Auditteamvergaderingen

Bepaal welke teamvergaderingen kunnen worden herzien of vervangen om het meeste uit ieders tijd te halen.

Voorbereidingstijd

15 m

LOOPTIJD

90 m

Personen

3-10

SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN

Maak kostbare tijd vrij door vast te stellen welke terugkerende teamvergaderingen in plaats daarvan asynchroon ('asynchroon') kunnen worden gehouden.
Voor vergaderingen die asynchroon verlopen, moet je nieuwe werkwijzen invoeren om het team op de hoogte te houden en op één lijn te houden.
Voor vergaderingen die op de agenda blijven staan, kun je met kleine wijzigingen in de planning of aanpak de tijd optimaal benutten.

WAT JE NODIG HEBT

Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Fysiek of digitaal whiteboard (zie sjabloon)
Stiften en plaknotities voor vergaderingen op locatie
Timer
Agenda-tool

Middelen voor spellen

Het spel Rituelen aanpassen

Audit Team Meetings Template

Hoe je het aantal vergaderingen kunt verminderen met een audit voor teamvergaderingen

Verminder het aantal vergaderingen en zorg ervoor dat de vergaderingen die je houdt daadwerkelijk van waarde zijn.

Wat is een audit voor teamvergaderingen?

Een audit voor teamvergaderingen is een snelle manier waarbij je samenwerkt om tijd vrij te maken voor waardevoller werk en om productiever te zijn gedurende de tijd die je samenwerkt. In dit spel wordt uitgelegd hoe je kunt bepalen welke teamvergaderingen kunnen worden vervangen door asynchrone samenwerking of communicatie, en welke kunnen worden aangepast om ieders tijd optimaal te benutten.

Waarom het spel Audit voor teamvergaderingen spelen?

Deze audit helpt teams om minder vergaderingen te houden en effectiever te vergaderen. Met deze stappen haal je meer uit de tijd die je samenwerkt en wordt de asynchrone tijd effectiever.

Wanneer dit spel gebruiken?

Speel het spel Audit voor teamvergaderingen wanneer je team te veel vergaderingen heeft en/of wanneer er een mogelijkheid is om vergaderingen productiever te maken. Nadat je het spel de eerste keer hebt gespeeld, kun je het elk kwartaal of zo vaak als nodig opnieuw spelen.

3 voordelen van audits voor teamvergaderingen

Met een audit voor teamvergaderingen kun je:

Het aantal vergaderingen verminderen: vergaderingen vormen de belangrijkste barrière voor productiviteit. 78% van de werknemers zegt dat het moeilijk is om hun werk gedaan te krijgen bovenop het bijwonen van al hun vergaderingen.
Verminder burn-outs: 51% van de kenniswerkers geeft aan dat ze minstens een paar keer per week moeten overwerken vanwege te veel vergaderingen.
Maak tijd vrij voor werk: goed presterende teams geven prioriteit aan vergaderingen door minder tijd te besteden aan afstemmingsvergaderingen, statusupdates, e-mails en overdrachten.

1. Kies een indeling en plan je sessie

Geschatte tijd: 5 MIN.

Beslis of je het volledige spel op het moment zelf wilt spelen of een hybride aanpak wilt gebruiken, waarbij delen van de activiteit asynchroon plaatsvinden vóór en nadat je team in het echt samen gaat zitten.

Tijdens dit spel zie je de labels Optie A en Optie B. Deze helpen je het spel te spelen op basis van de indeling die je kiest.

Optie A is om de hele oefening in één keer te doen in een langere, livesessie. Plan voor deze optie een sessie van 90 minuten met je team.
Optie B voegt asynchroon werk toe vóór en na een kortere livesessie (beschreven in stappen 3 en 6). Plan voor deze optie een sessie van 60 minuten met je team.

Tip: blijf testen en herhalen

Dit zijn geen vaste regels; alleen nuttige aanwijzingen. Bespreek daarna met je teamgenoten wat goed werkte en wat je de volgende keer anders zou kunnen doen.

2. Bereid de ruimte voor

Geschatte tijd: 5 MIN.

Maak een kopie van deze whiteboardsjabloon als je Confluence gebruikt, of gebruik die sjabloon om je eigen whiteboard of document te maken.

Maak vervolgens een lijst van elke terugkerende teamvergadering of elke vergadering waarbij een groot deel van het team betrokken is. Vul deze lijst in voorafgaand aan de livesessie, zodat je voorbereid bent.

3. Alleen voor optie B: voorbereiding

Geschatte tijd: 5 minuten

Als je optie B (asynchrone indeling) gebruikt, stuur dan een bericht naar je teamleden om ze voor te bereiden op het spel. Leg uit waarom deze oefening wordt gedaan en vraag om hun feedback over de lijst met terugkerende teamvergaderingen.

Stuur de volgende dag nog een bericht waarin je hen vraagt om de laatste lijst met vergaderingen op het whiteboard te evalueren.

