Rediseña tu calendario
¿Reuniones consecutivas y notificaciones sin parar? Eso se acabó: este manual de estrategias comparte valiosos consejos para la gestión del tiempo y sugerencias de la IA para ayudarte a cambiar la forma de tu calendario para que puedas concentrarte en lo que importa, colaborar cuando sea necesario y, por fin, sacar adelante el trabajo.
Tiempo de preparación
0 m
Tiempo de ejecución
60 min
Personas
1
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Diseña tu semana con intención, equilibrando el tiempo para las reuniones, el enfoque, la colaboración y el descanso de una manera que respalde tus objetivos.
- Usa estos consejos e indicaciones de la IA para proteger tu energía, no solo tu tiempo.
- Transforma tu calendario en una herramienta que comunique tu disponibilidad y prioridades sin sentirte culpable.
QUÉ NECESITAS
- Herramienta de calendario, como Google Calendar o Outlook
- Una herramienta de IA, como Rovo de Atlassian o tu herramienta de IA preferida
Recursos de la estrategia
Cómo rediseñar tu calendario con consejos de gestión del tiempo e IA
No adaptes tu actividad a las reuniones. Toma el control de tu calendario para sacar el trabajo adelante.
¿Cuáles son los riesgos y las desventajas de tener demasiadas reuniones?
Según el MIT, los trabajadores del conocimiento en la actualidad suelen dedicar más del 85 % de su tiempo a reuniones, lo que, según los estudios, afecta negativamente al bienestar psicológico, físico y mental de las personas.
Tener un calendario repleto de reuniones puede tener las siguientes consecuencias:
- Menos tiempo para una actividad concentrada e ininterrumpida, lo que hace que las tareas importantes se retrasen para las noches y los fines de semana.
- Menos productividad y un progreso más lento, ya que las personas dedican tanto tiempo a hablar sobre el trabajo que tienen dificultades para realizarlo.
- Fatiga de las reuniones, que puede provocar agotamiento, dificultad para concentrarse y un mayor riesgo de agotamiento.
- Cambiar de contexto de forma constante y la sobrecarga cognitiva hacen que sea más difícil estar presente, recordar detalles y tomar decisiones de alta calidad.
- Pérdida de tiempo y dinero en reuniones mal organizadas, duplicadas o innecesarias.
¿Por qué ejecutar la estrategia Rediseña tu calendario?
Con los consejos de productividad, los trucos de gestión del tiempo y las indicaciones de IA de esta estrategia, puedes:
- Sustituir el caos por la claridad dedicando tiempo a la concentración, la colaboración y el descanso
- Comunicar tu disponibilidad y tus prioridades sin sentirte culpable
- Transformar tu calendario en una herramienta en lugar de en una trampa de listas de tareas
¿Cuándo se debe rediseñar el calendario?
Usa esta estrategia siempre que sientas que dedicas demasiado tiempo a las reuniones o que no tienes suficiente tiempo ni energía para concentrarte en una actividad importante. La sobrecarga de reuniones también puede hacer que te sientas cansado, frustrado y abrumado. Todas estas son señales de que puede ser un buen momento para dar un paso atrás y ajustar tu calendario.
Tres beneficios que supone rediseñar tu calendario
Rediseñar tu calendario es uno de los mejores consejos de productividad que existen.
Un estudio realizado por Teamwork Lab de Atlassian muestra que organizar las jornadas de trabajo en torno a las principales prioridades en lugar de en torno a la asistencia a las reuniones y la reacción a las notificaciones ayuda de muchas maneras:
- Realmente influyes en trabajos importantes.
Cuando las personas rediseñaron sus calendarios en función de sus principales prioridades, el 67 % de los colaboradores individuales y el 71 % de los gerentes afirmaron que habían hecho más progreso en sus prioridades principales que en una semana normal. - Pasas menos tiempo de tu vida en reuniones inútiles.
Durante la semana del experimento, los participantes rechazaron un 17 % más de reuniones y dedicaron un 13 % (aproximadamente 1,5 horas) menos de tiempo a las reuniones, mientras que dedicaron un 49 % más de tiempo a tipos específicos de actividad (incluido un 9 % más de tiempo de concentración). - Tienes objetivos más claros.
