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Réinitialisation des rituels

Analysez et réévaluez les réunions et les processus de votre équipe afin de libérer plus d'espace pour ce qui compte vraiment.

Icône de crayon
Prépa
10 min
Icône d'horloge
Durée
90 min
Icône de relation entre personnes
Participants
4-10
Personnages réorganisant des éléments

réinitialisation des rituels

Analysez et réévaluez les réunions et les processus de votre équipe afin de libérer plus d'espace pour ce qui compte vraiment.

Personnages réorganisant des éléments
Icône de crayon
Prépa
10 min
Icône de chronomètre
Durée
90 min
Icône de relation entre personnes
Participants
4-10

réinitialisation des rituels

Analysez et réévaluez les réunions et les processus de votre équipe afin de libérer plus d'espace pour ce qui compte vraiment.

Icône de crayon
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10 min
Icône de chronomètre
Durée
90 min
Icône de relation entre personnes
Participants
4-10
Personnages réorganisant des éléments

Réinitialisation des rituels en action

Cette équipe a utilisé Mural pour auditer et visualiser ses activités lors de ses réunions sur Zoom.

Cette équipe a tiré parti du Power-Up Vote de Trello pour voter sur les rituels à conserver, à améliorer ou à supprimer.

Cette équipe documente les suivis et assigne des propriétaires à la fin de la réunion grâce à Confluence.

Ce dont vous aurez besoin

À distance

Vidéoconférence avec partage d'écran

Outil de collaboration digitale (voir les modèles)

En personne

Espace de réunion

Tableau blanc, ou grande feuille de papier

Marqueurs

Post-its

Stickers pour le vote

Chronomètre

Modèles facultatifs

Modèles Atlassian
Modèle Confluence

Instructions pour exécuter ce scénario

1. Préparation 10 min

Pour les équipes travaillant à distance, commencez par créer un document collaboratif, comme un tableau Trello (voir les modèles ci-dessus). Pour les équipes sur site, préparez une grande feuille de papier ou un tableau blanc.

Créez 4 à 5 colonnes ou en-têtes, et étiquetez-les avec des intervalles de temps croissants de gauche à droite (c.-à-d. quotidien, hebdomadaire, mensuel, bimensuel, trimestriel, etc.). Ensuite, créez des lignes ou des étiquettes qui indiquent « Équipe complète » et « Équipe partielle ».

Enfin, créez un tableau ou un groupe de listes, et nommez-les « Conserver », « Améliorer » et « Supprimer ».

Avant la réunion, désignez une personne qui documentera les résultats et les éléments d'action à mettre en place.

ASTUCE : TOUT LE MONDE MET LA MAIN À LA PÂTE

Invitez les membres de l'équipe qui travaillent souvent ensemble, y compris les managers. La « réinitialisation » sera plus pertinente après la réunion si toute l'équipe participe à la discussion.

2. Préparez le terrain 10 min

Définissez les règles de base de la réunion :

  • il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ;
  • supposez toujours une intention positive.

Rappelez l'objectif du scénario : examiner les rituels de travail habituels de l'équipe, et déterminer ce qu'il faut conserver, améliorer ou supprimer.

Ensuite, définissez le terme « rituel » et donnez quelques exemples. En bref, un rituel est une activité répétée au service de l'équipe ou de l'organisation. Par exemple :

  • une réunion d'équipe récurrente ;
  • un processus de planification ;
  • une activité sociale de l'équipe ;
  • un rapport d'état pour le PDG.

Il peut être strictement professionnel, strictement social, ou un peu des deux.

Ensuite, demandez à l'équipe de réfléchir à la question suivante : qu'est-ce qui fait la réussite d'un rituel pour cette équipe ? Consignez les réponses dans un emplacement accessible aux participants tout au long du scénario.

ASTUCE : C'EST L'INTENTION QUI COMPTE

Demandez à l'équipe ce qu'elle espère tirer de cet exercice. Si la réponse est « réduire le temps que nous passons dans des réunions », laissez cet objectif pour la fin de la session.

Exemples
EXEMPLE : RITUELS RÉUSSIS

Découvrez comment une équipe a défini des rituels réussis.

3. Audit 20 MIN

Réglez un minuteur et demandez au groupe d'auditer en silence tous les rituels.

Pour les équipes distantes, demandez à leurs membres d'ajouter chaque rituel à l'espace dans le tableau blanc numérique. Pour les équipes sur site, demandez à tout le monde de noter les rituels sur des post-its, et de les coller sur le tableau blanc ou sur la feuille.

Passez en revue et regroupez les rituels similaires, puis identifiez les lacunes éventuelles.

ASTUCE : JETEZ UN ŒIL À VOTRE CALENDRIER

Demandez à l'équipe de consulter son calendrier des dernières semaines ou des derniers mois pour se rafraîchir la mémoire.

ASTUCE : PALLIEZ LES LACUNES

Aidez votre équipe en lui proposant certaines catégories de rituels de travail : planification de sprint, renforcement des compétences, fourniture de commentaires, rapports et assurance qualité.

4. Votez 10 min

Laissez à l'équipe le temps de passer en revue l'audit et de voter :

  • Quels rituels devons-nous conserver ?
  • Quels rituels devons-nous améliorer ?
  • Quels rituels devons-nous supprimer ?

Autorisez chacun à voter environ cinq fois par tour.

Rappelez dès le départ au groupe sa définition d'un rituel réussi.

ASTUCE : AMENEZ DU CHANGEMENT

Les équipes peuvent constater qu'il est impossible d'éliminer complètement certaines réunions ou certains rapports destinés à la direction. Mettez les participants au défi de repenser le rituel d'une manière plus efficace pour eux tout en respectant son objectif.

5. Mesures à prendre 50 MIN

Quand tout le monde a voté, discutez et documentez les prochaines étapes pour les 3 à 5 rituels ayant rassemblé le plus de voix dans chaque catégorie.

Voici quelques questions pour encourager des actions :

  • Pour les principaux rituels que nous devons conserver, comment nous assurer qu'ils restent efficaces ?
  • Pour les principaux rituels que nous devons améliorer, que pouvons-nous faire pour les améliorer ?
  • Pour les principaux rituels que nous devons supprimer, qui les supprimera des calendriers de chacun ?
ASTUCE : AVANCEZ

Si le groupe ne parvient pas à s'entendre sur la meilleure façon d'améliorer un rituel, demandez à l'un de ses membres de rechercher une solution après la session, puis passez au rituel suivant.

ASTUCE : UTILISEZ DES MENTIONS (P. EX., @SARAH)

Définissez clairement les propriétaires et le calendrier des actions.

Essayez le format suivant : QUI fera QUOI et QUAND


Suivi

Faites des contrôles

Recontactez le groupe 3 à 4 semaines plus tard. Voyez si les changements de rituels ont fait une différence. Comment se porte l'équipe ? Exécutez ce scénario chaque année, deux fois par an, ou lorsque la composition de l'équipe ou les responsabilités changent.

Variations

Travail préparatoire

Vous pouvez réduire la durée de la réunion à 60 minutes en demandant aux participants d'effectuer un audit des rituels au préalable. Avant de voter et de discuter, donnez à l'équipe une autre occasion d'ajouter les rituels qui lui avaient peut-être échappé.


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