перезагрузка ритуалов
Ритуалы команды, такие как собрания и мероприятия, помогают сотрудникам оставаться на связи и делать успехи. Время от времени пересматривайте эти ритуалы, чтобы убедиться, что они по-прежнему подходят всем участникам.
Время на подготовку
5 мин
Время проведения
90 мин
Участники
4–10
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Получите полное представление о собраниях, практиках, мероприятиях и других ритуалах команды.
- Решите, какие из них сохранить, а какие стоит улучшить или убрать.
- Проведите мозговой штурм, чтобы понять, как улучшить ритуалы, чтобы они приносили больше пользы для всех.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Место для собраний или видеоконференция с возможностью демонстрации экрана
- Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
- На усмотрение: магнитно-маркерная доска, маркеры, таймер и записки
Ресурсы для сценария
Как перезагрузить рабочие ритуалы
Пересмотрите собрания и практики своей команды, чтобы сосредоточиться на главном.
Что такое ритуал команды?
Ритуал команды — это повторяющаяся активность или рабочая привычка, например собрание, практика или мероприятие, которая помогает участникам оставаться на связи и делать успехи.
Зачем проводить сценарий «Перезагрузка ритуалов»?
С течением времени команды привыкают к ритуалам и начинают относиться к ним как к формальности. Пересмотр ритуалов помогает не тратить драгоценное время на ненужные собрания, непродуктивные практики и другие привычки, которые могут препятствовать работе участников команды.
Перезагрузка ритуалов может помочь командам:
- согласовывать действия друг с другом и с общими целями;
- избегать застоя;
- корректировать неэффективные и вредные рабочие привычки или вовсе избавляться от них;
- адаптироваться к меняющимся обстоятельствам.
Когда следует пересматривать ритуалы команды?
Полезно пересматривать ритуалы на регулярной основе (например, один или два раза в год) либо в случае значительных изменений в составе или обязанностях команды.
Преимущества ритуалов команд
Согласно исследованию, проведенному М. Шипперс, Э. Эдмондсон и М. Уэстом в 2014 году, способность команд к рефлексии (преимущество № 1), то есть возможность команд совместно обдумывать и обсуждать цели, стратегии и процессы, повышает производительность, креативность и эффективность их работы.
Согласно другим исследованиям, ритуалы помогают делать следующее.
- Придавать работе смысл, позволяя отдельным сотрудникам и целым командам осознать свои роли и активность внутри организации, что создает ощущение осмысленности и наличия цели.
- Справляться с тревогой благодаря структурированности и предсказуемости, из-за которых участники команды могут чувствовать себя увереннее, осознаннее и комфортнее.
- Определять социальный порядок, закрепляя иерархии и роли в компании, что повышает организованность и стабильность.
- Обозначать основные ценности, обеспечивая согласованность в командах и компании в целом.
- Повышать сплоченность, предоставляя участникам команды возможности для налаживания и укрепления связей.
- Формировать четкую идентичность команды, указывая, кто входит в нее, а кто нет.
- Демонстрировать приверженность команды общим целям и ценностям.
- Улучшать структуру работы, которая позволяет участникам команды выполнять задачи эффективно и результативно.
- Отмечать важные события, регулярно создавая возможности праздновать достижения и принимать изменения.
1. Подготовительный этап
Ожидаемое время: 5 мин
Начните с создания нового документа для совместной работы, например страницы или доски Confluence либо доски Trello. Для очных собраний можно использовать физическую доску или большой лист бумаги, а затем перенести заметки в цифровой документ.
Создайте 4–5 столбцов или разделов и назовите их следующим образом.
- Ритуалы
- Что работает (подумайте о качествах, которые хотели бы сохранить)
- Что нуждается в улучшении (подумайте о качествах, которые хотели бы улучшить)
- Что не работает (подумайте о качествах или целых ритуалах, от которых бы хотели полностью избавиться)
- На усмотрение: комментарии для добавления примечаний и контекста
Подсказка: ПОЗОВИТЕ ВСЕХ
Пригласите всех участников команды, которые часто работают вместе, включая менеджеров. «Перезагрузка» останется актуальной после собрания, если в ней участвует вся команда.
2. Заложите фундамент
Ожидаемое время: 5 мин
✍️ Перед началом собрания выберите одного человека, который будет документировать результаты и вести список задач.
🤝 Создайте для собрания рабочие соглашения. Вот несколько примеров.
- Не может быть правильных или неправильных ответов.
- Не стоит заранее подозревать плохое в процессе общения.
✴️ Озвучьте цель сценария: пересмотреть рабочие ритуалы команды и решить, какие из них необходимо сохранить, улучшить или убрать.
🗓️️ Затем пересмотрите определение ритуала команды: повторяющаяся активность или рабочая привычка, которая помогает участникам оставаться на связи и успешно продвигаться к целям команды или организации. Это может быть строго рабочая активность, строго социальная или их сочетание. Вот несколько примеров.
