Sessioni Porta a termine il lavoro
Le sessioni Porta a termine il lavoro creano spazio per una collaborazione diretta e mirata, in modo che i membri del team possano sbloccarsi a vicenda, co-creare rapidamente e far avanzare il lavoro con slancio.
Tempo di preparazione
5 m
TEMPO di esecuzione
2 ore
Persone
2-4
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Riservati tempo e spazio per collaborare su lavori ad alto impatto.
- Sbloccati e ricevi feedback rapidamente.
- Sfrutta lo slancio per completare il lavoro importante.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni
- Strumento di chat, come Slack o Teams
Risorse della strategia
Come condurre una sessione Porta a termine il lavoro
Collabora in tempo reale per svolgere lavori ad alto impatto insieme al tuo team.
Che cos'è una sessione Porta a termine il lavoro?
Le sessioni Porta a termine il lavoro sono sessioni di lavoro in cui i membri del team collaborano in tempo reale su lavori ad alto impatto. L'obiettivo è concentrarsi su attività necessarie per poter progredire. Insieme, tu e i tuoi collaboratori potete sbloccarvi a vicenda, co-creare rapidamente e portare avanti il lavoro con slancio.
Perché applicare la strategia basata sulle sessioni Porta a termine il lavoro?
Ci siamo passati tutti: hai un lavoro che devi svolgere per poter avanzare in un progetto, ma ti trovi a un punto morto, poiché devi gestire troppe revisioni o hai bisogno di supporto per proseguire. Le sessioni Porta a termine il lavoro ti aiutano a superare questi ostacoli, consentendoti di avanzare più velocemente e rafforzando la collaborazione con i membri del tuo team.
Sessione Porta a termine il lavoro:
- Crea una struttura per la collaborazione in tempo reale senza organizzare altre riunioni
- Riduci l'esitazione a chiedere aiuto o un feedback
- Promuovi la "comunicazione a raffica", uno stile collaudato per far avanzare rapidamente il lavoro nei team distribuiti o che lavorano da remoto
Quando devi attuare una sessione Porta a termine il lavoro?
Le sessioni Porta a termine il lavoro sono particolarmente utili quando si vuole progredire in un progetto o un task, ma ci si sente distratti, sopraffatti o incerti su come procedere.
Avere delle sessioni Porta a termine il lavoro ricorrenti fissate sul calendario ti aiuta a trovare il tempo per definire le priorità delle attività da svolgere, anziché lasciare tutto al caso o cercare disponibilità sul calendario quando ti accorgi di averne bisogno.
5 vantaggi delle sessioni Porta a termine il lavoro
Il Teamwork Lab di Atlassian ha testato le sessioni Porta a termine il lavoro con 103 Atlassiani per 2 settimane e mezzo e ha raccolto il feedback di 40 partecipanti tramite un sondaggio.
Ecco i vantaggi delle sessioni Porta a termine il lavoro:
- Sbloccare i membri del team più velocemente: dopo 2 settimane e mezzo di sessioni Porta a termine il lavoro, la capacità del team di eliminare rapidamente i fattori bloccanti è aumentata di 39 punti percentuale.
- Accelerare i progressi sulle attività con la priorità più alta: alternando una comunicazione a raffica a un lavoro intenso durante le sessioni Porta a termine il lavoro, il team è riuscito a progredire del 24% in più nelle attività con la priorità più alta.
- Promuovere l'innovazione e la creatività: la creatività e la capacità del team di esplorare nuove idee sono aumentate di 26 punti percentuale durante le settimane in cui ha partecipato alle sessioni Porta termine il lavoro.
- Rafforzare le connessioni: i contatti tra i membri del team sono aumentati di 27 punti percentuale, con l'85% dei partecipanti che dichiara di sentirsi più in contatto con gli altri dopo le sessioni.
- Trasmettere energia al team: il 73% dei partecipanti si è sentito rinvigorito dopo le sessioni, con un aumento di 21 punti percentuale.
