Kontrola spotkań zespołu

Określ, które spotkania zespołu można zrewidować lub zastąpić, aby jak najlepiej wykorzystać czas uczestników.

Przygotowanie

15 min

Czas trwania

90 min

Osoby

3–10

5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE

Uwolnij cenny czas, ustalając, które cykliczne spotkania zespołu można przeprowadzać asynchronicznie.
W przypadku spotkań przekształcanych w asynchroniczne wdróż nowe praktyki, aby zespół był zawsze poinformowany i zgodny.
W przypadku spotkań, które pozostają w kalendarzu zoptymalizuj czas dzięki niewielkim zmianom w programie lub sposobie podejścia.

POTRZEBNE ELEMENTY

Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
Tablica fizyczna lub cyfrowa (patrz szablon)
Markery i karteczki samoprzylepne, jeśli spotkanie jest stacjonarne
Zegar
Kalendarz

Zasoby do gry

Gra Odświeżenie rytuału

Audit Team Meetings Template

Jak ograniczyć ilość spotkań dzięki audytowi spotkań zespołu

Ogranicz liczbę spotkań i spraw, aby te, które zachowasz, były naprawdę ważne.

Czym jest kontrola spotkań zespołu?

Kontrola spotkań zespołu to szybki sposób na wspólne uwolnienie czasu na potrzeby bardziej znaczącej pracy i zwiększenia produktywności czasu spędzanego razem. Ta gra pokaże, jak ustalić, które spotkania zespołu można zastąpić współpracą lub komunikacją asynchroniczną, a które można dostosować, aby jak najlepiej wykorzystać czas uczestników.

Czemu służy gra Kontrola spotkań zespołu?

Ta kontrola pomaga zespołom ograniczać liczbę spotkań i poprawić ich jakość. Dzięki tym krokom czas spędzany razem będzie cenniejszy, a czas spotkań asynchronicznych bardziej efektywny.

Kiedy należy przeprowadzić tę grę?

Uruchom grę Kontrola spotkań zespołu, gdy Twój zespół odbywa zbyt wiele spotkań i/lub gdy istnieje możliwość poprawy produktywności spotkań. Po pierwszym uruchomieniu gry możesz uruchamiać ją ponownie co kwartał lub w razie potrzeby.

3 korzyści związane z kontrolami spotkań zespołu

Kontrola spotkań zespołu może przynieść następujące korzyści:

Ograniczenie nadmiaru spotkań: spotkania są największą barierą dla produktywności — 78% pracowników twierdzi, że trudno jest im wykonywać swoją pracę, jednocześnie biorąc udział we wszystkich spotkaniach.
Ograniczenie wypalenia zawodowego: 51% pracowników wiedzy przyznaje, że musi pracować w nadgodzinach przynajmniej przez kilka dni w tygodniu z powodu nadmiaru spotkań.
Odzyskanie czasu na pracę: wysoko wydajne zespoły traktują innowacyjność priorytetowo, poświęcając mniej czasu na spotkania koordynacyjne, komunikaty o stanie prac, e-maile i przekazywanie zadań.

1. Wybór formatu i zaplanowanie sesji

Szac. czas: 5 MIN

Zdecyduj, czy chcesz uruchomić całą grę na żywo, czy zastosować podejście hybrydowe, w którym część aktywności odbywa się asynchronicznie przed połączeniem i po połączeniu zespołu na żywo.

W tej grze będą widoczne etykiety Opcja A i Opcja B, które pomogą Ci śledzić grę w zależności od wybranego formatu.

Opcja A służy do przeprowadzenia całego ćwiczenia wspólnie podczas dłuższej sesji na żywo. W przypadku tej opcji zaplanuj 90-minutową sesję ze swoim zespołem.
Opcja B dodaje pracę asynchroniczną przed krótszą sesją na żywo i po niej (opis w krokach 3 i 6). W przypadku tej opcji zaplanuj 60-minutową sesję ze swoim zespołem.

Porada: testuj i iteruj

To nie są ścisłe zasady, a tylko pomocne podpowiedzi. Skontaktuj się później z kolegami z zespołu, aby ustalić, co się sprawdziło, a co można zrobić inaczej następnym razem.

2. Ustalenie zasad

Szac. czas: 5 MIN

Wykonaj kopię tego szablonu tablicy, jeśli używasz Confluence, lub skorzystaj z tego szablonu w celu utworzenia własnej tablicy lub własnego dokumentu.

Następnie wymień każde cykliczne spotkanie zespołu lub wszystkie spotkania z udziałem dużej części zespołu. Sporządź tę listę przed sesją na żywo, aby przygotować się do zgłębienia tematu.

3. Tylko opcja B: przygotowanie

Szac. czas: 5 min

Jeśli używasz opcji B (format asynchroniczny), wyślij wiadomość, aby przedstawić grę zespołowi, wyjaśnić dlaczego wykonujemy to ćwiczenie i poprosić o opinię na temat listy cyklicznych spotkań zespołu.

Następnego dnia wyślij kolejną wiadomość z prośbą o ocenę najnowszej listy spotkań na tablicy.

Czemu służy limit 8 osób?

Badania pokazują, że najbardziej produktywne spotkania obejmują mniej niż 8 osób.

