Rituale auf dem Prüfstand
Teamrituale wie Meetings und Ereignisse stärken den Zusammenhalt und den gemeinsamen Fortschritt. Ihr solltet eure Teamrituale gelegentlich überprüfen, um sicherzugehen, dass sie weiterhin für alle funktionieren.
Vorbereitungszeit
5 Min.
LAUFZEIT
90 Min.
Teilnehmer
4 bis 10
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Verschafft euch einen umfassenden Überblick über die Meetings, Praktiken, Ereignisse und sonstigen Rituale im Team.
- Entscheidet, was beibehalten werden soll, wo Verbesserungen nötig sind und auf was ihr verzichten könnt.
- Sammelt im Team Ideen dazu, wie ihr Rituale optimieren könnt, damit sie für alle besser funktionieren.
DAS BRAUCHST DU
- Meetingraum oder Videokonferenz mit Bildschirmübertragung
- Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
- Optional: physisches Whiteboard, Marker, Timer und Notizzettel
Spiel-Ressourcen
So stellt ihr eure Rituale auf den Prüfstand
Überdenkt die Meetings und Praktiken in eurem Team und schafft mehr Raum für Wichtiges.
Was ist ein Teamritual?
Ein Teamritual ist eine wiederholt oder gewohnheitsmäßig stattfindende Aktivität – wie ein Meeting, eine Vorgehensweise oder ein Ereignis –, die den Zusammenhalt im Team und den gemeinsamen Fortschritt stärkt.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Rituale auf dem Prüfstand"?
Es kann passieren, dass Teams Rituale mit der Zeit nur noch aus Gewohnheit weiter durchführen. Da Zeit wertvoll ist, solltet ihr eure Rituale regelmäßig überprüfen, damit die Teammitglieder nicht durch eigentlich überflüssige Meetings, unproduktive Praktiken und andere Gewohnheiten ausgebremst werden.
Rituale auf den Prüfstand zu stellen, bietet Teams folgende Chancen:
- Sich auf Ziele einigen und sich miteinander abstimmen
- Stagnation vermeiden
- Gewohnheiten, die unwirksam oder sogar kontraproduktiv sind, überarbeiten oder streichen
- Auf veränderte Gegebenheiten reagieren
Wann ist es sinnvoll, Teamrituale auf den Prüfstand zu stellen?
Es ist empfehlenswert, eure Rituale regelmäßig (etwa ein- bis zweimal pro Jahr) oder bei jeder größeren Änderung an der Teamzusammensetzung oder den Verantwortlichkeiten zu überprüfen.
Vorteile von Teamritualen
Eine Studie von Schippers, Edmondson und West (2014) hat ergeben, dass Reflexion im Team (Vorteil 1) die Leistung, Innovationskraft und Effektivität des Teams verbessert. Reflexion bedeutet, dass das Team seine Zielsetzungen, Strategien und Prozesse gemeinsam überdenkt.
Andere Studien zeigen im Hinblick auf Rituale Folgendes:
- Sie wirken sinnstiftend, weil sie Einzelpersonen und Gruppen ein besseres Verständnis ihrer Rollen und Aufgaben im Unternehmen vermitteln, was die Motivation und Ausrichtung stärkt.
- Sie wirken Ängsten entgegen, indem sie Teammitgliedern durch Strukturierung und Planbarkeit ein Gefühl von Sicherheit und Klarheit vermitteln.
- Sie klären die soziale Ordnung, weil sie die Hierarchien und Rollen im Unternehmen definieren und unterstreichen, was für Ordnung und Stabilität sorgt.
- Sie vermitteln wichtige Werte und stellen sicher, dass die Teams untereinander und das Unternehmen als Ganzes aufeinander abgestimmt bleiben.
- Sie fördern die Solidarität, indem sie Teammitgliedern die Möglichkeit bieten, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.
- Sie stärken den Teamzusammenhalt und die Teamidentität, weil deutlich wird, wer zum Team gehört und wer nicht.
- Sie signalisieren Engagement in Form des gemeinsamen Einsatzes für bestimmte Ziele und Werte.
- Sie verbessern die Struktur am Arbeitsplatz, was den Teammitgliedern hilft, ihre Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.
- Sie sind wichtige Ereignisse, bei denen regelmäßig Erfolge gefeiert und Änderungen anerkannt werden.
