Auditoria de reuniões de equipe

Determine quais reuniões de equipe podem ser reformuladas ou substituídas para otimizar o tempo de todos.

Tempo de preparo

15 min

Tempo de execução

90 min

Pessoas

3 a 10

RESUMO DE CINCO SEGUNDOS

Libere tempo valioso identificando quais reuniões de equipe recorrentes podem ser feitas de forma assíncrona.
Para as reuniões que se tornarem assíncronas, implemente novas práticas para manter a equipe informada e alinhada.
Para as reuniões que permanecem agendadas, otimize o tempo com pequenas alterações na pauta ou na abordagem.

VOCÊ VAI PRECISAR DE:

Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
Quadro branco físico ou digital (veja o template)
Marcadores e notas adesivas para reuniões presenciais
Temporizador
Ferramenta de calendário

Recursos da tática

Tática para redefinição de rituais

Audit Team Meetings Template

Como reduzir reuniões com uma auditoria de reuniões de equipe

Reduza o número de reuniões e faça com que as que você mantém sejam proveitosas.

O que é a auditoria de reuniões de equipe?

A auditoria de reuniões de equipe é uma maneira rápida e colaborativa de liberar tempo para trabalhos mais significativos e tornar o tempo gasto juntos mais produtivo. Esta tática mostra como determinar quais reuniões de equipe podem ser substituídas por colaboração ou comunicação assíncrona e quais podem ser ajustadas para otimizar o tempo de todos.

Por que usar a tática "Auditoria de reuniões de equipe"?

Essa auditoria ajuda as equipes a reduzirem o número de reuniões e a realizar reuniões mais eficazes. Com essas etapas, o tempo gasto em conjunto vai ser mais valioso e o tempo assíncrono mais eficiente.

Quando você deve usar esta tática?

Use a tática "Auditoria de reuniões de equipe" quando sua equipe estiver sobrecarregada com muitas reuniões e/ou quando houver uma oportunidade de tornar as reuniões mais produtivas. Depois da primeira execução, você pode executar a tática de novo a cada trimestre ou conforme necessário.

Três benefícios da auditoria de reuniões de equipe

Com a auditoria de reuniões de equipe, é possível:

Reduzir a sobrecarga de reuniões: as reuniões são a barreira nº 1 para a produtividade, com 78% dos profissionais dizendo que é difícil realizar seu trabalho além de participar de todas as reuniões.
Reduza o esgotamento: 51% dos trabalhadores do conhecimento relatam que já tiveram que fazer hora extra pelo menos alguns dias por semana devido à sobrecarga causada por reuniões.
Recupere o tempo de trabalho: equipes de alto desempenho priorizam a inovação ao gastar menos tempo em reuniões de alinhamento, atualizações de status, e-mails e entregas.

1. Escolha um formato e agende sua sessão

Tempo estimado: 5 min

Decida se quer executar a tática ao vivo ou usar uma abordagem híbrida, em que partes da atividade acontecem de forma assíncrona antes e depois da equipe se conectar ao vivo.

Você vai ver as etiquetas Opção A e Opção B ao longo desta tática para conseguir acompanhar com base no formato escolhido.

A Opção A consiste em realizar todo o exercício de uma só vez, em uma sessão ao vivo mais longa. Para essa opção, agende uma sessão de 90 minutos com sua equipe.
A Opção B adiciona trabalho assíncrono antes e depois de uma sessão ao vivo mais curta (descrita nas etapas 3 e 6). Para essa opção, agende uma sessão de 60 minutos com sua equipe.

Dica: faça testes e iterações

Estas não são regras rígidas, apenas sugestões úteis. Depois, converse com seus colegas de equipe para ver o que funcionou bem e o que poderia ser feito diferente na próxima vez.

2. Prepare o cenário

Tempo estimado: 5 min

Faça uma cópia deste template de quadro branco se estiver usando o Confluence ou use esse template para criar seu próprio quadro branco ou documento.

Em seguida, liste todas as reuniões de equipe recorrentes ou qualquer reunião que envolva uma grande parte da equipe. Conclua essa lista antes da sessão ao vivo para que você tenha tudo pronto.

3. Opção B apenas: trabalho prévio

Tempo estimado: 5 min

Se você estiver usando a Opção B (formato assíncrono), envie uma mensagem para apresentar a tática à equipe, explicar o motivo do exercício e pedir feedback sobre a lista de reuniões recorrentes da equipe.

No dia seguinte, envie outra mensagem pedindo que avaliem a lista mais recente de reuniões no quadro branco.

Por que oito pessoas é o limite?

