen.
TIP: VUL ELKAAR AAN
Bied je team enkele categorieën van werkrituelen aan: sprintplanning, vaardigheden opbouwen, feedback geven, rapporteren en kwaliteitscontrole.
4. Stemmen 10 MIN.
Geef het team de tijd om de audit te bekijken en te stemmen over het volgende:
- Welke rituelen moeten we behouden?
- Welke rituelen moeten we verbeteren?
- Welke rituelen moeten we afschaffen?
Iedereen brengt ongeveer vijf stemmen per ronde uit.
Herinner de groep eraan wat hun definitie van een goed ritueel was.
TIP: MAAK HET VERSCHIL
Teams vinden het wellicht onmogelijk om rituelen zoals vergaderingen of rapporten aan het management af te schaffen. Daag de deelnemers uit om deze rituelen opnieuw vorm te geven, op een manier die voor hen effectiever is en toch het doel van het ritueel dient.
5. Acties 50 MIN.
Als alle stemmen binnen zijn, bespreek en leg je de volgende stappen vast voor de top 3-5 rituelen binnen elke categorie.
Om tot actie over te gaan, kun je de volgende vragen stellen:
- Hoe zorgen we ervoor dat de belangrijkste rituelen die we houden effectief blijven?
- Hoe kunnen we de belangrijkste rituelen verbeteren? Geef één voorbeeld.
- Wie verwijdert de rituelen die we afschaffen uit ieders agenda?
TIP: EVEN DOORPAKKEN
Als de groep het niet eens wordt over de beste manier om een ritueel te verbeteren, wijs dan eerst een teamlid aan die na de sessie een oplossing zoekt en ga dan verder met het volgende ritueel.
TIP: @ VERMELDING
Zorg dat duidelijk is wie de actie-eigenaars zijn en wat de tijdsplanning is.
Probeer de indeling: WIE doet WAT vóór WANNEER
Opvolgen
Controleren
Kom na drie of vier weken weer samen met de groep. Kijk of nieuwe rituelen een verschil hebben gemaakt. Hoe functioneert het team? Overweeg om dit spel jaarlijks of tweejaarlijks te spelen, of wanneer de teamsamenstelling of verantwoordelijkheden veranderen.
Variaties
Voorbereidend werk
Je kunt de vergadering met een uur inkorten door de deelnemers vooraf over de rituelen te laten reflecteren. Geef het team, voordat je gaat stemmen en discussiëren, nog de kans om eventuele gemiste punten toe te voegen.
Andere spellen verkennen
.png?cdnVersion=1567)
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.