Starte dein neues Projekt
Richte dein Projekt in nur 15 Minuten und bring es auf Erfolgskurs, indem du die Vorgänge mit übergeordneten Zielen verknüpfst, wichtige Details hinzufügst und eine zentrale Anlaufstelle für Projektinformationen einrichtest.
Vorbereitungszeit
0 Min.
LAUFZEIT
15 Min.
Teilnehmer
1
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Erstelle ein neues Projekt in deinem Projektmanagementsystem.
- Füge wichtige Details hinzu, wie eine Beschreibung des Projekts, Beitragende und Follower, die Updates erhalten sollen, sowie verwandte Ziele und Initiativen.
- Verwandle dein Projekt in ein zentrales Wissenszentrum, in dem Vorgänge besprochen und verfolgt werden.
DAS BRAUCHST DU
- Projektmanagementtool, wie Atlassian Home oder Jira
- Kommunikationstools für Teams, z. B. Slack oder Teams
Spiel-Ressourcen
So startest du ein neues Projekt
Richte dein Projekt in nur 15 Minuten ein und bringe es auf Erfolgskurs.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Aufgabe oder Gruppe von Aufgaben?
Ein Projekt ist mehr als eine Ansammlung von Aufgaben. Es handelt sich um eine zeitlich begrenzte Maßnahme, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. In der Regel sind mehrere Stakeholder beteiligt, die sich untereinander abstimmen müssen. Eine Gruppe von Aufgaben besteht lediglich aus Vorgängen, die erledigt werden müssen, ohne dass damit größere Veränderungen, Ergebnisse oder Gruppen von Mitarbeitern verbunden sind.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Starte dein neues Projekt"?
Jedes neue Projekt sollte einen starken Start haben. Eine Investition von 15 Minuten im Vorfeld lohnt sich:
- Sie erleichtert es Beitragenden und Stakeholdern, wichtige Informationen zu finden
- Sie hilft Teams dabei, deine Vorgänge zu entdecken und sich damit zu vernetzen
- Sie erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit
Wann solltest du dieses Spiel durchführen?
Du kannst dieses Spiel jedes Mal ausführen, wenn du ein neues Projekt startest.
3 Vorteile der Einrichtung eines Projekts und dessen Transparenz
Im Jahr 2024 befragte das Teamwork Lab 12.000 Wissensarbeiter und 200 Führungskräfte auf vier Kontinenten zur Zukunft der Arbeitswelt.
Ergebnisse:
Leistungsstarke Teams machen ihre Vorgänge durch eine entsprechend organisierte Projektdokumentation an einem zentralen Ort wie Atlassian Home zugänglich. Teams, die Informationen für den Self-Service bereitstellen, haben eine
- 4,9-mal höhere Wahrscheinlichkeit, effektiv zu arbeiten
- 4,4-mal höhere Wahrscheinlichkeit, produktiv zu sein
- 4,4-mal höhere Wahrscheinlichkeit, anpassungsfähig zu sein
1. Erstelle ein Projekt
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Bevor du dich in eine neue Initiative stürzt, solltest du überlegen, ob der Vorgang eine Gruppe von Aufgaben oder ein Projekt ist. Frage dich selbst oder dein Team:
a. Könnte ich diesen Vorgang alleine in ein paar Tagen abschließen, ohne formelle Überprüfungen?
Falls ja → wahrscheinlich nur Aufgaben
b. Gibt es ein klares, benanntes Ergebnis, das ich auf eine Folie oder in ein Dokument schreiben würde (nicht nur "erledige diese 10 Dinge")?
Falls ja → Projekt
c. Würden sich mehrere Teams oder Stakeholder-Gruppen berechtigterweise für Updates oder den Status interessieren?
Falls ja → Projekt
d. Gibt es bedeutende Risiken, Koordinierungsaufgaben oder Abläufe, die zu bewältigen sind?
-
Falls ja → Projekt
Wenn du bei b, c und/oder d mit "Ja" geantwortet hast, richte ein neues Projekt mit dem Projektmanagementtool deiner Wahl ein, wie Atlassian Home oder Jira. Wenn ein Projekt groß genug ist und verschiedene Komponenten unterschiedliche Erfolgsmetriken haben, solltest du erwägen, sie in separate Projekte aufzuteilen.
