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日課のリセット

Team rituals, like meetings and events, help people stay connected and make progress. Revisit your team's rituals once in a while to ensure they’re still working for everyone.

テーブルを囲み共同作業をしている人々
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準備時間

5 分

ストップウォッチのアイコン
ランタイム

90 分

グループアイコン
人数

4 ~ 10 人

5 秒の要約

  • チームのミーティング、慣行、イベント、その他の日課を包括的に把握する。
  • 何を維持、改善、または削除するかを決定する。
  • 誰にとってもより効果的な日課になるように改善する方法についてブレーンストーミングを行う。
必要なもの
  • 画面共有を使用したミーティング スペースまたはビデオ会議。
  • デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)。
  • オプション: 物理的なホワイトボード、マーカー、タイマー、付箋。
プレイのリソース
Confluence テンプレート

仕事上の日課をリセットする方法

チーム ミーティングや慣行を再評価して、最も重要なことに焦点を当てる。

チームの日課とは

チームの日課とは、ミーティング、慣行、イベントといった繰り返し実行されるアクティビティまたは作業習慣であり、コラボレーターとのつながりを維持し、チームを前進させるのに役立ちます。

日課のリセット プレイを行う理由

時間の経過に伴い日課に慣れてくると、チームは形式的に日課をこなし始める可能性があります。しかし、時間は貴重です。そこで、日課を見直すことで、不要なミーティングや非生産的な慣行、およびチーム メンバーの足かせになる可能性のあるその他の習慣によって身動きが取れなくなることを回避できます。

日課をリセットすることで、チームは次のことが可能になります。

  • 目標との整合性を保ち、メンバー間の足並みを揃える
  • 停滞を回避する
  • 効果のない、あるいは有害ですらある習慣を改善するか、排除する
  • 状況の変化に対応する

チームの日課を見直すタイミング

定期的 (年に 1、2 回など)、またはチームの構成や責任に大きな変更があったときに必ず日課を見直すことが有用です。

チームの日課のメリット

Schippers 氏、Edmondson 氏、West 氏が実施した調査 (2014) では、チーム内省が強調されています (メリット #1)。つまり、チームが目標、戦略、プロセスについて共同で振り返ることで、グループのパフォーマンス、イノベーション、有効性が向上します。

日課に関してその他の調査でわかったこと:

  1. 個人とグループの両方が組織内での役割とアクティビティを理解できるように支援するという意義があり、目的意識と方向性を生み出します。
  2. 構造と予測可能性を通じてチーム メンバーがより安全、明確、快適に感じられるように支援することで、不安を管理します
  3. 組織内の階層と役割を定義し、強化することで、社会秩序を明確にします。これにより、秩序と安定性が高まります。
  4. 重要な価値観を伝えることで、チームとビジネス間の足並みを揃えます。
  5. チーム メンバーがつながり、結束を高める機会を提供することで、連帯感を築きます。
  6. 誰がグループに属し、誰が属していないかを知らせることで、まとまりのあるチーム アイデンティティを構築します
  7. 共通の目標と価値観に対して献身的に取り組むことで、チームのコミットメントを示します
  8. 作業構造を改善して、チーム メンバーが作業を効率的かつ効果的に行えるように支援します。
  9. 成果を祝ったり、変更を認識したりするための機会を定期的に設けることで、重要なイベントにマークします

1. プレイの準備をする

予測時間: 5 分

Confluence ページホワイトボードTrello ボードなど、新しいコラボレーション ドキュメントを作成することから始めます。直接会っている場合は、物理的なホワイトボードまたは大きな紙を使用して、後でメモをデジタル ドキュメントに転送することができます。

4 〜 5 個の列またはヘッダーを作成して、それらにラベルを付けます。

  • 日課
  • うまく機能していること (継続したい資質について考えます)
  • 改善が必要なこと (改善したい資質について考えます)
  • 機能していないこと (完全に取り除きたい資質、または日課全体について考えます)
  • オプション: 追加のメモやコンテキストに関するコメント。
ヒント: 全員を招待する

マネージャーを含め、頻繁に連携するすべてのチーム メンバーを招待します。チーム全員が参加すると、ミーティング後に「リセット」の関連性が高まります。

2. 準備を整える

予測時間: 5 分

✍️ ミーティング前に、結果とアクション アイテムを文書化する担当者を 1 人選びます。

🤝 ミーティングに関する次のような作業合意を作成します。

  • 「正しい」答えや「間違った」答えはない。
  • 常に、相手の意図を前向きに捉えましょう。


✴️ プレイの目的を再度説明します: チームの仕事上の日課を見直して、何を維持、改善、または削除すべきかを決定する。

🗓️ ️次に、「チームの日課」の定義を確認します: コラボレーターのつながりを維持し、チームまたは組織の目標に向けて前進させることができる、繰り返し実行されるアクティビティや作業習慣。日課は、完全に業務に関連するもの、完全に社交的なもの、またはその両方を組み合わせたものになります。例として、次のようなものがあります。

