Coworking virtuel
Le travail distribué est formidable, mais le manque de contacts directs peut rendre difficile le maintien des relations. Rendez le travail d’équipe distribué plus humain et plus efficace grâce au coworking virtuel.
Temps de préparation
5 m
Durée
60 m
Personnes
2 à 10
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Réunissez votre équipe distribuée pour qu’elle puisse communiquer, collaborer et progresser dans son travail, ensemble.
- Adaptez la session en fonction des besoins les plus importants de votre équipe, qu’il s’agisse de partager des idées et du feedback, de poser des questions ou simplement de travailler en silence.
- Faites-en un rituel pour continuer à renforcer la confiance et la dynamique.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion
Ressources du scénario
Comment faire du coworking virtuel
Rendez le travail d’équipe distribué plus humain et plus efficace.
Qu’est-ce que le coworking virtuel ?
Le coworking virtuel est un moyen simple et sans pression d’aider votre équipe à communiquer, à être productive et à collaborer sans travailler côte à côte. Il s’agit de réunir votre équipe distribuée pour une session virtuelle sans ordre du jour officiel. Il suffit de prévoir un créneau horaire qui peut être utilisé pour partager des idées et du feedback, poser des questions ou simplement travailler tranquillement avec des coéquipiers « à proximité ».
Pourquoi exécuter le Scénario Coworking virtuel ?
Le coworking virtuel peut aider à :
- Débloquer les coéquipiers et accélérer la dynamique pour atteindre les objectifs de l’équipe
- Créer un espace sûr et cohérent pour poser des questions et solliciter de l’aide
- Renforcer les liens au sein de l’équipe ainsi que la collaboration dans le flux de travail
- Intégrer plus rapidement les nouveaux membres de l’équipe afin qu’ils puissent être immédiatement opérationnels
Quand devriez-vous recourir au coworking virtuel ?
Le coworking virtuel peut être pratiqué à tout moment. Il est particulièrement efficace lorsque l’équipe travaille avec une échéance à respecter, lorsqu’elle ne s’est pas réunie en personne depuis un certain temps et lorsqu’un changement récent est survenu, comme l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou une réorganisation.
5 avantages du coworking virtuel
- Donner la priorité aux progrès : l’étude sur l’état des équipes d’Atlassian révèle que les équipes consacrent 50 % de temps en plus à des réunions inutiles plutôt qu’à faire avancer les tâches hautement prioritaires.
- Améliorer la collaboration : l’étude d’Atlassian a montré que 93 % des dirigeants pensent que leurs équipes pourraient travailler deux fois plus vite grâce à une collaboration plus efficace.
- Encourager la communication : 74 % des dirigeants affirment que le manque de communication nuit à la rapidité et à la qualité du travail.
- Renforcer les liens au sein de l’équipe : des études ont montré que 20 % des collaborateurs affirment ne pas avoir suffisamment de temps pour échanger avec leurs coéquipiers.
- Améliorer le travail d’équipe : les études montrent que les réunions inclusives favorisent l’innovation, l’engagement et l’efficacité collective de bon nombre de collaborateurs.
1. Rassemblez l’équipe
Durée estimée : 5 MIN
Commencez par déterminer si votre équipe pourrait tirer profit de ce rituel en sondant ses membres ou en leur proposant cette option pour voir si cela intéresse quelqu’un.
Si c’est le cas, réservez un créneau dans le calendrier de l’équipe et expliquez dans votre message et votre invitation en quoi consiste cette initiative.
Conseil : personnalisez la session pour votre équipe
Faites tout le nécessaire pour que les gens aient envie de venir ! Donnez un autre nom à la session, demandez si une musique de fond légère serait agréable, ou modifiez le format pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.
2. Ouvrez votre première session
Durée estimée : 2 MIN
Pour les sessions suivantes, vous pouvez ignorer cette étape.
Profitez de ce lancement pour donner le ton et vous mettre d’accord sur la manière dont votre équipe utilisera le temps passé ensemble.
Commencez par le « pourquoi ». Ouvrez la session en expliquant son objectif : se soutenir mutuellement, susciter des idées ou simplement travailler côte à côte en bonne compagnie.
3. Fixer des règles simples
Durée estimée : 2 MIN
Partagez quelques règles simples dès le départ afin de définir les attentes et d’optimiser le temps passé ensemble.
Par exemple :
- Tout le monde reste connecté à l’appel pendant une heure. Il est tout à fait acceptable de travailler seul. Il suffit de rester présent et prêt à intervenir.
- Pour les équipes plus importantes : si une conversation parallèle s’engage, n’hésitez pas à créer un groupe de discussion (comme un appel d’équipe Slack), puis à rejoindre la salle principale par la suite.
- Vous n’avez pas de sujets brûlants à aborder ? Pas de problème. Vous créez tout de même de la valeur en jouant le rôle de doublure ou de partenaire virtuel.
- Au début de la session, demandez à l’équipe de poster les sujets de discussion ou les questions dans le chat.
- C’est à votre équipe de décider si elle souhaite laisser les caméras allumées ou éteintes. Quelques visages amicaux peuvent grandement contribuer à renforcer la motivation et les liens.
4. Adapter la session aux besoins de votre équipe
Durée estimée : 50 MIN
Utilisez chaque session de coworking virtuel de la manière la plus utile pour votre équipe à ce moment-là. L’objectif est de ritualiser le temps, pas le format.
Voici quelques manières dont vous pouvez diriger la session :
- Travaillez de manière autonome, mais restez disponible : un temps de concentration est le bienvenu, mais soyez prêt à intervenir si nécessaire.
- Échangez votre feedback : « Comment s’est passée la réunion ? » ou « Y a-t-il quelque chose que nous pourrions faire différemment la prochaine fois ? »
- Partagez ce sur quoi vous travaillez : « Quelle est votre priorité cette semaine ? » ou « Comment puis-je vous aider dans votre travail ? »
- Soumettez vos idées les plus folles au groupe : « Puis-je vous soumettre une idée ? » ou « J’aimerais avoir votre avis sur ma dernière idée. »
- Réunissez-vous en petits stand-ups pour approfondir les discussions : si une conversation parallèle s’engage, divisez-vous en petits groupes, puis rejoignez la session principale lorsque vous êtes prêts.
- Créez des liens : organisez de temps en temps des activités destinées à briser la glace ou discutez simplement de la vie en dehors du travail. Cela contribue à établir la confiance.
Conseil : encouragez le partage ouvert
Exécutez le scénario « Réunions inclusives » pour créer un environnement sûr où tous les membres de l’équipe, en particulier les nouvelles recrues, se sentent à l’aise pour partager leurs idées et leur feedback.
Suivi
Restez cohérent (et flexible)
Si la session se déroule bien, programmez une session de coworking virtuel récurrente afin d’en faire une priorité. Organiser ces sessions toutes les deux semaines semble être un bon rythme pour instaurer la confiance et créer une dynamique, mais faites preuve de bon sens. L’objectif est d’en faire une habitude qui fonctionne pour votre équipe.
Variations
Session visant à faire avancer les choses
Réservez du temps pour faire avancer les choses ! Cette session est axée sur le travail, et pas seulement sur le fait d’en parler.
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