TIPP: Mache es allen leicht, das Projekt zu finden
Projektleiter sollten Informationen für XF-Mitarbeiter/Stakeholder ihres Projekts, die nicht in die tägliche Arbeit involviert sind, anders kuratieren (und ihr Projekt für diese Personen auffindbar machen). Wenn dein Team Jira verwendet, um Projekte auf granularer Ebene zu verfolgen, sollte niemand alle deine Aufgaben durchgehen müssen, um herauszufinden, was vor sich geht.
2. Schreibe eine aussagekräftige Projektbeschreibung
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Wenn du das Projekt erstellst, füge eine kurze, aber klare Beschreibung hinzu, damit Stakeholder, Mitarbeiter und Führungskräfte folgende Aspekte schnell verstehen können:
a. Was wir tun: Beschreibe das Projekt. Sorge mit einer umfassenden Übersicht dafür, dass deine Mitarbeiter auf einen Blick sehen können, was ihr tut und warum.
b. Warum wir es machen: Erkläre konkret, warum das Projekt dringend und notwendig ist. Mit anderen Worten: Warum dieser Vorgang? Und warum jetzt? (Wenn du das Wesentliche nicht einfach erklären kannst, ist das ein Zeichen dafür, dass mehr Planung nötig ist.)
c. Woran wir erkennen, dass wir erfolgreich waren: Wie stellst du fest, ob dieses Projekt ein Erfolg ist? Wenn du das klar definierst, ist es einfacher, die Wirkung zu zeigen und den Fokus zu behalten.
Tipp: Nutze KI als Teamkollegen
Bitte KI wie Atlassian Rovo darum, dir beim Verfassen oder bei der Änderung deiner Projektbeschreibung zu helfen, damit sie prägnant und effektiv ist und den Kontext enthält, den deine Zielgruppe benötigt. Du kannst auch das Spiel Die Projektrolle von KI definieren verwenden, um Möglichkeiten zu erkunden, wie du KI nutzen kannst, um die Produktivität und Innovation während dieses Projekts zu steigern.
3. Füge Beitragende und Follower hinzu
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Verschiedene Arten von Stakeholdern benötigen verschiedene Arten von Informationen über das Projekt. Erstelle eine Liste der Beitragenden und Follower. Füge sie dann zu deinem Projekt hinzu. (Der Name für diese Benutzer variiert je nach Projektmanagementtool. Suche nach einer Möglichkeit, "Beitragende", "Follower", "Teammitglieder", "Benutzer", "Beobachter" oder etwas Ähnliches hinzuzufügen.)
|
| Beitragende | Follower |
| Wer ist es? | Personen, die täglich an dem Projekt beteiligt und für dessen Erfolg entscheidend sind | Funktionsübergreifende Mitarbeiter und Stakeholder, die nicht täglich mit dem Projekt befasst, aber am Erfolg des Projekts interessiert sind |
| Informationen, die sie benötigen |
|
|
Nachdem du Beitragende und Follower zum Projekt hinzugefügt hast, erstelle einen Slack-Channel oder Teams-Kanal mit denselben Personen für die tägliche Kommunikation. Wenn möglich, integriere dein Projektmanagementsystem und dein Kommunikationstool (z. B. Jira und Slack), damit Updates, die im Projektmanagementsystem vorgenommen werden, automatisch im Kommunikationskanal veröffentlicht werden.
TIPP: Bilde dein Netzwerk aus Teams ab
Verwende das Spiel "Netzwerk aus Teams", um zu identifizieren, wer am Erfolg eines Projekts beteiligt ist und wie diese Beziehungen positiv gestaltet werden können.
4. Verbinde das Projekt mit Zielen und anderen verwandten Projekten
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Jedes Projekt sollte zu einem übergeordneten Ziel beitragen, um sicherzustellen, dass dein Team seine Zeit und Energie auf die Vorgänge konzentriert, die am wichtigsten sind. Verbinde dein Projekt mit dem Ziel bzw. den Zielen, das/die es unterstützt, indem du es in dein Tool zur Zielverfolgung (wie Atlassian Goals) integrierst oder indem du einfach die zugehörigen Team- und Unternehmensziele in der Projektbeschreibung auflistest.
