Аудит собраний команды

Определите, какие собрания команд можно переработать или заменить, чтобы использовать время сотрудников максимально эффективно.

Время на подготовку

15 мин

Время проведения

90 мин

Участники

3–10 человек

ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА

Высвободите время, определив, какие повторяющиеся собрания команд можно проводить асинхронно.
Для собраний, которые проводятся в асинхронном режиме, внедрите новые методы, чтобы вся команда оставалась в курсе дела и работала согласованно.
Для оставшихся очных собраний оптимизируйте использование времени, внеся небольшие изменения в повестку дня или подход.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ

Видеоконференция с функцией демонстрации экрана или место для собраний
Физическая или цифровая доска (см. шаблон)
Маркеры и записки для очного собрания
Таймер
Инструмент для составления календаря

Ресурсы для сценария

Сценарий «Перезагрузка ритуалов»

Audit Team Meetings Template

Как сократить количество встреч с помощью аудита собраний команды

Сократите количество собраний и сделайте оставшиеся поистине полезными.

Что такое аудит собраний команды?

Аудит собраний команды — это быстрый способ совместно с коллегами высвободить время для более значимой работы и сделать встречи более продуктивными. С помощью этого пошагового сценария вы определите, какие собрания можно заменить асинхронной коммуникацией или совместной работой, а какие скорректировать, чтобы использовать время участников команды максимально эффективно.

Зачем проводить сценарий «Аудит собраний команды»?

Этот аудит помогает командам сократить количество собраний и проводить их более эффективно. Выполнив описанные действия, вы сможете устраивать более полезные встречи и сделаете асинхронную коммуникацию эффективнее.

Когда следует использовать этот сценарий?

Проводите сценарий «Аудит собраний команды», когда команда проводит слишком много собраний и (или) есть возможность сделать их более продуктивными. После первого проведения сценария его можно повторять каждый квартал или по мере необходимости.

Три преимущества аудита собраний команды

Аудит собраний команды позволяет:

Не перегружать сотрудников собраниями. Собрания — барьер №1 на пути к производительности. 78 % работников говорят, что из-за обилия собраний не успевают выполнять свою работу.
Уменьшить выгорание. 51 % работников умственного труда сообщают, что им приходится работать сверхурочно несколько дней в неделю или больше из-за чрезмерного количества собраний.
Высвободить время для работы. Высокоэффективные команды отдают приоритет инновациям, тратя меньше времени на собрания по согласованию, обновления статусов, электронные сообщения и передачу работы.

1. Выберите формат и добавьте сеанс в расписание

Ожидаемое время: 5 мин

Решите, проводить ли весь сценарий очно или использовать гибридный подход, при котором часть действий выполняется асинхронно до и после собрания команды.

В этом сценарии вы увидите метки Вариант А и Вариант Б, которые помогут следовать выбранному формату.

Вариант А — это проведение всего сценария в течение одного продолжительного очного сеанса. В рамках этого подхода запланируйте собрание с командой на 90 минут.
Вариант Б предусматривает работу в асинхронном режиме перед более коротким очным сеансом и после него (описано в шагах 3 и 6). В рамках этого подхода запланируйте собрание с командой на 60 минут.

Совет: тестируйте и дорабатывайте

Это не жесткие правила, а полезные рекомендации. После сеанса расспросите участников команды, что получилось хорошо, а что в следующий раз можно сделать по-другому.

2. Заложите фундамент

Ожидаемое время: 5 мин

Сделайте копию этого шаблона доски, если вы используете Confluence, или используйте его для создания собственной доски или документа.

Затем составьте список всех повторяющихся собраний команды или любых встреч с участием значительной ее части. Заполните этот список перед очным сеансом, чтобы сразу приступить к делу.

3. Только для варианта Б: предварительная работа

Ожидаемое время: 5 мин

Если вы используете вариант Б (асинхронный формат), отправьте сообщение, чтобы проинформировать команду о сценарии, объяснить, почему нужно выполнить это упражнение, и попросить участников высказать свое мнение о составленном списке повторяющихся собраний.

На следующий день отправьте еще одно сообщение с просьбой оценить обновленный список собраний на доске.

