InVision + Atlassian

Elosztva, de el nem választva

Hogyan központosította az InVision az eszközeit, illetve hogyan méretezte távoli csapatait az Atlassian és a Slack segítségével


invision-logó
Iparág

Szoftver és tervezés

Helyek

Világszerte

Felhasználók száma:

700+

Közel 2 milliárd dolláros cégérték. Több mint 5 millió felhasználó Közel 800 alkalmazott. Egyetlen iroda nélkül.

::összekarcolt hanglemez hangja:: Igen, így van. Központ és iroda nélkül – bárhol.

Hogyan válhat egy feltörekvő iparág szoftverstartupja több milliárd dolláros piacvezető vállalkozássá csupán néhány év alatt – és mindezt teljes mértékben távoli elérésű csapattal, amelynek tagjai szerte a világban, 40 államban és 20 országban szétszóródva tevékenykednek? Az InVision megmutatja, miként is lehetséges ez.

A cég alapítója és vezérigazgatója, Clark Valberg úgy véli, hogy mára a képernyő vált a legfontosabb hellyé a világon. Ezért érthető, hogy nemcsak egy képernyők és digitális élmények létrehozására szolgáló, együttműködésen alapuló tervező- és prototípus-készítő eszközökből álló platformot fejlesztettek ki, hanem egy olyan vállalatot is létrehoztak eközben, amely teljes egészében képernyőn keresztül működik.

A távoli munkavégzésnek számtalan bizonyított előnye van: nagyobb termelékenység, költségmegtakarítás, a magánélet és a munka jobb egyensúlya és még sok más. De egyben óriási kihívásokat is támaszt, amelyek között ott szerepel az erős vállalati kultúra megteremtése, a kommunikáció egyértelműségének fenntartása, és a jó kapcsolat kialakítása azon munkatársak között, akik nem egymás mellett dolgoznak, illetve nem gyakran találkoznak egymással.

Az Atlassian és a Slack segítségével az InVision e kihívások mindegyikét kezelni tudta – és még sok mást is elért. Összekapcsolt, kommunikatív csapatot és díjnyertes vállalati kultúrát, megismételhető folyamatokat, valamint a kultúra méretezésére szolgáló rendszereket alakítottak ki, miközben a világ valamennyi vállalata számára hozzáférhetővé tették a tervezésközpontú innovációt.

Az egyszerűsítés a központosítással kezdődik

Amikor Wendy Stockholm az üzleti technológiáért felelős informatikai részleg igazgatójaként csatlakozott a vállalathoz, mindegyik csapat több különféle eszközzel végezte a maga munkáját. Ez a nagy és elkülönülő technológiai eszközállomány különféle kihívásokat támasztott.

Az Atlassian segítségével könnyűek az első lépések, és könnyen megvannak a megoldások. Az önkiszolgáló alkalmazás-piactér ötlete is nagyon tetszett.

Wendy Stockholm

üzleti technológiai igazgató

A feladatok kezdtek kicsúszni a dolgozók kezéből. Az alkalmazottak időt vesztettek, amikor egyik eszközről a másikra váltottak, és nehézkes volt a munka csapatok közötti átadása is, mivel mindegyik csapat más-más platformot használt. A vezetők szinte lehetetlennek érezték, hogy átfogó jelentésekhez jussanak vagy hogy teljes képet kapjanak az általuk felügyelt emberekről és projektekről. Hogy a vállalat gyors fejlődése folytatódhasson, egyszerűsítésre volt szükség – és azonnal.

Az InVision egyetlen felhőalapú platformot szeretett volna, olyat, amely azonnal használatra kész, meg tud felelni a különféle igényeknek, és jól integrálható más részlegspecifikus eszközökkel, például a HR erőforrás-kezelési rendszerével. Wendy már ismerte az Atlassiant, és amikor elkezdett utánajárni, hogy mennyire integrálhatók az Atlassian eszközei, így például a Jira Software, a Confluence és a Trello a mindennapos munka során használt többi eszközzel, hamarosan első helyre került a lehetséges megoldások sorában. Így emlékszik vissza minderre: „Az Atlassiannal egyszerűek e kezdő lépések, és könnyen megtalálható a megoldás. Nagyon tetszett az is, hogy önkiszolgáló alkalmazás-piacterünk lehet.” Az önkiszolgáló alkalmazás-piactér ötlete is nagyon tetszett.

A Slack- és az Atlassian-integrációknak köszönhetően „minden megjegyzés, amit valaki a Confluence-oldalon vagy az InVision rendszerében hagy, push-üzenetként a Slackbe kerül, így valós időben jutunk friss információkhoz.”