1. Das Spiel vorbereiten
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Setze zuerst ein neues Dokument für die Zusammenarbeit auf, beispielsweise eine Confluence-Seite, ein Whiteboard oder ein Trello-Board. Wenn ihr persönlich zusammenkommt, könnt ihr ein physisches Whiteboard oder ein großes Blatt Papier nutzen und die Notizen dann in das digitale Dokument übertragen.
Erstelle 4–5 Spalten oder Überschriften und benenne sie folgendermaßen:
- Rituale
- Was funktioniert? (Welche Eigenschaften möchtet ihr beibehalten?)
- Was muss verbessert werden? (Welche Eigenschaften möchtet ihr verbessern?)
- Was funktioniert nicht? (Auf welche Eigenschaften – oder Rituale – möchtet ihr lieber verzichten?)
- Optional: Unter "Kommentare" könnt ihr zusätzliche Anmerkungen und Kontextinformationen festhalten.
Tipp: ALLE EINLADEN
Lade alle Teammitglieder ein, die oft zusammenarbeiten, einschließlich Führungskräften. Wenn das gesamte Team teilnimmt, erzielt das Meeting eine größere Wirkung.
2. Einführung
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
✍️ Bestimme vor dem Meeting eine Person, die die Ergebnisse und daraus resultierenden Aufgaben dokumentieren soll.
🤝 Halte Arbeitsvereinbarungen für das Meeting fest, zum Beispiel:
- Es gibt keine "richtigen" oder "falschen" Antworten.
- Gehe immer davon aus, dass andere gute Absichten haben.
✴️ Wiederhole den Zweck des Spiels: Es geht darum, die Arbeitsrituale des Teams zu überprüfen und herauszufinden, was beibehalten werden soll, wo Verbesserungen nötig sind und auf was ihr verzichten könnt.
🗓️ Gehe als Nächstes auf die Definition eines Teamrituals ein: Es handelt sich um eine wiederholt oder gewohnheitsmäßig stattfindende Aktivität, die den Zusammenhalt im Team und den gemeinsamen Fortschritt im Hinblick auf die Ziele des Teams oder Unternehmens stärkt. Rituale können sich auf die Arbeit beziehen, auf soziale Kontakte oder auf beides. Beispiele:
- ein regelmäßiges Teammeeting
- ein Planungsprozess
- ein gemeinsames Mittagessen
- Regelmäßige Berichterstattung an Führungskräfte
❓Frage dann das Team: "Was macht ein erfolgreiches Ritual für dieses Team aus?" Schreibe die Antworten in das Dokument für die Zusammenarbeit und/oder auf das Whiteboard. Zu den häufigsten Antworten gehören:
- Es ist etwas, das den Teammitgliedern hilft, sich miteinander, mit ihrer Arbeit, mit dem Unternehmen (oder mit allen dreien) verbunden zu fühlen.
- Es unterstützt in irgendeiner Form die Ziele des Führungsteams oder hat Vorteile für die einzelnen Teams.
- Es ist eine wiederholt stattfindende Aktivität, die sich als vorteilhaft für alle Beteiligten erweist – auch wenn diese Vorteile erst nach einer gewissen Zeit zu erkennen sind.
Tipp: DAS ZIEL DEFINIEREN
Frage das Team, was es sich von der Übung erhofft. Wenn die Antwort lautet "Weniger Zeit in Meetings verbringen", solltest du nach der Sitzung noch einmal darauf zurückkommen und die Teilnehmer fragen, ob sie das Gefühl haben, dass dieses Ziel erreicht wurde.
3. Überprüfung
Geschätzte Dauer: 20 Min.
Stelle einen Timer auf 15 Minuten ein und bitte die Gruppe, Rituale im digitalen Dokument oder auf Notizzetteln für das Whiteboard zu notieren. Die Teammitglieder können dabei die letzten Wochen oder Monate in ihren Kalendern durchblättern, um ihre Erinnerung aufzufrischen.
Wenn die Zeit abgelaufen ist, verbringe etwa fünf Minuten damit, ähnliche Rituale zusammenzufassen und alle übrigen Rituale hinzuzufügen, die euch noch einfallen.
TIPP: ACHTE AUF LÜCKEN
Hilf deinem Team, indem du einige Kategorien für Arbeitsrituale nennst: Sprintplanung, Weiterbildung, Feedback-Runden, Berichterstellung und Qualitätssicherung.
4. Abstimmung
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Erinnere die Gruppe daran, wie sie zu Beginn der Sitzung ein erfolgreiches Ritual definiert hat. Gib dann allen ein paar Minuten, um die bisherigen Ergebnisse zu überprüfen und über drei Fragen nachzudenken:
🔒 Welche Rituale sollten wir beibehalten?