  • 定期的なチーム ミーティング
  • 計画プロセス
  • チームの懇親会
  • リーダーシップに関する定期レポート


❓次に、チームに次のことを考えてもらいます: このチームが日課を成功させるために必要なことは何か?コラボレーション ドキュメントやホワイトボードに回答を記入します。よくある答えは次のとおりです。

  • 人々がお互い、仕事、会社、またはこれらすべてとのつながりを感じることができるもの
  • リーダーシップ チームの目標を何らかの形で前進させる、または個々のチームにメリットをもたらす
  • 繰り返しのアクティビティが関係者全員にとって有益であるとき (その効果が現れるまでに時間がかかる場合でも)
ヒント: 目標を定義する

この演習で習得したいと思っている内容をチームに尋ねます。それが「ミーティングの時間を短縮する」ということであれば、セッションの最後にこの目標を再検討し、グループが目標を達成したと感じているかどうかを確認します。

3. 監査

予測時間: 20 分

タイマーを 15 分に設定して、グループにデジタル ドキュメントまたは対面式ホワイトボードの付箋に日課を書き込んでもらいます。記憶を呼び起こすために、チーム メンバーは過去数週間または数か月間のカレンダーを振り返ることができます。

制限時間がきたら、5 分ほどかけて類似する日課をグループ化し、思いついたその他の日課を追記します。

ヒント: ギャップに留意する

スプリントの計画、スキルの構築、フィードバックの提供、レポート、品質保証など、仕事上の日課のカテゴリーをいくつか提供して、チームをサポートします。

4. 投票する

予測時間: 10 分

セッションの始めに、成功を収める日課を定義した方法をグループに思い出してもらいます。その後、全員に数分間与えて監査を見直してもらい、次の 3 つの質問について考えさせます。

🔒 維持する必要がある日課はどれか?

改善する必要がある日課はどれか?

削除する必要がある日課はどれか?

5 分ほど熟考した後、さらに 5 分かけて、維持する日課、改善する日課、および削除する日課をそれぞれ最大 5 つ投票してもらいます。各カードや付箋にドットやイニシャルを書き込んだり、デジタル コラボレーション ツール内の機能 (Trello の投票 Power-Up や Confluence ホワイトボードのスタンプなど) を使用したりして投票できます。

ヒント: 変更する

チームは、一部のミーティングやリーダーシップへのレポートは完全には削除できないと気付くことがあります。関係者のニーズに応えながら、チームにとってより効果的な方法で互いに日課を再考してもらいます。

5. アクション

予測時間: 50 分

すべての投票が完了したら、各カテゴリーの 3 ~ 5 位までの日課の次のステップについて話し合います。

  • 維持しようとしている上位の日課について、継続的に効果を確保するにはどうしたらよいか?
  • 改善しようとしている上位の日課について、改善するためにできることを 1 つ挙げるとしたら何か?
  • 削除しようとしている上位の日課について、全員のカレンダー、システム、ドキュメントなどから削除する担当者は誰か?

このプロセスを進めていくと、最も古い日課の一部は、別の形式の方が理にかなっていることに気付くかもしれません。例えば、定期的なスタンドアップ ミーティングは週次の非同期アップデートと入れ替えることがでます。あるいは、毎月のトレーニング セッションは、Loom のビデオ チュートリアルに置き換えるのに最適です。効果的なページ主導のミーティングは、より迅速に成果を上げることができます。

日課への対処方法や条件についてグループ内で意見が一致しない場合、セッション後に解決策を調査するためにチーム メンバーを 1 人割り当てて、次の日課に移ります。

次のステップを文書化するときに、必ずアクション アイテム、担当者、締め切りを割り当てることで進捗を促進します。

ヒント: @ メンション

担当者と締め切りを明確にして (例えば、「いつまでをするか」)、可能であれば頼りになるプロジェクト管理システムを使用してタスクを割り当てます。

フォローアップ

チェックイン

3 ~ 4 週間後、グループにアンケートを実施して、日課の変更によって違いが生まれたかを確認します。チームの状況はどうですか? 見直しが必要なことはありますか?

定期的 (年に 1、2 回など)、またはチームの構成や責任に大きな変更があったときに必ず日課を再評価することも有用です。

その他のパターン

事前作業

ミーティングを 60 分間に短縮するために、参加者に事前に日課を確認してもらいます。その後、話し合いや投票を行う前に日課を追加できる機会をもう一度チームに提供することで、ミーティングを開始します。

複数の疑問符

その他のご質問がある場合は、

他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。

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