Dennis Field

személyzeti csapat

Wendy derűlátó volt azt illetően is, hogy az áttelepítés és a változáskezelés egyszerűbbé válik, mivel az InVision egyes részlegei, például a műszaki, termék- és tervezési részlegnél (Engineering, Product and Design, EPD) már használatban volt a Trello és a Jira Software. Az is nagyon tetszett neki, hogy az InVisionnek lehetősége nyílhatott az Atlassiant a mindennapos munkákhoz használt egyéb eszközökkel integrálni – így saját termékükkel és a Slackkel is.

Miközben Wendy és az üzleti technológiai csapat megkezdte a saját rendszerük és IT-munkafolyamataik központosítását a Jira Software és a Confluence szolgáltatásba, a többi részleg szintén az Atlassian bevezetésével foglalkozott. Mára a csapatok az InVision egész szervezetére kiterjedően Atlassian-termékeket használnak a termelékenység, a hatékonyság, a láthatóság és az együttműködés előmozdításához.

Testreszabott megoldás minden részleg számára

Az Atlassian felhőtermékeinek megvalósítása óta az InVision mindegyik csapata jelentős javulást könyvelhetett el. Eddig a HR (amelyet az InVision személyzeti csapatnak hív) és az IT esetében volt a leginkább szembeötlő az átalakulás.

Azelőtt az alkalmazottak úgy küldték el IT-kéréseiket, hogy üzenetet tettek közzé az InVision IT-s Slack-csatornájában. Ez a korábbi megoldás azonban nem tette lehetővé az IT számára a feladatok hozzárendelését, az igénylő egyszerű figyelemmel kísérését, a kérelem nyomon követését, illetve az eredményekről való jelentéstételt.

Mostanra az Atlassian-felhőtermékekről kiderült: tökéletes megoldást jelentenek, az alkalmazottaknak pedig nem kellett miattuk megváltoztatniuk a munkafolyamataikat. Mivel a Slack zökkenőmentesen integrálható az Atlassian-termékekbe, az egyes dolgozóknak továbbra is lehetősége van rá, hogy üzenetet tegyenek közzé a Slackben, vagy hogy közvetlenül a Jira Service Desken keresztül küldjék el kéréseiket. A rendszer mindkét esetben automatikusan jegyet hoz létre a Jira Software szolgáltatásban a Jira for Slack integráció segítségével, ahol az IT elvégezheti a kérés hozzárendelését, foglalkozhat a kéréssel, megjegyzések formájában megvitathatja az ügyet más csapattagokkal, a befejezéséig nyomon követheti a feladatot, majd jelentést tehet az eredményekről a vezetésnek. Az alkalmazottak a Slackben tájékozódhatnak a jegy állapotával, a hozzárendelt személlyel, a prioritással és még sok mással kapcsolatos információkról. Ez időt takarít meg az IT-csapatnak, mivel a továbbiakban nem kell az állapotról érdeklődő kérdésekkel törődniük, az alkalmazottak pedig a fő feladataikkal foglalkozhatnak, és nem kell amiatt aggódniuk, hogy esetleg elfelejtődnek az IT-kéréseik.

Közvetlenül a Slackből hozhatsz létre Jira-ügyeket
Jira-értesítések háttér-információkkal frissítve

A személyzeti csapat szintén az Atlassiant használta munkája egyszerűsítéséhez és az alkalmazottakkal folytatott kommunikáció hatékonyabbá tételéhez. Részlegük a betanításhoz a Trellót, az információk dokumentálásához és az alkalmazottakkal való megosztásához pedig a Confluence-t használja. Mindkét megoldás elősegíti a kedvező élmény kialakulását az újonnan felvett munkatársakban – ez különösen fontos az InVision távmunkamodellje miatt –, és valamennyi alkalmazottat naprakészen tartja a legfrissebb híreket és a legújabb szabályzatokat illetően.