✅ Welche Rituale sollten wir verbessern?
❌ Welche Rituale sollten wir streichen?
Gib der Gruppe nach diesen Überlegungen weitere fünf Minuten, um per Abstimmung bis zu fünf Rituale zu ermitteln, die beibehalten werden sollen, sowie jeweils fünf, die verbessert bzw. gestrichen werden sollen. Die Abstimmung kann in Form von auf den Karten oder Notizzetteln notierten Punkten oder Initialen erfolgen oder in digitaler Form, beispielsweise mit dem Trello-Power-Up "Abstimmung" oder mit Stempeln in Confluence-Whiteboards.
TIPP: ÄNDERUNGEN VORNEHMEN
Vielleicht kommt dein Team zu dem Schluss, dass nicht alle Meetings oder Berichte an Führungskräfte komplett gestrichen werden können. Überlegt dann gemeinsam, wie ihr das Ritual anders gestalten könntet, damit es für euch effektiver wird und trotzdem noch den von den Stakeholdern beabsichtigten Zweck erfüllt.
5. Aktionen
Geschätzte Dauer: 50 MIN.
Wenn alle Stimmen abgegeben wurden, solltet ihr das weitere Vorgehen für die wichtigsten 3–5 Rituale in jeder Kategorie besprechen:
- Bei den wichtigsten Ritualen, die wir beibehalten möchten: Wie sorgen wir dafür, dass sie weiterhin effektiv bleiben?
- Bei den wichtigsten Ritualen, die wir verbessern möchten: Was ist die wichtigste Verbesserungsmaßnahme, die uns einfällt?
-
Bei den wichtigsten Ritualen, die wir streichen wollen: Wer kümmert sich darum, dass sie aus allen Kalendern, Dokumenten etc. entfernt werden?
Im Verlauf dieses Prozesses stellt ihr vielleicht fest, dass auch einige eurer ältesten Rituale in einem anderen Format sinnvoller wären. Zum Beispiel könnte ein regelmäßiges Stand-up-Meeting durch asynchrone wöchentliche Updates ersetzt werden. Oder ihr nutzt anstelle einer monatlichen Schulungssitzung einfach Loom-Video-Tutorials. Effektive seitenbasierte Meetings können schneller Ergebnisse bewirken.
Falls sich die Gruppe bei einem Ritual nicht einig wird, betraue ein Teammitglied damit, nach dem Meeting eine Lösung zu finden, und gehe zum nächsten Ritual über.
Denke beim Dokumentieren der nächsten Schritte daran, Aufgaben, Verantwortliche und Deadlines zuzuweisen, um schneller voranzukommen.
TIPP: ZUSTÄNDIGKEITEN
Gib die zugewiesenen Personen und Deadlines klar an (WER soll WAS bis WANN erledigen?) und verwende nach Möglichkeit euer bevorzugtes Projektmanagementsystem zum Zuweisen von Aufgaben.
Nachbereitung
Überprüfen
Ermittle nach drei bis vier Wochen per Umfrage im Team, ob die Änderungen an Ritualen etwas bewirkt haben. Wie geht es dem Team damit? Gibt es etwas, das noch einmal überprüft werden muss?
Es ist auch empfehlenswert, eure Rituale regelmäßig (etwa ein- bis zweimal pro Jahr) oder bei jeder größeren Änderung an der Teamzusammensetzung oder den Verantwortlichkeiten zu überprüfen.
Abwandlungen
Vorarbeiten
Bitte die Teilnehmer, sich schon vorab Gedanken über eure Rituale zu machen, damit das Meeting nicht mehr als 60 Minuten in Anspruch nimmt. Gib dem Team dann zu Beginn des Meetings die Gelegenheit, weitere Rituale zu ergänzen, bevor ihr zur Diskussion und Abstimmung übergeht.
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Ein Team erstellt in Confluence eine Tabelle zum Prüfen von Ritualen
Ein Team prüft Rituale unter Verwendung von Confluence-Whiteboards
Mit dem Trello-Power-Up "Abstimmung" hat dieses Team darüber abgestimmt, welche Rituale beibehalten, welche verbessert und welche gestrichen werden sollten.
Mit Confluence dokumentiert ein Team am Ende des Meetings Aufgaben zur Nachbereitung und weist Verantwortliche zu.