restablecimiento de rituales
Las rutinas de equipo, como reuniones y eventos, ayudan a las personas a mantenerse conectadas y a progresar. Revisa las rutinas de tu equipo de vez en cuando para asegurarte de que siguen funcionando para todos.
Tiempo de preparación
5 min
Tiempo de ejecución
90 min
Personas
4-10
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Obtén una vista completa de las reuniones, prácticas, eventos y otras rutinas de tu equipo.
- Decide qué conservar, mejorar o eliminar.
- Haz una lluvia de ideas sobre cómo mejorar las rutinas para que funcionen mejor para todos.
QUÉ NECESITAS
- Espacio de reunión o videoconferencia con pantalla compartida.
- Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas).
- Opcional: pizarra física, rotuladores, cronómetro y notas adhesivas.
Recursos de la estrategia
Cómo reajustar las rutinas de trabajo
Vuelve a evaluar las reuniones y prácticas del equipo para centrarte en lo más importante.
¿Qué es una rutina de equipo?
Una rutina de equipo es una actividad o hábito de trabajo que se repite, como una reunión, una práctica o un evento, que ayuda a los colaboradores a mantenerse conectados y progresar.
¿Por qué realizar la estrategia de reajuste de rutina?
Con el tiempo, los equipos se sienten cómodos con las rutinas y pueden empezar a seguirlas. Sin embargo, el tiempo es oro, por lo que revisar las rutinas permite evitar atascarse con reuniones innecesarias, prácticas improductivas y otros hábitos que pueden estar frenando a los miembros del equipo.
Un reajuste de rutina puede ayudar a los equipos a:
- Mantenerse alineados con las metas y entre sí
- Evitar que se estanquen
- Mejorar o deshacerse de hábitos que son ineficaces o incluso perjudiciales
- Adaptarse a circunstancias de cambio
¿Cuándo hay que revisar las rutinas de equipo?
Resulta útil revisar las rutinas periódicamente (por ejemplo, una o dos veces al año) o cada vez que se produzca un cambio significativo en la composición o las responsabilidades del equipo.
Las ventajas de las rutinas de equipo
La investigación de Schippers, Edmondson y West (2014) destaca que la reflexividad del equipo (beneficio n.º 1), en la que los equipos reflexionan colectivamente sobre sus objetivos, estrategias y procesos, mejora el rendimiento, la innovación y la eficacia del grupo.
Otras investigaciones demuestran que las rutinas:
- Aportan significado al ayudar tanto a las personas como a los grupos a comprender sus roles y actividades dentro de su organización, lo que crea un sentido de propósito y dirección.
- Controlan la ansiedad al ayudar a los miembros del equipo a tener mayor claridad y sentirse más seguros y cómodos gracias a la estructura y la previsibilidad.
- Aclaran el orden social al definir y reforzar las jerarquías y los roles en una organización, lo que aumenta el orden y la estabilidad.
- Comunican valores importantes al garantizar la alineación entre los equipos y la empresa.
- Fomentan la solidaridad al ofrecer a los miembros del equipo la oportunidad de conectar y estrechar lazos.
- Desarrollan una identidad de equipo cohesionada al señalar quién forma parte del grupo y quién no.
- Son una señal de compromiso al mostrar la dedicación de un equipo a unas metas y valores compartidos.
- Mejoran la estructura de trabajo, lo que ayuda a los miembros del equipo a realizar su labor con eficiencia y eficacia.
- Marcan acontecimiento significativos al crear oportunidades periódicas para celebrar logros y reconocer cambios.
1. Prepara la estrategia
Tiempo estimado: 5 min
Empieza por crear un nuevo documento de colaboración, como una página de Confluence, una pizarra o un tablero de Trello. Si te reúnes en persona, puedes utilizar una pizarra física o una hoja de papel grande y luego transferir las notas al documento digital.
Crea de 4 a 5 columnas o encabezados y etiquétalos:
- Rutinas
- Lo que funciona (piense en las cualidades que te gustaría mantener).
- Lo que se necesita mejorar (piensa en las cualidades que te gustaría mejorar).
- Lo que no funciona (piensa en cualidades, o rutinas completas, que te gustaría eliminar por completo).
- Opcional: comentarios para notas adicionales y contexto.
Consejo: QUE VENGAN TODOS
Invita a los miembros del equipo que suelan trabajar juntos, incluidos los gestores. Si participa todo el equipo, este "reajuste" será más oportuno después de la reunión.
2. Sentar las bases
Tiempo estimado: 5 min
✍️ Antes de la reunión, elige una persona para que documente los resultados y los elementos de acción
🤝 Crea acuerdos de trabajo para la reunión, como:
- No hay respuestas "correctas" o "incorrectas".
- Hay que suponer siempre que se tienen buenas intenciones.
✴️ Vuelve a explicar el propósito de la estrategia: revisar las rutinas de trabajo del equipo y decidir qué mantener, mejorar o eliminar.
