チーム ミーティングの監査

オプション B (非同期形式) を利用している場合、このプレイを紹介するメッセージをチームに送信し、この演習を実行する理由を説明し、定期的なチーム ミーティングのリストについてのフィードバックを求めます。

翌日、ホワイトボードにある最新のミーティング リストを確認するように依頼する別のメッセージを送信します。

予定されたワーク セッション時に、ホワイトボードの各ステップをチームに説明します。(このホワイトボードは出発点に過ぎないため、チームのニーズに合わせて自由に調整してください。)

オプション A: すべてをまとめて実行する長時間のライブ セッション

すべての演習をまとめて同時に実行する場合は、ホワイトボードをガイドとして利用し、90 分間のセッションで各ステップを実行してください。

オプション B: 非同期作業を含む短いライブ セッション

非同期をすでに開始した場合は、60 分間のセッションで、チームがホワイトボードにすでに追加した情報をレビューし、非同期で行えるミーティングについて投票し、さらに議論する必要がある内容について話し合います。

オプション B (非同期) を使用している場合にのみ、このステップを実行します。

a. 非同期形式をブレーンストーミングする

ライブでのワーク セッション後、ホワイトボードの「非同期に移行すべきミーティング」に記載されているミーティングを確認し、チームが非同期でコミュニケーションやコラボレーションを行う方法について提案してくれるようにチームメイトに依頼します。次のような例があります。

• Slack または Teams のスレッド
• Loom などのツールを使用した動画のまとめ

• Confluence など、チームのコラボレーション ワークスペースでの書面による最新情報

b. 非同期形式を選択する

ホワイトボードで推奨されている非同期の方法を確認します。ミーティングのオプションが複数ある場合は、24 時間以内にお気に入りの方法に投票するようチームに依頼します。

c. 決定事項を共有する

次の内容を要約した Slack メッセージを送信したり、簡単な動画を録画したりします。

• キャンセルされるミーティング
• チームがミーティングの代わりに使用する非同期形式

• 新しい方法を開始するタイミング

メッセージをピン留めするか、チームの Slack チャンネルや Confluence スペースなど、目につく場所にリンクさせます。

ミーティングがキャンセルまたは変更される場合で、チーム以外の人物が関与している場合、変更内容、その理由、最新情報を入手して参加する方法を説明するメッセージを送信します。

次に、ミーティングの担当者に、非同期で行うミーティングをキャンセルするよう依頼します。

予定されているものの、形式やアプローチが変更されるミーティングについては、次のミーティングの開始時に、変更内容やその理由を要約します。

ステータス更新を伴うライブ ミーティングを置き換える場合 (またはチームが最新情報を共有する方法を改善する必要がある場合) は、Confluence や Atlassian ホームなどのコラボレーション ワークスペースやステータス追跡ツールの利用を正式に決定します。

簡単なメッセージを送信して、最新情報を記録するタイミングや方法をチームに伝えます。次に、各チーム メンバーが金曜日の午前中の 15 分間 (タイム ゾーンに応じて調整) にメモを追加できるよう、カレンダーの招待状を送信します。