Réinitialisation des rituels
Les rituels d'équipe, tels que les réunions et les événements, aident les personnes à rester en contact et à avancer. Réexaminez vos rituels d'équipe de temps à autre pour vous assurer qu'ils fonctionnent toujours pour tout le monde.
Temps de préparation
5 m
Durée
90 m
Personnes
4 à 10
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Obtenez un aperçu complet de vos réunions, pratiques et événements d'équipe et autres rituels.
- Décidez de ce qu'il faut conserver, améliorer ou supprimer.
- Réfléchissez aux manières d'améliorer les rituels pour qu'ils fonctionnent mieux pour tout le monde.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Espace de réunion ou visioconférence avec partage d'écran.
- Outil de collaboration digitale (voir les modèles).
- Facultatif : un tableau blanc réel, des marqueurs, un chronomètre et des post-its.
Ressources du scénario
Comment réinitialiser les rituels de travail
Réévaluez les réunions et les pratiques d'équipe pour vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Qu'est-ce qu'un rituel d'équipe ?
Un rituel d'équipe est une habitude de travail ou une activité répétée, comme une réunion, une pratique ou un événement, qui permet aux collaborateurs de rester en contact et d'avancer.
Pourquoi exécuter le scénario Réinitialisation des rituels ?
Les équipes s'habitueront aux rituels au fil du temps et commenceront peut-être à les effectuer mécaniquement. Le temps est précieux. Le réexamen des rituels permet d'éviter de s'enliser dans des réunions inutiles, des pratiques improductives et d'autres habitudes qui freinent peut-être vos équipes.
Une réinitialisation des rituels peut aider les équipes à :
- à rester en phase avec les objectifs et entre elles ;
- éviter de stagner ;
- améliorer ou éliminer les habitudes inefficaces, voire nocives ;
- s'adapter à des circonstances changeantes.
Quand devez-vous réexaminer les rituels d'équipe ?
Il est utile de réexaminer les rituels régulièrement (par exemple une ou deux fois par an) ou chaque fois qu'il y a un changement significatif de composition d'équipe ou de responsabilités.
Les avantages des rituels d'équipe
Une étude menée par Schippers, Edmondson et West (2014) souligne que la réflexion en équipe (avantage no 1), dans le cadre de laquelle les équipes réfléchissent collectivement à leurs objectifs, stratégies et processus, améliore les performances, l'innovation et l'efficacité du groupe.
Une autre étude démontre que les rituels :
- fournissent un éclairage aidant à la fois les individus et les groupes à comprendre leurs rôles et activités au sein de leur organisation, leur offrant ainsi un objectif et une orientation ;
- diminuent l'anxiété en aidant les membres des équipes à se sentir plus en sécurité, plus à l'aise et à avoir l'esprit plus clair grâce à une structure et une prévisibilité renforcées ;
- clarifient l'ordre social en définissant et en renforçant les hiérarchies et les rôles au sein d'une organisation, afin de favoriser l'ordre et la stabilité ;
- communiquent des valeurs importantes, en veillant à l'alignement entre les équipes et les activités de l'entreprise ;
- renforcent la solidarité en offrant aux membres des équipes la possibilité de se rapprocher et de créer des liens ;
- établissent une identité d'équipe cohérente en indiquant qui est dans le groupe et qui ne l'est pas ;
- symbolisent l'engagement en montrant le dévouement d'une équipe aux valeurs et objectifs communs ;
- améliorent la structure professionnelle, pour permettre à chaque membre d'équipe de travailler de manière efficace et efficiente ;
- marquent les événements importants en créant des occasions régulières pour célébrer les réussites et saluer les changements.
1. Préparer le scénario
Durée estimée : 5 MIN
Commencez par créer un nouveau document de collaboration, comme une page Confluence, un tableau blanc ou un tableau Trello. Si vous vous rencontrez en personne, vous pouvez utiliser un tableau blanc réel ou une grande feuille de papier, puis transférer vos notes sur le document numérique.
Créez 4 à 5 colonnes ou en-têtes, et nommez-les comme suit :
- Rituels
- Ce qui fonctionne (pensez aux qualités que vous souhaiteriez conserver.)
- Ce qui doit être amélioré (pensez aux qualités que vous voudriez améliorer.)
- Ce qui ne fonctionne pas (pensez à des qualités, ou à des rituels complets, que vous voudriez totalement éliminer.)
- Facultatif : les commentaires pour des notes et un contexte supplémentaires.
Astuce : PRENEZ TOUS PART À LA RÉUNION
Invitez tous les membres de l'équipe qui travaillent souvent ensemble, y compris les responsables. Si la totalité de l'équipe participe à la réunion, cette « réinitialisation » sera plus pertinente.
2. Préparez le terrain
Durée estimée : 5 MIN
✍️ Avant la réunion, choisissez une personne qui documentera les résultats et les éléments d'action à mettre en place.
🤝 Créez des accords de travail pour la réunion, tels que :
- Il n'y a pas de « bonnes » ou de « mauvaises » réponses.
- Supposez toujours une intention positive.
✴️ Rappelez l'objectif du scénario : revisiter les rituels de travail d'équipe et décider de ce qu'il faut conserver, améliorer ou supprimer.