4. Sesja robocza na żywo

Szac. czas: 60–90 min

Podczas zaplanowanej sesji roboczej omów z zespołem każdy krok na tablicy. (Ta tablica jest tylko punktem wyjścia, więc możesz wprowadzać korekty, aby dostosować ją do potrzeb zespołu).

Opcja A: dłuższa sesja na żywo dla wszystkich

Przeprowadzasz ćwiczenie dla wszystkich w tym samym czasie? Użyj tablicy jako przewodnika i zrealizuj każdy krok podczas 90-minutowej sesji.

Opcja B: krótsza sesja na żywo i praca asynchroniczna

Już wykonujesz pracę asynchronicznie? Wykorzystajcie 60-minutową sesję, aby przejrzeć informacje, które zespół już umieścił na tablicy, przegłosujcie, które spotkania mogą być asynchroniczne i omówcie wszystko, co wymaga dalszej dyskusji.

Porada: przygotuj się do pracy asynchronicznej

Jeśli praca asynchroniczna jest jedyną opcją, stwórz przejrzystą strukturę i dokumentację, zachęcając ludzi do udziału, oraz zapewnij dodatkowy czas na przemyślenie odpowiedzi.

5. Tylko opcja B: dalsze prace

Szac. czas: 10 min

Wykonaj ten krok tylko wtedy, gdy korzystasz z opcji B (praca asynchroniczna).

a. Burza mózgów nad formatami asynchronicznymi

Po sesji roboczej na żywo poproś kolegów z zespołu, aby spojrzeli na spotkania wymienione na tablicy w sekcji „Które spotkania powinny stać się asynchroniczne?” i zaproponowali sposoby asynchronicznej komunikacji lub współpracy. Poniżej podajemy przykłady:

Wątek Slack lub Teams
Podsumowanie filmu za pomocą narzędzia takiego jak Loom
Pisemny komunikat we wspólnej przestrzeni roboczej zespołu, takiej jak Confluence

b. Wybór formatów asynchronicznych

Przejrzyj sugerowane metody asynchroniczne na tablicy. Jeśli istnieje więcej niż jedna opcja spotkania, poproś zespół, aby zagłosował na swojego faworyta w ciągu najbliższych 24 godzin.

c. Przekazanie decyzji

Wyślij wiadomość Slack i/lub nagraj krótki film podsumowujący:

które spotkania zostają odwołane;
jakimi formatami asynchronicznymi zespół je zastąpi;
kiedy rozpocznie się stosowanie nowej metody.

Przypnij wiadomość lub umieść łącze do niej w widocznym miejscu, takim jak kanał Slack lub przestrzeń Confluence Twojego zespołu.

Porada: przygotuj się do pracy asynchronicznej

Jeśli praca asynchroniczna jest jedyną opcją, stwórz przejrzystą strukturę i dokumentację, zachęcając ludzi do udziału, oraz zapewnij dodatkowy czas na przemyślenie odpowiedzi.

6. Komunikowanie zmian i aktualizacja kalendarzy

Szac. czas: 5 min

Jeśli spotkanie jest odwoływane lub zmieniane, a mają w nim wziąć udział osoby spoza Twojego zespołu, wyślij im wiadomość z wyjaśnieniem, co i jak się zmienia oraz jak mogą być nadal informowani na bieżąco i zaangażowani.

Następnie poproś gospodarzy spotkań o odwołanie tych, które stają się asynchroniczne.

W przypadku spotkań, które pozostają w kalendarzu, ale których format lub metoda ulegają zmianie, na początku następnego spotkania podsumuj, co i dlaczego się zmienia.

7. Dokumentowanie i udostępnianie regularnych komunikatów dotyczących projektu asynchronicznego

Szac. czas: 15 min

Jeśli zastępujesz spotkanie na żywo, które obejmowało komunikaty o stanie prac (lub po prostu chcesz usprawnić udostępnianie komunikatów przez zespół), sformalizuj korzystanie ze współdzielonej przestrzeni roboczej lub narzędzia do śledzenia statusu, takiego jak Confluence lub Atlassian — strona główna.

Wyślij szybką wiadomość, aby poinformować zespół, kiedy i jak wpisywać komunikaty, a następnie wyślij zaproszenie, aby zarezerwować 15 minut w piątkowe poranki (dostosowując się do każdej strefy czasowej), aby każdy członek zespołu mógł dodać swoje uwagi.

Kolejne czynności

Sprawdzenie rezultatów

Po trzech lub czterech tygodniach przeprowadź w grupie ankietę, aby sprawdzić, czy wprowadzone zmiany przyniosły oczekiwane rezultaty. Jak teraz radzi sobie zespół? Czy są jakieś kwestie, które należy ponownie przeanalizować?

Powtarzanie co kwartał

Kalendarze z czasem znów się zapełniają, a ludzie wracają do starych nawyków. Uruchamiaj tę grę co kwartał lub w razie potrzeby, aby zmniejszyć liczbę spotkań i poprawić ich jakość.

Różnice

odświeżenie rytuału

Jeśli Twój kalendarz jest pełen innych rytuałów, nie tylko spotkań zespołowych, wypróbuj grę Odświeżenie rytuału, aby przeprowadzić podobną kontrolę wszystkich wydarzeń i spotkań.