Rituelen resetten
Teamrituelen, zoals vergaderingen en gebeurtenissen, helpen mensen verbonden te blijven en voortgang te boeken. Herzie af en toe de rituelen van je team om er zeker van te zijn dat ze nog steeds voor iedereen werken.
Voorbereidingstijd
5 m
LOOPTIJD
90 m
Personen
4 tot 10
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Krijg een uitgebreid overzicht van de vergaderingen, werkwijzen, gebeurtenissen en andere rituelen van je team.
- Bepaal wat je wilt behouden, verbeteren of verwijderen.
- Brainstorm over hoe je rituelen kunt verbeteren zodat ze beter werken voor iedereen.
WAT JE NODIG HEBT
- Vergaderruimte of videoconferentie waarbij je je scherm kunt delen.
- Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen).
- Optioneel: fysiek whiteboard, markers, een timer en post-its.
Middelen voor spellen
Werkrituelen aanpassen
Evalueer teamvergaderingen en -werkwijzen opnieuw om je te concentreren op wat het belangrijkst is.
Wat is een teamritueel?
Een teamritueel is een herhaalde activiteit of werkgewoonte, zoals een vergadering, oefening of gebeurtenis, die teamgenoten verbonden houdt en helpt om voortgang te boeken.
Waarom zou je het spel Rituelen aanpassen uitvoeren?
Teams raken in de loop van de tijd vertrouwd met rituelen en doorlopen deze automatisch. Tijd is echter kostbaar, dus als je rituelen opnieuw evalueert, voorkom je dat je vastloopt door onnodige vergaderingen, onproductieve werkwijzen en andere gewoonten die teamleden misschien tegenhouden.
Het aanpassen van rituelen kan teams helpen:
- Op één lijn te blijven met de doelen en elkaar
- Stagnatie te voorkomen
- Gewoonten te verbeteren of af te schaffen die niet effectief of zelfs schadelijk zijn
- Aan te passen aan veranderende omstandigheden
Wanneer moet je teamrituelen opnieuw evalueren?
Het is nuttig om rituelen regelmatig te evalueren (bijvoorbeeld een of twee keer per jaar) of wanneer er een significante verandering is in de teamsamenstelling of verantwoordelijkheden.
De voordelen van teamrituelen
Onderzoek van Schippers, Edmondson en West (2014) benadrukt dat teamreflexiviteit (voordeel #1); waarbij teams collectief nadenken over hun doelstellingen, strategieën en processen; de prestaties, innovatie en effectiviteit van de groep verbetert.
Ander onderzoek toont aan dat rituelen:
- Betekenis geven door zowel individuen als groepen te helpen hun rollen en activiteiten binnen hun organisatie te begrijpen, wat een gevoel van doelgerichtheid en richting geeft.
- Angst in toom houden door teamleden te helpen zich veiliger, duidelijker en comfortabeler te voelen door middel van structuur en voorspelbaarheid.
- De sociale orde verduidelijken door hiërarchieën en rollen in een organisatie te definiëren en te versterken, wat de orde en stabiliteit verhoogt.
- Belangrijke waarden communiceren, waarbij je ervoor zorgt dat teams en het bedrijf op elkaar zijn afgestemd.
- Zorgen voor solidariteit door teamleden kansen te bieden om contact te maken en een band op te bouwen.
- Een samenhangende teamidentiteit ontwikkelen door aan te geven wie deel uitmaakt van de groep en wie niet.
- Blijk geven van betrokkenheid door de toewijding van het team aan gedeelde doelen en waarden te laten zien.
- De werkstructuur verbeteren, waardoor teamleden worden ondersteund bij het efficiënt en effectief uitvoeren van hun werk.
- Belangrijke gebeurtenissen uitlichten door regelmatig mogelijkheid te bieden om prestaties te vieren en veranderingen te erkennen.
1. Bereid het spel voor
Geschatte tijd: 5 MIN.