🗓️ A continuación, repasa la definición de rutina de equipo: una actividad o hábito de trabajo que se repite y que ayuda a los colaboradores a mantenerse conectados y avanzar hacia las metas del equipo o de la organización. Puede ser estrictamente laboral, estrictamente social o una mezcla de ambos. Estos son algunos ejemplos:
- una reunión de equipo periódica
- un proceso de planificación
- una actividad social en equipo
- Un informe recurrente para el liderazgo
❓Luego, pregunta esto al equipo: "¿Qué hace que una rutina funcione para este equipo?". Escriba las respuestas en el documento de colaboración o en la pizarra. Entre las respuestas más comunes se incluyen:
- Algo que ayude a las personas a sentirse conectadas entre sí, con su trabajo, con la empresa o con todo lo anterior
- Promueve de alguna manera las metas del equipo de liderazgo, o hay un beneficio para los equipos individuales
- Cuando una actividad repetida es beneficiosa para todas las personas implicadas, aunque se tarde tiempo en ver esos beneficios
Consejo: DEFINE LA META
Pregunta al equipo qué espera obtener de este ejercicio. Si se trata de "reducir el tiempo que pasamos en las reuniones", revisa esta meta al final de la sesión para confirmar si el grupo considera que ha alcanzado su meta.
3. Auditar
Tiempo estimado: 20 min
Pon un temporizador durante 15 minutos y pide al grupo que escriba las rutinas en el documento digital o en notas adhesivas para la pizarra presencial. Los miembros del equipo pueden consultar sus calendarios de las últimas semanas o meses para refrescar su memoria.
Cuando se acabe el tiempo, dedica unos cinco minutos a agrupar rutinas similares y a añadir cualquier otra rutina que se te ocurra.
CONSEJO: ECHA UNA MANO AL EQUIPO
Para ayudar al equipo, propón algunas categorías de rutinas de trabajo, como planificar sprints, desarrollar competencias, aportar comentarios, crear informes y garantizar la calidad.
4. Votación
Tiempo estimado: 10 min
Recuerda al grupo qué es para ellos que una rutina funcione al principio de la sesión. Después, concede a cada uno unos minutos para revisar la auditoría y reflexionar sobre tres preguntas:
🔒 ¿Qué rutinas deberíamos mantener?
✅ ¿Qué rutinas deberíamos mejorar?
❌ ¿Qué rutinas deberíamos eliminar?
Después de reflexionar durante unos cinco minutos, da al grupo otros cinco minutos para votar hasta cinco rutinas que deseen mantener, cinco que quieran mejorar y cinco que prefieran eliminar. Puedes votar escribiendo puntos o iniciales en cada tarjeta o nota adhesiva o utilizando funciones de tu herramienta de colaboración digital, como el Power-Up de votación de Trello o los sellos de las pizarras de Confluence.
CONSEJO: IMPULSA EL CAMBIO
Puede que para los equipos haya reuniones o informes destinados al equipo directivo imposibles de eliminar por completo. Retaos mutuamente a reinventar las rutinas para que sean más efectivas para el equipo, sin dejar de satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
5. Medidas
Tiempo estimado: 50 MIN
Una vez que se hayan realizado todas las votaciones, debatid los siguientes pasos que vais a tomar para las 3-5 rutinas principales de cada categoría:
- ¿Cómo podemos asegurarnos de que las principales rutinas que vamos a mantener sigan siendo efectivas?
- ¿Qué podemos hacer para que las principales rutinas que vamos a mejorar sean mejores?
-
¿Quién se encargará de eliminar del calendario, el sistema y la documentación, entre otros, de todo el mundo las principales rutinas que vamos a eliminar?
Conforme vayas avanzando en este proceso, puede que descubras que algunas de tus rutinas más antiguas también tendrían más sentido en otro formato. Por ejemplo, las reuniones rápidas pueden sustituirse por actualizaciones semanales asíncronas. O una sesión de formación mensual es ideal para sustituirla por un videotutorial de Loom. Las reuniones eficaces dirigidas por páginas pueden generar resultados más rápidamente.
Si el grupo no se pone de acuerdo sobre cómo manejar una rutina o sobre si hay que hacerlo, pide a un miembro del equipo que busque una solución después de la sesión y pasa a la siguiente rutina.
A medida que documentes los pasos siguientes, asegúrate de asignar elementos de acción, propietarios y plazos para poner en marcha el progreso.
CONSEJO: UTILIZA LAS @MENCIONES
Deja claras las personas asignadas y los plazos (por ejemplo, "QUIÉN hará QUÉ y CUÁNDO") y utiliza tu sistema de gestión de proyectos para asignar tareas cuando sea posible.
Seguimiento
Comprueba el progreso
Tres o cuatro semanas después, realiza una encuesta al grupo para comprobar si los cambios en las rutinas han marcado la diferencia. ¿Cómo le va al equipo? ¿Hay algo que deba revisarse?
También resulta útil volver a evaluar las rutinas periódicamente (por ejemplo, una o dos veces al año) o cada vez que se produzca un cambio significativo en la composición o las responsabilidades del equipo.
Variantes
Trabajo previo
Pide a los participantes que hagan una auditoría previa de las rutinas para acortar la reunión a 60 minutos. Luego, inicia la reunión dando al equipo una oportunidad más para añadir cualquier rutina antes de debatir y votar.
¿Aún tienes preguntas?
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Equipo que crea una tabla de auditoría de rutinas en Confluence
Equipo que realiza una auditoría de las rutinas con las pizarras de Confluence
Con el Power-Up de votación de Trello, este equipo votó qué rutinas querían mantener, mejorar o eliminar.
Con Confluence, un equipo documenta las tareas de seguimiento y asigna propietarios al final de la reunión.