Почему восемь человек — это лимит?

Исследования показывают, что продуктивнее всего собрания, в которых участвует менее восьми человек.

4. Сеанс очной работы

Ожидаемое время: 60–90 минут

Во время запланированного сеанса очной работы пройдите с командой каждый шаг, указанный на доске. (Эта доска — лишь отправная точка, поэтому не стесняйтесь корректировать ее в соответствии с нуждами команды).

Вариант А: продолжительный очный сеанс со всей командой

Выполняете упражнение вместе в одно время? Ориентируясь на доску, проработайте каждый шаг в течение 90-минутного сеанса.

Вариант Б: более короткий очный сеанс с дополнительной асинхронной работой

Уже начали работу асинхронно? На 60-минутном сеансе проанализируйте информацию, которую команда уже добавила на доску, проголосуйте за то, какие собрания можно проводить в асинхронном режиме, и обсудите все необходимые детали.

Совет: создайте условия для асинхронной работы

Если асинхронная работа — единственный вариант, разработайте четкую структуру и документацию для участия и выделите дополнительное время для написания вдумчивых ответов.

5. Только для варианта Б: последующая работа

Ожидаемое время: 10 мин

Выполните этот шаг, только если используете вариант Б (с асинхронной работой).

А. Проведите мозговой штурм для поиска форматов асинхронной работы

После очного сеанса попросите коллег посмотреть собрания, перечисленные на доске в разделе «Какие собрания следует перевести в асинхронный формат?» и предложите возможные способы совместной работы или коммуникации в асинхронном режиме. Приведем несколько примеров:

Обсуждение в Slack или Teams
Видео со сводкой, например в Loom
Письменное обновление статуса в рабочей области команды для совместной работы, например в Confluence

Б. Выберите форматы асинхронной работы

Проанализируйте предложенные асинхронные методы на доске. Если подходящих вариантов несколько, попросите команду проголосовать за наиболее понравившийся в ближайшие 24 часа.

В. Поделитесь решениями

Отправьте сообщение в Slack и (или) запишите короткое видео с ответами на следующие вопросы:

Какие собрания отменяются?
Какие форматы асинхронной работы должна использовать команда, чтобы заменить их?
Когда новый подход вступит в силу?

Закрепите сообщение или разместите ссылку на него на видном месте, например в канале Slack или в разделе Confluence команды.

Совет: создайте условия для асинхронной работы

6. Донесите информацию об изменениях и обновите календари

Ожидаемое время: 5 мин

Если собрание отменяется или изменяется и в нем участвуют лица, не входящие в команду, отправьте им сообщение. Объясните, что меняется, почему и как они могут оставаться в курсе событий и участвовать в будущем.

После этого попросите владельцев собраний отменить те, которые переводятся в асинхронный формат.

Для встреч, которые остаются в расписании, но меняются по формату или подходу, расскажите о сути и причинах изменений в начале следующего собрания.

7. Задокументируйте порядок регулярного информирования о статусе проектов в асинхронном режиме

Ожидаемое время: 15 минут

Если вы заменяете очное собрание для информирования о статусе проекта (или просто хотите улучшить процесс информирования), введите официальные правила использования рабочей области для совместной работы или инструмента отслеживания статусов, например Confluence или главной страницы Atlassian.

Отправьте короткое сообщение о том, как и в каком виде фиксировать обновления статуса, а затем отправьте приглашение, чтобы забронировать в календаре каждого участника 15 минут утром по пятницам (с учетом каждого часового пояса) на внесение информации.

Последующие действия

Проверка

Через три-четыре недели опросите группу и посмотрите, к чему привели изменения. Как дела у команды? Нужно ли что-нибудь пересмотреть?

Повторяйте ежеквартально

Календари со временем снова заполняются, и сотрудники возвращаются к старым привычкам. Повторно проводите этот сценарий каждый квартал или по мере необходимости, чтобы сократить количество встреч и повысить их эффективность.

Варианты

перезагрузка ритуалов

Если в календаре, кроме собраний команды, много других ритуалов, воспользуйтесь сценарием «Перезагрузка ритуалов», чтобы провести аналогичный аудит всех событий и церемоний.