Teammeetings überprüfen

Wenn du Option B (asynchrones Format) verwendest, solltest du deinem Team eine Nachricht senden, um das Spiel vorzustellen. Darin erklärst du, warum diese Übung stattfindet, und bittest um Feedback zur Liste der regelmäßigen Teammeetings.

Schicke am nächsten Tag eine weitere Nachricht mit der Bitte, die neueste Liste der Meetings auf dem Whiteboard zu prüfen.

Während der geplanten Arbeitssitzung gehst du jeden Schritt auf dem Whiteboard mit deinem Team durch. (Das Whiteboard soll nur den Einstieg erleichtern – du kannst es gerne an die Bedürfnisse deines Teams anpassen.)

Option A: Längere gemeinsame Live-Sitzung

Ihr macht die Übung alle zusammen zur gleichen Zeit? Nutzt das Whiteboard als Orientierungshilfe und arbeitet während der 90-minütigen Sitzung alle Schritte durch.

Option B: Kürzere Live-Sitzung mit asynchroner Arbeit

Ihr habt den asynchronen Teil schon gestartet? In der 60-minütigen Sitzung könnt ihr die Informationen durchgehen, die das Team bereits zum Whiteboard hinzugefügt hat, darüber abstimmen, welche Meetings asynchron stattfinden könnten, und alle weiteren Themen besprechen, die aufkommen.

Dieser Schritt gilt nur für Option B (asynchrone Variante).

a. Asynchrone Formate brainstormen

Fordere deine Teamkollegen nach der Live-Arbeitssitzung auf, sich die Einträge anzusehen, die im Whiteboard unter "Welche Meetings sollten asynchron abgehalten werden?" aufgeführt sind, und Vorschläge zu machen, wie das Team asynchron kommunizieren oder zusammenarbeiten könnte. Zum Beispiel:

• Slack- oder Teams-Thread
• Video-Zusammenfassung mit einem Tool wie Loom

• Schriftliches Update im gemeinsamen Arbeitsbereich des Teams, etwa Confluence

b. Asynchrone Formate auswählen

Sieh dir die vorgeschlagenen asynchronen Methoden im Whiteboard an. Wenn für ein Meeting mehr als eine Option vorliegt, bitte das Team, in den nächsten 24 Stunden abzustimmen, um die beliebtere Variante zu ermitteln.

c. Entscheidungen teilen

Sende eine Slack-Nachricht und/oder nimm ein kurzes Video auf, um Folgendes zusammenzufassen:

• Welche Meetings werden eingestellt
• Welche asynchronen Formate wird das Team stattdessen verwenden

• Wann wird der neue Ansatz umgesetzt

Hefte die Nachricht an oder verlinke sie an einer sichtbaren Stelle, zum Beispiel im Slack-Channel oder Confluence-Bereich deines Teams.

Wenn ein Meeting eingestellt oder geändert wird und Personen außerhalb deines Team daran beteiligt sind, schicke ihnen eine Nachricht. Darin erklärst du, was sich ändert und warum und wie sie in Zukunft auf dem Laufenden bleiben und sich einbringen können.

Dann bittest du die jeweiligen Verantwortlichen, die Meetings einzustellen, die in Zukunft asynchron durchgeführt werden.

Für Meetings, die im Kalender bleiben, sich aber in puncto Format oder Ansatz ändern, solltest du zu Beginn der nächsten Sitzung zusammenfassen, was sich geändert hat und warum.

Wenn du ein Live-Meeting ersetzt, in dem Status-Updates bereitgestellt wurden (oder du einfach nur die Kommunikation von Updates in deinem Team verbessern möchtest), solltest du den gemeinsamen Arbeitsbereich oder das Tool zur Statusverfolgung vorgeben, z. B. Confluence oder Atlassian Home.

Sende eine kurze Nachricht, um deinem Team mitzuteilen, wann und wie Updates zu protokollieren sind, und sende dann eine Kalendereinladung, um am Freitagmorgen (unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen) 15 Minuten zu reservieren, damit jedes Teammitglied seine Notizen hinzufügen kann.