1. Scegli le priorità
Tempo stim.: 2 MINUTI
Scegli uno o due task ad alta priorità per i quali ti serve aiuto o su cui vorresti collaborare. Lavori come revisioni, brainstorming e creazione sono spesso più efficaci se svolti insieme ad altri.
Poniti queste domande:
- Ho bisogno di un secondo paio di occhi?
- Avrò domande una volta che avrò iniziato a lavorare su questo task?
- È qualcosa che posso risolvere più velocemente collaborando con qualcuno?
2. Scegli i collaboratori
Tempo stim.: 2 MINUTI
Non hai bisogno di un team formale, ma di persone con cui desideri effettivamente lavorare. Potrebbero essere:
- Partner interfunzionali
- Persone con un contesto o feedback che possono essere utili
Colleghi che lavorano a un progetto correlato
Suggerisci una sessione Porta a termine il lavoro a quei membri del team e vedi se sono disponibili a provarne una insieme.
3. Programma le sessioni Porta a termine il lavoro
Tempo stim.: 5 MINUTI
Inizia fissando una o due ore sul calendario. Più avanti, potrai arrivare a fissare dalle 4 alle 8 ore in totale ogni settimana.
Avere delle sessioni Porta a termine il lavoro ricorrenti fissate sul calendario ti aiuta a trovare il tempo per definire le priorità delle attività da svolgere, anziché lasciare tutto al caso o cercare disponibilità sul calendario quando ti accorgi di averne bisogno.
Suggerimento: personalizza il nome
Se "Porta a termine il lavoro" ti sembra un nome troppo didascalico, puoi sceglierne uno che soddisfi maggiormente il tuo team, per esempio Full immersion, Sessioni di avanzamento, ecc.
4. Scegli cosa affrontare
Tempo stim.: 5 MINUTI
Prima di ogni sessione, chiarisci i seguenti punti:
- Su cosa lavorerai
- Con quali collaboratori vorresti lavorare
Qual è il formato migliore (Zoom, messaggi su Slack o Teams, riunioni su Slack, ecc.)
Comunica il tuo piano con gli invitati. Anche altri membri del gruppo potranno usare quel tempo per richiedere collaborazione sui propri task
Suggerimento: usa una pagina per condurre la riunione
Rendi la tua sessione Porta a termine il lavoro più efficiente e produttiva applicando la strategia Riunioni dirette da una pagina per comunicare lo scopo, l'ambito, i risultati attesi e i punti chiave della discussione.
5. Lavora insieme agli altri, a modo tuo
Tempo stim.: 1-2 ore
Le sessioni Porta a termine il lavoro possono prevedere:
- Alternanza tra creazione e sincronizzazione
- Lavoro in silenzio e successivo feedback in tempo reale
- Co-scrittura, programmazione in coppia o brainstorming
- Slack o Teams aperti per aggiornarsi quando necessario
Suggerimento: va bene lavorare in silenzio
L'affaticamento dovuto all'uso di Zoom è un problema reale. Disattiva video e/o audio nei momenti in cui stai rivedendo un lavoro in silenzio o stai svolgendo azioni in modo indipendente. Usa Slack o Teams per comunicare se senti che una chiamata ti sottrarrebbe troppe energie.
Varianti
Coworking virtuale
Il lavoro distribuito offre numerosi vantaggi; tuttavia, dato che ci sono meno occasioni per interagire di persona, rimanere in contatto con i colleghi può risultare difficile. Rendi il lavoro in team distribuiti più umano ed efficace con il coworking virtuale.
Accelera i cicli di feedback con i video
Il feedback e la collaborazione sono essenziali per la buona riuscita di un progetto; tuttavia, le riunioni possono richiedere tempo ed entrare in conflitto con altri impegni. Usa il formato video per ottenere un feedback rapido durante le revisioni di campagne o progetti, senza bisogno di organizzare riunioni.
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