Riprogettazione del calendario
Partecipi a una riunione dopo l'altra e ricevi continue notifiche? Ebbene, da oggi le cose cambieranno. Questa strategia ti fornisce preziosi consigli sulla gestione del tempo e prompt per l'IA che ti aiutano a rimodellare il calendario, in modo che tu possa concentrarti su ciò che conta, collaborare quando è importante e portare finalmente a termine il lavoro.
Tempo di preparazione
0 m
TEMPO di esecuzione
60 m
Persone
1
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Progetta la tua settimana con cognizione bilanciando il tempo per le riunioni, la concentrazione, la collaborazione e il riposo in un modo che favorisca il raggiungimento dei tuoi obiettivi.
- Usa questi suggerimenti e i prompt per l'IA per risparmiare non solo tempo, ma anche energie.
- Trasforma il calendario in uno strumento che comunica la tua disponibilità e le tue priorità senza sensi di colpa.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Strumento Calendario, come Google Calendar o Outlook
- Uno strumento di IA, come Rovo di Atlassian o lo strumento di IA che preferisci
Risorse della strategia
Come riprogettare il calendario con suggerimenti per la gestione del tempo e IA
Non adattare il tuo lavoro alle riunioni: riprendi il controllo sul calendario per riuscire a portare a termine il lavoro.
Quali sono i rischi e gli svantaggi di avere troppe riunioni?
Secondo il MIT, i knowledge worker di oggi trascorrono in genere più dell'85% del tempo impegnati in riunioni e ciò, secondo gli studi, influisce negativamente sul benessere psicologico, fisico e mentale delle persone.
Avere un calendario troppo denso di riunioni può comportare:
- Meno tempo per lavorare concentrati e senza interruzioni, cosa che ti costringe a relegare il lavoro importante alle notti e ai fine settimana.
- Minore produttività e rallentamento dell'avanzamento del lavoro, in quanto le persone trascorrono talmente tanto tempo a parlare del lavoro che faticano a svolgerlo.
- Affaticamento che può sfociare in esaurimento, difficoltà di concentrazione e maggiore rischio di burnout.
- Continui cambi di contesto e sovraccarico cognitivo, che rendono più difficile rimanere presenti, ricordare i dettagli e prendere decisioni di alta qualità.
- Spreco di tempo e denaro in riunioni mal gestite, ripetitive o non necessarie.
Perché applicare la strategia Riprogettazione del calendario?
Con i suggerimenti sulla produttività, sulla gestione del tempo e sui prompt dell'IA di questa strategia, puoi:
- Sostituire il caos con la chiarezza ritagliandoti del tempo per la concentrazione, la collaborazione e il riposo
- Comunica la tua disponibilità e le tue priorità senza sensi di colpa
- Trasforma il tuo calendario in uno strumento funzionale anziché in una trappola di cose da fare
Quando dovresti riprogettare il calendario?
Usa questa strategia ogni volta che hai la sensazione di passare troppo tempo in riunione o di non avere abbastanza tempo o energie per concentrarti sul lavoro importante. Un sovraccarico di riunioni può dare un senso di stanchezza, frustrazione e sopraffazione, tutti segnali che potrebbe essere il caso di fare un passo indietro e modificare il calendario.
3 vantaggi della riprogettazione del calendario
Riprogettare il calendario è uno dei migliori consigli che si possano dare per la produttività.
Uno studio condotto dal Teamwork Lab di Atlassian dimostra che organizzare le giornate lavorative in base alle priorità principali anziché alle riunioni a cui devi partecipare e alle notifiche a cui devi rispondere aiuta in svariati modi:
- Sposti l'ago della bilancia sul lavoro importante.
Il 67% dei collaboratori individuali e il 71% dei manager ha osservato che, quando le persone hanno riprogettato il proprio calendario, sono riuscite a progredire maggiormente nelle loro priorità principali rispetto a quanto non facessero in una tipica settimana precedente. - Trascorri meno tempo in riunioni inutili.
Durante la settimana dell'esperimento, i partecipanti hanno ridotto il 17% di riunioni in più e dedicato il 13% di tempo in meno (circa un'ora e mezza) alle riunioni, dedicando invece il 49% in più di tempo a tipi di lavori specifici (con un 9% di tempo in più investito nel lavoro di concentrazione). - Gli obiettivi sono più nitidi.
