odświeżenie rytuału
Rytuały zespołu, takie jak spotkania i wydarzenia, pomagają członkom zespołu pozostawać w kontakcie i osiągać postępy. Od czasu do czasu warto przeanalizować rytuały swojego zespołu, aby upewnić się, że nadal są one skuteczne dla wszystkich.
Przygotowanie
5 min
Czas trwania
90 min
Osoby
4–10
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Uzyskaj kompleksowy przegląd spotkań, praktyk, wydarzeń i innych rytuałów swojego zespołu.
- Zdecyduj, co zachować, ulepszyć lub usunąć.
- Zastanów się, jak ulepszyć rytuały, aby były bardziej efektywne dla wszystkich.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Sala konferencyjna lub wideokonferencje z możliwością udostępniania ekranu.
- Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
- Opcjonalnie: fizyczna tablica, markery, stoper i karteczki samoprzylepne
Zasoby do gry
Jak odświeżyć rytuały pracy
Ponownie oceń spotkania i praktyki zespołu, aby skupić się na tym, co najważniejsze.
Czym jest rytuał zespołu?
Rytuał zespołu to powtarzająca się czynność lub nawyk pracy, taki jak spotkanie, ćwiczenie lub wydarzenie, które pomaga współpracownikom pozostać w kontakcie i osiągać postępy.
Dlaczego warto przeprowadzić grę odświeżanie rytuału?
Z czasem zespoły przyzwyczajają się do rytuałów i mogą zacząć wykonywać je mechanicznie. Czas jest jednak cenny, więc przegląd rytuałów pomaga uniknąć niepotrzebnych spotkań, nieproduktywnych praktyk i innych nawyków, które mogą hamować rozwój członków zespołu.
Odświeżenie rytuałów może pomóc zespołom:
- zachować koordynację działań
- uniknąć stagnacji
- poprawić lub wyeliminować nieefektywne lub nawet szkodliwe nawyki
- dostosowywać się do zmieniających się okoliczności
Kiedy należy ponownie przeanalizować rytuały zespołu?
Warto regularnie weryfikować rytuały (np. raz lub dwa razy w roku) lub zawsze, gdy nastąpią istotne zmiany w składzie zespołu lub zakresie obowiązków.
Korzyści płynące z rytuałów zespołu
Badania przeprowadzone przez Schippera, Edmondsona i Westa (2014) pokazują, że refleksyjność zespołu (korzyść nr 1) – czyli wspólna refleksja nad celami, strategiami i procesami — poprawia wyniki, innowacyjność i skuteczność grupy.
Inne badania pokazują, że rytuały:
- Nadają sens, pomagając zarówno pojedynczym osobom, jak i grupom zrozumieć ich role i działania w ramach organizacji, co daje poczucie celu i kierunku działania.
- Pomagają radzić sobie z niepokojem, zapewniając członkom zespołu poczucie bezpieczeństwa, jasności i komfortu dzięki strukturze i przewidywalności.
- Wyjaśniają porządek społeczny poprzez definiowanie i wzmacnianie hierarchii oraz ról w organizacji, co zwiększa porządek i stabilność.
- Przekazują ważne wartości, zapewniając koordynację działań między zespołami w całej firmie.
- Budują solidarność, zapewniając członkom zespołu możliwości nawiązania kontaktów i zacieśnienia więzi.
- Budują spójną tożsamość zespołu poprzez sygnalizowanie, kto należy do grupy, a kto nie.
- Sygnalizują zaangażowanie, pokazując oddanie zespołu wspólnym celom i wartościom.
- Poprawiają strukturę pracy, co pomaga członkom zespołu wykonywać swoje zadania wydajnie i skutecznie.
- Oznaczają ważne wydarzenia poprzez tworzenie regularnych okazji do świętowania osiągnięć i doceniania zmian.
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 5 MIN
Zacznij od utworzenia nowego dokumentu do współpracy, takiego jak strona Confluence, tablica lub tablica Trello. Jeśli spotykacie się osobiście, możesz użyć fizycznej tablicy lub dużego arkusza papieru, a następnie przenieść notatki do dokumentu cyfrowego.
