Virtuele samenwerking
Gedistribueerd werk is geweldig, maar minder face-to-face-tijd kan het moeilijk maken om verbonden te blijven. Maak gedistribueerd teamwerk menselijker en effectiever met virtuele samenwerking.
Voorbereidingstijd
5 m
LOOPTIJD
60 m
Personen
2 tot 10
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Breng je gedistribueerde team samen om contact met elkaar te maken, samen te werken en vooruitgang te boeken in hun werk.
- Stel de sessie zo in dat deze voldoet aan de grootste behoeften van je team, of dat nu gaat om het delen van ideeën en feedback, het stellen van vragen of gewoon rustig werken.
- Maak er een ritueel van om door te gaan met het opbouwen van vertrouwen en momentum.
WAT JE NODIG HEBT
- Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Middelen voor spellen
Hoe bereik je Virtuele samenwerking
Maak gedistribueerd teamwerk menselijker en effectiever.
Wat is virtueel samenwerken?
Virtueel samenwerken is een makkelijke, laagdrempelige manier om je team te helpen contact te maken met elkaar, productief te zijn en samen te werken, zonder fysiek bij elkaar te zijn. Dit houdt in dat je je gedistribueerde team samenbrengt voor een virtuele sessie zonder formele agenda. Gewoon ongebruikte tijd die kan worden gebruikt om ideeën en feedback te delen, vragen te stellen of gewoon rustig samen te werken met teamgenoten die 'dichtbij' zijn.
Waarom zou je het spel 'Virtuele samenwerking' doen?
Virtuele samenwerking kan helpen bij:
- het deblokkeren van teamgenoten en verbeteren van het momentum om teamdoelen te bereiken
- het creëren van een veilige, consistente ruimte om vragen te stellen en hulp te vragen
- het genereren van een teamverbinding en versterken van de samenwerking in de workflow
- het sneller integreren van nieuwe teamleden zodat ze meteen aan de slag kunnen gaan
Wanneer moet je virtueel samenwerken?
Virtuele samenwerking kan op elk moment plaatsvinden. Het werkt vooral goed als het team tegen een deadline aan werkt, als ze al een tijdje geen persoonlijk contact hebben gehad als groep, en als er een recente verandering heeft plaatsgevonden, zoals een nieuwe medewerker die het team komt versterken of na een reorganisatie.
5 voordelen van virtuele samenwerking
- Het prioriteit geven aan vooruitgang: uit het onderzoek 'State of Teams' van Atlassian blijkt dat teams 50% meer tijd besteden aan onnodige vergaderingen dan aan het boeken van vooruitgang bij werkzaamheden met hoge prioriteit.
- Het verbeteren van de samenwerking: 93% van de leidinggevenden is van mening dat hun teams twee keer zo snel werk kunnen leveren door effectiever samen te werken.
- Het aanmoedigen van communicatie : 74% van de leidinggevenden zegt dat een gebrek aan communicatie de snelheid en kwaliteit van het werk verstoort.
- Het bevorderen van de band tussen teamleden: uit onderzoek blijkt dat 20% van de werknemers aangeeft dat ze niet genoeg tijd hebben om een band op te bouwen met hun teamgenoten.
- Versterken van het teamwerk: onderzoekers hebben geconcludeerd dat inclusieve vergaderingen innovatie, betrokkenheid en collectieve effectiviteit van verschillende medewerkers stimuleren.
1. Breng het team bij elkaar
Geschatte tijd: 5 MIN.
Beslis eerst of je team baat zou hebben bij dit ritueel door het team te peilen of het als optie aan te bieden en te kijken of iemand geïnteresseerd is.
Als dat het geval is, plan dan tijd in op de teamkalender en geef in je bericht en uitnodiging context over wat er te verwachten valt.
Tip: pas het aan voor je team
Doe er alles aan om medewerkers te enthousiasmeren om te verschijnen! Geef de sessie een andere naam, vraag of lichte achtergrondmuziek prettig zou zijn, of pas het format aan zodat het beter aansluit bij de behoeften van je team.