Cuando las personas rediseñaron intencionalmente sus días de trabajo de esta manera, la claridad general de los objetivos aumentó un 26 % en comparación con antes.
1. Crea una línea base de datos para tu semana
Tiempo estimado: 5 min
Antes de cambiar tu calendario, haz un inventario de cómo has estado dedicando tu tiempo.
El uso de la IA es una excelente manera de obtener este tipo de análisis rápidos y basados en datos. Pídele a la IA que analice tu calendario (junto con tus mensajes de correo electrónico y chat si tus herramientas están integradas) y que calcule automáticamente la forma en que has invertido tu tiempo durante las últimas cuatro semanas a las reuniones, el trabajo colaborativo, el tiempo de concentración individual y la respuesta a los mensajes.
Luego, pídele a la IA que compare cómo has empleado tu tiempo en el pasado con los siguientes objetivos y proporciona un resumen.
| Actividad | Porción objetivo de la semana | Horas objetivo |
| Reuniones | 30 % como máximo | 12 horas o menos |
| Sesiones de trabajo colaborativo para sacar el trabajo adelante | 10-20 % | 4-8 horas |
| Tiempo de concentración individual | 30-40 % | 12-15 horas |
| Comunicación, gestión de proyectos y actividad administrativa | 20 % como máximo | 8 horas |
Ejemplo de indicación con Dia de Atlassian:
@Google Calendar analiza mis últimas 4 semanas de eventos del calendario y me dice qué porcentaje de mi tiempo he dedicado a:
- Reuniones
- Sesiones de trabajo colaborativo y para sacar el trabajo adelante
- Tiempo de concentración
Responder a los mensajes
Usa los títulos y las categorías de mis eventos actuales para clasificar cada bloque de tiempo y obtener un breve resumen del total de horas y los porcentajes de cada tipo.
Consejo: piensa antes de sincronizar
Los gerentes y otros roles que implican mucha coordinación con otras personas pueden requerir más reuniones, pero no pasa nada. Piensa antes de sincronizar para determinar si una reunión es realmente necesaria o si la actividad asincrónica ahorraría tiempo y mejoraría la colaboración.
2. Audita y reduce las reuniones
Tiempo estimado: 30 min
Utiliza el manual de reuniones del equipo de auditoría contigo o con tu equipo para determinar qué reuniones se pueden modificar o reemplazar.
Si una reunión no es colaborativa, no impulsa la toma de decisiones o no es lo suficientemente valiosa, considera la posibilidad de rechazarla enviando un mensaje de seguimiento al organizador. Por ejemplo:
"¡Hola! Estoy intentando priorizar más tiempo de concentración, así que voy a rechazar [Nombre de la reunión]. Si me necesitas para algo, no dudes en enviarme un mensaje o compartir actualizaciones asincrónicas. Gracias por la comprensión".
Si eres el organizador de una reunión que se va a cancelar o cambiar, envía un mensaje a los asistentes para explicarles qué es lo que cambia, por qué y cómo pueden mantenerse informados e involucrados de ahora en adelante. Por ejemplo:
Actualización de planificación:
Para mantener a todo el mundo al tanto y reducir el número de reuniones innecesarias, cambiaremos nuestro registro semanal por un formato asincrónico mediante las actualizaciones del estado de los proyectos en la página inicial de Atlassian.
Se te añadirá como seguidor a los proyectos correspondientes y recibirás actualizaciones semanales directamente en la página inicial de Atlassian.
Tu rol:
- Comparte el estado de tu actividad a través de Loom (menos de 2 minutos) en el canal #marketing de Slack antes del viernes a las 12:00 (PST).
Mira todos los Looms antes de que acabe el lunes y responde en un hilo a un Loom individual con preguntas o comentarios.
Por qué es importante: este cambio ayudará a liberar tiempo de concentración e incluirá más aportaciones de nuestros compañeros de equipo en Europa.