Quando le persone hanno intenzionalmente riprogettato le proprie giornate lavorative in questo modo, la chiarezza complessiva degli obiettivi è aumentata del 26% rispetto a prima.
1. Crea una baseline della tua settimana basata sui dati
Tempo stim.: 5 MINUTI
Prima di modificare il calendario, fai una cernita di come hai utilizzato il tuo tempo.
Utilizzare l'IA è un ottimo modo per ottenere questo tipo di analisi rapida e basata sui dati. Chiedi all'IA di analizzare il tuo calendario (insieme ai messaggi di posta elettronica e chat se hai questi strumenti integrati) e calcolare automaticamente come hai trascorso il tempo nelle ultime quattro settimane tra riunioni, lavoro collaborativo, tempo di concentrazione individuale e risposta ai messaggi.
Quindi, chiedi all'IA di confrontare il modo in cui hai utilizzato il tuo tempo in passato rispetto agli obiettivi seguenti e di fornire un riepilogo.
| Attività | Parte target della settimana | Ore target |
| Riunioni | Massimo 30% | Fino a 12 ore |
| Sessioni collaborative/Porta a termine il lavoro | 10-20% | 4-8 ore |
| Tempo di concentrazione individuale | 30-40% | 12-15 ore |
| Comunicazione, gestione del progetto e lavoro amministrativo | Massimo 20% | 8 ore |
Esempio di prompt utilizzando Dia di Atlassian:
@Google Calendar analizza le mie ultime 4 settimane di eventi del calendario e dimmi che percentuale del mio tempo è stata spesa in:
- Riunioni
- Sessioni collaborative/Porta a termine il lavoro
- Tempo di concentrazione
Risposta ai messaggi
Usa i titoli e le categorie dei miei eventi esistenti per classificare ogni slot di tempo e fornirmi un breve riepilogo delle ore totali + le percentuali per ogni tipologia.
Suggerimento: pensa prima di sincronizzare
I manager e altre figure che devono costantemente coordinarsi con altre persone potrebbero avere bisogno di partecipare a più riunioni, e va bene così. Pensa prima di sincronizzare per stabilire se una riunione è davvero necessaria o se il lavoro asincrono potrebbe far risparmiare tempo e migliorare la collaborazione.
2. Valuta e riduci le riunioni
Tempo stim.: 30 min
Usa la strategia Audit delle riunioni del team per te o per il tuo team per determinare quali riunioni possono essere rielaborate o sostituite.
Se una riunione non ha un fine collaborativo, non è fondamentale per prendere una decisione o non offre sufficiente valore, valuta la possibilità di rifiutarla scrivendo un messaggio di follow-up all'organizzatore. Ad esempio:
"Ciao, sto cercando di prioritizzare il tempo di concentrazione, perciò non parteciperò a [Nome riunione]. Se hai bisogno di qualsiasi cosa, inviarmi pure un messaggio o condividi degli aggiornamenti asincroni. Grazie per la comprensione".
Se sei l'organizzatore di una riunione che viene annullata o modificata, invia ai partecipanti un messaggio per spiegare cosa cambia, perché e come possono rimanere informati e coinvolti in futuro. Ad esempio:
Aggiornamento della pianificazione:
Per mantenere tutti informati e ridurre le riunioni non necessarie, stiamo trasformando il nostro check-in settimanale in un formato asincrono attraverso gli aggiornamenti dello stato del progetto in Atlassian Home.
Vi aggiungeremo come follower ai progetti pertinenti e riceverete aggiornamenti settimanali direttamente in Atlassian Home.
Il vostro ruolo:
- Condividere lo stato del vostro lavoro tramite Loom (<2 minuti) nel canale Slack #marketing entro venerdì a mezzogiorno (ora del Pacifico).
Guardare tutti i video Loom entro lunedì a fine giornata e rispondere nel thread a un singolo video Loom con domande/feedback.
Perché è importante: questo cambiamento consentirà di risparmiare tempo che potrà essere impiegato per concentrarsi sul proprio lavoro, oltre a fare spazio a un maggiore contributo da parte dei nostri colleghi del team in Europa.
Approfondisci: dai un'occhiata alla lavagna del team [link] o contattaci in caso di domande. Inserisci pure un commento sugli aggiornamenti in caso di domande o feedback.
Grazie a tutti!