Utwórz 4–5 kolumn lub nagłówków i nadaj im nazwy:
- Rytuały
- Co się sprawdza (pomyśl o cechach, które chcesz zachować).
- Co wymaga poprawy (zastanów się, jakie cechy chcesz poprawić).
- Co nie działa (pomyśl o cechach — lub całych rytuałach — które chcesz całkowicie wyeliminować).
- Opcjonalnie: komentarze zawierające dodatkowe uwagi i kontekst.
porada: WSZYSCY BIORĄ UDZIAŁ
Zaproś do udziału członków zespołu, którzy często ze sobą współpracują, w tym menedżerów. Jeśli cały zespół weźmie udział w spotkaniu, „odświeżenie” będzie miało większe znaczenie po jego zakończeniu.
2. Ustalenie zasad
Szac. czas: 5 MIN
✍️Przed spotkaniem wyznacz jedną osobę do dokumentowania wyników i czynności do wykonania.
🤝 Utwórz uzgodnienia dotyczące współpracy na spotkanie, takie jak:
- Nie ma „dobrych” ani „złych” odpowiedzi.
- Zawsze zakładaj, że druga osoba ma pozytywne intencje.
✴️ Powtórz cel gry: ponowne przeanalizowanie rytuałów pracy zespołu i podjęcie decyzji, co należy zachować, poprawić lub usunąć.
🗓️ Następnie zapoznaj się z definicją rytuału zespołu: powtarzająca się czynność lub nawyk pracy, który pomaga współpracownikom pozostać w kontakcie i osiągać postępy w realizacji celów zespołu lub organizacji. Rytuały mogą dotyczyć wyłącznie aspektu pracy, wyłącznie aspektu towarzyskiego lub połączenia ich obu. Przykłady:
- cykliczne spotkania zespołu,
- proces planowania,
- spotkania towarzyskie zespołu,
- Cykliczny raport dla kierownictwa
❓Następnie poproś zespół o zastanowienie się, co sprawia, że jakiś rytuał sprawdza się w tym zespole. Odpowiedzi zapisuj w dokumencie do współpracy i/lub na tablicy. Przykłady typowych odpowiedzi:
- Coś, co pomaga współpracownikom czuć się związani ze sobą, swoją pracą, firmą lub wszystkim powyższym.
- W jakiś sposób przyczynia się do realizacji celów kierownictwa lub przynosi korzyści poszczególnym zespołom.
- Kiedy cykliczne czynności są korzystne dla wszystkich zaangażowanych osób, nawet jeśli potrzeba czasu, aby dostrzec te korzyści.
porada: ZDEFINIUJ CEL
Zapytaj zespół, co ma nadzieję osiągnąć tym ćwiczeniem. Jeśli celem jest „skrócenie czasu spotkań”, ponownie przeanalizuj ten cel pod koniec sesji, aby potwierdzić, czy grupa uważa, że osiągnęła swój cel.
3. Zestawienie
Szac. czas: 20 min
Ustaw zegar na 15 minut i poproś grupę, aby zapisała rytuały w dokumencie cyfrowym lub na karteczkach samoprzylepnych na tablicy. Członkowie zespołu mogą przejrzeć swoje kalendarze z ostatnich kilku tygodni lub miesięcy, aby odświeżyć pamięć.
Kiedy czas się skończy, poświęć około pięciu minut na pogrupowanie podobnych rytuałów i dodanie wszelkich innych, które przychodzą Ci do głowy.
WSKAZÓWKA: WYELIMINUJ BRAKI
Pomóż swojemu zespołowi, podając kilka kategorii rytuałów: planowanie sprintów, budowanie umiejętności, przekazywanie informacji zwrotnych, raportowanie, zapewnienie jakości.
4. Głosowanie
Szac. czas: 10 min
Przypomnij grupie, jak na początku sesji zdefiniowaliście udany rytuał. Następnie daj wszystkim kilka minut na przejrzenie audytu i przemyślenie trzech pytań:
🔒 Które rytuały powinniśmy zachować?
✅ Które rytuały powinniśmy poprawić?