Pesquisas mostram que as reuniões mais produtivas têm menos de oito pessoas.

4. Sessão de trabalho ao vivo

Tempo estimado: 60 a 90 minutos

Durante a sessão de trabalho agendada, oriente sua equipe em cada etapa do quadro branco. Esse quadro branco é apenas um ponto de partida, então você pode fazer ajustes para atender às necessidades da sua equipe.

Opção A: sessão ao vivo mais longa com todos juntos

Vai realizar o exercício com todos juntos ao mesmo tempo? Use o quadro branco como guia e trabalhe cada etapa durante a sessão de 90 minutos.

Opção B: sessão ao vivo mais curta com trabalho assíncrono

Já começou o trabalho assíncrono? Use a sessão de 60 minutos para revisar as informações que a equipe já adicionou ao quadro branco, votar em quais reuniões podem ser realizadas de forma assíncrona e discutir qualquer ponto que precise de mais atenção.

Dica: adapte para o modo assíncrono

Se o trabalho assíncrono for a única opção, crie uma estrutura e documentação claras ao convidar pessoas para participar e reserve um tempo extra para respostas bem pensadas.

5. Opção B apenas: trabalho de acompanhamento

Tempo estimado: 10 min

Siga esta etapa somente se você estiver usando a Opção B (assíncrona).

a. Faça brainstorming de formatos assíncronos

Depois da sessão de trabalho ao vivo, peça aos seus colegas de equipe que observem as reuniões listadas no quadro branco em “Quais reuniões devem mudar para assíncronas?” e contribuam com sugestões de como a equipe poderia se comunicar ou colaborar de forma assíncrona. Exemplos:

Tópicos no Slack ou Teams
Resumo em vídeo usando uma ferramenta como o Loom
Atualização por escrito no espaço de trabalho colaborativo da equipe, como o Confluence

b. Escolha formatos assíncronos

Revise os métodos assíncronos sugeridos no quadro branco. Se houver mais de uma opção para uma reunião, peça à equipe que vote na favorita nas próximas 24 horas.

c. Compartilhe as decisões

Envie uma mensagem no Slack e/ou grave um vídeo rápido resumindo:

Quais reuniões estão sendo canceladas
Quais formatos assíncronos a equipe vai usar em vez disso
Quando a nova abordagem começa

Fixe a mensagem ou compartilhe o link em algum lugar visível, como o canal do Slack da equipe ou o espaço do Confluence.

Dica: adapte para o modo assíncrono

Se o trabalho assíncrono for a única opção, crie uma estrutura e documentação claras ao convidar pessoas para participar e reserve um tempo extra para respostas bem pensadas.

6. Comunique alterações e atualize calendários

Tempo estimado: 5 min

Se uma reunião for cancelada ou alterada e envolver pessoas de fora da sua equipe, envie uma mensagem explicando o que está mudando, por que e como elas podem se manter informadas e envolvidas no futuro.

Em seguida, peça aos proprietários das reuniões que cancelem as reuniões que vão se tornar assíncronas.

Para as reuniões que vão permanecer no calendário, mas com formato ou abordagem alterados, recapitule no início da próxima reunião o que está mudando e por quê.

7. Documente e compartilhe atualizações regulares e assíncronas do projeto

Tempo estimado: 15 min

Se você estiver substituindo uma reunião ao vivo que envolvia atualizações de status (ou só quiser melhorar a forma como sua equipe compartilha atualizações), formalize o uso do seu espaço de trabalho colaborativo ou ferramenta de monitoramento de status, como o Confluence ou a Página inicial da Atlassian.

Envie uma mensagem rápida para informar à sua equipe quando e como registrar as atualizações. Em seguida, envie um convite de calendário para reservar 15 minutos nas manhãs de sexta-feira (ajustando para cada fuso horário) para que cada membro da equipe adicione suas anotações.

Acompanhamentos

Verifique

Três ou quatro semanas depois, faça uma pesquisa com o grupo para ver se as alterações fizeram diferença. Como a equipe está indo? Há alguma coisa que precisa ser repassada?

Reprise a cada trimestre

Com o tempo, as agendas tendem a ficar cheias de novo, e as pessoas voltam a velhos hábitos. Repita esta tática a cada trimestre ou conforme necessário para reduzir o número de reuniões e realizar reuniões mais eficazes.

Variações

redefinição de ritual

Se sua agenda estiver cheia de outros rituais, não apenas reuniões de equipe, experimente a tática para redefinição de rituais para fazer uma análise semelhante de todos os eventos e cerimônias.