Az InVision munkatársait a vállalat arra is bátorítja, hogy kreatívan használják és integrálják az Atlassiant. Például Marie Kretlow és Dennis Field (a személyzeti csapat munkatársai) a Slack és a Confluence szolgáltatással integrálta az InVisiont a munkájuk szemléletessé tétele, valamint annak érdekében, hogy naprakészek lehessenek a friss információkat illetően. „Az egyik projekt, amelyen Marie-vel dolgozom, az alkalmazotti kézikönyvünk” – magyarázza Dennis. „Gyakran használjuk az InVision Freehand nevű funkcióját az ötleteink leképezéséhez, a kézikönyv InVision-prototípusát pedig egy Confluence-oldalba ágyaztuk be. Minden, amit módosítunk, automatikusan, push-értesítésként kerül a Confluence rendszerébe, ahol mindenki láthatja. Ezt követően minden, a Confluence-oldalon vagy az InVisionben hozzáfűzött megjegyzés push-üzenetként jut el a Slackbe, így valós idejű értesítésekhez jutunk.” A csapattagok emellett kedvelhetik is a Confluence-oldalakat, és közvetlenül abból a Slack-csatornából válaszolhatnak a megjegyzésekre, ahol megosztották azokat.

InVision Confluence-hez
A Slack-csatorna elhagyása nélkül válaszolhatsz a Confluence-oldalakon hagyott megjegyzésekre
Előnézetben tekintheted meg a Slackből a Confluence-blogokat és -oldalakat

Ahogy Marie és Dennis is első kézből tapasztalhatta meg, minél mélyebben integrálják az InVision-munkatársak az Atlassiant és a Slacket a mindennapos munkájukba és az egyéb általuk használt eszközökbe (így például a saját termékükbe), annál nagyobb hatékonyságot és előrelépést érhetnek el.

Több száz alkalmazott, több száz helyszín – egyetlen küldetés

Most, hogy az InVision valamennyi csapatát áttelepítette az Atlassianba, és integrálta a megoldást a mindennapok során használt saját eszközeibe, a cég valamennyi rendszere és munkatársa egységes egészként működhet együtt.

Mindegyik részleg megtapasztalhatta az új megoldásnak a saját munkájára gyakorolt hatását. Eric Amlie IT-igazgató például arról számolt be, hogy mióta a szolgáltatáskérési folyamatot átadták a Jira Service Desknek, integrálták a Slackkel, továbbá a Jira Software belső automatizálási vezérlőelemeit használják, 50%-kal csökkent az IT-jegyek volumene. Marie elmondása szerint az Atlassian és a Slack segítségével a személyzeti csapat zökkenőmentesen tud kapcsolatot tartani – a legfontosabb munkafolyamatokon átnyúlóan – a kisebb szervezeti egységekkel, és az elejétől a végéig jobb alkalmazotti élményt biztosíthat.

Wendy véleménye szerint az Atlassian-felhőtermékek meghatározó szerephez jutnak az InVision elosztott működésű csapatainak méretezésében és összekapcsolásában. „A munkavégzés távoli jellege azt hozza magával, hogy általában úgy kell levadászni azt, aki birtokában van a keresett információknak, vagy kinyomozni, hogy melyik az az eszköz, amelyen a megfelelő adatok vannak. De az Atlassian segítségével való központosítás által most egyetlen virtuális munkaterünk van – az egyes részlegek mintegy fizikai ábrázolásaként: itt tárolhatjuk az ismereteket és az adatokat, és nem valaki másra kell hagyatkoznunk” – fejtette ki Wendy. „Így összehangoltan, koncentráltan és hatékonyan tudunk dolgozni. A működés gördülékenyebbé tételével, a nehézségek enyhítésével jelentősen javult a láthatóság, hatékonyabb a jelentéstétel, gyakorlataink pedig észszerűbbek lettek.”

Mióta a szolgáltatáskérési folyamatot átadták a Jira Service Desknek, és a Jira Software belső automatizálási vezérlőelemeit használják, az IT-jegyek volumene 50%-kal csökkent.

Marie mindehhez azt tette hozzá, hogy az Atlassian segítségével az InVision munkatársai nemcsak a napi munkájukat végezhetik el, hanem azon mélyebbre ható küldetésük teljesítéséhez is hozzájárul, hogy világszerte hozzásegítsék a vállalatokat a digitális tervezéssel való innovációhoz: „Partnerségünk az Atlassiannal kedvező hatással van az InVision ügyfeleire is. Minél magasabb szintjére jutunk csapatként az integrációnak, annál eredményesebben szolgálhatjuk ki ügyfeleinket, amikor digitális termékeket és élményeket alkotnak.”

Alakítsd át a szervezeted munkafolyamatait a felhőbeli zökkenőmentes és biztonságos együttműködési módszerekkel

Fugro-embléma

A Fugro csapatai a Jira Software-re támaszkodnak munkájuk logisztikájának automatizálásában és kezelésében, így ők a termékeik fejlesztésére összpontosíthatnak.

Fair-embléma

Hogyan forgatta fel a Fair az autóipart a gyorsaságnak, szolgáltatásainak és az egyszerűségnek köszönhetően