日課のリセットの実践
このチームは Zoom でのミーティング中に、Mural を利用してチームのアクティビティを監査および可視化しました。
このチームは Trello の投票 Power-Up を使用して、維持、改善、または削除すべき日課について投票しました。
このチームは Confluence を使用して、ミーティング終了時にフォローアップを文書化し、担当者を割り当てます。
前提条件
リモート
画面共有を使用したビデオ会議
デジタル コラボレーション ツール (テンプレートを参照)
対面
ミーティング スペース
ホワイトボードまたは大きな用紙
マーカー
付箋紙
投票用のスタンプ
タイマー
オプションのテンプレート
アトラシアンテンプレート
このプレイを実行するための手順説明
1. 準備 10 分
リモート チームの場合は、Trello ボードなど、新しいコラボレーション ドキュメントを作成することから始めます (上記のテンプレートを参照)。対面のチームの場合は、大きな用紙またはホワイトボードを用意します。
4 - 5 つの列または見出しを作成し、左から右に向かって時間間隔を広げてラベルを付けます (毎日、毎週、毎月、隔週、四半期ごとなど)。次に、「チーム全員」と「チームの一部」と記入した行またはラベルを作成します。
最後に、新しい表またはリストのグループを作成して、「維持」、「改善」、「削除」のラベルを付けます。
ミーティング前に、結果とアクション アイテムを文書化する担当者を 1 人任命します。
ヒント: 全員参加
マネージャーを含め、頻繁に連携するチーム メンバーを招待します。チーム全員が話し合いに参加すると、ミーティング後に「リセット」の関連性が高まります。
2. 準備を整える 10 分
ミーティングの基本原則を設定します。
- 「正しい」答えや「間違った」答えはない
- 常に、相手の意図を前向きに捉える
プレイの目的を再度説明します。チームの日常業務での日課を調べ、維持、改善、または削除する日課を決定します。
次に、「日課」を定義して、例をいくつか提示します。大まかに、日課とはチームや組織の業務で繰り返されるアクティビティのことです。例として、次のようなものがあります。
- 定期的なチーム ミーティング
- 計画プロセス
- チームの懇親会
- CEO へのステータス レポート
日課は、完全に業務上、完全に社交的なもの、またはその両方を組み合わせたものになります。
次に、このチームが日課を成功させるために必要なことは何か、をチームに考えてもらいます。プレイの実施中に参加者がアクセスできる場所に回答を記録します。
ヒント: 意図
この演習で習得したいと思っている内容をチームに尋ねます。それが「ミーティングの時間を短縮する」ということであれば、セッションの最後にこの目標を再検討します。
例: 成功を収める日課
あるチームが成功を収める日課をどのように定義したかをご覧ください。
3. 監査 20 分
タイマーを設定し、グループにすべての日課を静かに監査してもらいます。
リモート チームの場合は、各日課をデジタル ホワイトボードのスペースに追加してもらいます。対面のチームの場合は、全員に日課を付箋に書き出してもらい、その付箋をホワイトボードまたは用紙に追加します。
それらを検討し、類似する日課をグループ化して、存在する可能性のあるギャップを特定します。
ヒント: カレンダー
過去数週間または数か月のカレンダーを振り返り、記憶を呼び起こすようチームに促します。
ヒント: ギャップに留意する
スプリントの計画、スキルの構築、フィードバックの提供、レポート、品質保証など、仕事上の日課のカテゴリーをいくつか提供して、チームをサポートします。
4. 投票する 10 分
監査を見直し、投票する時間をチームに提供します。
- 維持する必要がある日課はどれか?
- 改善する必要がある日課はどれか?
- 削除する必要がある日課はどれか?
1 回に約 5 票を全員に許可します。
成功を収める日課を事前に定義した方法をグループに思い出してもらいます。
ヒント: 変更する
チームは、一部のミーティングやリーダーシップへのレポートは完全には削除できないと気づくことがあります。参加者に、日課の意図する目的を果たしながら、より効果的な方法で日課を再考してもらいます。
5. アクション 50 分
すべての投票が完了したら、各カテゴリーの 3 ～ 5 位までの日課の次のステップについて話し合って文書化します。
アクションを促す質問:
- 維持すべき上位の日課について、継続的に効果を確保するにはどうしたらよいか?
- 改善すべき上位の日課について、改善するためにできることを 1 つ挙げるとしたら何か?
- 削除すべき上位の日課を、全員のカレンダーから削除する担当者は誰か?
ヒント: 次に進む
日課を改善する最良の方法についてグループの意見が一致しない場合、セッション後に解決策を調査するためにチーム メンバーを割り当てて、次の日課に移ります。
ヒント: @ メンション
アクションの担当者とタイミングを明確にします。
「誰が何をいつまでに実行する」という形式を試してみましょう。
フォローアップ
確認する
3 - 4 週間後にグループとつながります。日課の変更によって違いが生まれたかを確認します。チームの状況はどうですか? 毎年、隔年、またはチーム構成や責任の変更に応じて、このプレイを実施することを検討しましょう。
その他のパターン
事前準備
参加者に事前に日課を監査してもらうことにより、ミーティングを 60 分に短縮します。投票と話し合いの前に、チームが見逃した可能性のある点を追加する機会をもう一度提供します。
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