Begin met het aanmaken van een nieuw samenwerkingsdocument, zoals een Confluence-pagina, een whiteboard of een Trello-bord. Als je elkaar in het echt ziet, kun je een fysiek whiteboard of een groot vel papier gebruiken en de notities vervolgens overzetten naar het digitale document.
Maak 4-5 kolommen of kopteksten aan, en geef ze vervolgens labels:
- Rituelen
- Wat werkt er wel (denk aan kwaliteiten die je zou willen voortzetten.)
- Wat moet er verbeterd worden (denk aan kwaliteiten die je zou willen verbeteren.)
- Wat werkt er niet (denk aan kwaliteiten, of hele rituelen, die je volledig zou willen afschaffen.)
- Optioneel: opmerkingen voor aanvullende notities en context.
Tip: nodig iedereen uit
Nodig alle teamleden uit die vaak samenwerken, ook managers. Als het hele team meedoet, dan is deze evaluatie relevanter na de vergadering.
2. Bereid de ruimte voor
Geschatte tijd: 5 MIN.
✍️ Wijs voordat de vergadering begint een persoon aan die de resultaten en actie-items vastlegt.
🤝 Maak werkafspraken voor de vergadering, zoals:
- Goede en slechte antwoorden bestaan niet.
- Iedereen bedoelt het altijd goed.
✴️ Herformuleer het doel van het spel: de werkrituelen van het team opnieuw onder de loep nemen en beslissen wat je wilt behouden, verbeteren of afschaffen.
🗓️ Bekijk vervolgens de definitie van een teamritueel: een herhaalde activiteit of werkgewoonte waarmee teamgenoten in contact kunnen blijven en voortgang kunnen boeken op de doelen van het team of de organisatie. De rituelen kunnen strikt werkgerelateerd zijn, strikt sociaal zijn of een combinatie van beide. Enkele voorbeelden zijn:
- een terugkerende vergadering
- een planningsproces
- een borreluurtje met de teams
- Een terugkerend rapport voor het management
❓Vraag het team "Wat zou een goed ritueel voor dit team zijn?" Schrijf de antwoorden in het samenwerkingsdocument en/of op het whiteboard. Veelvoorkomende antwoorden zijn onder andere:
- Iets waardoor mensen zich verbonden voelen met elkaar, hun werk, het bedrijf of al het bovenstaande
- Het bevordert op de een of andere manier de doelen van het management of er is een voordeel voor individuele teams
- Als een herhaalde activiteit gunstig is voor alle betrokkenen, zelfs als het tijd nodig heeft om die voordelen te zien
Tip: definieer het doel
Vraag aan het team wat ze met deze oefeningen hopen te bereiken. Als het antwoord is "onze vergadertijd verminderen", bekijk dit doel dan opnieuw aan het einde van de sessie om te bevestigen of de groep vindt dat het doel is bereikt.
3. Controleer
Geschatte tijd: 20 MIN.
Stel een timer in op 15 minuten en vraag de groep om rituelen op te schrijven in het digitale document of op post-its voor op het fysieke whiteboard. Teamleden kunnen hun agenda's van de afgelopen weken of maanden bekijken om hun geheugen op te frissen.
Als de tijd om is, besteed dan ongeveer vijf minuten aan het groeperen van soortgelijke rituelen en het toevoegen van eventuele andere rituelen die te binnen schieten.
TIP: VUL ELKAAR AAN
Bied je team enkele categorieën van werkrituelen aan, zoals sprintplanning, vaardigheden opbouwen, feedback geven, rapporteren en kwaliteitscontrole.
4. Stemmen
Geschatte tijd: 10 minuten
Herinner de groep eraan hoe ze een succesvol ritueel hebben gedefinieerd aan het begin van de sessie. Geef iedereen vervolgens een paar minuten om de audit te bekijken en na te denken over drie vragen:
🔒 Welke rituelen moeten we behouden?
✅ Welke rituelen moeten we verbeteren?