❌ Które rytuały powinniśmy usunąć?
Po około pięciu minutach namysłu daj grupie kolejne pięć minut na wybranie maksymalnie pięciu rytuałów, które należy zachować, pięciu, które należy ulepszyć, i pięciu, które należy usunąć. Głosować można, zapisując kropki lub inicjały na każdej karcie lub karteczce samoprzylepnej lub korzystając z funkcji dostępnych w narzędziu do współpracy cyfrowej, takich jak dodatek Power-up w Trello służący do głosowania lub stemple w tablicach Confluence.
WSKAZÓWKA: ZMIANY
Może okazać się, że nie można się całkiem pozbyć niektórych spotkań lub raportów dla kierownictwa. Rzućcie sobie nawzajem wyzwanie, aby na nowo wyobrazić sobie ten rytuał w sposób, który będzie bardziej skuteczny dla zespołu, a jednocześnie nadal będzie odpowiadał potrzebom interesariuszy.
5. Działania
Szac. czas: 50 MIN
Po zakończeniu głosowania omów następne kroki w przypadku 3–5 najpopularniejszych rytuałów w każdej kategorii:
- Jak zapewnimy, że główne rytuały, które chcemy zachować, nie stracą swojej skuteczności?
- Co możemy zrobić, aby faktycznie usprawnić rytuały, które chcemy udoskonalić?
-
Kto usunie z kalendarzy, systemu, dokumentacji itp. najważniejsze rytuały, które zamierzamy wyeliminować?
W trakcie tego procesu może się okazać, że niektóre z najstarszych rytuałów miałyby większy sens w innej formie. Przykładowo cykliczne spotkania stand-up można zastąpić asynchronicznymi cotygodniowymi aktualizacjami. Albo comiesięczne szkolenia można zastąpić filmami instruktażowymi Loom. Skuteczne spotkania oparte na stronach mogą przyspieszyć osiągnięcie wyników.
Jeśli grupa nie może dojść do porozumienia co do tego, czy należy kontynuować rytuał i w jaki sposób, poproś jednego członka zespołu, aby po sesji poszukał rozwiązania, a następnie przejdź do następnego rytuału.
Dokumentując kolejne kroki, pamiętaj o przypisaniu czynności do wykonania, osób odpowiedzialnych i terminów, aby przyspieszyć postępy.
WSKAZÓWKA: KONKRETY
Jasno określ osoby odpowiedzialne i terminy (np. „KTO zrobi CO do KIEDY”) i w miarę możliwości korzystaj z systemu zarządzania projektami, aby przydzielać zadania.
Kolejne czynności
Sprawdzenie rezultatów
Po trzech lub czterech tygodniach przeprowadź ankietę wśród członków grupy, aby sprawdzić, czy wprowadzone zmiany w rytuale przyniosły oczekiwane rezultaty. Jak teraz radzi sobie zespół? Czy są jakieś kwestie, które należy ponownie przeanalizować?
Warto regularnie weryfikować rytuały (np. raz lub dwa razy w roku) lub zawsze, gdy nastąpią istotne zmiany w składzie zespołu lub zakresie obowiązków.
Różnice
Wcześniejsze przygotowanie
Poproś uczestników, aby wcześniej sprawdzili rytuały, żeby skrócić spotkanie do 60 minut. Następnie zacznij spotkanie, dając zespołowi jeszcze jedną szansę na dodanie rytuałów przed dyskusją i głosowaniem.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Kultura
Health Monitor dla zespołu
Oceń kondycję zespołu i przygotuj plan ulepszeń.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Komunikacja
Instrukcja użytkownika
Pomóż pozostałym członkom poznać styl Twojej pracy.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Zespół tworzy tabelę audytu rytuałów w Confluence.
Zespół audytuje rytuały przy użyciu tablic Confluence.
Korzystając z dodatku Power-Up do głosowania w aplikacji Trello, ten zespół wybierał, który z rytuałów zachować, który poprawić, a który usunąć.
Korzystając z aplikacji Confluence, ten zespół dokumentuje pod koniec spotkania niezbędne działania uzupełniające i przydziela im właścicieli.