Profundiza: consulta la pizarra de nuestro equipo [enlace] o ponte en contacto con nosotros si tienes preguntas. No dudes en comentar las actualizaciones si tienes alguna pregunta o comentario.
¡Gracias a todos!
3. Reuniones por lotes en la medida de lo posible
Tiempo estimado: 5 min
En el caso de las reuniones que permanecen en tu calendario, comprueba si puedes reprogramarlas para que se celebren más juntas. Esto evita grandes brechas entre las reuniones (lo que a veces se denomina "calendario con rayas"), lo que dificulta entrar en un estado de flujo o avanzar en cualquier cosa que vaya más allá de la actividad superficial.
4. Establece tus horas de trabajo y bloquea los compromisos personales
Tiempo estimado: 5 min
Para que los demás sepan cuándo estás disponible, ajusta la configuración del calendario para que refleje tus horas de trabajo habituales y bloquea los horarios en los que no estás disponible por motivos personales, como llevar a los niños a la escuela, a las pausas para comer y a las citas.
Consejo: actualiza tu estado de Slack o Teams
Un sencillo consejo de productividad: silencia las notificaciones durante la colaboración y el tiempo de concentración para evitar distracciones. Establece expectativas con los demás actualizando tu estado para que sepan que no estás disponible y cuándo volverás (por ejemplo, "Tiempo de concentración hasta las 11:00 ET").
5. Bloquea tu calendario
Tiempo estimado: 5 min
Uno de los mejores consejos para gestionar el tiempo es usar el bloqueo de tiempo, que divide el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas o grupos de tareas que, de otro modo, podrían quedar relegadas a un segundo plano. Además, reduce la tentación de intentar realizar varias tareas a la vez para completar una enorme lista de tareas pendientes. (Spoiler: la multitarea arruina la productividad).
El uso de la IA acelera el proceso de bloqueo del tiempo. Pide a la IA que proponga bloques de tiempo para los siguientes tipos principales de actividad. Si tu semana típica incluye otros tipos de actividad, añádelos también.
Sesiones para sacar el trabajo adelante: normalmente de 4 a 8 horas por semana
Las sesiones para sacar el trabajo adelante son un espacio dedicado para una colaboración de alto impacto con tus colegas. Usa la IA para encontrar bloques de tiempo que estén abiertos para todas las personas con las que colaboras, que sean lo suficientemente largos como para que se lleve a cabo una actividad real y cerca de otras reuniones para evitar calendarios con rayas. Puedes usar el manual para sacar el trabajo adelante como guía para estas sesiones.
Tiempo de concentración: 12-15 horas por semana
Estos bloques de tiempo de 1,5 a 2 horas te permiten entrar en un flujo profundo y centrado y progresar en tu actividad sin interrupciones. Si necesitas ayuda para mantenerte encaminado y rendir cuentas, considera programar sesiones de coworking virtuales para trabajar tranquilamente con tus compañeros de equipo "cercanos".
Responder a los mensajes: ~8 horas por semana como máximo
Responder a los mensajes a lo largo del día interrumpe la concentración. En su lugar, bloquea de 1 a 2 periodos para ponerte al día con los mensajes directos, el correo electrónico, los comentarios y los seguimientos rápidos. Coloca estos bloques después de las reuniones o del almuerzo cuando tu concentración sea menor.
Ejemplo de conversación con Dia de Atlassian:
Indicación 1:
Eres mi copiloto del calendario. Al usar mis calendarios y patrones de actividad conectados, ayúdame a rediseñar mi semana para trabajar en profundidad, colaborar y comunicarme de manera más tranquila.
Tiempo de concentración:
- Según mi zona horaria local y mis horas de interrupción empíricamente bajas durante las últimas 4 a 6 semanas, recomiendo bloques de concentración de 90 a 120 minutos para una actividad profunda. Intenta hacer un total de 12 a 15 horas por semana.
- Prioriza los momentos en los que es menos probable que asista a reuniones o me ocupe de mensajes urgentes.
- Evita cortar estos bloques en fragmentos más cortos; mantenlos lo más intactos posible.