🗓️ Passez ensuite en revue la définition d'un rituel d'équipe : une habitude de travail ou une activité répétée qui aide les collaborateurs à rester en contact et à progresser pour atteindre les objectifs de l'équipe ou de l'organisation. Il peut être strictement professionnel, strictement social, ou un peu des deux. Par exemple :
- une réunion d'équipe récurrente ;
- un processus de planification ;
- une activité sociale de l'équipe ;
- Un rapport récurrent pour la direction
❓Demandez ensuite à l'équipe de réfléchir à la question suivante : « Quels sont les éléments de réussite d'un rituel pour cette équipe ? » Écrivez les réponses dans le document de collaboration ou sur le tableau blanc. Voici quelques exemples de réponses courantes :
- Il s'agit d'un élément qui aide les gens à se sentir connectés aux autres, à leur travail, à l'entreprise ou à tout ce qui précède
- Cela fait progresser les objectifs de l'équipe de direction d'une manière ou d'une autre, ou cela profite aux équipes individuelles
- Quand une activité répétée est bénéfique pour toutes les personnes impliquées, même s'il faut du temps pour en percevoir les avantages
Astuce : DÉFINISSEZ L'OBJECTIF
Demandez à l'équipe ce qu'elle espère tirer de cet exercice. S'il s'agit de « réduire le temps de réunion », revenez sur cet objectif à la fin de la séance pour vérifier si le groupe pense avoir atteint son objectif.
3. Audit
Durée estimée : 20 min
Réglez un minuteur sur 15 minutes et demandez au groupe d'écrire des rituels sur le document numérique ou sur des post-its pour le tableau blanc réel. Les membres de l'équipe peuvent consulter leur calendrier des dernières semaines ou des derniers mois pour se rafraîchir la mémoire.
Une fois le temps écoulé, passez environ cinq minutes à regrouper les rituels similaires et à ajouter d'autres rituels qui vous viennent à l'esprit.
ASTUCE : PALLIEZ LES LACUNES
Aidez votre équipe en proposant certaines catégories de rituels de travail : la planification de sprint, le renforcement des compétences, le feedback, la production de rapports et l'assurance qualité.
4. Votez
Durée estimée : 10 min
Rappelez au groupe sa propre définition d'un rituel réussi au début de la séance. Donnez ensuite à chacun quelques minutes pour passer en revue l'audit et réfléchir à trois questions :
🔒 Quels rituels devons-nous conserver ?
✅ Quels rituels devons-nous améliorer ?
❌ Quels rituels devons-nous supprimer ?
Après avoir réfléchi pendant environ cinq minutes, accordez cinq minutes supplémentaires au groupe afin de voter pour un maximum de cinq rituels à conserver, cinq à améliorer et cinq à supprimer. Vous pouvez voter en inscrivant des points ou des initiales sur chaque carte ou post-it ou en utilisant les fonctionnalités de votre outil de collaboration numérique, telles que le Power-Up de vote de Trello ou les tampons des tableaux blancs de Confluence.
ASTUCE : AMENEZ DU CHANGEMENT
Les équipes peuvent constater qu'il est impossible d'éliminer complètement certaines réunions ou certains rapports destinés à la direction. Proposez à chacun de réinventer le rituel de manière à le rendre plus efficace pour l'équipe, tout en répondant aux besoins des parties prenantes.
5. Mesures à prendre
Durée estimée : 50 MIN
Une fois que tout le monde a voté, discutez des prochaines étapes pour les 3 à 5 rituels ayant rassemblé le plus de voix dans chaque catégorie :
- Pour les principaux rituels que nous allons conserver, comment s'assurer qu'ils restent efficaces ?
- Pour les principaux rituels qui doivent être améliorés, que faut-il faire pour les rendre plus efficaces ?
-
Pour les principaux rituels à supprimer, qui les supprimera des calendriers, du système, de la documentation ou autre pour chacun des membres ?
Au fur et à mesure de la mise en œuvre de ce processus, vous constaterez peut-être que certains de vos plus anciens rituels seraient plus cohérents dans un autre format. Par exemple, votre réunion « standup » récurrente peut être remplacée par des mises à jour hebdomadaires asynchrones. Une séance de formation mensuelle peut parfaitement être remplacée par un tutoriel vidéo Loom. Les réunions efficaces qui s'appuient sur des pages permettent d'obtenir des résultats plus rapidement.
Si le groupe ne parvient pas à s'entendre sur la meilleure façon de gérer un rituel, demandez à un membre de l'équipe de rechercher une solution après la séance, puis passez au rituel suivant.
Lorsque vous documentez les prochaines étapes, assurez-vous d'attribuer les éléments d'action, les propriétaires et les dates limites pour favoriser l'avancement.
ASTUCE : UTILISEZ DES MENTIONS (P. EX., @SARAH)
Soyez précis concernant les personnes assignées et les dates limites (par exemple, « QUI fera QUOI et QUAND ») et utilisez votre système de gestion de projet préféré pour attribuer les tâches dans la mesure du possible.
Suivi
Contrôler
Trois à quatre semaines plus tard, interrogez le groupe pour voir si les modifications de rituels ont changé quelque chose. Comment se porte l'équipe ? Y a-t-il quelque chose qui mérite d'être réexaminé ?
Il est également utile de réévaluer les rituels régulièrement (par exemple une ou deux fois par an) ou chaque fois qu'il y a un changement significatif de composition d'équipe ou de responsabilités.
Variations
Travail préalable
Demandez aux participants de vérifier les rituels à l'avance afin de réduire la durée de la réunion à 60 minutes. Commencez ensuite la réunion en donnant à l'équipe une nouvelle occasion d'ajouter des rituels avant d'en discuter et de voter.
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Une équipe crée un tableau d'audit des rituels dans Confluence
Une équipe audite les rituels à l'aide des tableaux blancs de Confluence
Cette équipe a utilisé le Power-Up de vote de Trello pour voter sur les rituels à conserver, à améliorer ou à supprimer.
Grâce à Confluence, l'équipe peut documenter les tâches de suivi et désigner des propriétaires à la fin de la réunion.