- регулярные собрания команды;
- процесс планирования;
- сеанс общения между коллегами;
- Регулярный отчет для руководства
❓ Затем спросите у команды: «Каким вы видите успешный ритуал?» Запишите ответы в документе для совместной работы и (или) на доске. Вот некоторые распространенные варианты ответов.
- Он помогает сотрудникам почувствовать связь с коллегами, задачами, компанией или всем вышеперечисленным.
- Он каким-либо образом способствует достижению целей руководящей команды или приносит пользу отдельным командам.
- Он включает повторяющуюся активность, приносящую пользу всем участникам, даже если эту пользу нельзя оценить сразу.
Подсказка: ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ
Спросите участников команды, что они надеются получить от этого упражнения. Если, например, хочется сократить время собраний, вернитесь к этой цели в конце сеанса и спросите, удалось ли ее достичь.
3. Аудит
Ожидаемое время: 20 минут
Установите таймер на 15 минут и попросите группу зафиксировать ритуалы в цифровом документе или на записках на физической доске. Участники команды могут просмотреть свои календари за последние несколько недель или месяцев, чтобы освежить память.
Когда время закончится, у вас есть пять минут, чтобы сгруппировать похожие ритуалы и добавить любые другие, которые придут на ум.
ПОДСКАЗКА: ОРИЕНТИРЫ
В качестве ориентира предложите команде несколько категорий рабочих ритуалов, например планирование спринта, развитие навыков, предоставление обратной связи, отчетность и контроль качества.
4. Проголосуйте
Ожидаемое время: 10 мин
Напомните группе о том, какое определение успешности ритуала они дали в начале сеанса. Затем выделите несколько минут, чтобы они ознакомились с аудитом и обдумали следующие три вопроса.
🔒 Какие ритуалы следует сохранить?
✅ Какие ритуалы следует улучшить?
❌ Какие ритуалы следует убрать?
После пяти минут размышлений дайте группе еще пять минут на голосование за то, чтобы сохранить, улучшить и убрать ритуалы — до пяти в каждой категории. Голосовать можно точками или инициалами на каждой карточке или записке либо с помощью функций цифрового инструмента для совместной работы, например улучшения «Голосование» в Trello или наклеек на досках Confluence.
ПОДСКАЗКА: МОДИФИКАЦИЯ
Команды могут обнаружить, что некоторые собрания или отчеты перед руководством невозможно отменить. Предложите участникам трансформировать этот ритуал таким образом, чтобы он стал более эффективным для команды, но при этом продолжал удовлетворять потребностям заинтересованных сторон.
5. Составьте план действий
Ожидаемое время: 50 МИН
По завершении голосования обсудите дальнейшие действия, относящиеся к 3–5 наиболее важным ритуалам в каждой категории.
- Как обеспечить дальнейшую эффективность основных ритуалов, которые решено сохранить?
- Какие действия нужно предпринять, чтобы усовершенствовать основные ритуалы, которые решено улучшить? (По одному действию на ритуал.)
-
Кто удалит из всех календарей, системы, документации и другого основные ритуалы, которые решено убрать?
В ходе этого процесса можно обнаружить, что и некоторые из самых старых ритуалов стоит перевести в другой формат. Например, регулярный стендап можно заменить асинхронными еженедельными обновлениями. На место ежемесячного учебного занятия идеально подойдет видеоруководство Loom. А эффективные собрания с использованием страницы могут ускорить достижение результатов.
Если группа не может прийти к единому мнению относительно того, что делать с ритуалом, поручите одному из участников исследовать решение после сеанса и переходите к следующему ритуалу.
При документировании дальнейших действий обязательно назначьте для списка задач владельцев и сроки, чтобы запустить выполнение работы.
ПОДСКАЗКА: @УПОМИНАНИЯ
Четко выделите исполнителей и сроки (например, «КТО должен сделать ЧТО и КОГДА»), а также по возможности используйте свою основную систему управления проектами для назначения задач.
Последующие действия
Проверка
Через три-четыре недели опросите группу и посмотрите, к чему привело изменение ритуалов. Как дела у команды? Нужно ли что-нибудь пересмотреть?
Также полезно пересматривать ритуалы регулярно (например, один или два раза в год) либо в случае значительных изменений в составе или обязанностях команды.
Варианты
Подготовка
Попросите участников заранее провести аудит ритуалов, чтобы сократить время собрания до 60 минут. Начните это собрание, предоставив команде еще одну возможность добавить какие-либо ритуалы перед обсуждением и голосованием.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Культура
Оценка работоспособности команды
Оцените работоспособность команды и наметьте план ее улучшения.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Команда создает таблицу с аудитом ритуалов в Confluence
Команда проводит аудит ритуалов с помощью досок Confluence
С помощью улучшения «Голосование» в Trello эта команда провела голосование о том, какие ритуалы сохранить, какие улучшить, а какие убрать.
С помощью Confluence команда документирует последующие задачи и назначает владельцев в конце собрания.