-
Devuelve una lista de bloques específicos para las próximas 2 a 3 semanas, incluidos los días, las horas y una breve explicación de por qué cada bloque es adecuado.
[Una vez que Dia y tú decidáis los horarios adecuados] Crea bloques de calendario periódicos para esos horarios y etiqueta cada evento como "Tiempo de concentración, no reservar".
Indicación 2:
A continuación, ayúdame a identificar las horas en las que debo responder a los mensajes.
- Sugiere bloqueos diarios o casi diarios para "responder a los mensajes" (para correo electrónico, Slack, etc.) cuando el coste de cambiar de contexto sea más bajo.
- Prefiero los momentos en los que ya estoy realizando una actividad más ligera o administrativa, o los momentos de transición naturales de mi día (por ejemplo, al principio del día, antes o después de comer).
- Evita romper mis bloques de concentración más largos o crear una fragmentación adicional.
-
Devuelve entre 1 y 2 bloques de "responder a los mensajes" recomendados por día laboral durante las próximas 2 a 3 semanas, con duraciones y plazos sugeridos.
[Una vez que Dia y tú decidáis los horarios adecuados] Crea bloques de calendario periódicos para esos horarios y etiqueta cada evento como "Responder a mensajes".
Indicación 3:
A continuación, ayúdame a identificar las ventanas de colaboración de las sesiones para sacar el trabajo adelante. Escanea varios calendarios (el mío más [COLABORADOR 1], [COLABORADOR 2] y [cualquier calendario compartido o equipo relevante]) para encontrar de 2 a 3 ventanas recurrentes para ver las ventanas de colaboración en estas sesiones que:
- Están abiertas a todo el mundo (o son las más fáciles de liberar con un mínimo de conflictos)
- Tienen una duración mínima de 60 a 90 minutos para que podamos realizar una actividad real
Minimiza la fragmentación "con rayas" (evita crear muchos intervalos cortos entre las reuniones para cualquiera de nosotros).
Concéntrate en las próximas 4 a 6 semanas y:
- Propón de 2 a 3 opciones recurrentes (por ejemplo, "martes de 14:00 a 15:30 PT" y "jueves de 9:30 a 11:00 PT").
Explica brevemente por qué eligió elegiste cada opción en términos de disponibilidad, zonas horarias y fragmentación.
[Una vez que Dia y tú decidáis los horarios apropiados] Envía invitaciones periódicas del calendario a todos los asistentes para esos horarios y etiqueta cada evento como "Tiempo de colaboración".
Indicación 4:
Por último, resume:
- Mi total semanal de tiempo de concentración planificado,
- Tiempo total para "responder a los mensajes",
- Señala cualquier día que aún parezca sobrecargado o que tiene "rayas", con una sugerencia para suavizar cada uno de esos días.
Consejo: usa la IA para clasificar las tareas para más adelante
Siempre que recibas un correo electrónico o un mensaje directo fuera del límite de tiempo para "responder a los mensajes", márcalo rápidamente destacándolo como estrella o moviéndolo a una carpeta específica, haz que la IA convierta los mensajes marcados en tareas antes del siguiente bloque de "responder a los mensajes" y trabaja a partir de esa lista de tareas.
Seguimiento
Usa la IA como un entrenador retro
Después de una o dos semanas con el calendario rediseñado, pídele a la IA (como Dia o Rovo) que compare cómo planeabas dedicar tu tiempo con lo que realmente ocurrió; resalta lo que funcionó y lo que no; y propón una modificación para la semana siguiente.
"Crea una invitación de calendario de 5 minutos al final de mi jornada laboral el próximo viernes. Incluye en la descripción de la reunión este mensaje. Quiero pedirte: "Compara mi tiempo planificado con el real entre las reuniones, el enfoque, las sesiones para sacar el trabajo adelante y los mensajes. Resume las victorias y sugiere ajustes concretos para la próxima semana".
Revisa y ajusta con frecuencia
Tu planificación evoluciona. Y tu calendario también debería. Vuelve a visitar este manual cada tres o seis meses, o cuando empieces a tener poco tiempo.
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