Waarom is 8 personen de limiet?

Uit onderzoek blijkt dat er bij de meest productieve vergaderingen minder dan 8 personen zijn.

4. Livewerksessie

Geschatte tijd: 60 tot 90 min.

Doorloop met je team tijdens de geplande werksessie elke stap van het whiteboard. (Dit whiteboard is slechts een startpunt, dus voel je vrij om aanpassingen aan te brengen om aan de behoeften van je team te voldoen.)

Optie A: Langere livesessie met alle onderdelen

Wil je alle onderdelen van de oefening in één sessie doen? Gebruik het whiteboard als hulpmiddel en doorloop elke stap tijdens de sessie van 90 minuten.

Optie B: kortere livesessie met asynchroon werk

Ben je al begonnen met asynchroniseren? Gebruik je sessie van 60 minuten om de informatie te bekijken die het team al aan het whiteboard heeft toegevoegd, te stemmen over welke vergaderingen asynchroon kunnen verlopen en om alle zaken te bespreken waarvoor meer aandacht nodig is.

Tip: maak asynchronisatie mogelijk

Als asynchronisatie de enige optie is, zorg dan voor een duidelijke structuur en documentatie wanneer je mensen uitnodigt om deel te nemen, en geef extra tijd voor zinvolle bijdrages.

5. Alleen optie B: vervolgwerk

Geschatte tijd: 10 minuten

Volg deze stap alleen als je optie B (asynchroon) gebruikt.

a. Brainstorm over asynchrone indelingen

Vraag je teamgenoten na de livewerksessie om de vergaderingen te bekijken die op het whiteboard staan vermeld onder 'Welke vergaderingen zouden asynchroon moeten verlopen?' en geef suggesties voor manieren waarop het team asynchroon kan communiceren of samenwerken. Bijvoorbeeld:

Slack- of Teams-thread
Video-overzicht met een tool zoals Loom
Schriftelijke update in de gezamenlijke workspace van het team, zoals Confluence

b. Kies asynchrone indelingen

Bekijk de voorgestelde asynchrone methoden op het whiteboard. Als er meer dan één optie is voor een vergadering, vraag het team dan om binnen 24 uur op hun voorkeursoptie te stemmen.

c. Deel de beslissingen

Stuur een Slack-bericht en/of neem een korte video op met een samenvatting van:

Welke vergaderingen niet meer plaatsvinden
Welke asynchrone indelingen het team in plaats daarvan gaat gebruiken
Wanneer de nieuwe aanpak gebruikt gaat worden

Zet het bericht vast of voeg een link toe op een duidelijke plek, zoals het Slack-kanaal van je team of de Confluence-space.

Tip: maak asynchronisatie mogelijk

Als asynchronisatie de enige optie is, zorg dan voor een duidelijke structuur en documentatie wanneer je mensen uitnodigt om deel te nemen, en geef extra tijd voor zinvolle bijdrages.

6. Geef wijzigingen door en werk agenda's bij

Geschatte tijd: 5 minuten

Als een vergadering wordt geannuleerd of gewijzigd en er mensen buiten je team bij betrokken zijn, stuur ze dan een bericht om uit te leggen wat er verandert, waarom, en hoe ze in de toekomst op de hoogte en betrokken kunnen blijven.

Vraag dan de eigenaren van vergaderingen om vergaderingen te annuleren die asynchroon verlopen.

Voor vergaderingen die op de agenda blijven staan maar van indeling of aanpak veranderen, kun je aan het begin van de volgende vergadering samenvatten wat er verandert en waarom.

7. Documenteer en deel regelmatige, asynchrone projectupdates

Geschatte tijd: 15 min.

Als je een livevergadering vervangt die statusupdates omvatte (of als je gewoon de manier wilt verbeteren waarop je team updates deelt), leg dan het gebruik vast van je collaboratieve workspace of tool voor het volgen van statussen, zoals Confluence of Atlassian Home.

Stuur een kort bericht om je team te laten weten wanneer en hoe je updates moet vastleggen, en stuur vervolgens een agenda-uitnodiging om op vrijdagochtend 15 minuten vrij te maken (afgestemd op iedere tijdzone) zodat elk teamlid notities kan toevoegen.

Opvolgen

Controleren

Laat de groep drie tot vier weken later stemmen om te zien of de veranderingen een verschil hebben gemaakt. Hoe functioneert het team? Is er iets dat opnieuw moet worden bekeken?

Speel het ieder kwartaal opnieuw

Agenda's raken na verloop van tijd vaak weer vol, en mensen vallen terug in oude gewoontes. Speel dit spel ieder kwartaal opnieuw of zo vaak als nodig om het aantal vergaderingen te verminderen en effectievere vergaderingen te houden.

Variaties

Rituelen resetten

Als je agenda vol staat met andere rituelen, niet alleen teamvergaderingen, probeer dan het spel Rituelen aanpassen om een soortgelijke audit uit te voeren van alle evenementen en bijeenkomsten.