❌ Welke rituelen moeten we afschaffen?
Geef de groep na ongeveer vijf minuten nadenken nog eens vijf minuten de tijd om te stemmen op maximaal vijf rituelen om te behouden, vijf om te verbeteren en vijf om af te schaffen. Je kunt stemmen door punten of initialen te schrijven op elke kaart of post-it of door de functies in je digitale samenwerkingstool te gebruiken, zoals de Power-Up Stemmen in Trello of stempels in Confluence-whiteboards.
TIP: MAAK HET VERSCHIL
Teams vinden het wellicht onmogelijk om rituelen zoals vergaderingen of rapporten aan het management af te schaffen. Daag elkaar uit om deze rituelen opnieuw vorm te geven, op een manier die effectiever is voor het team en toch de behoeften van de belanghebbenden vervult.
5. Acties
Geschatte tijd: 50 MIN.
Als alle stemmen binnen zijn, bespreek je de volgende stappen voor de top 3-5 rituelen binnen elke categorie:
- Hoe zorgen we ervoor dat de belangrijkste rituelen die we behouden effectief blijven?
- Hoe kunnen we de belangrijkste rituelen verbeteren? Geef één voorbeeld.
-
Wie verwijdert de belangrijkste rituelen die we afschaffen uit alle agenda's, systemen, documentatie?
Terwijl je dit proces doorloopt, ontdek je misschien dat ook sommige van je oudste rituelen in een andere vorm logischer zouden zijn. Je terugkerende standup kan bijvoorbeeld worden omgewisseld voor asynchrone wekelijkse updates. Een maandelijkse trainingssessie kan bijvoorbeeld ook perfect vervangen worden door een Loom-videotutorial. Effectieve vergaderingen op basis van pagina's kunnen sneller tot resultaten leiden.
Als de groep het niet eens wordt over de beste manier om een ritueel af te handelen, wijs dan eerst een teamlid aan die na de sessie een oplossing zoekt en ga dan verder met het volgende ritueel.
Zorg er terwijl je de volgende stappen documenteert voor dat je actie-items, eigenaren en deadlines toewijst om de voortgang een vliegende start te geven.
TIP: @ VERMELDING
Geef duidelijkheid over uitvoerders en deadlines (bijvoorbeeld 'WIE DOET WAT voor WANNEER', en gebruik je favoriete projectbeheersysteem voor het toewijzen van taken waar mogelijk.
Opvolgen
Controleren
Laat de groep drie tot vier weken later stemmen om te zien of de veranderingen aan rituelen een verschil heeft gemaakt. Hoe functioneert het team? Is er iets dat opnieuw moet worden bekeken?
Het is ook nuttig om rituelen regelmatig opnieuw te evalueren (bijvoorbeeld een of twee keer per jaar) of wanneer er een significante verandering is in de teamsamenstelling of verantwoordelijkheden.
Variaties
Voorbereidend werk
Vraag de deelnemers om de rituelen vooraf te controleren om de vergadering in te korten tot maximaal 60 minuten. Begin de vergadering vervolgens door het team nog een keer de gelegenheid te geven om eventuele rituelen toe te voegen alvorens te discussiëren en te stemmen.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Cultuur
Team-gezondheidsmonitor
Evalueer de gezondheid van je team en stel een verbeteringsplan op.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Communicatie
Gebruikershandleiding
Vertel je teamgenoten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Nabespreking
Retrospectief
Zorg voor een veilige omgeving om te bespreken wat wel werkte en wat niet.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
Een team maakt een tabel aan in Confluence voor het controleren van rituelen
Een team controleert rituelen met behulp van Confluence-whiteboards
Met behulp van de Power-Up Stemmen in Trello stemt dit team over welke van hun rituelen ze willen behouden, verbeteren of afschaffen.
Met behulp van Confluence documenteert een team vervolgacties en worden aan het eind van de vergadering eigenaren toegewezen.