El restablecimiento de rituales en acción
Este equipo utilizó Mural para auditar y visualizar las actividades de su equipo en las reuniones con Zoom.
Con el Power-Up de votación de Trello, este equipo votó qué rituales querían mantener, mejorar o eliminar.
Con Confluence, este equipo documenta las acciones de seguimiento y asigna propietarios al final de la reunión.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Rotuladores
Notas adhesivas
Pegatinas para votar
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 10 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello (consulta las plantillas más arriba). Si el equipo es presencial, prepara una hoja grande de papel o una pizarra blanca.
Crea 4 o 5 columnas o encabezados y, de izquierda a derecha, etiquétalos con intervalos de tiempo cada vez mayores (es decir, diario, semanal, mensual, quincenal, trimestral, etc.). Luego, crea las filas o etiquetas "Todo el equipo" y "Parte del equipo".
Por último, crea una nueva tabla o grupo de listas y ponle las etiquetas "Conservar", "Mejorar" y "Eliminar".
Antes de la reunión, elige una persona para que documente los resultados y los elementos de acción.
CONSEJO: HAZ UNA REUNIÓN GENERAL
Invita a las personas que suelan trabajar juntas, incluyendo a los gestores. El "restablecimiento" tendrá más sentido después de la reunión si todo el equipo ha participado en el debate.
2. Sentar las bases 10 min
Establece las reglas básicas de la reunión:
- No hay respuestas "correctas" o "incorrectas"
- Hay que suponer siempre que se tienen buenas intenciones
Vuelve a explicar el objetivo de la estrategia: analizar los rituales de trabajo habituales del equipo y decidir cuáles hay que mantener, mejorar o eliminar.
A continuación, define "ritual" y da algunos ejemplos. En términos generales, un ritual es una actividad que el equipo o la organización repite. Estos son algunos ejemplos:
- una reunión de equipo periódica
- un proceso de planificación
- una actividad social en equipo
- un informe de estado para el CEO
Puede ser estrictamente laboral, estrictamente social o una mezcla de ambos.
Luego, pregunta esto al equipo: ¿Qué hace que un ritual funcione para el equipo? Anota las respuestas en algún sitio que los participantes puedan consultar durante la estrategia.
CONSEJO: DEFINE EL PROPÓSITO
Pregunta al equipo qué espera conseguir con este ejercicio. Si la respuesta es "hacer reuniones más cortas", retoma este objetivo al final de la sesión.
EJEMPLO: RITUALES QUE FUNCIONAN
Descubre cómo un equipo ha definido rituales que funcionan.
3. Auditar 20 MIN
Pon un temporizador y pide al grupo que audite todos los rituales en silencio.
Si el equipo teletrabaja, pídeles que añadan cada ritual en el espacio correspondiente de la pizarra digital. Si el equipo es presencial, pide a todo el mundo que anote los rituales en notas adhesivas y los coloquen en la pizarra o el papel.
Leed los rituales, agrupad los que sean similares e identificad las lagunas que pueda haber.
CONSEJO: CONSULTA EL CALENDARIO
Pide al equipo que revise su calendario de las últimas semanas o meses para refrescar su memoria.
CONSEJO: ECHA UNA MANO AL EQUIPO
Para ayudar al equipo, propón algunas categorías de rituales de trabajo, como planificar sprints, desarrollar competencias, aportar comentarios, crear informes y garantizar la calidad.
4. Votación 10 min
Da un tiempo al equipo para que audite los rituales y vote:
- ¿Qué rituales deberíamos mantener?
- ¿Qué rituales deberíamos mejorar?
- ¿Qué rituales deberíamos eliminar?
Deja que cada uno vote unas cinco veces por ronda.
Recuerda al grupo qué es para ellos que un ritual funcione.
CONSEJO: IMPULSA EL CAMBIO
Puede que para los equipos haya reuniones o informes destinados al equipo directivo imposibles de eliminar por completo. Reta a los participantes a reinventar los rituales para que sean más efectivos sin dejar de cumplir su objetivo principal.
5. Medidas 50 MIN
Una vez que se hayan realizado todas las votaciones, debatid y registrad los siguientes pasos que vais a tomar para los 3-5 rituales principales de cada categoría.
Algunas preguntas para determinar las acciones:
- ¿Cómo podemos asegurarnos de que los rituales que queremos mantener sigan siendo efectivos?
- ¿Qué podemos hacer para que los rituales que debemos mejorar sean mejores?
- ¿Quién se encargará de quitar del calendario los rituales que debemos eliminar?
CONSEJO: AVANZA
Si el grupo no se pone de acuerdo sobre la mejor manera de mejorar un ritual, pide a un miembro del equipo que busque una solución después de la sesión y pasa al siguiente ritual.
CONSEJO: UTILIZA LAS @MENCIONES
Deja claros los propietarios de las acciones y los plazos.
Prueba esta fórmula: QUIÉN hará QUÉ para CUÁNDO
Seguimiento
Comprueba el progreso
Reúnete con el grupo 3 o 4 semanas después. Comprueba si los cambios en el ritual han surtido efecto. ¿Cómo le va al equipo? Plantéate poner en práctica esta estrategia una vez al año, cada seis meses o siempre que haya cambios en las responsabilidades o la composición del equipo.
Variantes
Trabajo previo
Puedes pedir a los participantes que auditen los rituales de antemano para que la reunión no dure más de 60 minutos. Antes de votar y comentar, da la oportunidad al equipo de añadir los rituales que se os puedan haber escapado.
Explora otras estrategias
.png?cdnVersion=2309)
De nuestro equipo para el tuyo
Mantente al tanto de los últimos consejos, trucos y estrategias con nuestro boletín.