3. Accorpa le riunioni laddove possibile
Tempo stim.: 5 MINUTI
Per le riunioni che rimangono nel calendario, cerca di capire se puoi riprogrammarle in modo che siano più ravvicinate. Così facendo eviterai di creare intervalli troppo ampi tra le riunioni (a volte denominati "calendari a strisce"), cosa che rende più difficile entrare in uno "stato di flusso" o riuscire a portare avanti un lavoro a un livello non superficiale.
4. Stabilisci un orario di lavoro ed escludi gli slot per gli impegni personali
Tempo stim.: 5 MINUTI
Per far sapere agli altri quando sei disponibile, modifica il calendario in base ai tuoi orari di lavoro abituali escludendo i momenti in cui non sei disponibile per motivi personali, come portare i figli a scuola, pausa pranzo e appuntamenti.
Suggerimento: aggiorna lo stato di Slack o Teams
Un piccolo suggerimento per aumentare la produttività: disattiva le notifiche quando collabori con qualcuno o devi concentrarti su un lavoro per evitare distrazioni. Stabilisci delle aspettative aggiornando lo stato per far sapere ai colleghi che non sei disponibile e quando tornerai (ad esempio, "Massima concentrazione fino alle 11:00 ora standard orientale").
5. Blocca degli slot di tempo
Tempo stim.: 5 MINUTI
Uno dei migliori consigli per la gestione del tempo è quello di bloccare degli slot di tempo, ossia suddividere la giornata in blocchi dedicati a specifici task o gruppi di task che altrimenti rischierebbero di passare in secondo piano. Questo sistema riduce anche la tentazione di lavorare in multitasking cercando di completare una lista enorme di cose da fare (spoiler: il multitasking rovina la produttività.)
L'uso dell'IA accelera il processo di blocco degli slot. Chiedi all'IA di proporre degli slot di tempo per i seguenti tipi di lavori fondamentali. Se ci sono altri lavori che fanno parte della tua settimana tipo, aggiungi anche quelli.
Sessioni Porta a termine il lavoro: in genere circa 4-8 ore a settimana
Le sessioni Porta a termine il lavoro sono momenti dedicati alla collaborazione ad alto impatto con i colleghi. Usa l'IA per trovare degli slot liberi per tutte le persone con cui collabori, che siano abbastanza lunghi da consentirti di svolgere del lavoro effettivo, ma anche abbastanza vicini ad altre riunioni per evitare che si creino calendari "a strisce". Puoi usare Porta a termine il lavoro come modello per queste sessioni.
Tempo di concentrazione: circa 12-15 ore a settimana
Questi slot di tempo di un'ora e mezza/due ore ti consentono di entrare in un flusso profondo e intenso e di portare avanti il lavoro senza interruzioni. Se hai bisogno di aiuto per rimanere in carreggiata e a disposizione, valuta la possibilità di programmare delle sessioni di coworking virtuali per lavorare in silenzio con i colleghi del team come se foste fianco a fianco.
Risposte ai messaggi: circa 8 ore a settimana al massimo
Rispondere ai messaggi durante il giorno fa perdere la concentrazione. Perciò, blocca 1-2 slot di tempo al giorno per recuperare messaggi diretti, e-mail, commenti e rapidi follow-up. Posiziona questi slot dopo le riunioni o dopo la pausa pranzo, quando la concentrazione è minore.
Esempio di conversazione con Dia di Atlassian:
Prompt 1:
Sei il mio copilota di calendario. Utilizzando i miei calendari e i pattern delle mie attività collegate, aiutami a ridefinire la mia settimana in un modo che favorisca un lavoro intenso, la collaborazione e una comunicazione più rilassata.
Tempo di concentrazione:
- Sulla base del mio fuso orario locale e delle mie ore di interruzione empiricamente basse nelle ultime 4-6 settimane, consigliami degli slot da 90-120 minuti per svolgere un lavoro intenso. Punta a un totale di 12-15 ore a settimana.
- Prioritizza i momenti in cui è meno probabile che partecipi alle riunioni o abbia a che fare con messaggi urgenti.
- Evita di suddividere questi blocchi in frammenti più piccoli: mantienili il più intatti possibile.
-
Dammi un elenco di blocchi specifici per le prossime 2-3 settimane completi di giorni, orari e una breve spiegazione del motivo per cui ciascun blocco è adatto.