2. Open je eerste sessie
Geschatte tijd: 2 MIN.
Voor volgende sessies kun je deze stap overslaan.
Gebruik deze aftrap om de toon te zetten en af te stemmen hoe je team de tijd samen gaat gebruiken.
Begin met het 'waarom'. Open de sessie door het doel ervan te delen: om elkaar te ondersteunen, ideeën op te doen of simpelweg naast elkaar te werken in goed gezelschap.
3. Stel eenvoudige normen
Geschatte tijd: 2 MIN.
Deel vooraf een paar eenvoudige afspraken om verwachtingen te scheppen en optimaal gebruik te maken van de tijd.
Bijvoorbeeld:
- Iedereen blijft een uur aan de lijn. Solowerk is helemaal prima. Blijf aanwezig en klaar om mee te doen.
- Voor grotere teams: als er een bijgesprek begint, begin dan gerust met een break-outsessie (zoals een Slack-stand-upmeeting) en ga daarna weer naar de hoofdruimte.
- Geen brandende onderwerpen? Geen probleem. Je creëert nog steeds waarde door een body double of virtuele focusbuddy te zijn.
- Vraag het team aan het begin van de sessie om gespreksonderwerpen of vragen in de chat te plaatsen.
- Het is aan je team of je de camera's aan of uit laat. Met een paar vriendelijke gezichten kom je al een heel eind bij het opbouwen van motivatie en verbinding.
4. Vorm de sessie zodat deze past bij de behoeften van je team
Geschatte tijd: 50 MIN.
Gebruik elke virtuele samenwerkingssessie op de meest nuttige manier voor je team op dat moment. Het doel is om de duur te ritualiseren, niet het formaat.
Hier zijn een paar manieren waarop je de tijd kunt indelen:
- Werk onafhankelijk, maar blijf beschikbaar: tijd om even te focussen is goed. Wees klaar om aan te haken wanneer dat nodig is.
- Wissel feedback uit: "Hoe is die bijeenkomst verlopen?" of "Is er iets dat we de volgende keer anders zouden kunnen doen?"
- Deel waar je aan werkt: "Wat staat er deze week voorop?" of "Hoe kan ik je werk ondersteunen?"
- Laat wilde ideeën op de groep los: "Kan ik iets met je bespreken?" of "Ik wil graag je mening over mijn laatste idee."
- Verdeel je in groepjes voor een diepgaande blik: als er een bijgesprek begint, verdeel je over een kleinere groep en neem dan weer deel aan de hoofdsessie als je klaar bent.
- Stimuleer verbinding: gebruik af en toe een activiteit om het ijs te breken, of praat simpelweg over het leven buiten het werk. Het maakt deel uit van het opbouwen van vertrouwen.
Tip: moedig open delen aan
Speel het spel Inclusieve vergaderingen om een veilige omgeving te creëren waarin alle teamleden, vooral nieuwe medewerkers, zich op hun gemak voelen om hun ideeën en feedback te delen.
Opvolgen
Houd het consistent (en flexibel)
Als de sessie goed verloopt, plan dan een terugkerende virtuele samenwerkingssessie om er een prioriteit van te maken. Deze sessies elke twee weken uitvoeren is meestal een goede manier om vertrouwen en momentum op te bouwen, maar gebruik je oordeel. Het doel is om er een gewoonte van te maken die werkt voor jouw team.
Variaties
GSD-sessie
Plan specifieke sessies om werk gedaan te krijgen! Deze sessie is gericht op het verrichten van werk, niet alleen om erover te praten.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Vergaderingen
Wekelijkse teamupdates
Deel hoe het ervoor staat zonder weer een vergadering te plannen.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Communicatie
Gebruikershandleiding
Vertel je teamgenoten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Nabespreking
Retrospectief
Zorg voor een veilige omgeving om te bespreken wat wel werkte en wat niet.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