Verknüpfe dann in deinem Projektmanagementtool dein Projekt mit anderen Initiativen in deinem Team und im gesamten Unternehmen. Dadurch entsteht ein Netzwerk aus miteinander verbundenen Projekten, das die Abstimmung sicherstellt und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert.
TIPP: Passe Ziele und Prioritäten bei Bedarf an
Wenn das Projekt nicht eindeutig zu einem bestehenden Ziel beiträgt, überlege, ob:
a) es wichtig genug ist, um ein Ziel hinzuzufügen oder zu ändern, damit es aktualisierte Prioritäten widerspiegelt;
b) es außerhalb der wichtigsten Prioritäten des Teams liegt. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, zu pausieren und zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzukommen.
5. Füge relevante Links und Themenbereiche hinzu
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Wenn du andere Tools verwendest, um Ergebnisse oder verwandte Aufgaben auszuführen oder zu verfolgen, poste Links in allen Tools, um den Zugriff zu erleichtern. Wenn du beispielsweise das Projekt in Jira und die einzelnen Aufgaben in Trello verfolgst, füge den Jira-Epic-Link zum Trello-Board hinzu und umgekehrt.
Füge deinen Projekten und Aufgaben bei Bedarf Themenbereiche hinzu (z. B. #GJ25 #Engineering #Q2 #KI), damit andere Beteiligte relevante Projekte einfach filtern und verfolgen können. Achte auf die Rechtschreibung, denn ein Tippfehler kann dazu führen, dass ein neuer Themenbereich erstellt wird, anstatt den gewünschten hinzuzufügen.
TIPP: Frage die Zielgruppe
Wenn du dir nicht sicher bist, welche verwandten Projekte du mit relevanten Themenbereichen verknüpfen sollst, frag dein Team nach deren Meinung.
6. Teile deine Projektseite
Geschätzte Dauer: 1 Minute
Jetzt, wo dein Projekt eingerichtet ist, teile die Hauptprojektseite oder das Board mit deinen Kollegen und Führungskräften, damit sie alle Updates an einem Ort verfolgen können.
Nachbereitung
Halte den Fluss wichtiger Informationen mit den Stakeholdern in Gang
Entwickle einen Rhythmus proaktiver Projektkommunikation mit Stakeholdern, um Verzögerungen zu minimieren und den Erfolg zu steigern.
Hast du noch Fragen?
Komme mit anderen Benutzern des Atlassian Team-Playbook ins Gespräch, hole dir Unterstützung oder gib Feedback.
Andere Spiele, die dir gefallen könnten
Zusammenarbeit
Rollen und Zuständigkeiten
Kläre die Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten und deckt Lücken auf, die gefüllt werden müssen.
Projektplanung
Projektstart
Sorge für Konsens bei Zielsetzung, Zeitplanung, Umfang und Entscheidungsfindung.
Produktivität
Arbeitsvereinbarungen
Erstelle gemeinsame Normen, die dem Team die Zusammenarbeit und das Erreichen gemeinsamer Ziele erleichtern.
Nachbesprechung
Analyse der 5 Warum-Fragen
Findet die Problemursache und sucht nach Lösungsmöglichkeiten.
Bleibe auf dem neuesten Stand.
Melde dich für unseren Newsletter an, wenn du über neue Spiele informiert werden und Tipps für besseres Arbeiten erhalten möchtest.
Eine Ansicht von Atlassian Home, in der Teammitglieder und Stakeholder ihre Vorgänge auf einen Blick sehen können
Neues Projekt in Atlassian Home erstellen
In Atlassian kannst du Stakeholder als "Beitragende" (Personen, die aktiv am Projekt beteiligt sind) oder als "Follower" (Personen, die nur den Fortschritt mitverfolgen möchten) hinzufügen.
Füge Themenbereiche hinzu, damit andere den aktuellen Vorgang, die beteiligten Personen, das zusammengetragene Wissen und den Status sehen können.
Teile dein Projektboard mit Mitarbeitern und Führungskräften