[Una volta che tu e Dia decidete gli orari appropriati] Crea degli slot ricorrenti nel calendario per questi orari e inserisci per ogni evento l'etichetta "Tempo di concentrazione - Non predere altri impegni".
Prompt 2:
Ora aiutami a identificare gli orari di risposta ai messaggi.
- Suggerisci degli slot di "risposta ai messaggi" giornalieri (o quasi) per rispondere a e-mail, Slack, ecc. nei momenti in cui l'impatto del cambio di contesto è più basso.
- Scegli preferibilmente dei momenti in cui sto già svolgendo lavori più leggeri o amministrativi o dei punti di transizione naturale della giornata (ad esempio, all'inizio della giornata oppure prima o dopo pranzo).
- Evita di interrompere i miei slot di concentrazione più lunghi o di creare ulteriore frammentazione.
-
Forniscimi 1-2 blocchi di "risposta ai messaggi" consigliati per giorno lavorativo per le successive 2-3 settimane, con suggerimenti di durate e tempistiche.
[Una volta che tu e Dia avete deciso gli orari appropriati] Crea slot ricorrenti nel calendario per questi orari e inserisci per ogni evento l'etichetta "Risposta ai messaggi".
Prompt 3:
Ora aiutami a identificare le finestre di collaborazione Porta a termine il lavoro. Analizza diversi calendari (il mio più [COLLABORATOR 1], [COLLABORATOR 2] e [qualsiasi calendario del team o condiviso pertinente]) per trovare 2-3 finestre ricorrenti per la collaborazione Porta a termine il lavoro. Queste finestre devono:
- Essere disponibili per tutti (o più facili da liberare con conflitti minimi)
- Durare almeno 60-90 minuti, in modo che possiamo svolgere del lavoro effettivo
Ridurre al minimo la frammentazione "a strisce" (evita di creare molti intervalli brevi tra le riunioni per ognuno di noi).
Focalizzati sulle prossime 4-6 settimane e:
- Proponi 2-3 opzioni ricorrenti (ad esempio, "martedì dalle 14:00 alle 15:30 ora del Pacifico" e "giovedì dalle 9:30 alle 11:00 ora del Pacifico").
Spiega brevemente perché hai scelto ciascuna opzione in termini di disponibilità, fusi orari e frammentazione.
[Una volta che tu e Dia avete deciso gli orari appropriati] Invia inviti ricorrenti tramite il calendario a tutti i partecipanti associati a questi slot e inserisci per ogni evento l'etichetta "Tempo di collaborazione".
Prompt 4:
Infine, riassumi:
- Il mio totale settimanale di tempo di concentrazione pianificato.
- Il tempo totale di "risposta ai messaggi".
- Tutti i giorni che sembrano ancora particolarmente "a strisce" o sovraccarichi, fornendo un suggerimento per rendere più gestibili gli impegni ognuno di quei giorni.
Suggerimento: usa l'IA per classificare i task da fare in un secondo momento
Ogni volta che ricevi un'e-mail o un messaggio diretto al di fuori dello slot di "risposta ai messaggi", salvalo subito nei preferiti o spostalo in una cartella specifica, quindi chiedi all'IA di convertire i messaggi contrassegnati in task prima del prossimo slot di "risposta ai messaggi" e lavora da quell'elenco di task.
Follow-up
Usa l'IA come coach retroattivo
Dopo una o due settimane con il calendario riprogrammato, chiedi all'IA (come Dia o Rovo) di fare un confronto tra il modo in cui avevi originariamente organizzato il tuo tempo rispetto a ciò che è avvenuto effettivamente. Quindi, evidenzia cosa ha funzionato e cosa no e proponi una modifica per la settimana successiva.
"Crea un invito nel calendario per 5 minuti per venerdì prossimo al termine della mia giornata lavorativa. Includi nella descrizione della riunione questo messaggio: "Confronta gli slot di tempo pianificati con quelli effettivi per quanto riguarda riunioni, tempo di concentrazione/Porta a termine il lavoro e messaggi. Riassumi i risultati conseguiti e suggerisci modifiche concrete per la prossima settimana".
Rivedi spesso i piani e modificali
Il tuo programma è in continua evoluzione e il tuo calendario deve aggiornarsi di conseguenza. Rivedi questa strategia ogni tre-sei mesi o ogni volta che senti di essere a corto di tempo.
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